环境保护局各类档案立卷归档制度样本.doc

蕉岭县环境保护局各类档案立卷归档制度为了加强本局档案综合管理、完整系统地搜集和保留日常管理和工作中形成文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等多种形式和载体档案文件材料，特制订本制度。一、归档范围通常本局在多种活动中形成，反应本局环境保护工作和历史面貌多种文字、图表、图纸、音像等不一样形式和载体，有查考利用价值文件材料均应归档。二、归档时间1、文书档案，本局每十二个月形成办理完成党政工团文件材料，由办公室兼职档案员搜集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。2、基建档案，在基建工程中建设文件材料形成、积累、立卷归档由管理工程项目标部门负担指定兼职档案员或专员负责。在全部工程完工验收后30天归档。3、仪器设备档案，档案人员参与5000元以上设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下设备仪器档案由使用部门管理。4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上六个月完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后30天内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。6、已故人员档案，人事部门在干部、职员死亡后六个月内，按要求整理，交档案室保留。7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底搜集、整理、立卷归档立卷归档。三、归档要求（一）文书档案归档要求1、凡归档文件材料全部必需齐全完整。2、通常原来文件上有会生绣金属物，归档时必需去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。3、凡文件尺寸大于A4纸规格，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损要进行托裱。4、归档文件材料中，多种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本和定稿、正件和附件，两件作为一件。文件处理单（表）和被处理文本合为一本。5、同一文件不一样稿本，正本在前，定稿在后；通常文件请示和批复，批复在前请示在后。6、不一样年度文件通常不得放在一起归档，跨年度请示和批复，放在批复年度归档，没有复文放在请示年归档，跨年度计划、总结、汇报、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远计划应放在文件内容针正确头十二个月；多年总结、汇报，应放在文件针正确最终十二个月。（二）基建和设备仪器档案归档要求1、凡归档文件材料，应搜集齐全、完整、系统和正确。2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料金属物，以卷为单位，立卷归档。3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按次序排列，填写立卷说明表。4、每一项工程或仪器设备文件材料排列全部是先排文件材料，然后再排图纸。(三)会计档案归档要求1、多种形式会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。2、多种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清楚。3、每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。（四）已故人员档案归档要求按干部档案工作条例要求分类整理。（五）特殊载体档案归档要求1、照片档案由摄录者或承接部门初步整理，按上级领导视察本局、宣传活动、党政活动、多种奖励、现场取证五类整理立卷。2、照片档案按照片档案管理规范整理，编写总说明和分说明，说明内容包含：事由、时间、地点、背景、摄影者。3、凡取得县级以上奖励奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到综合档案室归档。4、在科研、设计、试验和业务管理等活动中采取CAD技术形成电子文件及其支持软件，应立即按归档范围搜集积累交到综合档案室归档。（六）专业档案归档要求各部门业务相关资料要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。四、档案排列各门类档案分别排列，每一门类档案排列为南、北校区一个流水号，科室可依据本科组卷情况前后排案卷次序号，南校区形成档案移交到南校区档案室，北校区形成档案移交到北校区档案室。五、归档手续除文书、已故人员、声像、实物档案由档案室归档外，其它类型档案由相关科室按要求立卷归档，各编制1套完整目录及电子文档，一起移交到综合档案室，双方清点查对签字以备查考。