集团办公管理制度汇编样本.doc

第二部分 办公管理制度第一章 企业文档管理企业文书管理措施 一、文书管理包含外来文件及自制文件两种。二、外来文件包含公文、传真资料、法律条款、地方性法规、国家标准、行业标准、企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件和对外业务文件。三、文书归口管理部门为集团总经办；分企业由人行部；自制文书会签必需经总经办。四、收文 外来文件收文由企业总经办/人行部文员登记，请示部门经理文件是否转发，转发时按自制文件会签程序会签后转发。五、自制文件1、拟制：由文件起草部门拟稿，文稿要求语言通顺、逻辑清楚、简练易懂、文字严厉，避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述。 文件尽可能不制订补充要求，如需要增加补充、修改条款，可将原文作废重新制订，以确保制度连贯性。部门经理审核后方可打印，打印时须根据集团相关企业统一公文处理要求（见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类）中要求格式进行编号排版，打印后认真校稿，和原稿查对无误后方可进入会签程序。2、会签：(1)、由文件起草部门确定并填写文件签发审批单：注明文件名称、编号、文件类别、关键内容、密级、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签部门名称、副总职务名称）(2)、以文件内容相关部门、相关集团副总、总经办/人事行政部、总经理次序会签，将文件正文和文件会签单一同在会签范围内传阅。(3)、各部门收到需要会签文件时，须本着认真态度，必需时征集本部门职员意见，尽可能提供相关资料供起草部门参考。(4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复，提升效率，文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。(5)、各会签单位必需在会签单上署名且标注日期，以明确责任。(6)、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。3、指示总经理或其它被授权指示者作最终指示，并签字。4、出稿复印、下发(1)、文件起草部门将修订后文稿拷盘，由总经办/人事行政部文员出稿。(2)、总经办/人事行政部文员对外来人员自带软盘先做病毒检验（有病毒软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。(3)、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检验文件签批手续是否齐全，打印稿排版是否按企业行文规范，美观合理，对文字进行最终校对，发觉有误可和文件拟稿人联络确定后修改。 (4)、总经办/人事行政部文员按文件签发审批单中注明份数复印下发。(5)、需要对外发文时，由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。(6)、收到文件单位及个人须在文件发放统计中签字确定，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习，并妥善保管，装订成册，便于查阅、实施。(7)、总经办/人行部每个月定时检验各部门文件传达及保留情况，如有文件丢失或传达不到位，则报人力资源部作为绩效考评项目。5、归档(1)、全部签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分企业自制文件）归档存查。(2)、若实施部门必需使用正本时，可临时借出使用后归还，若正本必需寄出或无法取回时，可存档复印件。(3)、存档文件保留期限，到时列表报批后监督销毁。六、公文机密等级1、秘密文件是指以集团或集团各部门、各分企业名义下发，能够在公开场所学习讨论、并要求落实实施文件，和相关规章制度等。