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GP控股集团

职员手册

GP控股集团
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目 录

序 言 4
第一部分：企业概况 5
一、企业介绍 5
二、董事长致辞 6
三、企业组织架构 8
四、企业文化 8
第二部分：日常行为规范 11
一、着装、仪表 10
二、言谈举止 11
三、胸徽佩带 13
四、办公场所及环境卫生 14
五、接待交往 15
第三部分：工作规范 17
一、工作准则 17
二、工作态度 17
三、会议 17
四、使用公物及办公环境 17
五、吸烟、用餐、饮水 18
六、电话 19
七、公文写作 19
八、办公用具管理制度 21
九、印章管理及使用制度 22
十、名片管理 24
十一、车辆使用规范 24
第四部分：人力资源规范 24
一、报到 错误!未定义书签。
二、试用 26
三、转正 错误!未定义书签。
四、招聘及入离职管理制度 26
五、考勤制度 34
六、培训 39
七、绩效考评管理制度 41
八、薪酬管理制度 43
九、职员福利管理制度 45
十、职员奖励管理制度 47
十一、职业发展 48
第五部分：财务管理规范 51
一、费用管理措施 错误!未定义书签。
二、报销步骤 55
三、网上报销 57
四、审核报销管理制度 57
第六部分：网络管理规范 60
一、计算机命名规范 60
二、电子邮件系统管理 61
三、防病毒系统安装 64
第七部分：安全保密规范 64
一、安全 65
二、职员保密规范 65
第八部分：附则 67
第九部分：职员劳动协议全套
第十部分：绩效考评
第十一部分：岗位职责
第十二部分：岗位步骤
第十三部分：企业表格

序 言
欢迎加入GP大家庭！
为了帮助您立即了解GP、融入GP，愈加好开展工作，我们编辑了这本《职员手册》，仔细阅读它，您能够了解GP文化、管理理念和相关规章制度，您享受权力和应尽义务等多方面内容。
需要尤其提醒您注意是，因为篇幅有限，本手册只收录了新职员最需要了解，老职员常常查阅内容。请您除阅读本手册外，也能够经过企业内外部网站和其它资料了解、查阅更为详尽内容，并请您随时注意企业最新通知，并以最新通知内容为准。

第一部分：企业概况
一、 企业介绍

GP控股集团是一家覆盖能源、制造、国际贸易、IT信息和金融五大板块企业集团。
科誉家俱（北京）是全球顶级办公家俱品牌美国Herman Miller企业北京地域独家总代理。连续十年在北京地域办家俱行业销量遥遥领先，近五年来平均年度销售额达成1.3亿元人民币。
安图伟业科技专注服务于能源、交通、政府等领域用户，专业从事软件开发，为能源企业提供安全生产运行综合处理方案。
金融，北京小额贷款，企业专业管理和服务团体，为用户提供便捷贷款融资服务；企业和各大商业银行、担保企业等专业金融服务机构建立合作伙伴关系，构建多层次、多样化贷款服务平台，为用户提供融资增值服务，提升用户市场竞争力。
GP可立享是集团专门为可立享产品成立事业部。无线会议分享教授——可立享是世界上最大视觉影像企业巴可企业产品，巴可企业总部在比利时，它是世界上最大视频和显示处理方案供给商，全球电影院70%电影机全部是来自于巴可，奥运会开幕式画轴就是巴可提供产品。

二、董事长致辞
过去、现在、未来…
过去近20年来，我们一直只用心在做一件事，那就是经过我们努力尽可能为更多用户发明更大价值。
现在，我们仍然还在努力，努力打造一个最优异团体，
小赢靠智，大赢在德。用心经营，用心待人，用心做人。
正如释家所云：唯心所观，唯识所见；心诚则灵。

