科技档案管理新规制度.doc

科技档案管理制度
一、目
为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案管理，保证档案安全和完善，有效地保护和运用档案，依照《档案法》和《山东省档案条例》关于规定，制定本制度。
二、适应范畴
合用于全公司范畴内在各项业务领域中所形成各种有保存价值文献材料；上级机关发往公司关于文献材料；外单位发给我司关于文献材料。
三、职责
1、公司分管档案工作副经理负责公司档案工作领导，领导制定和修改档案管理制度； 监督检查和考核工作；负责领导及参加档案订立工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制；对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家导致损害负领导责任。
2、档案室对公司档案收集、整顿、保管、记录等全面工作负责；对因失职导致公司档案失收、因保管不善导致公司档案丢失或损坏负责；相应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。
3、人力资源部负责干部人事档案管理及考核工作。
4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档文献材料质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文献材料负责；对档案订立时发现已归档文献材料中不精确、不完整之外负责纠正、补齐。
5、各部门归档文献材料收集员（兼职）负责本部门归档文献材料收集、整顿及归档，因失职导致本部门应归档文献材料丢失、损坏负责。
四、管理程序
1、档案材料收集
1）、公司各部门负责按本原则规定归档范畴收集、整顿本部门业务范畴内形成文献材料归档；公司非常规活动中形成应当归档文献材料由主办部门负责收集、整顿；档案室负责接受各部门部归档文献材料。
2）、各部门应拟定专人为本部门归档文献资料收集员（兼职）负责本部门归档文献材料收集、整顿及归档。
3）、归档文献材料基本规定如下：
·归档文献材料必要完整、清晰；
·归档文献材料必要精确地反映公司、各部门各项活动真实内容和历史过程；
·归档文献材料必要层次分明，符合其形成规律；
·归档文献材料必要经部门负责人审定；
·照片型归档文献材料必要底片、照片、阐明齐全，底片与照片影像相符；
·磁性载体文献材料符合行业原则DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》第五章“磁性载体文献归档规定”需求；
4）、人事档案材料收集应有人力资源部指派专人负责进行。
2、档案归档
1）、归档范畴
·营销方面。有公司经营决策和经销管理各种记录、文献、合同、合同等文献材料，市场经济信息，广告宣传和服务顾客工作中形成文献材料等。
·设备仪器方面。有设备仪器图样和技术文献，设备仪器安装、调试和验收过程中技术性、凭证性文献材料，设备仪器运营、维护记录，设备改进、改装和报废文献材料等。
·技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和计量、能源、环保、科技情报、科技档案等中形成各种文献材料。
·筹划记录方面。有各种筹划、记录报表和筹划管理、记录分析活动中形成各种文献材料。
·物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成各种文献材料。
·劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护工作中形成各种文献材料。
·财务管理方面。有财务管理中各种帐册、报表、凭证和文献等。
·教诲培训方面。有职工教诲和技术培训文献、教材等。
·党、政、公、团工作方面。有公司党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中各种文献材料等。
·科学技术研究方面和工程建设方面，按关于规定执行。
·其他方面。
2）、归档时间
各项目管理工作中形成文献材料，在次年3月底前，要将应归档文献材料构成保管单位，由各职能部门负责人审定后，由专人向档案室归档。
3）、归档基本规定
·归档进室文献材料须齐全、完整、精确、规范，符合DB37/T251-1998《商业公司文献材料整顿规程》规定。
·归档进室文献材料必要精确地反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动真实内容和历史过程。
·归档进室案卷技术加工符合规定，即案卷封面填写内容齐全精确，格式规范，统一打印；案卷题目简要确切；卷内目录内容完整精确，统一打印；案卷装订整洁美观，案卷排列及编号符合DB37/T180-93《商业公司档案分类编号规则》规定。
·图纸更改和补充按Q/PKGJ02。010-1997《设计文献更改》规定执行。
3、档案保管
1）、依照保存档案数量，必要设立合用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。
·纸质载体档案应存储于档案库房中档案柜中，做到防火、防尘、防淋、防晒、防霉、防蛀、防鼠、防有害气体（臭氧、氧化氮、硫化氮、二氧化碳等）。
·照片型档案保管按DB/T11821-89关于照片档案保管规定进行。
·磁性载体档案保管按DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》第7章“磁性载体档案储存与保护”规定执行。
·接受档案必要认真验收，办理交接手续，对接受和移送档案要及时登记和记录，并进行规范化管理，保证档案完整、系统。
·做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架档案排放、编号合理有序、便于保管和运用。
·对保管档案要每半年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时上报，并积极采用办法予以解决。
·要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐物相符。对损坏和模糊不清档案要及时急救和修复。
·公司档案不得赠送、互换、出售。需赠送、互换、出售复制件，应得到公司分管档案工作领导批准。
·公司内部部门撤除时，由撤除部门原负责人将关于该部门应当归档文献材料清理归档。
4、档案保密
1）、做好档案保密工作，是每个档案工作者神圣职责。档案工作人员要认真学习党方针政策，增强党性观念。