2、机密文件是指以集团或集团各部门、各分企业名义印发，只供部分部门或相关人员学习、落实实施文件，如：相关人事任免事项；质量问题通报；产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；供货厂家、销售用户资料等。这类文件阅办人只可在要求时间内传阅不能留存或复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当初还。3、绝密文件是指以集团或集团各部门、各分企业名义印发，只供高层领导或极小范围内人员了解、知悉文件，如：希波职员工资体系和标准、品控部工艺步骤、工艺标准、品质检验汇报、生产配方、制造成本、研发部新品开发计划、正在研制中新产品试验数据、产品配方、销售企业产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，这类文件应严格控制印发数量和印发范围。4、各级人员必需严守秘密，有泄密事件发生，按保密制度处理。七、公文处理时限1、特急件：各会签单位需在半小时内回复，随到随办。2、急件：各会签单位需在1小时内回复，一天内处理完成。3、一般件：各会签单位需在4小时内回复，三天内处理完成。4、超出处理时限文件，由文件起草部门催办。附件： 文件签发审批单文件名称编号密级关键内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及会签意见部门经理副总总经理注：1、文件经总经理签批后，发放用印时无须使用用印审批单。2、各部门、副总、总经理会签意见可另附纸。企业统一公文处理要求一、公文性质公文是处理公务含有特定效力和规范格式文书，是指示、汇报和商洽工作，请示和回复问题，汇报和交流情况工具，各部门必需认真落实本要求，切实做好公文处理。二、依据本企业实际情况，现对公文做以下分类：（一）决议 用于经会议讨论经过关键决议事项。（二）决定 用于对关键事项做出决议和安排。（三）意见 用于对关键问题提出见解和处理措施。（四）通知 用于公布企业内部规章制度、人事任免、传达企业领导指示给相关部门具体实施或遵守事项。（五）通报 用于表彰优异、批评错误、传达关键精神、交流关键情况。（六）汇报 用于向企业领导汇报工作、反应情况、提出提议，回复领导问询。（七）要求 用于对特定范围内工作和事务制订含有约束力行为规范。（八）会议纪要 用于记载会议关键精神和议定事项。三、公文格式企业下发公文由版头、发文字号、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、专题词、主送部门、抄送部门、印制版记组成。（一）版头由企业全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。版头字体采取姚体60号字。（二）发文编号1、由发文部门代字、发文年度和发文次序号组成，标注于版头、横隔线之间，横向居中，字体采取仿宋小四号字。2、发文机关应使用规范化简称：下发文件单位统一字号下发文件单位统一字号集团希团字第号销售企业希销字第号总经办希行字第号企划部希策字第号人力资源部希人字第号财审部希审字第号企管部希企字第号财务部希财字第号综累计划部希综字第号佳木斯分企业希佳字第号研发中心希研字第号天津分企业希津字第号举例希团字第3号3、发文年度用公元年全称。用阿拉伯数字写，用中括号括起。4、次序号用阿拉伯数字书写，自每十二个月第一件起按发出时间次序编排。（三）横隔线 隔开公文版头部分和行文部分横线。由红色横线组成，在发文字号下方。（四）标题 由公文专题和文种组成，字体采取华文中宋二号字（加黑）。（五）主送部门 主送部门是指公文关键受理部门，要求、通报能够不写主送部门（或在版记中表现），字体采取黑体三号字。（六）正文 公文主体，用来表述公文内容，字体采取宋体四号字。层次结构正文分条标识方法为：全文共一级用“一、二、三、”。全文共二级第一级用“一、二、三、” 第二级“1、2、3、”。全文共三级第一级用“一、二、三、”第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”。