公司物资管理办法实施细则模板.doc

公联养护企业物资管理措施实施细则（征求意见） 物资计划管理物资计划管理是物资管理工作前提和基础。搞好物资计划管理，可确保工程所需材料有序地供给，从而确保工程顺利实施，对加速资金周转和节省流动资金和降低工程成本全部含有十分关键作用。物资计划包含：年度物资需求计划、月度物资需求计划、季度物资用款计划。项目部是物资计划编制实施部门，必需严厉和高度重视物资计划编制工作，本着严谨、科学、客观态度编制物资计划，同时必需含有超前思维和系统思维意识，杜绝随意性、盲目性情况发生。物资计划分为年度物资需求计划、月度物资需求计划及临时零星物资采购计划。计划编制依据1、生产指挥中心下达施工任务；2、工程进度计划；3、图纸及设计变更（通知、图纸等）；4、施工预算、材料预算和工程量清单；5、预算定额、材料消耗定额；6、现场物资消耗情况；7、编报计划时，要充足考虑产品制造、货物运输所需时间，避免因时间仓促不能按期供货。（物资计划申请量=需用量+贮备量-计划期初库存量）。计划编制内容1、所需物资名称、规格型号、技术参数、数量2、所需物资需用时间、使用工程部位；3、委托加工物资要表明图集编号，无图集编号要提供加工图纸。项目部计划编制要求及要求物资需求计划将作为企业年度备料及项目部按月领料依据。1、年度物资需求计划：项目部依据生产指挥中心下达年度工程计划预估本年度生产材料需求和采购计划，每十二个月于1月31日前按要求上报。2、月度物资需求计划：日常养护工程依据生产指挥中心每个月分配施工计划于每个月25日申报次月物资需求计划。中修、专题、抢修、掘占路等单项工程=在工程立项后单独申报物资需求计划。3、临时物资采购计划：因工程临时需要不能根据正常步骤进行统计进入年度、月度物资需求计划零星材料，在采购前立即补报临时、零星物资采购计划。4、物资计划由项目部预算员、材料员、施工员、技术员共同编制，项目部总工程师审核，项目经理同意后以纸质文件将汇总后物资需求计划上报协议部（采购备料依据）、财务部（资金备款凭据），计划应表现立即性、正确性、完整性。申请计划一式三份，协议部、财务部各执一份，一份项目部留底存查。5、 如因施工进度、设计变更等特殊情况需要调整物资计划时应立即上报审批。累计使用总量超出物资需求计划时，项目部应立即分析原因；属于物资计划不足时，由项目部材料员补充编制追加计划并说明原因，经项目经理签字确定，上报协议部经主管领导审批后，交协议部立案后方可采购。6、 其它原因造成使用量超出计划量，由材料员、项目总工编写分析汇报，经项目经理签字确定，报协议部，由主管领导决定处理方案。 7、临时、零星材料采购，除意外原因造成急用外，全部临时、零星材料采购计划必需提前上报协议部。上报周期为每七天一次，上报时间为每七天周二。协议部、项目部可同时询价，但必需将询价结果报协议部，每次采购限额1000元，经协议部经理同意，由协议部相关责任人或经办人直接采购；在没有得到协议部采购同意之前，项目部自行采购材料企业将不予支付报销。计划用量和实际用量对比分析1、月度计划和实际用量分析，项目部材料员每个月依据实际采购量和耗用量和所报计划量进行对比，编写计划用量和实际用量对比分析表，经项目总工和项目经理审核后，上报协议部。协议部将不定时检验项目计划量和实际用量情况，对分析内容不真实、用量不合理项目部，协议部将提出警示，情节严重，将对项目部及相关责任人进行处罚。2、计划量和实际量偏差标准上不超10%，超出部分需具体说明情况、写明原因，原因不合理，将视实际情况对项目部及相关责任人员进行处罚，因偏差过大影响材料供给和工程进度责任由项目部自行负担。计划协议部关键职责1、依据各项目部申报年度物资需求计划，整合企业整年生产物资需求计划并进行合理计划，报主管领导审核、总经理审批。2、依据同意审批计划，建立关键物资库并组织物资供给商进行洽商，准备合格供方初步评审。