办公用品采购管理核心制度.doc

办公用具采购管理制度

一、 总则
1、为加强企业办公用具管理，节省成本，提升效率，规范步骤，明确责任，提倡健康优质、绿色环境保护、勤俭节省现代办公方法，特制订本制度；
2、本制度适适用于企业全体职员。
二、办公用具分类
本制度所指办公用具关键包含：多种办公室所需耗材、办公设备、办公家俱、电脑及配件、其它零星物品和机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。
1、办公室家俱：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；
2、办公设备及办公用具：如电脑、计算机、投影仪、打印机等；
3、日常办公用具、耗材：如笔记本、笔、打印纸等；
4、其它
三、采购标准
1、全部办公用具采购、发放、管理工作，由行政部统一负责。
2、负责办公用具采购和日常管理，当库存低于一定数额时，行政部应立即补充。
3、行政部经理负责对办公用具采购步骤和价格、供给商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用具洽谈和采购；
4、财务主管负责对办公用具采购价格审计，并定时审核办公用具台账；
5、总经理对行政部办公用具采购管理实施严格监督，发觉问题应立即纠偏。
6、采购人员严格根据采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，通常没有列入采购计划或未经同意办公物品，任何人不得私自购置，不然后果自负。
四、采购措施
1、所申购物资总价格在500元以下办公用具，由行政经理审核后直接采购；
2、总价格在500元以上，经由总经理签字确定后采购。
五、采购审批程序
1、总价格在500元以下物品；
申购人填写《物品申购单》→部门责任人审批→行政经理审批→行政人员采购
2、总价格在500元以上物品；
申购人填写《物品申购单》→部门责任人审批→总经理审批→行政人员采购
3、行政专员依据各部门办公用具领用计划，立即查对库存，对确有缺项，应立即编制办公用具购置计划，后进行采购；
六、核销
1、办公用具采购后，行政部负责验收、查对，确定无误后登记入库；
2、采购物资时，行政人员须向供给商索取正规发票和物品清单，如供给商未能开具正式物品清单，行政人员须依据实际购置物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；
3、物资采购完成，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证给予严格审核，对于不符合申购步骤和报销凭证不全者，应予拒销。
七、办公用具保管
1、备用办公用具由行政部统一保管，预防办公用具受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用具功用和性能。
2、对固定资产实施保管责任制。实施使用人、领用人、保管责任人三合一措施。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。
3、办公用具在使用过程中出现故障时，应立即通知行政部组织维修。
4、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公用具出现重大耗损，将依据个人错误程度，由责任人负担对应损失。
5、职员离职前应如数交回或转交所领用非消耗性办公用具，由人事行政部确定。
八、领用和发放
1、职员领用办公用具需填写《办公用具领用记录表》并确定签字，且根据《办公用具领用记录表》发放办公用具，并做好出库登记，建立台账。
2、办公用具领取后发觉不适用或未用完部分，由行政专员统一调换或回收；
3、使用人在使用办公设施时，应严格根据要求进行操作，并注意日常保养维护。
4、新职员入职，每人可配置：记事本一本、签字笔一支，由行政部统一发放。
5、职员离职时，须依据相关要求和行政专员做好相关办公用具交接。
九、登记和管理
1、行政专员须建立和登记办公用具台账，做好办公用具购置、发放和库存管理；
2、财务部须会同行政专员定时或不定时盘点，查对台账和实物，确保账实相符；
3、办公用具存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，确保办公用具功用和性能；
4、行政专员须依据办公用具消耗或领用情况，确定和保持合理库存种类和数量，以降低资金占用和确保正常使用。
十、附则
1、本制度由行政部制订，经总经理审批后给予实施。
2、本制度解释权和修订权归行政部全部，依据实际情况，行政部将定时对本制度进行修订。
3、以后若有未尽事宜，由行政部另行发文通知。
4、本制度自颁布之日起实施。

附件1
物品申购单

申购部门

申购时间

申购物品名称及型号
数量
预算（元）
申购事由

申请人

申购部门意见

经理意见

总经理意见

董事长意见

说明：申购物品预算总金额500元以下（含500元）由经理审批，500元以上（含500元）由总经理审批；

附件1
办公用具领用记录表
序号
日期
物品名称
数量
部门
领用人
备注