纪念品管理新规制度.doc

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03、7、20
执行
潘跃
黄涛
陈茂生

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修 改 说 明

北京蓝巢投资有限公司公司原则
XZ1F008-

行政部专业文献
纪念品管理制度

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修改内容和根据

纪念品管理制度
1范畴
1．1本制度目是规范纪念品管理，节约经费开支。
1．2本制度规定了纪念品设计、采购、领用管理。
1．3本办法合用于全公司范畴内纪念品管理。
2定义
2．1纪念品：公司在公共关系活动中用于表达纪念物品。
3 职责
3．1行政部是本制度主管部门。
3．1．1经理负责本制度执行状况监督检查；负责一次1万元如下纪念品采购合同订立。
3．1．2行政秘书负责本制度升级换版，负责组织纪念品设计、采购、发放等寻常管理。
3．2财务部负责依照行政部提供领用记录从银行划转资金。
3．3行政部负责纪念品领用审批及本单位使用个别纪念品采购审批。
4 管理内容
4．1纪念品设计
4．1．1每季初行政部依照库存状况提出新购纪念品种类和规格。
4．1．2设计完纪念品样式由行政部经理裁定。
4．2纪念品采购
4．2．1每季初，行政部依照库存状况及消耗状况提出纪念品采购意向，行政部经理批准后，开始对外采购。一次采购1万元以上，需要财务部参加监督，由总经理批准。新增品种，应按行政部提供样式进行采购。
4．2．2采购原则上要成批量，并使用公司核定周转基金。特殊需要可直接从专门店购买。
4．2．3采购纪念品在入库时要办理验收和入库手续。行政部经理签字后报销，由纪念品周转资金列支。
4．2．4个别纪念品采购也可由使用部门提出申请，由行政部依照使用部门规定进行采购，或由使用部门自行采购。
4．3纪念品领用
4．3．1纪念品发放由单位提出申请，单位领导批准后，到行政部办理领用。各单位从行政部领用纪念品，需办理登记手续，领用时办理审批手续。
4．3．2行政部每月25日汇总当月纪念品发放状况，连同领用申请一并交财务部，由财务部从内部银行转帐。
5有关记录
5．1纪念品外观设计会审表
5．2纪念品采购申请表
5．3纪念品登记表
5．4纪念品领用申请表
5．5纪念品领用明细表

纪念品外观设计会审表
品名

用途

设计规定

设计原意
文字表述

效果图

会审意见
总经理

有关部

行政经理

填表阐明：1、品名、用途、设计规定由行政部经理填写；2、设计原意文字表述由外聘设计人员填写；3、特殊纪念品增长公司领导会审意见
纪念品采购申请表
申请部门/人

申请时间

序号
品名
规格
数量
单价
所需资金

小计：

行政部经理

部门负责人

纪念品登记表
日期
品名
规格
数量
单价
验收人
库存

纪念品领用申请表
申请单位

申请时间

领用品名

领用数量

经办人

审批人

纪念品领用明细表
领用
时间
领用
单位
领用人
品名
领用
数量
单价
所需
资金
现库存

纪念品销售管理制度 

一、岗位设立 
游客服务中心纪念品商店设柜台长一名，记账员一名。 二、采购管理 
    1、由柜台长负责对纪念品商店货品定期清点，注意更新，如库存局限性，及时向科室负责人报告，申请采购； 
2、清晰填写采购清单，采购数量、规格、用途要清晰，报经主管领导签字批准，交由采购员采购入库； 
3、货品采购到位之后，柜台长和景区财务人员一起盘点入库，登记品名、数量、单价、进货厂家、电话号码，同步检查商品质量。 
三、销售管理 
    1、依照商店销售状况进行领料上柜，严格遵守领用程序，检查商品质量等； 
2、销售人员每天向柜台长领取备用金200元，做好销售台账，对销售状况进行及时登记，注明其数量、金额、日期及经手工作人员姓名，做到帐实日结日清，超过某些上缴柜台长； 
3、按财务备用金制度，销售结余金额超过1000元时，由柜台长及时上缴景区财务室； 
4、销售中，如有大额钞票交易需到景区财务室进行查验及上缴，依照游客需要，由景区财务人员开具发票； 
5、销售中，收款后必要开具收据，收据第一联作为存根，第二联交与游客；纪念品处工作人员在确认开出收据后，将收据第二联交与游客保存，第三联留存，作为对账凭证；如游客需开发票，凭第二联在工作人员带领下到景区财务室开具发票，由工作人员在收据上加盖公章（已开票）； 
6、销售人员每天对票证进行盘查，对经手钱款必要严格把关，杜绝收入假钞损钞，如浮现钞票盈余、短缺、收入假损币，责任由柜台长和当班销售员共同承担； 
7、销售人员在当天下班之前，应由两人及时盘点柜台纪念品数量，如发现数量不符或损毁应及时上报柜台长，以便及时查明因素并采用妥善办法解决，如确认无误，应在交接班处注明确认无误，并签字，并注明当班日期；如浮现货品遗失，责任由柜台长和当班销售员共同承担； 
8、柜台长每半个月对销售状况进行记录，报科室负责人，每月进行一次盘点，由柜台长和景区财务人员一同进行，做到账账相符，账实相符。 
四、盘存管理 
1、按照财务管理制度规定，每月对库存商品进行盘点，盘点现场必要有景区财务人员、柜台长到场；