3、依据各项目部申报月度物资需求计划，对照年度计划及工程实际情况和生产指挥中心意见进行综合审核，报企业主管领导审批，核实企业材料库物资情况，为项目部领用料做好贮备。4、审核项目部上报计划用量和实际用量对比分析表，总结企业月度材料使用情况，报主管领导审批。5、立即掌握市场行情和价格走势，建立关键材料信息库并立即更新。财务部关键职责依据各项目部申报年度物资需求计划、月度物资需求计划及季度物资用款计划，立即做好企业年度生产物资资金使用计划及财务备款工作。生产指挥中心关键职责依据各项目部申报需求采购计划结合工程实际情况对计划采购量进行审核，审核结果于审核完当日转交协议部。 （年度/月度）物资需求计划表申请单位（盖章）： _年_月 填报日期：序号材料名称规格型号计量单位预估数量到货地点使用工程使用时间情况说明备注主管领导： 协议主管领导： 协议部： 项目责任人： 编制人：注：年报申请计划于当年1月31日前上报使用时间为月，月报每个月25日前上报使用时间为周。零星物资计划采购审批表申请单位（盖章）申报时间：序号供 应 商 全 称材料名称数量总额（元）同意供给商备 注协议部经理 ： 项目责任人： 经办人：说明：项目部材料员向多家供给商询价后，经协议部同意后确定同意供给商，并在对应栏内打“”后交项目部材料员视情况及分工进行采购。季度物资用款计划申请单位（盖章）： 年 月 日编号物资名称规格材质计量单位数量预估单价备款金额资金使用期主管领导： 财务总监： 财务部： 协议部 ： 项目责任人：注明：每三个月初第一个工作日（次月10日前编制补充计划）由项目部依据当季度物资需求计划汇总编制季度物资用款计划，将最终审批后计划交协议部，初始计划由项目部留存，备查。 年、月度物资计划用量和实际用量对比分析表项目部名称：分析期间： 年 月 日- 年 月 日序号材料名称规格型号计量单位月度需用计划用量本月实际用量剩下/不足数量 （剩下为+，不足为-）差异分析备注项目责任人： 审核人： 编制人：合格供方管理为加强对供货商及厂家集中统一管理，降低对部分合格供方过分依靠，深入扩大物资渠道，建立长久稳定合作关系，促进资源信息共享、确保所购生产物资质量满足要求、供给立即，同时规避采购风险和经济纠纷，企业每十二个月第一、三季度将对物资供给商进行集中评价审核，去除不合格供给商，形成养护企业合格供给商名目，并适时更新。不合格供给商进入不合格供给商名目当年将不予进行物资采购。评审小组组织机构生产材料合格供方评审领导小组（下称评审小组）组 长：总经理副组长: 副总经理、总工程师、财务总监成 员：计划协议部、财务部、生产指挥中心、综合技术部、安全保卫部、人力资源部、综合办公室、路产设施部、道路养护第一项目部、道路养护第二项目部、工程项目部、桥隧养护项目部、保洁第一项目部、保洁第二项目部、110国道项目部、路政队等相关单位责任人。适用范围1、本措施适适用于企业各项目部施工所需生产物资（道路、桥梁养护及清扫保洁、除雪铲冰）合格供方评定。非生产物资及固定资产合格供方评定及采购要求将由综合办公室依摄影关要求确定。2、生产材料合格供方确定标准为生产所需主辅材料、外部加工材料或一次性供给10000元以上物料供给商选择。企业除特殊情况外将不再和非养护企业生产材料合格供方进行物资采购和合作。供方筛选及评定依据1、标准上使用单位对同类物资实际供方应联络35家侯选，每种物资择优选择不少于3家进行调查评价，供方关键调查分为书面调查和现场考察。供方为生产厂家，书面调查关键了解：供方基础情况，包含：企业简历、信誉情况、代表性结果；自有资金证实。正当经营证件，包含：营业执照；组织机构代码证；税务登记证；生产及特种经营许可证。质量水平，包含：物料来件质量情况；质量确保体系；样品质量；对质量问题处理等。交货能力，包含：交货立即性；扩大供货弹性；增、减订货反应能力。价格结算，包含：优惠程度；消化涨价能力；成本下降时价格下调主动性；结算方法适宜性。