董事长兼CEO

三、企业组织架构

四、企业文化
GP企业文化理念体系包含关键理念、企业精神、基础价值理念三个部分.
1.关键理念
1.1关键价值观：智慧 勤奋
GP团体认为：智慧包容一切，智慧融会文化，从管理、用户关系、创新、团体、态度及全部事物处理方法均由智慧决定；GP人坚信，天道酬勤，勤奋将改变命运，态度将决定一切。
1.1.1用户：
GP秉承“以用户为关注焦点”宗旨，践行用户利益至上理念，构建友好合作用户关系，致力于用户成功。
在服务用户和成就用户之中，实现本身组织目标，完成企业价值升华，赢得用户和社会尊重。
GP认为：用户包含两个方面，一是外部用户，即直接购置我们产品和服务用户；二是内部用户，企业内部步骤链各个步骤全部互为用户。
GP认为：“用户是企业战略性资产”。
“为用户赢得用户”是GP用户理念最高境界。
1.1.2创新：
创新是GPDNA ，没有创新就没有GP今天，更不会有未来。
GP认为，“ 做她人没做是创新，模拟学会了是创新，今天比昨天进步是创新，连续改善也是创新。”
1.1.3团体：
我们重视个体能力发挥，更强调团体整体协同。我们要经过一体化运作，取得竞争优势，实现GP和用户价值最大化。
1.1.4态度：
态度由斗志决定，斗志是一个精神，GP提倡“斗志”就是要求在各项工作中发挥主观能性，勇于面对竞争、勇于坚持、勇于超越、应对多种挑战精神状态和意识。
狭路相逢勇者胜，是高昂斗志结果。
我们要不停提升境界、保持高昂斗志，也要经过目标导向、压力传输，激发全员斗志。
1.1.5方法：
方法是指为实现某种目标而采取手段和行为方法。
GP提倡将经过学习取得知识、实践习得经验加以固化，形成步骤，成为GP分析、处理问题方法，并连续加以改善。
1.2企业目标及使命：
矢志做到销售份额第一 ，用户服务第一 ，职员成长第一 。
在GP，我们提倡：以业绩为导向，更含有竞争力。我们敬业乐业，同时也崇尚愉悦工作气氛；我们含有灵活适应能力和高度紧迫感，随时满足用户不停改变需求；我们总是能做到以含有竞争力价格，向用户提供优质产品和优良服务。我们以业绩为导向，并对工作成绩进行嘉奖。
1.3愿景：
成为市场上最大最优异行业领先者。
1.4利益共同体：
经过管理创新和机制创新，建立一流激励机制，实现“企业发展，用户升值、职员致富和同业尊重同时”

2.企业精神
2.1工作作风：
厚德，诚信，勤奋，用心
2.2危机意识：
进步，或出局
2.3竞争意识
勇于进取，勇于面对竞争
3.基础价值理念
3.1管理思想：成本,质量,服务,目标,步骤,绩效考评。
3.2创新理念：实施含有价值创新。
3.3营销理念：以用户为关注焦点。
3.4知识管理理念：积累 共享 发明价值。
3.5资本运行理念：主动稳妥 择优而进 互利共融。
3.6价值分配理念：业绩导向。
3.7社会责任理念：和职员同致富 和用户共成长 为社会作贡献。
3.8人才理念：本事决定舞台 业绩表现价值 财富回报才智。