2）、严格遵守《档案法》和《保密法》规定，做好档案安全、保卫、保密工作，做到不该说不说，不该记不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及公司机密关于内容。
3）、严格执行档案查（借）阅制度，对不符合合法手续运用者，不查档不借档。档案工作人员不经领导批准，不容许擅自为自己亲戚朋友提供档案材料。
4）、工作人员不准擅自将档案带出档案室，不准带领非档案室工作人员出入库房。
5）、工作阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕可暂时入柜或抽屉，禁止堆放在桌面上。
6）、对违背本制度者，视情节轻重予以相应批评教诲、行政处分和罚款；构成严重泄密罪依法追究刑事责任。
5、档案资料和查（借）阅
1）、查阅人员必要填写《档案借阅登记表》。运用档案后，均应填写运用效果记录。
2）、查阅机密档案人员须持查档证明，注明查档人身份、查档范畴和目并经分管领导签字批准，方可接待。
3）、公司人事档案除公司领导、人事处负责人外，不对其她职工开放。
4）、公司治安保卫惩罚方档案除公司领导、保卫部门负责人外，普通不对其她职工开放。必要查阅时，须经保卫部门负责人批准。
5）、外单位人员查阅我公司档案时，需持其单位简介信，并经公司分管档案工作领导批准。简介信应写明查阅档案目、规定、查阅档案范畴、查阅者身分。查阅党群工作类档案，必要是中华人民共和国共产党党员。
6）、档案资料普通不予档案室使用，如特殊状况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出档案不得超过三天，逾期需要重新办理借阅手续。
7）、查阅档案人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷。对损坏档案者要追究其责任。
8）、查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、拍照等）。经核对无误后盖章生效。
9）、查档人员要严格遵守档案室规章制度，在室内禁止吸烟，在阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响她人阅览；要注意室内卫生爱护公共财务。
10）、档案工作人员要端正工作态度，积极为运用者服务，严格执行各项档案运用制度，做好档案监护工作，保证档案安全和完整。
6、档案鉴定、销毁
1）、档案鉴定，即鉴定档案价值。要通过档案鉴定，对的地拟定档案保存价值，谨慎地剔除没有保存价值档案，更好地保管、运用品有保存价值档案。
2）、编制公司各类档案保管期限表。公司档案保管期限分会计档案保管期限和其她档案保管期限，分别依照《会计档案保管期限表》，《其她档案保管期限表》拟定。普通而言，档案保管期限分永久、长期（15-）、短期（）、年限（规定详细年数）四种。拟定保管期限基本原则是：
·对公司有长远运用价值档案应永久保存；
·对公司有一定期期内有运用价值档案分别为长期和短期保存；
·凡是介入两种保管期限之间档案，其保管期限一律从长。
·有专门规定档案保管时间档案按专门规定拟定。
3）、档案鉴定工作由档案鉴定小组进行。鉴定小组由分管档案工作公司领导、档案生成部门负责人和档案室人员构成，公司分管档案工作领导任鉴定小组组长。
4）、鉴定档案应采用直接鉴定办法，即依照档案自身特点和运用价值，按照全面、历史、发展观点，并从文献内容、来源、名称、产生时间、可靠程序、外形特点、完整限度、运用率等方面，直接审查每份档案、材料，判断拟定档案保存价值。
5）、档案鉴定每年一次。每次鉴定应写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组组长签名，并且注明日期。
6）、档案鉴定结束后，档案室依照鉴定报告提出对档案保管期限划定不对的者予以纠正；对档案中不精确，不完整和其她达不到档案质量需求者，组织责任部门和个人予以纠正。
7）、凡是鉴定需要销毁档案、资料，均需登记造册，并写出销毁阐明材料，经分管领导审核批准方可正式销毁。
8）、销毁档案要严格执行关于保密规定。销毁档案时，须两人以上监销，经手人和监销人要在销毁册上盖章。销毁册应归入“全宗卷”保存。
7、档案记录
1）、档案工作人员兼做记录员，负责档案记录工作。
2）、档案记录是以表册、数字等形式以原始记录为根据，做到精确、可靠。
3）、档案记录重要有档案管理基本状况记录，档案数量记录，档案提供运用及其效果记录等。
4）、档案记录工作必要遵循国家记录工作规定，执行《中华人民共和国记录法》采用科学原则和办法。
8、档案库房管理
1）、档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”原则，实行专人负责、严格制度、科学保管。库房要结实、安全，并配有防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
2）、库房内应保持整洁清洁，档案柜和档案排放、编号须合理有序、合乎规定、便于查找运用。
3）、做好档案保护工作，库房内要注意防火、管好电源，禁止吸烟和存储易燃易爆物品及其她杂物，非工作人员不得进行库房，应配备专用消防器材和安全保护设施，并定期检查、更换。
4）、库房内需合理设立温湿度计，库房温度应控制在14℃-24℃，湿度应控制在45%-65%，库房内设备应注意检修和保养。
5）、档案库房选用白炽灯做人工光源。照明灯泡度数规定依照国家和山东省档案管理关于规定执行。
9、档案工作人员岗位责任制
1）、认真贯彻执行《档案法》和上级关于档案工作法规，努力学习政治、业务，提高政治、业务水平。
2）、负责集中统一管理公司所有档案，搞好各种门类和载体档案资料收集、整顿、立卷与归档工作监督和指引。严格履行各类档案资料审核移送手续。保证归档档案完整洁全、精确系统、规范原则。
3）、依照上级关于规定和规定，拟制各类档案保管期限表、分类编号方案。对保存档案，价值拟定要恰当，分类组卷要合理，编目、排列、保管要科学，便于查找运用。
4）、做好档案库房管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度，搞好档案“防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防火、防鼠、防虫、防霉”和安全保密保卫工作，维护档案完整与安全。
5）、对保管档案应经营进行检查，发现问题及时报告，对破损和笔迹褪变档案要及时修补和复制。
6）、要增强服务意识，端正服务态度。遵守职业道德，热情积极地为公司职工服务。