技术能力，包含：工艺技术优异性；对技术问题处理能力；质量标准；技术力量；检测手段；后援服务，包含：零星订货能力；配套售后服务能力。现有合作情况，包含：协议履约情况；合作年限；合作融洽关系。人力资源，包含：经营团体精神；职员素质。2、供方为代理商除应审查生产厂家所需资料外还应提供代理证实及代理商对应资质证实。（除特殊物资或指定代理外企业将不准代理商或商贸企业作为合格供方）3、负担复杂项目关键物资新供方，除上述基础条件符合要求外，还必需进行现场考察，以了解其企业质量管理现实状况、生产、服务设施、检测手段、现场管理水平、人员结构情况；协议推行能力等。合格供方评定1、根据“谁使用，谁评价”标准，由项目部按新增合格供给商初步评审表所列要求进行初步筛选评审打分，总分值60分以上供方可按要求填写供给商信息记录表并向评审小组提请进行综合评定。评审小组将依据合格供方评级标准对上报供方资料进行逐一评审。2、经评审小组评审合格供方由协议部统一纳入养护企业生产材料合格供方名目并建立对应养护企业生产材料合格供方档案，评审不合格供方将对其下发不合格项整改通知单并按要求重新上报资料进行复评或直接纳入不合格供给商名目。合格供方分类合格供给商分为 优等供方、合格供方、临时供方三种状态。由评审部门依据合格供方评审标准进行评选；优等供方：能够直接影响工程质量、进度关键材料供给商及企业年采购该供方物资总额50万元以上或大宗材料采购供方，必需符合优等供方对应标准。合格供方：对影响工程质量、进度材料供给商及企业年采购该供方物资总额10万元以上50万元以下材料供方，须符合合格供方对应标准。临时供方：生产所需通常材料供方及企业年采购该供方物资总,10万以下材料供方，应符合临时供方对应标准。合格供方评定1、已合作供给商合格评定：各项目部配合协议部汇总整理现有已形成稳定合作关系（协议推行期十二个月以上）供给商相关资料及履约情况，依据合格供方评审标准报评审小组进行综合评定，评定结论及评审资料经企业公告后交由项目部存档。2、新增供方选定标准：养护企业生产材料合格供方名目不能或不能完全满足生产所需物资；现有供货厂家生产能力或供货进度不能满足生产需求；新增供方在相同质量前提下价格更低或相同价格前提下质量显著提升；依据原有供方合作情况反馈需要重新选择供方。3、新增供方评定新增供方应满足新增供方选定标准；其资质条件及产品质量需满足养护企业合格供方评审要求合格供方有效时限1、为确保合格供方连续符合养护企业合格供方标准，除特殊情况外每十二个月年末企业将集中对已合格供方进行一次统一复审。评价合格将列入下十二个月度养护企业生产材料合格供方名目，评价不合格随即取消其合格供方资格，并从养护企业生产材料合格供方名目中删除。2、评价内容包含采购协议履约情况、供货质量、服务质量、价格、使用效果等。十二个月内未发生采购协议关系合格供方，可不进行评价，在每十二个月更新合格供方名单时可暂不列入，如再用需重新进行评价。在正常实施协议下，合格供方在有效时限期满后必需对其重新评定。因某种原因（非质量问题）中止供给六个月以上，如再选择，亦需对其重新评定。当合格供方法人、组织机构发生重大变动时，应重新对其评价。合格供方合格性跟踪及取消资格1、合格供方物料进厂，仍应依据相关要求严格进行检测。并在实际使用中进行跟踪了解。2、合格供方供给价格高于市场通常价格水平，经协商仍保持原价格水平取消合格供方资格。3、合格供方供给出现一次进货检验不合格或使用中发觉严重不合格或服务质量不合格或私自更改供给点，应对供方提出警告。4、合格供方供给连续二次进货检验不合格或使用中发觉严重不合格或服务质量不合格，随即取消合格供方资格，并停止供货。5、如出现严重违约事件，取消供方资格。6、取消供方资格供给商，三年内企业将不再和其合作。特殊情况如遇业主指定材料供方或临时急需物资采购且未包含在合格供方名目中或其它特殊情况，由使用单位填写生产材料特批供货审批表并搜集供方相关资料直接上报评审小组副组长及组长审批，审批结果报计划协议部立案。