第二部分 日常行为规范
一、着装、仪表
1、职员在工作时间内必需着装整齐、得体；特殊工作岗位可着工作服。
1.1企业全体人员着装要求：春、夏、秋季（日期为每十二个月4月至10月）周一至周五，要求穿着长袖衬衣、西服和皮鞋，佩戴领带，温度较高时节可不穿西装上衣。冬季（日期为每十二个月11月至3月）周一至周五，要求穿着深色西装及正装外套，佩戴领带；周六日非关键用户接待可着休闲装，但也要求大方、得体。女士根据季节不一样着职业装。
1.2后勤内务管理人员和工作人员：应保持着装整齐、得体。
13参与企业统一安排大型会议或参与接待活动时，要求男士着深色西装、深色皮鞋，并佩戴企业统一配发领带，女士着职业装。同时须佩戴集团统一配发胸牌或公牌。
1.4我们尤其强调是，您在上班工作期间，全部和销售相关男职员，您全部必需穿长袖衬衣、西裤、打领带，并提议尽可能坚持天天穿西装，这是我们企业对工作时着装最基础要求，而且在这个问题上没有商议余地，假如您坚持做不到或没有这么做，这完全不符合我们企业要求，我们会提议您去找一个更适合您环境地方去工作。
2、职员应保持仪表端庄，头发修剪、梳理整齐，女职员不浓妆艳抹，佩戴饰物应美观、得体。
3、着装禁忌
同来宾交往时，不得袒胸露怀，不得光脚穿凉鞋，也不应穿球鞋、雨鞋、拖鞋，不得戴墨镜等。在不要求穿工作制服时间和场所中，也不应穿奇装异服、紧身衣、超短裙、有破洞或补丁衣裤等。
4、修饰方面基础要求
对于工作人员来说，外貌修饰是很必需。合适外貌修饰，会使自己容光焕发，充满活力。不过女职员上岗前化妆应注意：
4.1只能化淡妆；
4.2不可使用味浓、有刺激性化妆品；
4.3不可使用气味浓烈香水。
5、头发修饰应注意：
5.1女职员头发修饰应注意：
5.1.1头发整齐，没有气味，头屑少；
5.1.2发型优美，发质有光泽；
5.1.3额前头发不可过长挡住视线；
5.1.4不把头发染成其它颜色。
5.2男职员头发修饰应注意：
5.2.1头发整齐，头屑少，没有气味；
5.2.2发型优美，头发长度不能过眉、过耳、过后衣领。
6、佩戴饰物时应注意：
6.1上班时间不可戴过于夸张耳环、手链、手镯、脚链；耳朵已穿孔者，可戴素耳针或得体耳环；
6.2女职员不戴过于花哨头箍和头花；
6.3手表以不抢眼为宜。
6.4戒指以不花哨、抢眼为宜，不宜佩戴超出2枚。
7、个人卫生方面基础要求
7.1不可留长指甲，不可涂浓艳指甲油，指甲修剪为椭圆形；
7.2双手清洁，不可有污渍、字迹；
7.3不可吃有异味食品，保持口腔清新；
7.4男职员天天全部要剃胡须；
7.5常常洗澡，身上不能有汗味。
7.6衣服洁净整齐，要求衬衣、领带平整齐净，衬衣领子洁净没有污渍，白色服装尤其要注意。
二、言谈举止
1、职员应时刻注意自己言谈，相互交谈应轻声，不得大声喧哗、追逐嬉戏，要保持办公区内平静；
2、职员在开放式办公环境中，通话时应控制音量，以不影响临桌办公为宜。
3、和人交谈要有诚意，热情，语言流利，正确，接待用户一律讲一般话。
4、注意口腔卫生，和人交流时口腔中不应有异味或口腔中含有异物。
5、交谈中要善于倾听，不要随便打断她人，或东张西望；勿鲁莽提问，或问及她人隐私，避免卖弄机智和学识。
6、表情
坚持微笑，笑得自然、笑得真诚。眼神利用要正确、适当，不能表情冷漠、反应迟钝。
7、手势和动作
手势利用要正确、规范、优美、自然。手势要配合语言利用，手势不可太多，动作幅度不宜过大。手势利用要尊重来宾风俗习惯，使来宾能够了解，并表现自己个人修养。比如，为客人指示方向应：
7.1拇指弯曲，紧贴食指，另四指并拢伸直；
7.2手臂伸直，指尖朝所指方向；
7.3男职员出手有力，女职员出手优雅。
8、人际距离
在和来宾交往过程中，要注意个人空间，通常和客人交谈时，和客人相距60到100厘米之间。
9、需要严禁行为举止
不在贵宾面前打哈欠、伸懒腰、抠鼻子、挖耳、揉眼。不在贵宾面前剔牙、打饱嗝、抓头皮、修指甲、照镜子。不随地吐痰、乱扔果皮、纸屑、烟头、杂物。
10、举止应该文雅、庄重、大方。站立时身体不要歪靠一旁；不能坐在桌子上和客人交谈，坐时不要翘腿摇脚，坐在沙发上不要半躺；走路时脚步要轻，遇急事可快步行走，但不可慌张奔跑。
11、站立姿势
男职员站立时两眼正视前方，头微上仰，挺胸收腹，两手自然下垂，双脚分开，和肩同宽或比肩膀略窄。女职员站立时两眼正视前方，头微上仰，挺胸收腹，两手交叉于腹前，右手掌要搭在左手背上，两手虎口靠拢，指尖微曲；双脚成“V”字形。
12、坐姿
和来宾交谈或其它活动需要坐下时，要保持上身挺直，坐姿优美端正。入坐前轻移座椅、摆好位置，后脚后撤半步，平稳自然坐下。女性入坐需将裙子向前拢，两腿膝盖以上并拢。面对客人入座，只坐椅子2/3，如座位方向和客人不一样，应侧身面对客人。坐下后不前俯后仰、身体扭曲，不跷腿摇脚，不将腿放在椅子、沙发扶手或茶几上。要给客人以文雅大方感觉。
13、行走姿势
行走时步子要自然、稳健、轻便，不能走八字步、丁字步、时装步、小碎步。速度适中，注意前方，预防和人冲撞。路遇客人，面带微笑，主动问好，侧身礼让。引导客人行进，用手指导方向，走在客人左前方或侧身略向客人，保持1.5～2步距离，通常不和客人并排行走。在饭店，除特殊情况外，一律不能走急步，更不能跑。
14、职员之间要相互尊重，团结协作，珍爱她人劳动结果，主动参与集体活动，不说不利于职员团结话，不做有损于职员团结事；
15、自觉维护企业形象，尤其在企业外举行巡展、促销等活动时，在任何场所不讲有辱企业形象话，不做有辱企业形象事；
16、应严守企业一切业务、技术和财务机密，对企业保密资料必需认真放好，不得随意乱放。
17、在会议、会谈、会见及其它活动中，如有急事通知领导人或客人，不应大声叫喊，而应该轻轻走上前往耳语或递纸条通知。
18、如和领导人和客人同行，应让领导人和客人走在前面。但引导首次来访客人时，则应走在客人左侧或右侧稍前位置，并侧着身体走路，拐弯时应用手示意，进门时应为客人打开门并让客人优异。平时和客人同乘电梯、进门或入座时，应主动让客人优先。
19、进她人办公室要敲门，敲门声以房间内人听到为限，不可急促敲门，不可拍、砸门；敲门速度保持均衡，不可太快或太慢，以每秒三下为宜；敲门次不可太多，通常敲三下即可，如房内无人应答，可声音稍大再敲三下。敲两次无人应答，则不要再敲。敲门得到许可后，方可进入该房间。
三、胸徽胸牌佩戴
为了正确推广GP品牌形象，现制订相关GP胸徽胸牌佩戴规范以下：
1、GP胸徽在多种对外商务活动中和对外接待工作中着正装（西服、礼服）情况下佩戴。
   2、考虑到实际佩戴效果，着衬衣及其它非正装时不需要佩戴胸徽，须佩带胸牌。
3、正装佩戴位置：在左侧衣领上方1/3处。通常情况下，此处应有一封闭式扣眼，胸徽要盖住扣眼，角度和扣眼方向一致，或和上方领角线平行。图：
   男士：

