行政总务的岗位说明书样本.doc

行政部门岗位说明书
部 门
行政部
岗 位
经理
类别、等级
★ Ⅲ
 直接上级：人力资源总监

职务概况：负责制订、监督实施各项行政管理制度；负责按年度预算进行办公用具、办公设备采购管理及发放管理；严格控制行政开支；立即处理好日常行政事务；确保基础设施正常运行，为企业其它部门做好辅助工作。

岗位职责：
1、负责制订企业各项行政管理制度，使企业管理工作规范化。
2、负责企业各项制度实施和监督。
3、配合企业各部门发文，并按ISO9001要求进行文件统一管理。
4、制订协议标准文本，对全部往来协议进行规范管理。
5、负责车辆调度、保养管理，使车辆能够安全、高效地利用。
6、负责办公用具采购、发放管理。
7、各部门所需基础办公设施采购、发放、维护、保养。
8、依据年度预算，严格控制行政开支。
9、负责组织财务部和本部门相关人员每个月对办公用具及办公设备进行例行盘点。
10、负责办公区域管理。
11、负责日常行为管理，并进行对应奖罚。
12、负责企业日常事务接待。
13、负责企业部分突发事件处理。
14、对本部门职员进行业绩考评，并将考评结果立即反馈给职员，帮助职员愈加好地工作。
15、每七天一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系：企业各部门，外部相关单位。

直接下属：行政秘书、行政助理、内务、前台文员、驾驶员。

部 门
行政部
岗 位
总经理秘书
类别、等级
★ Ⅴ
 直接上级：行政部经理

职务概况：负责文件汇签、收发管理；对企业级会议进行统计，并整理成文；处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作；负责总经理和各部门总监联络工作；整理总经理文件；完成部门经理部署各项工作。

岗位职责：
1、帮助总经理处理企业公文、行政事务。
2、实施总经理交办各事项。
3、了解文件管理制度、日常文件收发程序。
4、确定文件借阅权限及借阅要求，并严格按要求借阅。
5、负责文件汇签、收发、管理工作。
6、做好企业级会议统计、并整理成文。
7、严格实施保密制度，做好各项保密工作。
8、总经理活动、接待方面安排、报销单整理、来访接待。
9、相关文稿撰写及审批。
10、企业会议、汇报安排。
11、企业全部资料存档。
12、每七天一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系：和各部门联络亲密。

直接下属：无

部 门
行政部
岗 位
行政助理
类别、等级
★ Ⅳ
 直接上级：行政部经理

职务概况：制订和完善企业行政管理制度，使企业管理愈加规范、合理；合理安排车辆调度；职员日常行为督导；办公区域管理；日常行政事务管理。

岗位职责：
1、  拟制行政管理制度，并对各部门实施情况进行监督、检验。
2、有效合理安排企业职员用车，以提升职员工作效率。
3、负责职员午餐安排及协调工作。
4、按管理要求和作业步骤立即完成企业人员名片印制。
5、新进职员办公桌位安排。
6、负责办公区域管理。
7、职员日常行为规范管理，并进行对应奖罚。
8、配合行政部经理做好年度行政预算工作。
9、负责企业通讯费用审查和管理工作。
10、负责会议室和活动中心管理工作。
11、负责为用户和企业活动准备场地。
12、依据企业年度行政预算及库存情况进行办公用具、办公设备采购，超出预算支出需经部门经
理、财务部总监同意后方可采购。
13、严格根据采购管理制度进行采购，要货比三家（最少三家），进行询价、比价、议价。
14、每七天一提交上周工作总结和本周工作计划。 