协议部建立合格供给商名目，并在企业内下发使用。供方情况登记调查表供方名称联络人名 称法人代表部 门地 址身份证号职员人数联络电话固定资产固定资产总额(元)注册资金其中：厂房(m2)生产许可证关键生产设备(名称)：质量体系关键检测设备(名称)：实施标准关键销售用户业绩产 品 情 况产品名称规格型号计量单位月供货量供给价格以上由供方填写（本表格填写属实，如有不实愿负担不实赔偿责任）注：表格如填不下可另附材料；并附对应证实材料供方单位盖章： 使用部门调查核实： 调查核实人： 年 月 日新增合格供给商初步评审表供给商名称：NO一级指标满分实际 得分二级指标满分实际 得分评分标准一企业资质 及业绩30企业注册资金 10注册资金大于500万元：10分注册资金大于300万元小于等于500万元：8分注册资金大于100万元小于等于300万元：5分注册资金小于100万元：3分企业业绩 5提供近三年内最高金额协议和验收证实复印件及用户联络方法5份：5分提供近三年内最高金额协议和验收证实复印件及用户联络方法3份：3分提供2份以下及仅提供业绩未提供用户联络方法不得分：0分企业年资5企业经营十年以上：5分企业经营五年以上十年以下：3分企业经营三年以下：1分质量体系认证 5企业经过国际质量体系认证，含有效ISO9001及ISO14001：5分企业未经过国际质量体系认证：0分其它正当经营证件 5营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产、特种经营许可证每项计1分。二产品质量20产品质量完全符合我方使用要求，性能佳：20分产品质量基础符合我方使用要求，性能通常：10分三产品实施标准20实施国家标准：20分；实施地方或行业标准：15分实施企业标准：10分；无技术生产标准：0分四技术能力15厂家能进行施工技术支持及处理技术问题：15分厂家仅能提供产品，不能进行施工技术支持及处理技术问题：10分五现场考察情况15资料提供完整齐全，真实有效：15分资料提供不够齐全，无法完整表示真实性：5分累计得分：评审结论：经初步考察该供给商是否符合养护企业合格供方准入条件。评审人：供给商评审表供给商名称地 址备 注联络人电 话关键产品序号关键审查内容1.质 量 体 系质量体系认证 无 2.执 行 标 准国家标准 地方标准 企业标准 无标生产 3.企业注册资金五百万以上 一百万以上五百万以下 一百万以下 4.生 产 方 式流水作业成批生产 单件生产 5.企 业 年 资十年以上 五年以上十年以下 三年以下 6.合 作 年 限三年以上 一至三年 新增 7.企 业 业 绩年产量100%-200% 年产量70%-90% 年产量60%以下8.提供产品质量优 良 通常 9.服 务 情 况优 良 通常 10.产品供给能力满足 基础满足 不满足 11.按时交货情况很好 通常 较差 评审意见： 根据合格供方评审标准，对供给商资质、生产能力和提供产品质量等进行评定，该供给商基础 ( 符合 / 不符合 ) 我企业合格供给商要求，提议将该供给商确定为（ 优等供方 / 合格供方 / 临时供方）并列入我企业对应合格供给商档案中。 评审人： 年 月 日评审结论：同意将该供给商确定为（ 优等供方 / 合格供方 / 临时供方）列为我企业合格供给商。总经理： 年 月 日年度复评统计年度是否继续列入合格供方名目同意时间年度是否继续列入合格供方名目同意时间年度是否继续列入合格供方名目同意时间指标体系优等供方合格供方临时供方评定部门正当经营证件营业执照有有效证件有有效证件有有效证件计划协议部组织机构代码证有有效证件有有效证件有有效证件税务登记证有有效证件有有效证件有有效证件生产、特种经营许可证有有效证件有有效证件有有效证件质量水平物料来件品质质量情况无质量问题有一次质量问题有两次因质量问题使用部门质量确保体系完善较完善通常综合技术部、化验室样品质量优良合格对质量问题处理主动立即按时较立即使用部门交货能力交货立即性很立即，能提前按时未按时，但取得同意使用部门扩大供货弹性大较大通常样品立即性很立即立即较立即增 