女士：

    女士正装假如无法在领子上佩带胸徽，则依据下图示意佩带：

四、办公场所及环境卫生
1、职员应按部门划定固定工位入座，不得随意调换。
2、职员要保持办公场所整齐美观，根据位置图摆放办公用具，保持桌面和周围环境整齐。
3、办公桌上除部分装饰品外，不得置放和工作无关私人用具。
4、不随地吐痰，不乱扔杂物，请将办公及生活垃圾倒入指定位置。
5、办公桌椅、计算机表面不得有可视灰尘，办公区内物品、材料摆放整齐，个人办公区内不得随意张贴资料，各部门公用计算机指定专员负责管理，下班或外出时，座椅复位，物品定置摆放；
6、职员在雨天使用雨伞、雨衣、雨鞋等雨具及毛巾等私人用具，用后应妥善处理，不得随意挂靠或搁置在办公桌、柜或墙壁上；
7、企业设置统一信息公布栏，任何部门和个人未经同意，不得随意在其它公共区域内公布信息，悬挂、张贴任何物品；
8、办公场所严禁吸烟，吃带壳物品，如有吸烟者请到指定位置吸烟。
9、不得随意改变办公区内办公家俱、花木、装饰用具等摆放位置，严禁携带易燃易爆物品进入企业。
10、企业因特给职员计划了独立咖啡厅，全部职员除了在办公区喝水之外，不许在办公区吃喝其它任何东西，不然，一旦发觉每次将处以100元罚款；如把地毯洒脏或损坏，将处以每次500元罚款。

