行政专员工作说明书样本.doc

行政专职员作说明书

姓名
职业名称
所属部门
等级
上属职务
考评周期
有效日期

行政专员
人力资源部

人力资源经理
每个月

工作概要：
负责（帮助人事总监）企业职员招聘、个人资料录入、档案管理及考评评定。
工作职责：
（一）事务性工作：
· 每个月月底对下月调资、转正、续约协议人员进行统计并发放申请书。
· 每个月月初搜集调资、转正、续约申请书上报副总和总经理指示，统计后告之财务部。
· 每个月对协议到期职员进行协议签定、判定和保管。
· 每个月初统计企业直属各店职员考勤卡并交财务部，月末需对总部职员考勤卡进行旧卡搜集和新卡更换。
· 每个月月底统计企业现有些人员名单交总务后勤，发饭票使用。
· 每个月月底统计企业下月过生日职员名单交总务后勤，订生日蛋糕。
· 每个月审核职员月票名单。
· 每个月凡有新进职员、职员调资、转正、升级加薪、离岗离职等包含薪金发放，需告之财务部。
· 每个月月初和月末需对企业人员数量进行统计，每三个月和年末需填写相关人事报表。
· 熟悉企业各规章制度及相关劳动法知识以解答职员疑问。
· 参与相关人事劳资政府性会议，或因职员档案、户口等事宜进行外联。
· 帮助总经理依据各部门工作需要，调动、录用、解聘企业内职员，并负责对其进行考评评定。（包含奖励、升迁、处罚）
· 帮助上级进行人事调配。
· 处理企业不可估计人力资源机动事务。
· 主动向企业提供搞好本职员作提议。
（二）关键工作：
· 职员病事假、请辞汇报等人事表格发放和建档。
· 统计企业相关活动所需人员名单，如年假、店庆、尾牙等。
· 人事及相关行政公告确实定、打印和分发。
· 确定相关人事协议，如用工协议、临时工合相同。
· 负责企业组织架构图制作，并依据各店、各部门业绩实施定员定岗制度，督促各店超编职员竞争机制，采取末位淘汰制。
· 企业职员工号牌制作、补办，新职员试用期满需发放正式工号牌，每十二个月一次工号牌整理和重新制作。
· 组织人力编写企业咨询汇编、职员培训教材，按时对职员进行企业行政管理章程、制度培训及考评。
· 管理企业内部全部职员人事资料档案，并负责对全部些人事资料进行日常整理修正。
· 建立绩效管理基础步骤：包含内部晋升管理、代理人制度、接班人计划。
· 建立企业人才库，包含：职员业绩考评成绩评选，参与企业组织各项活动获奖职员，各店各部门每个月工作表现优异职员，企业主管级干部资料，并依据这类资料进行汇总，作企业选才、用才、育才、留才之用。
· 负责企业新职员招聘工作。
· 处理企业各店各部门职员思想工作，进行人力资源交流和沟通。
· 建立各店、各部门职员（岗位等级）职业生涯发展体系。
工作步骤：
（一） 日提前到岗，整理仪容，着要求之制服，并注意发型和妆面。
（二） 加每日早会、早训。
（三） 处理日常事务。
（四）对突发事件进行处理。
工作规范：
（一）知识：人力资源开发管理和计划、管理知识、工作步骤及岗位设置
（二）技能：善于处理人际关系
（三）能力：沟通能力、语言表示能力、统筹安排能力、管理领导能力
（四）仪表：着要求之制服，并注意发型和妆面
（五）精神风貌：擅用亲切笑容、和蔼语言及换位思索方法展现成熟、信服、专业。
责任：
（一）对企业人员安排合理度负责。
（二）对企业人才素质高低及适应工作情况负责。
（三）对因工作完成不立即，造成职员不满意负责。
（四）对因责任心不够或疏忽大意所造成差错、遗漏等负责。
职权：
（一）对师资任用有提议权。
（二）对部门所需物品有申购权，并上报行政总监指示。
（三）对本部门制度有修改、审议权，并上报行政总监指示。