A、文书档案保管期限表1本机关党委会议和行政办公会纪要、会议统计 永久 2本机关召开工作会议、专题会议文件材料 21 请示、批复、通知、名单、日程、汇报、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 22 经典材料、代表讲话材料、交流材料、简报 30年 3机关联合召开会议文件材科 31 本机关为主办 311 请示、批复、通知、名单、日程、汇报、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 312 经典材料、代表讲话材料、交流材料、简报 30年 32 本机关为协办 321 请示、批复、通知、名单、日程、汇报、讲话、总结、决议、决定、纪要复制件或副本 30年 322 经典材料、代表讲话材料、交流材料、简报复制件或副本 4上级机关、上级领导检验、视察当地域、本机关工作时形成文件材料 41 关键 永久 42 通常 30年 43 本机关工作汇报材料 30年 5本机关业务文件材料 51 本机关制订方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长久计划、纲要等文件材料 永久 52 本机关请示和上级机关批复、指示 521 关键业务问题 永久 522 通常业务问题 30年 53 同级机关、下级机关来函、请示和本机关复函、批复等文件材料531 关键业务问题 永久 532 通常业务问题 30年 54 本机关代上级机关起草并被采取关键法规性文件、专题业务文件最终初稿 30年 55 机关联合行文文件材料 551 本机关为主办 5511 关键业务问题 永久 5512 通常业务问题 30年 552 本机关为协办 5521 关键业务问题 30年 5522 通常业务问题 56 本机关编辑、编写文件材料 56，1 大事记、组织沿革等 永久 562 简报、情况反应、工作信息等 57 行政管理、执法活动中形成文件材料 571 行政管理工作制度、程序、要求等文件材料 永久 572 执法检验情况汇总、通报，整改通知等 永久 573 行政管理工作中形成审批、审查、核准等文件材料5731 固定资产投资、科技计划等项目标审批（核准）、管理、验收(评定)等文件材料 永久 5732 不动产、自然资源全部权、使用权确定文件材料 永久 5733 20年(含)以上有效或未注明使用期许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料 永久 57.34 20年以下有效许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料 30年 574 行政管理工作中形成立案文件材料 575 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成文件材料 5751 关键 永久 5752 通常 30年 58 计划、总结、统计、调研等方面文件材料 581 年度和年度以上计划、总结、统计材料 永久 582 年度以下计划、总结、统计材料 583 关键职能活动总结、关键专题调研材料 永久 584 通常活动总结、通常问题调研材料 59 出国或出境访问考察、参与国际会议，接待来访等外事活动、形成文件材料 591 发表公报，签署协议、协定、备忘录，关键会谈统计、纪要等 永久 592 出国审批手续、实施日程、考察汇报、通常性会议统计 30年 6本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材科 61 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 62 人事工作制度、要求、措施等文件 30年 63 人事任免文件 永久 64 优异单位、劳动模范、优异工作者文件材料 641 受县级(含)以上表彰、奖励 永久 642 受县级以下表彰、奖励 30年 65对本机关相关人员处分材料 651 受到警告(不含)以上处分 永久 652 受到警告处分 30年 66 职员录用、转正、聘用、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 67 人事考评、职称评审工作文件材料 永久 68 职员调动工作行政、工资、党团组织关系介绍信及存根 永久 69 职员名册 永久 610 党、团、工会工作活动中形成文件材料 6101 工作汇报、总结，换届选举结果 永久 6102 关键专题活动汇报、总结等 永久 6103 党团员、工会会员名册，同意加入党团、工会组织文件材料 永久 6104情况反应、工作简报 611 纪检、监察工作中形成综合性汇报、调查材料 6111 关键 永久 6112 通常 30年 612 保卫部门安全检验、调查统计 613 本机关处理人民来信来访文件材料 6131 有领导关键指示和处理结果 永久 6132其它有处理结果 30年 7本机关事务管理文件材料 71 房产、土地全部权和使用权文件材料 永久 72 和相关单位签署协议、协定、协议、议定书等文件材料721 关键 永久 722 通常 73 接待工作计划、方案 731 关键 30年 732 通常 74 机关财务预算 30年 75 机关物资(办公设备及用具、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文牛材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年 76 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料 761 关键 永久 762 通常 77 职员负担、购置本单位住房协议、协议和相关手续 永久 78 职员住房分配、出售要求、方案、细则，职员住房情况统计、调查表、职员住房申请 30年 8上级机关制发文件材料 81 上级机关制发属于本机关主管业务文件材料 811 关键 永久 812 通常 82 上级机关制发非本机关主管业务但要落实实施文件材料 83 上级机关制发相关本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久 9同级机关制发非本机关主管业务但要落实实施文件材料 10下级机关报送文件材料 101 重大问题专题汇报 30年 102 年度和年度以上计划、总结、统计材料 