集团公司档案管理实施细则样本.doc

相关印发档案管理实施细则通知各部门、各子企业：集团企业办公室依据档案管理实施意见要求，针对起草档案管理实施细则和各相关部门和人员进行了反复沟通、协调，现将修订后集团企业档案管理实施细则印发给你们，请各部门、各相关人员认真学习，严格根据档案管理实施细则要求和标准加强档案管理工作，使我企业档案管理工作走向规范化轨道。此通知附：档案管理实施细则集团企业办公室.5.10档案管理实施细则为加强集团企业档案管理工作，有效地保护和利用档案,维护企业正当权益，使档案管理规范化，特制订本细则以下：一、集团企业资料归档范围通常反应企业经营活动、含有查考利用价值书面文件资料均属归档范围。（一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）文书材料。1、职能部门召开相关房地产工作会议文件；2、职能部门下发包含经营业务并要求落实实施文件；3、职能部门领导检验工作、参观或参与企业活动中指示、讲话；4、职能部门对企业各类请示事项批复；5、其它相关资料。（二）企业文件资料1、企业内部管理文件。包含企业发行多种标准、规章制度、通知、要求、职员奖励、处罚、企业法律纠纷、企业大事记、工商变更及年检资料等。2、企业重大决定文件。包含集团企业董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成决议或会议纪要等。3、请示性文件。包含企业针对工程项目向市计划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其它政府部门发出请示、申请汇报、说明、汇报、承诺等。4、凭证性文件。包含企业各部门上报、在日常活动中形成原始统计和凭证，如财产情况、房屋销售、协议书、协议书等原始统计和文本。5、证件性文书文件。包含企业证件，如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等；房产五证，如建筑工程施工许可证、工程计划许可证、土地使用权证、用地计划许可证、商品房预售许可证；企业取得各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证实等。6、汇报性文件。包含企业开发项目标可行性研究汇报、策划汇报书、估计汇报、实测汇报、检测汇报、试验汇报、审查汇报、勘察汇报、审计汇报、验资汇报等。7、人力资源资料。包含企业各部门职员档案，人事任免资料，绩效考评资料，职员培训、学习档案，步骤管理资料，离职人员档案，人力资源信息，社会异动资料，其它含有保留价值资料。8、土地资料。包含建设用地同意，地籍调查表，土地她项权证实书，建设用地地籍测绘结果，移民拆迁、安置赔偿同意文件协议等。9、工程类文件。包含工程前期项目审批、项目立项、工程设计、工程完工结算、工程图纸、监理文件、总（分）完工资料、立案资料等工程建设资料。10、营销管理文件。包含营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。11、财务文件。包含贷款申请、贷款抵押证实、和各银行业务往来和签署借款协议、专用票据、财务管理计划、年度报表、预决算资料、税收资料、检验资料、凭证账簿等相关财务性文件。12、招标采购文件。采购计划、招标类文件、投标类文件、开标过程文件、中标通知书、协议书、供给商资料库。13、光盘资料。包含声像制品资料，即企业各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，和在外学习、考察时或外部门提供，以声像形式统计下来多种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等；技术性资料光盘，即工程施工过程中图纸或文本资料刻录。14、题赠性资料。包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。15、设备资料。包含企业固定资产如空调、电脑、汽车等使用说明书、维修卡、保修卡、购置发票等。16、其它对企业工作开展和发展含有保留价值文件。（三）非隶属单位文件资料 非隶属单位和企业相互联络、协商、处理工作中产生关键文件资料。二、文档管理规范规范文档移交档案室之前文档管理。 （一） 部门收文1、 部门文员对接收文档、图纸资料必需立即进行纸质或电子签收登记，方便完整统计并跟踪资料传阅过程。2、 部门文员对接收文档、图纸登记完成后，按不一样类别附上部门文档处理（传阅）单，组织部门内传阅，并对资料处理过程进行跟踪，要求除大量接收施工图外，其它文档、图说资料在2个工作日内完成由部门所处理资料传阅、会签、审批步骤，并进行归档。如包含到企业其它部门、参建各方（施工、监理、设计、地勘）处理资料，应在3个工作日内完成传阅、会签、审批步骤。3、 文档资料处理完成后，部门文员应依据部门经理处理意见，当日将文档资料发送或返回相关单位、部门。在进行文档发送时，部门文员应进行纸质发放签收登记。（二） 部门发文1、 部门文员必需建立部门对外发文签收记录表，对全部对外发文进行签收登记，方便完整统计并跟踪资料流向。2、 部门文员对本部门对外发文，必需在收到文件当日发送到相关部门。（三） 文档查阅1、部门文员应组织对本部门文档管理体系进行讨论和讲解，建立本部门文档电子查阅检索目录，适时修订。并通知大家文档查阅方法，方便在部门文员不在时，其它人能正常查阅文档。2、部门文员对部门人员文档查阅需求应立即、正确反馈。3、部门文员应对本部门已归档文档负责，确保已归档文档完整性。对部门人员提出文档借阅，需进行跟踪，并尽可能确保在2个工作日内归还。（四）文档版本控制1、 部门收文版本发生变更，部门文员应立即收回正在流转、处理作废版本，发送新版本，并通知负责该文档处理部门相关人员。2、部门发文版本发生变更，部门文员应书面通知相关部门或单位，用旧版本换新版本。三 、档案管理分类编号措施依据集团企业实际情况将企业档案根据部门功效分为十五大类（具体分类措施见附件企业档案分类措施方案），以后依据企业业务部门不停增加进行修改。