全文共四级第一级用“一、二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、”。全文共五级第一级用“一、二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、”。全文共六级第一级用“一、二、三、” 第二级用“（一）、（二）、（三）、”第三级用“1、2、3、”第四级用“（1）、（2）、（3）、” 第五级用“A、B、C、” 第六级用“a、b、c、”。公文首页应依据标题行数合理排列正文行数。（七）附件公文附件，应置于主件以后，和主件装订在一起，并在正文以后、发文部门署名之前应注明附件名称。如附件较多，应用阿拉伯数字注明次序，逐件写明附件名称。（八）部门署名 应该用全称或规范化简称，发文部门署名应采取黑体三号字标注于正文右下方。（九）成文日期 通常署会议经过或领导签发日期；特殊情况署印发日期。领导签发后，因故不能立即发文时，成文日期可请示签发人重新确定。成文日期应该写明年、月、日，采取黑体三号标注于发文部门署名右下方。成文日期年、月、日均用阿拉伯数字。（十）印章下发公文全部应加盖集团印章。用印位置做到上不压正文，下要压发文部门署名和成文日期。（十一）专题词 “专题词”三字用黑体三号字标注于印制版记上方，具体条目用宋体三号字标注，专题词由公文专题词及公文种类词组成，也可依据公文内容自行标注。（十二）抄送部门是指除了主送部门之外需要实施或知晓公文其它机关，应该使用全称或规范化简称。（十三）印制版记 由公文印发部门名称和印发日期。在公文末页下部印三条横线，上面两线之间注明抄送部门，下面两线之间左侧注明拟制文件部门名称，右侧注明印发日期。通常公文能够不采取抬头，由标题、正文、附件、部门署名、成文日期组成，但内容格式必需按本要求第四条实施。四、公文汉字从左至右横排。主标题、副标题、正文之间用字要有显著区分。主标题应采取华文中宋二号字（加黑），副标题（或主送单位）应采取黑体三号字，正文应采取宋体四号字；行间距采取单倍行距；公文用纸幅面规格一律采取国际标准A4型（长279毫米，宽210毫米）；公文印制纸面规格：天高70毫米，地高30毫米，左宽25毫米，右宽20毫米，左侧装订。附范本：佳木斯希波集团文件希团字第1号相关集团*管理要求集团各部门： 为加强佳木斯希波集团 1月5日专题词：集团 * 要求主送单位：集团各副总、各部门 抄送单位：集团总经理、分企业总经理发文部门：集团人力资源部 发文日期：1月5日档案管理措施一、将资料按条款分类，分别存放，每十二个月年末经检验齐全后，整理立卷归档。二、档案分为证照档案、文件（制度）档案、人事档案、协议档案、设备档案、技术档案等类别。三、档案管理归口部门总经办负责集团总部证照档案、系统内下发文件（制度）档案、集团总部设备档案、技术档案管理归档；企管部负责集团系统全部协议档案管理归档；人力资源部负责集团总部全部些人员及分企业部门副经理以上人员人事档案管理归档；分企业人行部负责本企业全部证照档案、文件（制度）档案、部门副经理以下人员人事档案、设备档案、技术档案管理归档；分企业财务部负责对本企业全部协议档案管理归档。四、证照档案管理1、集团系统全部证照，如：税务登记证、卫生许可证、生产经营许可证、车辆多种牌照、多种荣誉证书、专利证、资格证等，均须以复印件及原件两种形式存档。2、各类证照除列出名目外，均须登记其有效年限，方便立即更换证照，确保其有效性。3、证照档案保留期限为永久性保留。五、文件（制度）档案管理1、全部签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分企业自制文件）归档存查。2、若实施部门必需使用正本时，可临时借出使用后归还，若正本必需寄出或无法取回时，可存档复印件。3、存档文件保留期限，到时列表报批后监督销毁。六、人事档案管理1、集团系统全部管理人员，其应聘表、经济担保书、毕业证复印件、笔试题试卷存入个人档案，在试用期内建立临时档案，正式聘用后建立正式个人档案。2、接收大中专毕业生，考评时一切资料及其毕业证复印件交人力资源部/人事行政部存入个人档案。