B、基建类档案归档范围和保管期限表一、综合：序号归档文件保管期限1土地征收相关材料（汇报、批复和外单位签署协议、协议）永久2基建工作总体计划、土地分布图、土地证书永久3全局总体计划、设计总平面图永久4全局水、电管道分布图和地下排水通讯线路等隐蔽工程分布图永久5地质勘探、地形测量材料永久二、可行性研究序号归档文件保管期限1项目提议书及上报批复永久2可行性研究汇报永久3项目评定永久4环境估计、调查汇报永久5设计任务书及计划任务书永久三、设计基础序号归档文件保管期限1工程地质、水文地质、勘察汇报、地质图、勘察统计、化验试验汇报、永久关键土、岩样及说明2地形、地貌控制占建筑物及关键设备及安装测量定位、观察统计永久3水文、气象地震等其它设计基础材料永久四、设计文件序号归档文件保管期限1初步设计永久2技术设计永久3总体计划设计永久4技术秘密材料、专利文件永久5关键技术试验永久6设计计算书307设计评价、判定及审批308施工设计图10五、工程管理文件序号归档文件保管期限1征用土地同意文件及红线图、拆迁、赔偿协议书永久2承包协议、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4环境保护三同时、消防、卫生等条件水、电、气供给协议书永久5产权证书永久六、施工1土地施工文件序号归档文件保管期限(1)开工汇报、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要10(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术方法施工安全方法、施30工工艺30(3)原材料及构件出厂证实、质量判定30(4)建筑材料试验汇报30(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久(6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验汇报、基础处理、基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收统计永久(9)工程统计及测试、沉陷、位移、变形观察统计、事故处理汇报永久(10)分项、分单位工程抽量检验、评定30(11)交工验收统计证实30(12)施工汇报、施工验收汇报永久2、设备及管线安装施工文件序号归档文件保管期限1开工汇报、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要102设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批303焊接试验统计、汇报、施工检验、探访统计304隐蔽工程检验验收统计305强度、密闭性试验汇报306设备调试统计107施工安装统计、安装质量检验、评定、事故处理汇报308系统调试、试验统计309管线清冼、通水、消毒统计1010管线标高位置，坡度测量统计3011中间交工验收统计证实、工程质量评定3012完工汇报、完工验收汇报303、电气、仪表安装施工文件序号归档文件保管期限（1）开工汇报、工程技术要求、技术交底、图纸会审10（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批30（3）调试、整定统计30（4）性能测试和校核30（5）施工安装统计、质量检验评定、事故处理汇报30（6）操作、联动试验10（7）电气装置交接统计10（8）中间交工验收统计证实、工程质量评定30（9）完工汇报、完工验收汇报30七、完工验收序号归档文件保管期限1完工验收汇报永久2全部完工图纸永久3质量评审材料永久4完工验收会议文件永久八、基建财务序号归档文件保管期限1工程概算、预算、决算永久2交付使用固定资产永久九、房屋产权序号归档文件保管期限1购置公有住房申请表302公有住房售价评定表303公有住房买卖协议书304公证书305房地产证、平面图30C、仪器设备类档案归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1上级相关仪器、设备政策、业务管理工作文件302本局仪器、设备管理规章制度303设备工作计划、汇报、总结、调查材料304本局仪器、设备购置计划、汇报及经费分配方案305本局仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨汇报和批复 306本局相关仪器、设备业务工作综合性统计材料307本局相关购置仪器招、投标文件和中标材料 308申购汇报、计划、论证汇报（论证会文件、统计等）309上级和主管领导批复和准购指示3010定购协议、发票、免税证实、报关单3011设备履历书 3012设备使用、检修、故障、事故统计（设备履历书）3013试验室教供表3014仪器设备使用说明书3015其它有保留价值材料30D、会计档案归档范围和保管期限表一、报表序号归档文件保管期限1决算报表（含基建综合决算）永久2年度以上多种统计报表（含工资报表）永久3预算会计报表二、账簿序号归档文件保管期限1总账2预算内账簿（含明细怅、分户或记录表）3预算外账簿（含明细怅、分户或记录表）4日志账5现金、银行存款日志账25年6固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）三、凭证序号归档文件保管期限1预算内多种原始凭证、记账凭证2预算外多种原始凭证、记账凭证3会计拨款凭证及其它会计凭证4银行存款对账单5涉外、房地产及债权、债务及未清理完成凭证25年E、已故人员档案归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1履历表长久2自传材料长久3判定、考评、考察材料长久4评定岗位技能和学历材料（包含学历学位、学绩、培训结业长久成绩表和评定技能考绩、审批等材料）5政审材料长久6参与中国共产党、共青团及民主党派材料长久7奖励材料长久8处分材料长久9任免、出国、工资调整、工资等级、保险福利、离休退长久休、退职、调动、转业、复员退伍、劳动合相同材料10其它可供组织参考材料长久