工作关系：各相关部门 

直接下属：无

部 门
行政部
岗 位
行政助理（总务）
类别、等级
★ Ⅴ
 直接上级：行政部经理 
职务概况：负责办公用具、办公设备管理和发放；负责企业内部办公设备、物品维修及保养；办公环境保洁；企业财产安全。 
岗位职责：
1、企业所购物品管理。办理好入库、出库手续，做到优异先出。
2、个人办公用具、设备领用或借用管理，职员离职时个人领用物品回收，并严格控制支出。
● 对个人使用物品要建卡立帐，一人一卡。个人使用财产随岗位变动而变动，若人员调动应立即
办理个人使用财产交接手续。
● 对部门使用物品（电脑及隶属设备由信息部负责）建卡立帐，由部门责任人签字领用，并负责日
常管理。
3、企业内部办公设备、办公设施登记、建卡、维修和保养。
4、仓库帐务要清楚，做到物、卡、帐一一对应。
5、制订安全库存量，确保职员能立即领到所需物品，适时提出采购申请。
6、和供给商紧密联络，保障所购物品调换、维修、保养。
7、办公环境保洁，使企业有一个良好工作环境。
8、保障企业财产安全。
9、每个月对库存进行盘点，做出盘点报表，并说明盘盈、盘亏原因及处理意见。
10、              配合财务部门进行定时盘点及库存、帐、物抽查工作。
11、              制订、实施企业各项资产管理制度。
12、              每个月编制企业资产动态表。
13、              图书管理、借阅。
14、              信件收寄、报刊订阅及管理。
15、 每七天一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系：对内：财务部、其它各部门
对外：和相关供给商 
直接下属：无

 部 门
行政部
岗 位
总台接待
类别、等级
★ Ⅵ
 直接上级：行政部经理

职务概况：礼貌热情地接转电话；接待来访用户；预订票务；邮件快递；订水；完成部门经理安排打字、复印等工作。

岗位职责：
1、   礼貌用语，举止得体，穿着大方。
2、  用企业规范用语接转电话，电话铃响三声必需接听，若需要找人不在，负责统计留言或回电号码。
3、  接待来访客人，领到位置，端送茶水，并进行来访客人登记。
4、  负责每个月饭票及考勤卡制作，立即修改企业职员通讯录。
5、  监督职员上下班打卡，并统计当日外出职员情况及请假情况。
6、  负责企业全部往来信件收发工作，并负责每个月费用结算。
7、  依据职员出差单预订票务。
8、  查看饮用水消费情况，立即订水。
9、  负责文件和其它资料打印、复印、校对等工作。
10、做好信息传输工作。包含电话、传真、信函、E-MAIL等，不得泄露其内容。
11、提供请假单等职员所需各类单据。
12、每七天一提交上周工作总结和本周工作计划。

工作关系：各部门职员、来访用户、供给商

直接下属：无

部 门
行政部
岗 位
驾驶员
类别、等级
★ Ⅵ
 直接上级：行政部经理

职务概况：负责车辆清洁、维修、保养，确保文明驾驶，安全行车。

岗位职责：
1、立即掌握交通法规和道路改变情况，确保出车时快速、高效。
2、天天做好车辆清洁和例行保养工作，确保车辆安全可靠。如需对车辆进行修理或保养时，应填写申请单，经部门经理同意后方可进行。
3、出车时必需持经部门经理签字派车单，出车回来需如实填写出车单，且必需由用车人签字确定。在非紧急情况下，严禁无单出车。
4、车辆可正常运行时，驾驶员应依据企业工作需要随时接收出车命令，不得找任何借口拒绝出车，须按出车单上出车时间按时出车。
5、节假日及工作日晚上，车辆必需停在企业；若晚上出车超出22：00点，需将车开回家停放，事先必需向部门经理请示。
6、必需严格遵守交通法规，文明驾驶，确保行车安全。
7、严禁酒后驾车、违章操作，由此造成交通事故由违规人自负。
8、严禁未经同意私自用车。
9、在车辆行驶时若出现车辆故障、交通事故等突发事件，立即请示部门经理。
10、每七天做各部门车辆使用情况汇总表。

工作关系：各部门

直接下属：无