、减订货反应能力很快快较快合格供方评审标准价格结算优惠程度高较高无使用部门计划协议部财务部消化涨价能力强较强通常成本下降时价格下调主动一说即调经谈判才调结算方法适宜性适宜较适宜能接收技术能力工艺技术优异性领先较优异综合技术部对技术问题处理能力强较强通常质量标准国家标准行业标准、地方标准企业标准后援服务零星订货确保能确保能确保基础能确保使用部门配套售后服务能力很好很好通常现有合作情况协议履约情况无违约统计供给现过一次违约供给出现过数次违约使用部门、计划协议部合作年限三年以上二至三年十二个月合作融洽关系融洽较融洽通常人力资源经营团体精神好很好通常职员素质高较高通常供方评审不合格项整改通知单 ：依据 年 月 日我企业供方评审小组对贵企业进行评审，评审结果显示贵企业存在以下不合格项目： 序号不合格项目内容要求贵企业在 年 月 日之前完成对以上不合格项目标整改并将整改完成后对应材料交供方评审小组，这些材料将作为合格供方评审依据。企业（盖章） 年 月 日生产材料特批供货审批表供方名称法定代表人供方地址联络电话供方经营范围供给物料名称规格型号特比类型： 业主指定 急需物资 其它物料编码申请特批原因： 申请人署名： 日期：材料主管领导意见： 主管领导： 日期：审批结论： 总经理： 日期：总经理同意列入合格供方名单使用期至： 年 月 日物资采购管理为适应企业快速发展加强生产物资采购管理工作，规范物资采购工作程序，确保采购质量、提升采购效率、降低采购成本加速资金周转、降低资金占用，确保生产物资供给，做到事先控制、统筹安排。物资采购规范要求生产物资采购应严格根据采购程序实施。采购需选择多个合格供方，向其正式询价，然后对其从产品质量、产品性能、价格水平、交货期限及其它服务条件加以综合比较，从中选择条件优良供方。物资采购比价应遵照“相同产品比质量，相同质量比价格，相同价格比信誉”标准。企业及生产单位对大宗材料采购应进行招标采购或询价采购，采购过程中必需遵照公开、公平、公正标准，严禁“暗箱操作”。生产物资采购应以同意采购计划为依据，未经同意计划不得办理采购业务。依据同意采购计划、物资影响程度、采购发生频次、风险原因及相关要求等综合考虑进行采购。采购方法企业采购方法分为以下三类：（一）企业采购：依据各项目部实际需求，集中整合不一样项目在某一阶段含有相同采购需求物资，将由企业统一进行采购方法。（二）项目自采：依据采购计划对符合采购条件合格供方，经过多家询比价谈判方法进行比选，最终使报价符合成本控制指标并由项目部自行组织完成采购方法。（三）指定采购：对于甲方指定供货厂家，价格不高于市场价格，项目部须办理对应手续，经协议部认可、主管领导审批后，方能进行采购。特殊情况：对于特殊情况或工程任务紧急，可按生产材料合格供方评审管理措施中特殊情况要求，直接报主管领导和总经理审批后先行采购。询价采购步骤1、报批采购方案，采购方案包含采购需求数量、采购预算、采购方法、候选供给商名单、入选供给商报价等内容。2、询比价，项目部向候选供给商发出询价函说明采购商品内容、商品技术要求、售后服务等。也可要求候选供给商到现场报价。3、报批询比价结果，依据询价结果据实统计在物资采购询价表上，并提出采购意向报协议部审核，主管领导审批。4、物资采购申请，依据询比价审批结果填写物资采购申请单，经逐层审批后，交由协议部，最终确定采购方法并进行采购事宜。采购审批权限项目经理审批权限及步骤 1、生产类物资5万元以内。 2、步骤：项目部填写采购申请单 项目经理审批 协议部 财务部确定企业主管领导立案实施协议评审程序确定采购方法采购实施。企业主管领导审批权限及步骤1、生产类物资20万元以内。2、步骤：项目部填写采购申请单项目经理审批协议部审核财务部审核企业主管领导审批实施协议评审程序确定采购方法采购实施。