3、人事档案保留期限为该同志辞职后十二个月，到时列表报批后监督销毁。七、协议档案管理 1、企业对协议原件，即协议书信件、数据电文（包含电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件）实施双层管理，即承接部门和协议归口管理部门。各业务部签订协议（协议）原件，由企管部负责管理，协议承接人使用复印件。方便对协议实施情况进行监督，但全部保管部门均须建档。2、协议中含集团系统内部责任状、承包协议及对外签定多种业务协议。3、协议档案保留期限为永久性保留。八、设备档案管理1、各部门购置设备及物品，（如计算机、打印机、复印机、传真机、空调等）生产设备及生产辅助设备（如化验室设备、研发专用设备等）通常带有图纸、说明书、保修卡、用户手册等资料应全部交总经办/人事行政部存入设备档案，建立永久性档案。无总经办/人行部在设备发票上确定收到该设备相关资料签字，财务不予报销。2、各项基建施工和工程相关图纸，一律把原稿移交总经办/人事行政部文员管理。3、设备档案保留期限为该设备报废后1年，到时列表报批后监督销毁。九、技术档案管理1、各部门技术资料，如：和集团业务相关法规条文、国家标准、企标、工艺规程、质量标准等全部由总经办/人行部负责管理归档，如属绝密文件应由总经办/人行部登记其发行版本、发行日期、总页数，并将其名目归档，注明存放部门、发行使用部门。2、技术档案保留期限为永久性保留，但须将废止资料加印“作废保留”章，同时注明作废日期。十、档案建立、整理措施1、企业文件统计保留、归档措施按内容分类，并以时间前后次序存档，必需在档案夹里清楚地标注归入档案类目，方便查找。2、天天全部要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己管理档案，了解归档制度。正确地做好文件索引，方便于查找。3、归档要注意整齐，归档前先把资料进行分类，方便全部材料随手可得，避免盲目查找。4、立卷按年代、机构排列，永久、长久、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。5、文件档案除将文稿存档外，计算机中亦需存盘建档，建档按类别立即间次序建立，便于查找。6、注意做好保密工作，档案柜要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等方法。7、每十二个月清理一次档案，对档案数量、保管等情况进行检验，发觉问题立即采取补救方法，确保档案安全。8、对于已失去作用档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真判定，确定销毁档案材料必需列册登记，送领导审批后销毁。9、销毁档案材料时，必需指派专员监销，预防失密。档案资料借阅管理制度一、借阅档案（包含证照、文件（制度）、人事档案、协议、设备、技术等资料），必需在档案借阅登记簿登记后方可借阅；借阅涉密档案须经相关业务部门经理级以上领导同意方可借阅。二、卷案不可借出，只提供在档案存放室查阅，未立案文件及资料可借出。三、借阅期限不得超出10天，到期必需归还如需再借应办理续借手续。四、借阅档案人必需珍惜档案，保护其安全及保密性，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损坏，未经部门经理级以上领导许可，绝密资料未经副总经理级以上领导许可，不得私自摘抄、翻印、复印、摄影、转借。五、借阅档案交还时，档案管理人员必需当面点清，如发觉遗失或损坏，应立即汇报上级主管领导。主管领导和资料起源相关部门沟通备份，同时对借阅人采取批评教育或对应处罚。六、外单位借阅档案，必需有单位介绍信，并经总经理同意后方可借阅，但不得带出档案室。七、外单位摘抄卷内档案，必需经总经理对其摘抄完成内容进行审查、签章同意后，方可带出档案存放室。 第二章 办公事务管理打印、复印、传真管理制度一、打印：1、凡属以集团、分企业名义下发文件、报表、工作计划、总结、汇报、会议纪要、通知、通报、公函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰决定等均在打印范围内。