（一）行政管理类（XZ）：01企业证照、02会议纪要、03企业成立及工商变更、04企业内部来文、05外部来文、06企业对外公函、07内部管理文件、08企业对外宣传资料、09企业资产台帐、10其它；（二）人力资源管理类（HR）: 01在职职员档案、02人事任免资料、03绩效考评资料、04职员培训学习档案、05步骤管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09企业文化建设资料、10其它；（三）财务管理类（CW）：01财务管理制度、02财务管理计划、03财务部文件、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理汇报、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及协议、11财务管理相关协议、12财务分析汇报、13财务预算书、14、年度资产清查报表及汇报、15其它；（四）营销管理类（YX）：01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、 05工作联络单、06其它;（五）招标采购类（ZB）: （季、月）度招标计划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文件、04供给商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其它； （六）运行管理部（YY）：01项目运行目标书、02项目开发指导书、03项目里程碑计划、04运行计划内部管理文件、05考评节点计划、06各部门月度工作计划、总结、07会议纪要、08其它； （七）工程技术类（JS）: 01设计单位选择、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底统计、07工程质量检验汇报、08勘察测绘资料、09其它；（八）成本管理类（CB）：01成本管理、02预算书、03结算汇报、04工程变更资料、05工作联络单、06工程签证、07工程款申请及批复、08审计类协议、09成本分析资料、10材料报价单、11罚款通知单、12其它；（九）项目部（XM）：01监理资料、02施工文件、03项目管理文件、04工作联络单、05其它；（十）公共事务部（GS）：01征用土地申请、同意文件、红线图、坐标图、行政区域图、02行政移民拆迁安置赔偿同意文件协议书、03设计前原始地形、地貌、情况图、照片、04发放拆迁赔偿款、05房产及隶属设施评定汇报、06其它；（十一）法务部（FW）:01企业各部门签署协议原件、02法律文书、03诉讼卷宗、04其它；（十二）审计监察部（JC）:01财务审计资料、02工程审计资料、03专题审计资料、04专案调查资料、05招标监察档案、06其它；（十三）工程事务部（SW）：01前期政府批复文件、02勘察测绘文件、03设计文本、04施工图、05检测汇报、06工作联络单、07放线图、红线图、08招标立案资料、09中标通知书、10工程管理中心会议纪要、11报验资料、12其它；（十四）商业管理企业（SG）：01基础调查表、02调研数据库、03商户往来函、04商户档案、05协议补充协议、06客服管理（相关部门）往来函、07用户往来函、08职能部门往来文件、09用户档案（综合）、10上报文件、11其它；（十五）装饰工程部（ZS）：01设计单位选择、02施工图纸（装饰、景观）、03设计变更、04设计任务书、05设计评审表、06技术交底、07工程验收汇报、08材料检验汇报、09材料设备移交会签单、10工作联络单、11其它；四、文件材料归档集团企业办公室为档案管理主导部门，设置一名专职档案管理员；各部门、各子企业为档案管理辅助部门，文员负担档案管理员职责。每十二个月一月份集团企业办公室发出归档通知，各部门、各子企业文员负责搜集整理上十二个月度办理完成文件（请示、汇报、批复、指示、合相同）图表、声像（光盘、照片）、实物（荣誉奖杯、匾、锦旗），立即填写卷内目录、卷内备考表、移交清单于每十二个月四月三十日之前移交集团企业办公室档案室。（一）归档材料质量要求1、归档文件材料必需齐全完整，照片（包含底片）、录音带、录象带等必需同其具体文字说明材料一起归档。2、归档文件材料必需是原件（定稿），尤其关键文件应同时保留历次修改稿，关键或利用频率高文件材料依据需要可复制若干份归档。3、归档文件材料必需经过系统整理，正确地反应生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动真实内容和历史过程，符合自然形成规律。4、归档文件材料制成材料必需易于耐久保留，同时要确保图像清楚、字迹工整、审察签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。总体来讲，归档案卷质量要符合国家标准科学技术管理卷组成通常要求和文书档案案卷格式要求。5、电子文件归档应遵守两个标准：第一、电子文件和纸质文件归档实施“双套制”，即在电子文件归档时应制作对应纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面工作，网络归档是指将经过整理电子文件，转入档案库，脱机载体电子文件是指从网络硬盘上刻录到光盘上，进行归档。（二）文件立卷立卷应遵照文件自然形成规律，保持卷内文件有机联络，便于档案保管利用。1、案卷不宜过厚，通常不超出40mm。2、卷内不应有重份文件，不一样载体文件通常应分组组卷。3、文件材料按事项、专业次序排列。同一事项请示和批复、同一文件印本和定稿、主件和附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后次序排列。4、现有文字材料又有图纸案卷，文字在前、图纸在后。5、卷内文件均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，后面在左下角。折叠后图纸一律在右下角。6、填写卷内目录和卷内备考表。卷内目录编制应符合下列要求：1）卷内目录式样宜符合本规范附录要求。