单位档案资料管理标准规定.doc

单位档案资料管理要求

一、目标
为加强企业档案管理工作，规范企业资料、文件保管程序，保护企业知识产权和确保多种资料完整性，并符合ISO9001质量体系规范要求，依据《中国档案法》及国家相关档案管理、保密工作要求，特制订本措施。
二、适用范围
本措施适适用于企业及所属各部门全部管理文件、技术文件和资料管理，其中包含企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等包含企业经营各方面含有归档保留价值实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
企业设置档案资料室，负责全企业各类档案、资料管理，隶属于企业办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档
1．归档要求
归档文件和资料必需是定稿后正式印本及必需文件原稿、装订好原始统计。协议要存正本，企业文件及外部文件应归档原件，通常不存复印件。文字、图纸和软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系受控文件应填写受控编号。
归档文件和资料要求质量优良，图样清楚，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢靠工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护方法，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。
凡对企业有保留价值多种文件、资料、实物等，各部门有责任立即归档。因归档不立即造成资料损坏或丢失，给企业利益造成损害，相关部门须负担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制，由归档部门和档案室确定保密等级和限制查阅使用范围。
2．归档时间
工程、研发项目资料在项目完工后30天内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每十二个月年末归档一次。其它各类含有保留价值文件和资料应立即归档。
3．归档程序和手续
各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不正确或不符合存档要求各类档案，档案室有权要求归档部门完善达成要求后再办理归档手续。同一项目标成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。
4．归档责任部门
企业下发行政文件、管理制度、企业关键会议材料、外来文件由企业办公室负责。
各职能部发文件、管理细则由主办部门负责。
技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。
5．归档范围
工程类（见附件二）
研发类（见附件三）
产品生产类（见附件四）
管理类（见附件五）
其它类
6．管理文件和资料归档
凡正式发文企业文件按发文序号归档，不得缺乏。
企业各职能部门负责将业务范围内管理文件及资料按期归档，以确保借阅人员能使用更新后有效版本。
7．技术文件和资料归档
（1） 凡企业及所属各部工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
（2） 研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料归档，实施项目责任人负责制，由项目（或技术）责任人主持相关文件资料整理、归档工作。项目（或技术）责任人和兼职档案员对归档材料完整性、正确性和真实性负责。各部由总工和技术责任人组成三人以上教授小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密等级和查阅限制。经审查合格资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料规范性、完整性负责。
（3） 档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理计划部。此书面通知将作为企业对事业部项目考评依据之一。
五．档案和资料保管
1. 多种管理、技术文件和资料属于企业专有技术、知识产权和无形资产关键组成部分，要严格管理，严防因失密给企业造成损失。
2. 管理文件和资料、技术文件、工程项目标图纸等应进行分类管理，文件和资料必需编号。
3. 档案资料是企业研发、工程、生产、经营和管理关键依据，档案资料室必需确保安全。
(1) 健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。
(2) 做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。
(3) 档案室内要常常打扫，保持清洁卫生。
(4) 室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。
(5) 工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。
六、档案资料使用
1. 企业档案资料分为机密、秘密、无密级三个等级。机密级档案资料有严格查阅限制，其复制和借阅需经企业主管领导同意。企业关键文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门责任人同意，企业办公室同意。对企业较关键文件、技术和项目资料列入秘密等级管理。无密级档案资料，企业内部职员能够查阅、复制、借用，但需进行登记立案。
2. 查阅档案资料，需实施档案资料保密要求，并做查阅登记。本企业职员可查阅本职员作范围档案资料；如要查阅非本职员作档案资料，需经档案归档部门责任人同意，企业办公室同意；企业外部人员查阅档案资料，需经企业接待部门领导申请，企业主管领导同意后，由专员陪同查阅，不得借出。
3. 档案资料借阅和复制按档案保密要求实施。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求档案资料要有相关责任人同意《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质文件资料不外借。
4. 借阅科技档案不得超出两个月；借用管理文件不得超出30天；借用非本部门档案不得超出两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。
5. 凡企业职员调离企业前，应清还从档案室借阅档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作六个月以上职员，在离开企业前也必需清还所借档案。
七、文件和资料更改、销毁
1. 已归档非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改记录表》，此记录表、更改通知单和文件共同存放，以备查询。
2. 技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改措施》实施，填写《设计变更补充通知单》并由项目责任人或技术责任人签字。对标准产品图纸及工艺文件更改要有事业部总工或技术责任人审批，同时注明更改原因及日期。
3. 文件和资料失效或终止实施时，各部门档案员应按要求填写《终止实施文件和资料目录》，到档案室立案，由档案室在文件上标明终止实施或作废字样。
4. 对无保留价值已失效或终止实施文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门责任人同意后，填写《技术文件和资料处理表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。
5. 对于需要销毁文件、资料，由档案室定时提出申请，经企业教授委员会判定后，档案室统一销毁并做销毁统计。
八、其它
本措施自公布之日起实施，解释权归企业办公室。

附件一：相关表格、清单样本
1. 《受控文件和资料清单》
2. 《档案移交（接收）登记》
3. 《文件和资料更改通知单》
4. 《文件和资料更改记录表》
5. 《设计变更补充通知单》
6. 《技术文件和资料处理表》
7. 《终止实施文件和资料目录》
8. 《申请销毁文件和资料目录》
9. 《图纸资料存档清单》
10. 《文件资料借阅申请单》
11. 《文件资料借阅单》

附件二：工程项目资料归档范围
1. 设计任务书、初步设计、设计变更通知书
2. 协议书及附件、协议、会议纪要
3. 系统原理图、施工图
4. 软件功效规格书、软件框图、程序清单、软件测试纲领、测试汇报
5. 系统调试纲领、调试说明、系统操作使用说明书
6. 调试过程中原始统计
7. 完工图
8. 用户验收证实、验收汇报、向用户提交资料交接统计
9. 项目判定、获奖证书、用户感谢信
注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其它均需提供材料原件
附件三：研发项目资料归档范围
1. 项目提案、可行性研究汇报、项目任务书
2. 初步设计文档资料、具体设计文档资料
3. 测试统计、测试汇报
4. 工业试验汇报、开发中评汇报
5. 生产准备文件、销售准备文件
6. 开发终评、产品认证
7. 判定、获奖证书、知识产权证书

附件四：产品生产文件资料归档范围
1. 产品标准（国家、行业、企业）、生产工艺文件、产品手册
2. 产品零部件图、装配图
3. 操作规程、守则
4. 产品检验、测试规范

附件五：管理文件、资料归档范围
1. 企业正式下发文件、规章制度
2. 企业收文、上级批文
3. 企业对外发文、请示
4. 重大会议材料
5. 企业重大决议、大事记
6. 各部业务文档材料
7. 企业经理办公会统计