2、不得利用企业计算机打印私人材料。3、各部门负责本部门全部材料打印，需要下发文件或规章制度、通知由各部门拟订打印、校稿，会签同意后拷盘，交由总经办/人事行政部归口下发、存档；4、总经办/人事行政部文员对外来人员自带软盘先做病毒检验（有病毒软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。5、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检验文件签批手续是否齐全，打印稿排版是否按企业行文规范，美观合理，对文字进行最终校对，发觉有误可和文件拟稿人联络确定后修改。6、文件存档规范，计算机内存放文件应遵照制度汇编办公管理制度中档案管理措施实施。7、文件打印格式应统一，按制度汇编办公管理制度中企业统一公文处理要求实施。二、复印：1、全部复印机均应建立使用统计，复印需求部门按复印机使用记录表中项目逐项、真实填写。2、月末按各部门复印记录表由总经办/人行部汇总各部门耗用纸张、墨粉费用，查看费用是否超标，将结果报人力资源部考评；3、凡需要复印资料，必需经本部门经理同意，到人事行政部登记备查，数量超出10张必需人事行政部经理同意后复印，分企业复印20份以上应采取油印形式，由需求部门自行印刷。4、属证件、原始资料等特殊材料需要复印，不受份数限制，可依据需要复印，但必需经过请示、上级领导同意后方可复印。5、公出人员在外地需要打印、复印材料时，应将打印原件留存，索要发票，另附纸标明打印/复印原因、打印/复印时间、材料收件人，以做报销依据，无以上材料企业不予报销。6、不得利用企业复印机、传真机复印私人材料。三、传真：1、全部传真机均应建立传真统计，登记传真机使用情况，并填写传真机使用记录表，发传真须由部门经理在传真材料后面签批后方可发出。2、由总经办/人行部文员统计月费用，月底统一汇总各部门耗用传真费用，（除总经办/人行部之外有传真机，传真费用统一纳入办公费用）；收传真由总经办/人行部文员登记，并通知接收部门领取、登记。3、在外人员签协议及其它工作需发传真时，需请示副总经理同意才能进行，而且回企业报销时，上交原始材料及发票，写清原因、收件人、无以上材料企业不予报销。4、不得利用企业传真机传真私人材料。部门复印机使用记录表复印时间材料名称纸型总页数复印人部门经理签字部门传真机使用记录表传真时间材料名称页数收/发经办人部门经理签字第三章 印章信证管理印章使用管理措施一、总则1、目标为加强集团企业印章管理，规范企业印章制订、使用程序，使企业业务顺利运行，杜绝因印章管理、使用不善造成无须要损失制订本措施。2、定义本措施所称之印章是指企业业务上必需，经过其使用能对外表示企业意思印鉴。如法人章（公章），法定代表人章、协议专用章、财务专用章、销售企业章、品控部检验专用章等。二、印章管理1、集团相关部门及各分企业须将其业务必需之印章图样、尺寸说明连同对应管理制度或措施报集团总经办立案。2、集团各相关部门及分企业对印章管理须设专员负责、并将该管理人员姓名报集团总经办备查。三、印章适用范围1、公章适适用于企业介绍信、包裹领用单、汇款单、财务部报表、证实、委托书、协议、担保书等关键材料需要时加盖。2、协议专用章适适用于协议章用于企业和用户签署多种协议专用。3、财务专用章适适用于财务专用章用于企业多种资金支付专用。4、销售企业章 适适用于以销售企业名义按企业要求程序签署和经销商补充协议及销售企业内部发放文件、制度、通知、通报类。5、品控部专用章 适适用于品控部在企业内部下发通知及出口时商标机构提供合格检验汇报专用。四、以上三种印章在使用时必需按要求办理，不然出现问题，由该印章保管人员负责一切经济责任和法律责任，并处以每次500元罚款。五、印章使用1、只有印章保管责任者才能保管和加盖印章。保管责任者因故不在时需托相关人员代行其职责，因委托不善造成失误或损失者，由委托人和受托人负连带责任。2、企业各部门及职员申请加盖企业法人章、协议专用章、财务专用章、法定代表人章、销售企业章等按下列程序办理。