员工各项出差管理核心制度.doc

职员出差管理制度

1.0目标：为完善企业管理，规范职员外出公务期间考勤及所发生差旅费用管理，特制订此要求。
2.0范围：适适用于企业全体职员。
3.0定义解释
3.1企业职员外出公务可分为外勤和出差两种类型。
3.1.1因公外出，在工作所在地市区范围内办事当日可往返者, 即为外勤。
3.1.2因公外出，超出工作所在地市区范围之外办事，即为出差。依据出差旅程远近，出差又可分为“短程出差”和“长程出差”。
3.1.3.1短程出差：因公外出，超出工作所在地市区范围但距离在200KM之内办事，当日可往返，而无需在外住宿者，即为“短程出差”。
3.1.3.2长程出差：因公外出，超出工作所在地市区范围之外办事，当日不能返回，而需在外住宿者，即为“长程出差”。
3.1.3.3企业驻外办事处人员以驻地为工作所在地；内部人员以后要求。
4.0内容：
4.1职员外勤时，外出人员需在企业前台《外出人员记录表》上登记，交部门主管署名确定后，方可外出。如当初部门主管不在由其代理人或主管返回后补签。未经登记私自外出者，视为脱岗，按《考勤管理制度》相关要求处理。
4.2职员出差，需具体填写《出差申请单》。按以下程序进行核准后，交人力资源行政部存档立案，方可外出。申请步骤为：
出差人 → 部门主管 → （副）总经理 →　 人力资源行政部
4.3出差旅费分为交通费（含市内交通）、住宿费、补助（餐费、通讯费等）及尤其费（因公需要招待费、邮费、运杂费等），其给付标准以下：
4.3.1交通费需以车票认定；无法取得凭证和使用企业交通工具者不报交通费。
4.3.2住宿费以发票认定；企业在出差目标地备有住宿场所一律不报销住宿费。
4.3.3出差补助依据职务等级标准报销。
4.3.4尤其费需事先申报，凭票据核报。
4.4.短程出差及上班时间计算标准：
4.4.1短程出差地域内，因企业要求或业务需要，需住宿时，请示相关主管后，按长程出差标准支付补助和住宿费。
4.4.2出差归来：出差者从出差地归来当日，如是在午前回到工作地，应工作到企业下班时间。
4.5出差费报销
4.5.1交通工具费包含以下内容：汽车、火车、船舶、飞机票费。依种类和对应职位等级实报实销（见7.2.1.）
4.5.2出差补助：用于出差人饮食、通讯等支出，按实际出差日（主管以上等级凭餐费发票或收据按限额实报实销，职员等级根据定额计算）支付。早晨出差按全额支付。下午出差半额支付，22：00时以后出差不支付。以交通工具票根为准，（享受出差补助时，则不享受企业午餐补助）。
4.5.3住宿费：按实际住宿天数在定额标准内依发票实报实销。在交通工具上过夜，不支付住宿费。
4.6出差过程中，因生病、交通中止或其它意外情况超出预定时限停留时，在查清事实基础上，可按长久滞留费标准，支付费用。对长久滞留出差处理是：在同一地域连续滞留5日以上时，对超出日数，支付40%出差补助或包干费用。
4.7出差者不能依所填写《出差申请单》回企业时，需经过电话向部门主管责任人申请，由其代办相关手续。
4.8长久出差者必需每七天自出差地向主管领导汇报工作情况，但出差时间不足一周，可回企业后汇报。对不按要求提交者，停发对应出差补助，但经主管领导认为不得已情况除外。
4.9二人（含）以上或出差者身兼两个以上职务时，差旅费按最高职级标准给付。
5.0其它
5.1差旅费借支要求
5.1.1出差人员可凭核准后之《出差申请单》及《借支单》向财务部门申请借支。
5.1.2借支金额=对应等级外出费用包干标准额度×预定出差天数。
5.1.3费用借支步骤：
借支人 → 部门主管 → 人力资源行政部 → 总经理 → 财务部
5.2外勤交通工具及费用标准要求
5.2.1职员外勤使用交通工具及相关费用标准依据职员职等不一样而适用不一样标准。各职等职员市内外勤使用交通工具标准见下表：
项目
职员职等
公交车
（地铁）
摩托车
出租车