五、接待交往
1、来访客人应事先填写访客记录表，交前台接待，并安排相关接待事宜。来访客人在前台登记处说明来意及所找人员，由办公室前台文员立即通知相关职员开展厅灯或按预订地点将客人引入会议室并通知接待职员。
2、职员应在企业接待室或接待区接待来访客人，不得私自带外来人员进入办公区域，更不得影响她人工作。
3、职员和用户交往要恪守开拓、高效、诚信、求实宗旨，提供优良服务，接待用户态度热情、谦和礼貌、不卑不亢。
4、文员通知有客人来访时，要起身迎接，并领引至指定见面场地，准备茶水，同时通知接待人员。如是很熟识客人，可通知文员请其自己进入，但要站立欢迎客人。
5、来访客人走时要送出企业电梯，待客人离去后立即通知清理接待室或会议室。
6、送客人出门时，要说“多谢指导”、“欢迎再来”、“再见”等送别语。
7、大型接待活动中应遵照礼节及要求。
7.1确定迎送规格
迎送规格关键是指迎送时主方领导人等级，关键迎送，还要考虑组织欢迎队伍。迎送规格确实定，关键是依据：
7.1.1来访者身份、地位。对方身份、地位高，主方迎送人员身份、地位也对应要高。
7.1.2来访者目标和要求。
7.1.3和来访者关系。
7.1.4外交通例和相关要求。涉外接待，应按相关要求和国际通例确定规格。
7.2掌握贵宾抵离时间及交通工具
应事先了解贵宾抵达具体时间和交通工具，方便通知迎接人员提前抵达迎候，同时和相关部门联络，部署安全保卫工作，公布新闻消息。
7.3见面、介绍、握手
7.3.1客人抵达时，迎接人员应迎上前往自我介绍，并主动同客人握手以示欢迎。假如双方陌生，可由秘书或翻译介绍，通常先将主人介绍给客人，然后再把客人介绍给主人。秘书介绍时要注意三点：一是要把被介绍人职务、姓名说得正确、清楚；二是要按身份高低进行介绍；三是要有礼貌地用手示意，不能用手指指点点。
7.3.2见面、介绍同时，双方要握手。握手是国际、中国常见礼节。主人主动、热情握手会增加亲切感。握手时应该注意以下几点：
a. 年轻者对长者、身份低对身份高，应稍稍欠身，也可用双手握住对手右手以示尊敬。
b. 男子和女士握手时，只握女士手指部分。
c. 通常应由主人、年长者、身份高者、女士先伸手，客人、年轻者、身份低者、男子应先问候对方，待对方伸手后再和其握手。
d. 当多人同时向你伸手时，不要用双手交叉握手。
e. 男子在握手前应脱下帽子和手套，女士则无须。
f. 握手时双目应注视对方，微笑致意，或致以欢迎和问候。
7.3.3除了握手之外，有时还有拥抱礼节，以示热情友好。
7.4献花
7.4.1对国宾或身份较高贵宾和载誉归来受欢迎者，可安排献花。所献之花必需是鲜花，不能用绢花、纸花、塑料花。花束要整齐、鲜艳。花品种和颜色要依据不一样对象来选择，通常忌用菊花、杜鹃花、石竹花和以黄色为主花。菊花在法国等部分国家是用作吊唁死者，黄色在很多国家和民族被视为不吉利而受到厌恶。
7.4.2献花者应是由女同事。如主宾夫妇同时来访，由女同事向男主宾献花，男同事向主宾夫人献花。献花安排在主客双方见面、介绍、握手以后。
7.5陪车，即陪同客人乘车前往驻地或举行欢迎仪式现场。如主人亲自陪车，应请客人坐在主人右侧，翻译或秘书坐在司机旁座位。假如是三排座轿车，翻译或秘书则坐在主人前面加座上。秘书单独陪车时，坐在客人左侧。上车时，秘书应打开右侧车门，请客人从右门上车，自己从左侧门上车，避免从客人座前穿过。碰到客人上车后坐到了左侧，则无须请客人挪动座位。但假如是关键外宾，车前挂有双方国旗时，则应严格做到主左客右。
7.6迎送注意事项
7.6.1迎接代表团或陌生客人时，应竖起醒目标标志。迎接人员应该主动自我介绍。
7.6.2贵宾分批抵达或晚点抵达时，要避免漏接。
7.6.3如对方身份较高，又是长途旅行，可在机场、车站借好休息室，稍事休息。
7.6.4通常先将客人接到住处安置好，稍事休息再安排活动。最少应给客人留下更衣整理时间。
7.6.5送别客人时，当飞机（火车或轮船）开启后，欢送人员要挥手离别，直到客人视线看不到我方人员后才能离去。