2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3）责任者：填写文件直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个关键责任者，其它用“等”替换。4）文件编号：填写工程文件原有文号或图号。5）文件题名：填写文件标题全称。6）日期：填写文件形成日期。7）页次：填写文件在卷内所排起始页号，最终一份文件填写起止页号。8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。（三） 档案室负责填写案卷封皮和案卷装订1、案卷封皮填写应符合以下要求：1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹正表面，也可采取内封面形式。 2）案卷封面内容应包含：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写。4）案卷题名应简明、正确地揭示卷内文件内容，案卷题名应包含工程名称、专业名称、卷内文件内容。5）编制单位应填写案卷内文件形成单位或关键责任者。6）起止日期应填写案卷内全部文件形成起止日期。7）保管期限分为永久、长久、短期三种期限。保管期限通常以企业管理客观利用需求为依据来确定，既要考虑文件现实利用价值，更要兼顾长远历史利用价值。保管期限有永久、长久和短期三种，长久为至50年左右，短期为以下。（1）通常反应企业关键职能活动和基础历史面貌，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值档案，列为永久保管；（2）通常反应企业通常工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值文件材料，列为长久保管；（3）通常在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值文件材料，列为短期保管。设备档案保管期限也能够依据该设备使用年限划定具体年度。会计档案保管期限有永久、定时两类，其中定时包含3年、5年、25年五类（具体参见1998年8月财政部、国家档案局公布会计档案管理措施）。8）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不一样密级文件，应以高密级为本卷密级。2 案卷装订1）案卷可采取装订和不装订两种形式。文字材料必需装订。现有文字材料，又有图纸案卷应装订。装订应采取线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢靠，便于保管和利用。2）装订时必需剔除金属物。五、档案室建设（一）档案室建设标准：安全、实用、方便。（二）档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。楼房作档案室，通常不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。（三）档案室库房承重：楼房作档案室，楼板承重必需达成档案库楼面均布活荷载应为5KN/；采取密集架式，不应小于12KN/。（四）档案室库房橱俱部署：档案室使用铁质档案橱（架）。档案库房在部署橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备空间。主通道净宽大于1m。两行装具间净宽大于0.8m，装具端部和墙之间走道净宽大于0.6m。装具后面和墙间隔大于0.1m，装具顶端和天棚间隔大于0.5m。 (五）档案室防护设施档案室应含有防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。1、防火档案室严禁烟火，严禁使用明火照明，要在显著处标识“严禁烟火”警示牌。 1）档案室用电动力负荷采取380V三相供电，照明负荷采取220V单相供电。2）线路铺设必需为暗线，且依据要求选择线材。开关、插座必需符合安全要求。3）照明灯具宜选择40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。4）灭火器材要选择气体或干粉灭火剂，灭火器材存放位置要方便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应立即更换。5）档案室要配置手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。2、防潮（水）、防高温档案室温度通常控制在14-24，相对湿度为5065%。1）档案库房要依据面积配置一定数量温湿度仪。2）档案库房在平房或一楼，应配置除湿机。3）档案库房不宜安装水（气）暖。上下水管道严禁经过档案库房。4）有条件档案库房应安装空调。3、防盗档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。档案室应安装防盗报警装置。4、防虫、防鼠1）档案库房要立即投放防虫药品，推荐使用电子杀虫仪。2）档案室严禁存放食物，要安置一定数量防鼠盒，立即投放灭鼠药品。5、防有害气体档案室要远离污染区，周围有空气污染，档案库房门窗要进行密封处理。6、防光1）档案橱俱摆放应和窗户垂直。2）档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。7、防紫外线档案库房要使用白炽灯，严禁使用日光灯。8、防磁辐射对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁统计档案，提议配置防磁柜，要定时进行安全质量检验。（六）档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、判定、销毁、统计等制度。（七）使用计算机管理档案部门，计算机应放在档案工作人员办公室。附件1：企业各部门文件归档范围及分类明细附件2：档案管理规章制度附件3：档案借阅记录表附件4：卷内备考表附件5：卷内目录