企业派车

（副）总经理
√
√
限额100元/月
√
经理级
√
√
限额40元/月
√
主管
√
√

职员级
√
√

5.2.2职员因外勤业务需要使用企业车辆时，应提前申请，便于调派车辆。在无法安排车辆情况下，必需依旅程、事情缓急，选择其它交通工具。并严格按限额内标准，凭单据经人力资源行政部核实，按审批权限报销，超出限额部分由总经理审批后方可报销。
5.2.3职员因公外勤外出办事，在遇紧急突发事件、携大件物品或受部门经理指派接送关键来访用户等情况下，无法按要求乘坐公交车完成外勤任务时，可申请企业安排车辆提供帮助。在企业车辆无法安排情况下，必需事先经部门经理同意，方可使用计程车，未经同意者，费用一律自理。
5.2.4职员经同意参与考察、外部训练，无须住宿且主办机构不供给膳食及交通工具者，参考外勤之要求申请交通费及误餐费；须在外住宿者，参考差旅费支付标准；主办机构提供住宿、交通情况下，企业不再报销住宿、交通等费用。
5.3出差交通工具及费用标准要求
5.3.1职员出差使用交通工具及相关差旅费用标准依据职员职务等级不一样而适用不一样标准。企业现阶段实施出差补助限额实报实销制，各职等职员出差使用交通工具及费用标准以下：
项目

职员职等
交通工具
长程出差
飞机
火车
轮船
汽车
住宿费
出差补助
市内交通费
其它补助

一般仓

软卧
硬卧
硬座
一等
二
等
三等
卧铺
硬座
元/天（一类/其它）
元/天
元/天
总经理
√
√
√

√

√
√
实报实销
实报实销
实报实销
副总经理（总监）
√
√
√

√

320/260

按外勤标准凭票报销

40
经理
√

√

√

280/200
主管级

√

√
√
√
150/100
职员级

√

√
√
√
100/60
30
跟车人员

√

√
√
√
40（事前申报）
注：一类城市指北京、上海，不含所辖县；其它是指除上述二地以外中国其它城市。
5.4出差费用报销要求
5.4.1职员出差返回企业，必需在出差回企业后3天内，按审批手续办理报销。
5.4.2出差职员依据实际情况，填写报销单，经审核审批后，财务部按实际批核给予报销。
报销步骤：
报销人 → 部门主管 → 人力资源行政部 → 总经理 → 财务部
5.4.3其它补助包含出差所在当地通讯、误餐等费用补助，以上费用企业不再另行报销。
5.4.4出差人员采取费用限额标准报销时，必需出示实际交通、住宿等费用支出原始发票，在标准限额内，按实际支出费用报销，超出部分由职员自理，不足部分不予另行补助。
5.4.5采取外地餐费及通讯包干方法报销时，必需出示实际交通和住宿费用支出原始发票，由所属部门及人力资源行政部核定天数，给予标准补助。
5.4.6出差人员须妥善保留好各类费用原始单据，若遗失报销单据，企业不予报销。
5.4.7职员报销差旅费不可弄虚作假，不然，一经发觉，其该次出差全程费用自理，并予通告批评，情节严重者，按贪污论处。
5.4.8职员因为客观原因或工作需要，无法按企业指定交通工具标准，必需事先以书面形式向上级主管及人力资源行政部申请，获同意后，方可报销相关费用，未取得同意者，超出标准以外部分由该职员处理，企业不予报销。
5.4.9职员出差外地经部门主管同意，人力资源行政部核准，在不影响正常工作情况下，在出差期间可就近探亲访友办私事，但其全部绕道车船费、住宿费、补助费等一律自理。未获同意而私自绕道探亲及办私事者，其出差全程费用自理，并按旷工论处。
6.0附则：
6.1本制度实施责任人：人力资源行政部行政助理，本制度监督责任人：人力资源行政部经理。
6.2本制度自同意生效之日起实施。
6.3本制度解释权归人力资源行政部。
7.0相关文件：
〈〈考勤管理制度〉〉
8.0相关统计：
8.1〈〈外出记录表〉〉
8.2〈〈出差申请表〉〉
8.3〈〈借支单〉〉