第三部分：工作规范
一.工作准则
1.尽忠职守，服从领导，保守业务秘密；
2.珍惜企业财物，不浪费，不化公为私，不损公肥私；
3.遵守企业一切规章制度及工作守则；
4.保持企业信誉，不做任何有损企业信誉行为；
二.工作态度
1.职员应努力提升自己工作技能，提升工作效率；
2.热爱本职员作，对自己工作职责负全责；
3.职员之间应通力合作，相互配合，不得相互拆台或搬弄事非；
4.对本职员作应争取时效，不拖延，不积压；
5.待人接物态度谦和，以争取企业同仁和用户合作；
三.会议
1.职员应按会议通知要求按时参与相关会议。
2.会议过程中不随便进出会场，不开“小会”。
3.关闭手机，培训时间也照此办理，无特殊情况不得接打电话。
4.会议请假，中途离会要向会议主持人请假。
5.由她人代表出席会议，要依据会议专题派适宜职员参与，并向主持人说明。代表参与会议职员，要将会议内容和决议向应出席会议者汇报。
6.参与会议要带统计本，统计会议内容。
7.参与会议人员要立即、正确地按会议内容及要求向相关人员传达会议精神，组织落实会议决议。
8.会议讲话要语言精练，紧紧围绕会议专题，坚持实事求是。
9.会议讲话声音要适中，以让和会者全部能够听到而不刺耳为准。
四.使用公物及办公环境
1.工位环境要求：
1.1. 职员应自觉维护各工位桌面规范整齐，严禁下班后桌面摆放各类和企业业务相关关键或机密文件，临时使用完成后需立即入柜。
1.2. 职员应自觉维护各工位隔断面规范整齐，严禁在隔断面粘贴和企业业务相关关键或机密文件和涉嫌反动或不健康内容图片、文字。
1.3. 职员下班前应主动清理个人工作站，下班时应使用正确程序关闭主机及显示器。没相关机，每次处罚100元。
1.4. 办公文件应配有文件夹并整齐码放在文件框内，关键文件在处理完后应锁在办公抽屉、铁柜内，以防丢失，过期文件应妥善保留或立即销毁。
1.5. 不管任何情况，职员个人衣物及背包严禁摆放在办公环境明处，应放在对应衣物柜及抽屉内。
1.6. 假如桌面杂乱,衣物没有按要求归柜，在我们这里将会受到对应处罚和警告。企业要求，衣服不挂衣柜，每次处罚200元，桌面及桌底抽屉很杂乱，每次处罚100元。

2. 办公桌面码放要求：
2.1. 办公桌面可长久摆放：电脑、鼠标、电话机、文件筐、文件夹、笔筒、台笔、台历、水杯、花瓶、相片。其它不允长久摆放。
2.2. 临时工作用具摆放请随用随收，使用完、外出或下班必需全部将其清走。
2.3. 关键文件和报销票据要求放在办公推柜里，私人物品可且仅要求放在推柜最底层（其它地方不得放置，请精简私人用具）。企业分配柜子钥匙两把，一把封存在行政人事部（本人封存，本人拆取），一把自己留用（离职时返还）。
2.4. 行政人事部于天天早上或下午及平时工作中不定时检验办公环境，对于不符合上述要求（以年度计），每次将扣罚100元，第二次还发黄色警告通知，第三次将并发红色警告通知，假如有第三次以上，我们将会告诉您，您价值观及行为习惯跟我们企业文化及相关规章制度有太大差异，我们会提议您去找一个更适合您环境地方去工作。

3.使用公物
3.1.职员应珍惜办公楼多种设备和物品，不得随意损坏公共财物或将公共财物占为己有；
3.2.严禁在办公家俱上乱刻、乱画、乱写、乱贴。
3.3.使用公物过程中发觉异常和损坏，要立即汇报相关部门。
3.4.厕所要立即冲水，不要把纸物丢到马桶，避免马桶被堵，因失误造成马桶及下水管被堵，你将要负担全部处理被堵一切费用。
五.吸烟、用餐、饮水
1.企业整个办公楼内严禁吸烟；
2.凡吸烟职员只能在办公楼外指定区域内吸烟；
3.在指定区域吸烟职员应将烟灰和烟头熄灭置于烟缸或烟桶内；因吸烟而引发火灾等相关事故，其全部责任及损失均由肇事人负担。
4.饮水时，职员如不是接待来客，应使用个人水杯，杜绝一次性口杯浪费，注意不要将水撒在地面上；
5.用餐结束后，应将剩下物品包装好，置于企业指定收拿位置，收拾洁净就餐区；
6.剩茶及茶水应倒入卫生间指定水桶内，切不能倒入马桶及洗手盆里。
六.电话
接打电话是我们和用户交往关键路径，为了提升沟通效率，展现GP人良好形象，请您做好以下几点：
1.职员接听电话，必需使用标准礼貌用语并做到热情自信，善于倾听和接收她人提议，尊重交谈及商务礼节，使用商务语言及交往语言,比如：您好，早晨好，早，晚，再见，请问，劳驾您，请多多关照，谢谢，周末愉快；接听电话时请使用：您好，请问，谢谢，再见；接待用户时语言请用：您好，请稍侯，我去通报一下，对不起，请登记，我即去联络，打搅您一下，好，行（切勿说“不”）。
2.职员在开放式办公环境中，通话时应控制音量，以不影响邻桌人员正常办公为准；
3.不要用电话拨号上网或拨打信息台；
4.拨打电话时请尽可能使用IP功效并控制通话时长；
5.请勿用企业电话拨打私人电话；为确保通讯通畅及工作应急联络，请于天天要求时间7:00至22:30将手机保持良好开机状态。