（1）申请人填写企业用印申请单（见附表）。（2）经部门主管经理、副总、总经理审批同意。（3）申请人按（1）（2）项要求签字后，须将对应用印申请单及需加盖印章之材料一并交印章保管责任人登记盖章。 3、品控部检验章，如质量检验合格章、化验室检验章经品控部经理、化验室主任确定无误后，即可盖章，全部盖章资料均须备份，方便查阅。4、加盖印章审批权限划分（1）常常性加印项目，如介绍信、包裹单、汇款单等项目需要加盖法人印章由经办人所在部门主管经理签字，交经总经办主任/人行部经理审批。（2）财务报表、证实、委托书、协议、担保书等需要加盖法人印章或包含企业重大利益材料，须由法定代表人本人最终确定（财务票据正常业务按法定代表人同意之相关要求实施）。（3）本款所称包含企业重大利益资料系指：A、和经营责任相关资料B、债务确保，尤其贷款C、所涉标超出10万元以上协议D、诉讼裁判相关资料E、可能给企业造成10万元以上损失其它相关资料（4）使用财务专用章必需经财务部经理、副董事长审核同意方可使用。（5）以上项以外其它资料加印，相关副总经理或各分企业总经理有最终审批权。（6）经会签同意文件发放加盖印章时文件会签单可替换用印申请单。 5、加盖印章复核（1）企业法人章保管人，按用印申请单中资料名称、加盖印章份数、审核签批权限复核无误后，方可给予盖章；如总经办主任/人行部经理、总经理不在，用章人电话请示同意后，印章保管人经核实，方可盖章。（2）协议章使用部门填写用印申请单，部门经理签字，交财务部经理审核：协议文本名称、加盖印章份数、部门经理审核签批权限、协议文本签署部门主管副总、企管部经理签字、总经理签批内容等。（3）协议章保管人员必需对上述项目及申请单中加盖份数进行再次审核后方可给加盖协议章，并做好协议章使用统计。6、用印申请单管理（1）使用企业法人章填报后用印申请单在总经办/人行部存档。（2）使用财务专用章、法定代表人名章填报后用印申请单和在财务部存档。（3）使用协议章填报后用印申请单和在财务部留存或备份协议文本同时存档。 （4）财务类报表使用财务专用章、法人章及法人名章用印申请单和报表复印件同时存档。加盖印章步骤图加印材料补充修正申请提出申请人加盖印章审查同意审查同意审 批申请部门主管经理副总、分企业总经理（必需时）集团总经理（必需时）OKKKKOKOKNONONOOKOK用 印 申 请 单 年 月 日申请人职务所在部门印章名称企业法人章 协议专用章 法人代表人名章 财务专用章资料名称A资料编号ABB资料起源外来材料 自制材料 其它资料份数A 份B 份每份资料加盖印章数A 份B 份资料用途资 料保 管企业内（部门名称： ） 企业外（单位名称： ） 审批意见部门经理主管副总总经办/人行部经理财务部经理/副董事长总经理介绍信管理措施一、需要企业开具介绍信者，应填写用印申请单，注明介绍信用途，经主管经理同意后，交总经办主任/人行部经理签批，总经办/人行部文员依据此单填写介绍信，盖章后发需要人。二、介绍信由总经办/人行部文员负责管理，严禁发出空白信。三、开具介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期限5年。四、如发觉介绍信丢失，领用人应立即向总经办/人行部反应，立即采取对应方法。五、各部门接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所列事项是否相符；并在留下介绍信后面签注办理情况，方便以后查对。六、注意事项：1、开具介绍信时要对使用介绍信个人或部门严格审核，如：用信人姓名、所在部门、事由等。2、部门名称要用全称或规范化简称，标明签署、用印时间。3、开具介绍信要有编号和骑缝章，存根和发出信内容要一致。第四章 电话通讯管理相关通讯设备使用管理要求一、中国电话使用管理1、各部门需要安装、停用电话或需要增加话费指标，应由申请部门填写请示单，写明申请事项、原由，主管签署意见后报企管部/人行部（分企业各部门由人行部指示后报企管部），由企管部/人行部请示总经理同意后实施。2、降低话费指标由企管部/人行部共同依据实际工作通讯业务量或阶段性话费进行调整。