银行总行集中采购操作规程模版.docx

银行总行集中采购操作规程第一章基本规定第一条为建立集中采购运行机制，规范集中采购行为，确保银行总行集中采购活动公开、有序地进行，根据银行集中采购管理办法等有关制度，制定本操作规程。第二条总行集中采购事项经财务审查委员会（以下称财审委）审议报有权人批准，由相应的集中采购机构办理。第三条总行在财务会计部门设立集中采购办公室（以下简称采购办），由财务会计部门主要负责人任主任。采购办是集中采购事项的日常办事机构，负责有关集中采购项目的执行，参与监督由非采购办承办的集中采购事项的实施过程，按银行集中采购管理办法的规定履行职责。第四条集中采购工作实行前后台相互制约机制。前台负责直接与企业接触，按要求实施集中采购。后台一般不直接接触企业，负责按前后台管理办法审查、监督前台的采购行为。第五条集中采购的范围包括：（一） 运钞车及其他办公用车；（二） 重要的安全防范设施和安全监控系统；（三） 计算机、网络系统设备及其辅助设备、成品软件；（四） 银行机具；（五） 大宗办公设备；（六） 印刷、资产修理等大宗服务；（七） 基本建设、技术改造、软件开发、装修（含改良支出）及维修等工程项目所需货物或服务的采购；（八） 其他需要纳入集中采购的项目。第六条一次性集中采购价值的金额起点为 50 万元（含）。对年度需求 50 万元（含）以上的货物或服务，亦可采用一次集中采购操作分次到位的方式。对未达到集中采购金额起点的属于上述采购范围的货物（汽车除外）和服务，可进行零星采购。第七条根据项目类别，一般采购由采购办组织实施；特殊采购一般由需求部门或有权人指定的机构组织实施。根据需要，某些项目可以委托行外机构组织采购。第八条集中采购工作中，经办人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。第九条内审、监察部门在评标、谈判过程中要派人列席采购评标及谈判活动，对其过程进行监督。第十条集中采购事项的审批权限为：项目金额 500 万元（含）以下的由分管财务会计工作的行领导审批，500 万元以上的由行长审批。第二章集中采购计划的编制第十一条各部门（含项目机构）根据批准的采购项目资金预算安排，向采购办提交其职责范围内的采购项目计划，采购办汇总年度集中采购计划，包括项目类别（一般采购或特殊采购）、实施时间及实施部门建议，提交财审委审议。第十二条需求部门报送采购项目计划时，需同时提交需求报告：（一） 需求报告包括数量、配置、预算、实施进度等要求。技术标准要注明国家标准或行业标准的要求，符合技术标准的产品的生产商一般应不少于 3 家（属于服务性质的采购项目，符合相应资质要求的服务商一般应不少于 3 家）。（二） 需要购买国外产品时，应当经有关专业技术部门进行认定，由其提供国内产品不能满足使用要求的原因。除另有规定外，一般不得指定（或间接指定）任何品牌（厂家），出现上述情况，按特殊采购办理。若项目需要在设计方案中确定产品品牌（厂家），必须在项目报告中予以说明，在设计方案（软件开发项目应在详细设计）确定前通过集中采购确认品牌（厂家）。第十三条采购办根据批准的资金预算情况编制年度集中采购计划。未列入年度集中采购计划的，原则上不予采购。中间遇特殊情况需要采购的，按上述程序，报财审委审议通过，有权人批准后，由财务会计部门追加计划。第三章采购程序第十四条列入年度集中采购计划的项目，由需求部门报有权人批准后，交采购机构启动集中采购程序。项目需求部门应在项目实施前（或涉及产品品牌的方案确定前）30 个采购工作日提出项目采购启动申请，填制集中采购项目启动申请表（附件 1），由采购机构审核后实施。第十五条采购项目启动后，采购机构拟订采购方案（包括提出采购方式和拟定入围企业标准等）、采购文件和评审方案，报有权人审批。采购机构根据批准的采购方案，组织采购，并将采购结果报有权人审批。第十六条集中采购项目原则上应公开招标或邀请招标。第十七条采用招标（公开招标或邀请招标）方式进行集中采购的，要按照国家有关规定要求开展招标，并遵循下列程序：（一） 对集中采购项目进行招标前期准备。（二） 采购机构编制招标文件。