七.公文写作
为确保信息渠道通畅，企业各级文件立即、正确、全方面、安全上传下达，要求以下：
1.文件种类
1.1.通知：公布行政要求，转发企业和相关部门文件，要求企业各部门办理和需要周知或共同实施事项，用“通知”；
1.2.通报：表彰优异，批评错误，传达关键情况，用“通报”；
1.3.汇报、请示：向上级汇报工作、反应情况、提出提议，用“汇报”；向上级请示指示、同意，用“请示”；
1.4.会议纪要：传达会议议定事项和关键精神，要求和会部门共同遵守实施，用“会议纪要”；
1.5.要求：企业公布多种规章制度，要求全体职员严格遵守实施，用“要求”；
1.6.其它：可依据文件具体内容而定。
2.文件格式
2.1.全部文件第一页必需采取已下发符合VI标准格式，余页不用；
2.2.正文部分，第一行开头要写明须审阅部门和领导；
2.3.“拟文”一栏，要写清拟文者姓名和拟文部门，文件特殊要求在“其它”一栏内注明；
2.4.文件标题及正文部分采取小四号或五号字、黑体字体；
2.5.文件须用言简意骇标题，格式为“相关********（请示/通知等）”
2.6.请领导指示文件结尾须写时：“妥否，请指示”；
2.7.文件编号根据发文序列号进行编号，按企业已经有编号写，详见《企业文件编号手册》
3.行文规则
3.1.同级部门间不能直接行文，必需经过行文部门共同上级主管；
3.2.不准越级行文。
4.文件存档
4.1.企业级文件由办公室登记立案，并负责立卷、归档保留；
4.2.其它部门级文件，由相关部门负责立卷、归档保留；
4.3.各级文件应分类管理，确保齐全、完整，便于保管、查找和利用；
4.4.不需存档文件，经过判别，由分管总经理同意，可定时销毁。
八.办公用具管理制度
1. 办公用具采购
1.1.企业日常办公用具、办公设备及其消耗品由行政及办公室统一采购。
1.2.采购应本着货比三家、确保质量、货真价实、相同货物价低、库存合理，节省开支标准。
1.3.程序：
1）申请。办公用具购置由行政及办公室依据办公用具领用和库存情况填写《办公用具采购计划单》，注明物品名称、物品数量、估计金额报部门经理同意。组成企业固定资产办公用具，经企业总经理同意后由行政及办公室统一采购。
2）询价、比价、议价。行政及办公室采购人员应参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，选三家以上供给商办理比价或经分析后议价。完整采购信息交财务部，以备督审，没有完整采购信息，财务部不予借支、支付任何款项。
3）正式采购。经比价后进行正式采购，办公用具中低值易耗品，采购人员应和购货商签署长久供货协议，确定供货方法和结算方法，对所购物品进行封样保留，以备查对。
2.办公用具领用
2.1.办公用具采购和保管应分别设专员管理。应设置专柜保管库存办公用具，分部门设置办公用具领用薄。
2.2.办公用具分为个人领用和部门领用两种。个人领用时须由领用人签字，部门领用时需有部门责任人签字。
2.3.每个月5号前交前台行政统一采购，6日开始能够领取办公用具，领取时填写办公用具领用单。
2.4.每个月25-30日各部门申报下个月办公用具计划，各部门责任人按每位职员每个月个人用具20元以内，部门用具50元以内标准填写《报需单》行政及办公室，超出定额部分或超出时间不予同意。
2.5.办公用具分为消耗品和管理品两种，消耗品指低值易耗品，职员应本着节省标准，按设定领用管理基准使用；管理品指可反复使用办公用具，应限定人员领用，自第二次领用后，必需以旧换新，因个人使用或保管不利造成损坏和丢失，由个人负责赔偿。
3.办公用具盘点
3.1.每个月月末由财务部派人和库管人员和行政及办公室共同对办公物品领用情况、库存情况进行统计和盘点。附：部门用具包含：打印纸、复印纸、传真纸、墨盒、碳粉、硒鼓、色带、装订夹、白板笔。
3.2.个人所需用具包含：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、胶棒、钉书针、回形针、橡皮擦、计算器。
九.印章管理及使用制度
1.为加强企业印章管理，使印章使用管理规范化、制度化，确保企业各项业务活动正当性和有效性，制订本要求。
2.印章种类和适用范围