3、各部门没有其它部门同意，不得使用其它部门电话。每个月各部门电话实用额，由话费查询部门在每个月30日前对照各部门电话费用标准核查后，将结果、处理意见、手机实际费用一并报财务部经理。财务部按各部门电话费用标准结算，超费自付，特殊情况需集团总经理同意核销，其它人无权核销超标准电话费。4、各部门电话不得用以私人、私事通话，如有特殊事，先请示本部门领导同意，做好具体登记，月末上报话费查询部门，按当地通讯中心登记话费清单金额到财务付款。二、国际电话使用要求1、由需要办理国际业务部门填写请示单，经总经理同意后交总经办/人行部，由总经办/人行部根据总经理指示将所要使用电话国际网打开。2、办理国际业务部门使用电话必需认真、具体地做好使用统计。通话、传真完成后，由总经办/人行部负责将全部电话国际网关闭。3、任何部门或个人不经总经理同意，无权打开企业内部任何一部电话国际网，如有违反此要求或没按以上要求办理造成经济损失由行政部负责赔偿，除交付所使用费用外，罚款200元。三、通讯费用支付、报批1、通常企业支付手机、BP机、均由总经办/人行部负责管理。每个月周一由总经办/人行部向邮局查询以上通讯费用使用情况，如手机余额较低时，由总经办/人行部负责为手机交费，每个月最少交费额为持机人月定额费用；持机人出差时另行付费；其它通讯设备按其各自缴费额要求进行交费。2、月末由总经办主任/人行部经理将当月各部门电话费用额、奖罚处理情况及各手机使用者费用额报总经理阅批。3、电话费用需预交，可由总经办主任/人行部经理按其权限办理。四、通话注意事项1、接听电话一律用文明用语：“您好！希波集团”或“您好！希波”。2、接、打电话用语应尽可能简练、明确，以降低通话时间。3、每次通话时间以三分钟为限，长话短说，简练扼要，长途电话使用前应对讨论、商洽内容加以构思或拟出提要。以免耗时占线，浪费资金。4、通话重视礼貌，表现企业良好文化素养和精神风貌。5、打电话通常电话零声响五次无人接听，即挂机。接听电话通常在铃响三次内接听。6、各部门查找电话号码可到总经办/人行部查阅电话号码簿，查询不到方可播打114进行查询。相关计算机上网使用相关要求 为加强并规范集团办公自动化，提升部门间信息传输速度和工作效率，制订本要求。一、集团所属以下部门及个人可实施计算机上网办公：集团总经办、人力资源部、研发部、综累计划部、企划部、企管部、各分企业人事行政部、集团各副总、销售总监。二、全部可上网部门及个人必需建立上网统计，并认真填报，月末交电话费用核实部门。三、实施计算机上网办公部门（个人）之间传输信息，应尽可能采取电子邮件形式发送和接收。四、为确保信息安全，在信息收发完成后须将收（发）信箱内相关信息删除。五、工作需要时可上网查询信息、收发电子邮件，但必需认真做好上网时间统计和使用统计并依据本部门实际情况制订出固定查询邮件时间。六、严禁利用计算机上网聊天、娱乐、下载和工作无关信息等。第五章 办公用具管理企业办公设备、用具管理要求 一、范围 企业办公设备/设施包含：计算机（含手提式）、打印机、扫描仪等计算机隶属设备、复印机、传真机、电话、验钞机、打卡机、办公室内空调、饮水机、办公桌椅、沙发、档案柜、窗帘、盖布、计算器、算盘、各类文件夹、订书器、打孔器、剪刀、削笔刀等一切办公设备/设施。企业办公用具包含：软盘、胶水、双面胶、钢笔水、圆珠笔、炭素笔、铅笔、橡皮、纸张等消耗性物品。二、建帐 1、企业全部办公设备均须建帐，建帐时按各部门/科室由财务人员、企管部人员共同盘点，属办公设备/设施均须一一登记入帐，并由物品使用部门经理签字确定。登记时各部门/科室人员必需主动配合，如实上报。 2、企业全部办公设备必需贴有统一形式标签方便查对查实。 3、企业办公设备/设施购置时必需经过设备设施管理人员签字，方便确保企业办公设备/设施台帐正确性。财务部见设备设施管理人员签字后，方可给购置办公设备/设施报销。三、购置 1、办公设备/设施及办公用具购置由需求部门根据“物资采购程序”及物资采购审批权限进行办理。 2、全部办公设备/设施及办公用具，全部由办公驻地财务部统一管理。 3、办公用具购置由需求部门提报领用计划，部门经理同意，交财务部，财务部按办公用具台帐，确定购置是否、购置数量，实施采购（分企业可交由采购员实施采购）。 