招标文件应当包括招标项目所有实质性要求、条件、入围企业标准以及拟订合同的主要条款，其中技术条款应符合国家强制性标准，不得要求或标明特定的投标人或产品以及含有倾向性或排斥潜在投标人的其他内容。必要时聘请专家咨询。在发标前，如有关部门对采购项目相关内容有异议的，必须以书面形式向有权人反映，未收到有权人终止采购程序的批示，采购工作照常进行。采购项目需要编制标底的，由采购机构根据相关规定组织编制标底。（三） 采用公开招标方式的，应通过财政部门指定信息发布媒体发布招标公告。采用邀请招标方式的，由采购机构组织相关人员从本行的候选企业资料库或政府采购推荐的协议供货单位中以及通过其他渠道选择候选投标商。采购机构独立或会同需求部门根据入围企业标准对候选投标商进行资格审查。资格审查结果报采购机构负责人审批。对投标商的资格审查应客观公正，不得有排斥性的行为。入围企业至少应达到 3 家以上。经审查，没有足够符合要求的投标商，须向主管行领导报告。（四） 采购前台发出招标文件，采购后台根据招标文件规定的时间接收投标文件，在评标前转交采购前台，由采购前台组织评标。（五） 采用公开招标或邀请招标方式进行集中采购时，须组建本次集中采购评标小组，报采购机构负责人审批。评标小组成员一般不得少于 5 人，从成员库中随机选定人员和相关部门委派人员组成，其中相关部门委派人员不得超过总人数的三分之一。需要聘请评审专家时，从财政部门建立的中央单位政府采购评审专家库中抽取，xx内部工作人员不得以评审专家身份参加集中采购项目的评标、谈判或询价工作。评标小组成员应与投标企业没有利益关联。评标小组不得早于评标前一周组成，评标小组成立后其成员不得单独与投标企业接触。（六） 各评审成员对候选人的投标文件认真进行审查，采取记名投票或评分方式，选出中标候选人，采购机构具体负责的人员不参与投票或评分。以投票方式评选中标候选人的，以票数多少为序，选出中标候选人，当票数相同情况下，以价格为依据由低到高排序；以评分方式评选中标候选人的，以分数高低进行排序。招标项目，可根据实际情况实行技术标和价格标分离，投标单位应将技术标和价格标文件分为两个文件包并分别密封，评审成员先对技术标进行评定，在此基础上再对价格标进行评定。在同等条件下，应当优先考虑提供符合国家环境保护要求和节能产品的供应商。评标小组完成评标后，采购机构向有权人提交书面评标报告，并根据评标意见推荐中标候选人，报有权人批准。第十八条采用竞争性谈判方式采购的，采购机构应遵循下列程序：（一） 确定谈判小组成员（以下称谈判人）。谈判人由 3 人以上奇数组成，采购机构组织人员从集中采购评审成员库中随机抽选人员，与相关部门委派人员共同组成谈判小组，报采购机构负责人审批。（二） 谈判文件必须明确谈判程序、谈判内容、入围企业标准、合同草案的条款以及评定标准等事项。必要时可聘请专业技术人员咨询。（三） 按照招标项目确定入围企业的程序确定邀请参加谈判的供应商名单。（四） 在谈判活动中，谈判人应当在规定的时间内，连续地分别与单一供应商进行谈判，谈判任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得透露与谈判有关的一切技术、价格或其他信息资料。（五） 谈判结束后，谈判人应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内提交密封的书面报价及有关书面承诺。采购机构收到供应商密封的书面报价及有关书面承诺后，应由谈判小组同时启封，及时与谈判人进行磋商，并将谈判结果书面报有权人审批。第十九条采取单一来源谈判方式的，采购机构制定谈判文件，按程序报批。谈判结束后，将谈判结果书面报有权人审批。第二十条采用询价方式采购的，采购机构应遵循以下程序：（一） 确定询价小组成员（以下称询价人）。询价人由 3 人以上奇数组成，从采购机构、相关部门及评审成员库成员中产生，报采购机构负责人审批。（二） 询价人应制定询价采购方案，包括采购项目的价格构成（是否包括运费、保险费等），报价供应商选择标准等内容。必要时可聘请专业技术人员咨询。（三） 询价人按照招标项目确定入围企业的程序确定报价供应商名单。（四） 询价活动必须公平进行，询价人应当要求供应商一次报出不得更改的价格。询价人应根据价格性能比拟定供应商。