2.1.公章。关键指企业公章及企业职能部门公章。
（1）企业公章。关键用于签发文件、签署关键协议、协议及确须以企业名义出具证实和函件等。该章由财务部进行保管。
（2）企业职能部门公章。关键用于企业内部部门之间业务联络，上、下级对口部门之间业务联络和和相关单位部门间业务往来，经部门经理签署，用于部门发文。当地行政管理机关有特殊要求或含有一定行政综合职能部门印章，在一定条件和一定范围内能够对外使用。如行政人事部和相关单位协商为企业职员办理调动、离职证实手续；下发事务性通知；财务部在报表、对账单、说明、意见、委托书、预留印鉴等事宜或其它相关特殊业务方面，可用部门公章。该章由各部门指定专员进行保管。
2.2.个人名章。指按相关要求必需刻制用于业务工作个人私章。
（1）总经理名章。总经理名章是指由法人代表授权关键领导人因工作需要而刻制个人姓名章，属公务用章，对外含有法律效力，适适用于需由关键领导人签章文件、报表、专用票据等。
（2）财务人员个人名章。财务人员个人名章是指财务人员经办业务时根据相关业务管理要求加盖在财务凭证、报表、登记簿和相关资料上个人姓名章。
2.3.专用章。包含财务专用章、协议专用章。财务专用章在报表、对账单、预留印鉴等事宜或其它相关特殊业务方面使用；协议专用章在签署通常性协议时使用,协议专用章由总裁助理负责管理及审查协议文本。
2.4.公章使用要求。
（1）公章使用由各保管人员设置使用登记台帐，严格审批和登记制度。
（2）使用企业公章时应先填写“用章申请单”， 审核人员应先审查“用章申请单”上是否有用章人部门经理、副总经理和总经理签字同意，审查合格后方可加盖公章。对于企业各级领导已在相关协议或文件中签字认可，可无须再填写“用章申请单”。
（3）公章通常不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带公章外出，必需经分管领导同意，并由公章保管人携章随同。
（4）公章管理人员应严格推行登记手续，因使用公章不妥造成损失，应追究其对应责任。
（5）公章管理人员如工作变动，应立即上缴公章，由重新确定公章管理人员另行办理接收公章手续，不得私自转交她人。
（6）以企业名义签定协议、协议、订购单等，由各专业人员审核，企业分管领导同意后方可盖章。
（7）私人取物、取款、挂失、办理多种证实，需用单位介绍信时，由公章管理人员严格审批，符合要求后办理并实施登记制度。
（8）任何公章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公章。
（9）对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证实，必需持有效证件材料，经公章管理人员审批后，方可盖章。
（10）印章应立即维护、确保公章清楚、端正。
（11）公章如有不慎丢失，保管人员立即向主管领导汇报，并立案。
（12）违反要求使用或盗用企业章，将严重违反企业规章及国家法规，将会接收严厉处罚。
十. 名片管理：
1. 职员如需申请名片，从行政人事部前台处领取、填写《名片申请表》，将其交给直接上级签字审批。
2. 职员申请名片时，应正确写清名片各项内容，避免因个人原因造成名片印刷错误，以造成无须要损失和浪费。
3. 职员上级主管在审批职员名片申请时，应注意职员名片所印职位应和其实际在企业职位相符，不然，行政人事部有权驳回其申请。
4. 职员将审批经过《名片申请表》上交行政人事部，确定无误后由行政统一制作。
5. 职员领取制作好名片时需于前台处填写《名片领用表》。
6. 任何人不得私自印制企业名片，不得随意改变企业名片设计样式、排版等。离职后均不得再使用企业名片，这些属于严重违反企业规章制度行为。
十一. 车辆使用规范：
1. 企业全部除货车外车辆划归行政人事部管理，行政车辆主管及总裁助理负责使用安排及审批。货车归工程部管理。
2. 车辆由专职司机驾驶，专职司机每七天不定时对车辆检验及保养，确保车辆行驶安全。
3. 车辆保险等相关资料统一由行政人事部保管。
4. 各部门需要用车时，需提前一天填写“用车申请单”，经部门责任人签字后，报行政人事部审批，临时业务用车须总经理同意。
5. 各部门派车洽谈，应实施下列要求：
1）行政