（三）总经理审批权限及步骤1、每项申请单所列生产物资累计金额超出20万元须报总经理审批。2、步骤：项目部填写采购申请单项目经理审批协议部审核财务部审核企业主管领导审核总经理同意实施协议评审程序确定采购方法采购实施。采购协议要求1、物资采购协议表样应采取国家标准产品购销协议式样，尽可能降低使用供给商自制协议表样。协议中关键条款如产品质量技术标准、交货期限、验收标准、结算方法及期限、违约责任等必需清楚明确，不许可有模棱两可和含糊不清词语出现，采购单价必需表明是否含运输费、保险费、装卸费、税费等。2、物资采购协议签定，物资采购协议不少于四份原件，供给商一份，自留三份；自留三份分别由项目部、协议部、财务部各留存一份。3、物资采购协议实施协议评审制和协议立案制，协议评审由项目部提议，经企业业务平台进行填报申请，待逐层汇签审批后由企业法人签认盖章即协议生效。4、物资采购人员必需严格按物资采购计划和采购协议进行物资采购；所采购物资必需符合工程设计需要，凡发觉所采购物资有质量问题时应立即做退货处理，因采购人员个人原因不能退货造成经济损失，将追究采购人员经济责任。洁达企业物资采购询价表申请采购物资用途：（对应工程名称）采购物资需求概述：申请采购物资详情材料名称：材料名称1材料名称2材料名称3材料名称4材料名称5质量标准：技术指标：拟购数量：运输装配方法：其它要求：候选供给商1报价候选供给商2报价候选供给商3报价申报单位及意见：年 月 日物资采购申请单申请单位：计划情况：物资名称规格数量计划单价计划金额使用工程名称采购理由简述：经办人：部门经理意见：协议部意见：协议部经理意见：财务部意见：财务总监意见：主管领导意见：总经理指示：物资主管部门意见： 发单部门自购 （ ） 物资主管部门采购（ ）物资采购特殊程序审批表填报单位名称：物资名称规格数量工程名称计划单价计划金额简述实施理由： 部门责任人： 日 期：主管领导意见：总经理指示：物资主管部门意见： 发单部门自购 （ ） 物资主管部门采购 （ ）物资购销协议范本物资购销协议协议编号：供方： 签署地点： 需方： 签署时间： 年 月 日一、产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额、供货时间及数量产品名称牌号商标 规格型号 生产厂家 计量单位数量单价金额交提货时间及数量累计合 计 人民币金额 （大写）： 二、质量要求技术标准： 三、供方对质量负责条件和期限：四、交（提）货地点及方法： 五、运输方法及抵达站（点）费用负担：六、计量方法： 七、包装标准、包装物供给和回收和费用负担：八、验收标准、方法及提出异议期限： 九、随机备品、配件工具数量及供给措施：十、结算方法及期限：十一、如需提供担保，另立协议担保书，作为本协议附件（包含履约担保、预付款担保）：十二、违约责任： 十三、不可抗力：十四、处理协议纠纷方法： 十五、其它约定事项：十六、未尽事宜双方协商：供 方： 需 方：单位名称（章） 单位名称（章）单位地址： 单位地址： 法定代表人： 法定代表人： 鉴（公）证意见： 电 话： 电 话： 开户银行： 开户银行： 帐 号： 帐 号： 鉴（公）证机关（章）邮政编码： 邮政编码： 使用期限：至 年 月 日物资入库验收管理（现已项目部库房为基准编制措施）物资验收准备：1、项目部依据进货通知，查对物资采购协议或协议，判明是否为应入库物资。2、查对供货单位提供质量证实书或合格证是否符合相关标准，和发货明细表、发货单、送货单等是否配套正确，并做好原始统计。3、准备好验收用计量器具。4、确定物资存放地点、堆码方法和保管方法。5、计算好需要机具设备、工具和劳动力。6、事先通知会验单位、部门和人员。物资验收内容：数量验收：物资数量验收分计件、计重、理论换算、求积等多个形式。质量验收：质量验收分外观检验、成份检验、性能检验及合格证、检验汇报、试验汇报、质量证