（五） 采购机构应将询价结果书面报有权人审批。第二十一条采购合同由采购机构会同有关部门拟定，法规部门负责审核合同的合法合规性。采购机构负责组织有关部门与供应商进行合同条款谈判，双方达成一致意见后将合同文本报有权人审批。若需求部门需追加采购与已签合同货物或服务相同的，经原采购机构审查后报有权人审批，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的 10。第二十二条合同文本经有权人审批后，由采购机构与供应商签订书面合同（除项目采购外，其他采购事项由采购办加盖合同专用章），协调采购合同的履行，并就合同执行过程中的关键节点向有关部门予以提示。属于固定资产的采购项目，采购机构要通知固定资产管理部门。第二十三条在合同履行过程中，需要变更有关合同条款时，合同当事人应当协商一致。变更合同主体、合同价款、合同标的（包括名称、数量、质量）、合同履行期限、履行地点和方式、违约责任、纠纷解决方式等事项时，应当报有权人审批。第二十四条经有权人批准，采购事项可以委托经国务院有关部门或者省级人民政府有关部门认定资格的采购代理机构，在委托范围内办理采购事宜。采购机构受权委托采购代理机构办理采购事宜时，应当招标确定代理机构，并与其签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。委托代理协议的主要内容包括：（一） 委托书；（二） 委托人与代理机构各自的责任和义务；（三） 标的品目表；（四） 标的的技术参数和主要要求；（五） 定标程序；（六） 代理费用；（七） 违约条款；（八） 其他。委托的采购事项必须采取招标的采购方式。第二十五条在招标采购中，出现下列情形之一的，应予流标：（一） 符合条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足 3 家的；（二） 出现违法、违规行为的；（三） 投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；（四） 因重大变故，采购任务取消的。流标后，采购人应当将流标理由通知所有投标人。第二十六条流标后，除采购任务取消情形外，应当报有权人批准后重新组织招标；需要改变采购方式的，应重新按规定报批。第四章验收和付款第二十七条集中采购货物，在验收和付款时，有关部门要严格把关。（一） 分配总行机关的货物，由总务部负责牵头，组织技术部门、需求部门有关人员，按照合同或协议、发票、物品清单，对购置货物的规格、型号、数量、性能、技术指标等进行验收。验收完毕后，由总务部组织填制采购货物验收单，一式三份，经签字确认并加盖公章，其中一份由需求部门留存，一份由实物管理部门留存，一份与合同、发票等有关资料一起交帐务核算部门作为核算依据。（二） 分配省以下机构的货物，总行需求部门提供分配计划，填写采购货物分配表，会同财务会计部门共同下发验收文件，同时将采购货物分配表通知各省级分行。各分支机构的需求部门组织验收，财务会计部门作为资产管理部门要参与验收，技术部门要负责对验收货物的技术把关。各省级分行需求部门汇总审核辖内机构验收单，填写货物验收合格汇总单，按要求签字并加盖公章后，报总行需求部门。总行需求部门审核无误后交采购机构。第二十八条集中采购项目款项支付时，采购机构根据合同填写付款凭单，将付款凭单及有关付款资料一并交同级帐务核算部门，帐务核算部门审核后办理付款手续。第二十九条采购机构应按采购项目以一份合同一档的形式，建立集中采购档案。采购档案应包括能够反映整个采购过程的所有相关文件资料，根据项目类别，包括项目报告、评估报告、招标文件、所有投标单位的投标书、评标报告（谈判报告、询价报告）、评标投票及评分原始记录、财审委会议纪要、有关签报、中标通知、合同书、分配清单（复印件）、物品验收单（复印件）等合同履行完毕后，采购机构根据需要撰写包括合同履行情况在内的采购项目报告，一并纳入该集中采购档案。第三十条采购项目验收完毕后，采购机构组织向财会部门提交采购货物验收付款情况。第五章附则第三十一条本操作规程适用于银行总行各项集中采购事项。银行总行不属于集中采购事项的采购活动，参照本操作规程执行。第三十二条本操作规程由总行负责解释。