4、常规消耗性报表应按其消耗水平确定印刷、订购数量（各部门提报计划时应附报表格式）。 四、保管和发放 1、办公设备/设施购置后由财务部通知需求部门办理领取手续，并建立台帐，加贴标签。2、全部办公用具全部必需登记台帐。 3、必需清楚掌握办公用具库存数量，常常整理和清扫，必需时实施防虫等保全方法。 4、购后物资立即通知需求部门领取。5、领发物品随时记帐，计算余量，方便掌握库存数量。 五、监督和考评办公用具每个月月末盘点，监督发放数量及各部门消耗办公用具费用：1、办公用具每个月月末盘点，要求结余物资帐物相符。2、查对办公用具领用单和办公用具台帐显示发放数量。 3、财务部经理查对各类办公用具收支、实物台帐。 4、办公用具管理员计算出各部门办公用具费用，根据各部门办公费用指标核实，将情况汇总上报财务部经理，并通知超标部门，超标自负。 六、注意事项1、严禁职员将企业办公用具作为私用。 2、为控制办公用具费用，节省经费开支，每个职员必需节省使用多种办公用具，不得浪费。凡后面能够书写纸张（但文件、财务报表等涉密材料不可利用）应该妥善保管，以备做打初稿用纸，违反者一次罚款5元。3、内部传阅多种初稿尽可能利用使用过纸（正面有字，反面能书写），不准使用企业统一印制稿纸，如有违反者一次罚款5元。4、各部门制订多种表格必需本着节省用纸、压缩篇幅标准，能小尽可能小，不得有显著空白。5、正常消耗性文具用具如：圆珠笔、炭素笔、胶水领用时交旧领新，不然不予核发。计算机使用管理要求一、计算机归口管理部门为总经办/人行部。二、归口管理部门负责对计算机利用长远计划；负责软件开发计划；负责组织计算机技术培训；负责对分散使用计算机保密、病毒检测清理、是否安装游戏软件等方面进行不定时检验；负责计算机故障时联络维修单位进行维修。三、计算机中全部软件为集团全部，任何人不得私自复制、转让或出售。四、输入计算机信息属企业机密，未经同意不准向任何人提供、泄露信息内容；全部计算机均要加设屏保密码，对于绝密文件应对其加设密码防护（离职离任时须将计算机密码通报监交人）。五、信息载体必需安全存放、保管、预防丢失或失效；关键信息要拷贝软盘或移动硬盘，离职、离任时须将硬盘、或移动硬盘及软盘内容交接清楚。六、软盘使用前，必需确保无病毒；由各计算机使用部门制订病毒作业计划（含检测周期、时间、方法、工具及责任人），报总经办/人行部检验其实施情况。七、计算机操作人员应珍惜多种设备，降低消耗、费用；对多种设备应按规范要求操作、保养。发觉故障立即报请维修，以免影响工作。八、计算机若两小时以上不使用，则须关机，班后将计算机及隶属设备（打印机、扫描仪等）关闭，检验断开总电源。九、计算机应由专业人员操作，严禁非专业人员操作使用，不然，造成设备损坏应照价赔偿，未经计算机保管人同意不得动用她人计算机。十、不得利用计算机上网传输私人信件、下载私人材料；无上网权部门不得利用计算机上网，特殊情况需请示总经办主任/人行部经理同意后，方可上网。十一、全部计算机不得安装游戏软件，严禁将计算机用于私人学习或游戏。复印机使用要求一、复印机是高级办公设备，必需由专员负责使用，其它人员一律不得私自动用，并由总经办/人行部负责监督、检验。如有违反者一经发觉处以10元罚款，造成设备损坏，由其赔偿经济损失。二、专责人要认真学习掌握复印机使用，保养基础知识，并严格按操作规程使用，保养，并根据复印机保养协议，定时联络落实保养工作，出现故障由专业技术人员负责修理。三、为了节省费用，各部门领导要严格控制复印量。四、为了延长复印机使用寿命，实施定时开机复印措施，每日开机两次，集团9：00-16：00；分企业10：0011：00、15：0016：00为开机复印时间。其它时间，有极特殊情况经总经办/人事行政部同意后，方可开机复印。 第六章 机要保密管理相关保密工作若干要求一、总则 1、保密工作关键任务是预防失密、泄密和被窃密事故发生：所谓“涉密事项”，是指一旦披露或公之于众，给企业管理和未来发展带来重大不良影响，乃至造成重大损失事项。 2、涉密人员是指那些因工作岗位和工作职责，需要常常接触