档案管理新规制度范本.doc

档案管理制度
为加强企业档案业务管理，深入提升级案管理水平，确保档案系统性和完整性，完善档案借阅手续，使企业档案管理达成规范化、合理化、标准化，愈加好地为企业各项工作服务，结合实际情况，特制订本制度，具体内容以下：

　　1.档案管理范围
　　本企业全部需要归档文件资料，包含：对企业在经营活动中形成包含行政事务、企业管理、劳感人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保留价值原始材料，在生产经营管理上形成经营决议、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保留价值原始材料。

　　2.档案管理部门
　　企业综合事务部为档案管理职能部门，负责企业各类档案管理工作。对企业各类档案进行搜集、整理和归档。各部门依据工作需要配置专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前搜集、整理和保管工作。各部门档案管理人员应根据明确归档时间和归档范围，定时向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。
　　接收档案必需认真验收，并办理交接手续，维护档案完整和安全，使档案愈加好地为企业各项工作服务。

　　3.档案分类
　　在切实遵照《中国档案分类法》前提下,依据企业实际情况,将所包含档案划分为十大类：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）财会档案、（D）生产经营管理、（E）技术质量安全管理、（F）基建档案、（G）外来文件、（H）声像档案、（I）实物档案、（J）其它档案。
　　财会档案是企业财务工作过程中形成凭证、帐簿、报表等相关资料搜集、整理、归档。
　　实物档案是企业各类活动中形成如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。
　　以上十类档案中，每一大类档案内容又要依据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

　　4.归档要求
　　4.1归档文件材料要完整、系统、正确。
　　4.2归档文件材料必需是原件。如是传真件等不易保留文件材料，应留复印件，并将复印件和原件一起存档，并加以说明。
　　4.3存档文件、材料应根据自然形成、保持历史联络标准，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
　　4.4档案名称填写要注意内容正确，文字简练通顺，结构完整，必需揭示卷内文件内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成时间系统地排列，按次序编号，填写“卷内目录”。目录各项必需填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清楚，装订整齐。
　　4.5档案盒（袋）内文件排列：档案袋内文件应区分不一样情况进行排列，密不可分文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件关键程度或形成时间前后排列。
　　4.6文件归档份数：通常归档1份，关键和常常使用文件归档2份或3份。对无保留价值和重份文件，需要办理销毁手续。
　　4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档文件整理立卷，向企业档案管理部门移交归档。

　　5.档案查阅和借阅
　　5.1查阅档案应填写档案查阅记录表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目标等。相关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后立即归还。
　　5.2查阅档案资料时通常不得对其进行复制。确有特殊情况必需复制，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
　　5.3标准上本企业内部工作人员因工作需要全部能够借阅，但必需由所在部门出具借阅申请并由部门经理署名认可。借出档案时应注意档案密级要求和借阅人相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
　　5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁私自打开档案柜翻阅查找；
　　5.3.2按要求办理登记手续，定时归还，确因工作需要不能按时返还，需办理续借手续，不然按管理要求停止借阅；
　　5.3.3要珍惜档案，不得丢失，并注意保密，不得私自转借她人；
　　5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；
　　5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面查对清楚；
　　5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；
　　5.3.7调离本单位工作人员，必需清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　6.档案移交
　　档案移交必需办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方查对签收。

　　7.档案保管
　　要做好档案防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定时对档案进行安全检验，发觉问题要立即向领导汇报，并采取补救方法。对于不易继续保留档案资料，应立即给予复制；对于已破损档案资料应立即给予修复。为做好档案提供和利用工作，全部文件资料均应根据其分类组卷，并根据其性质分为短期、长久、永久三类分别保管。
　　档案管理人员要做好档案资料保密工作，档案管理部门除外，其它各部门人员不得查阅和自己工作内容无关档案资料。

　　8.档案销毁
　　企业对各类档案每二年进行一次判定。对超出保管期并经判定无保留价值档案做出销毁处理意见，报总经理同意后给予销毁

公文管理制度
1.为规范机关及项目部文印管理，提升文印质量，依据相关要求，结合实际，制订本制度。

　　2.文印工作必需坚持“统一管理，分级负责”标准，企业综合事务部为本企业文印管理职能部门，主管企业公文处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自公文处理工作。

　　3.企业公文必需由企业综合事务部统一收发、分办、传输、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。

　　4.企业行文程序要求以下：
　　依据文件性质和内容，由相关职能部门承接拟稿，部门责任人核稿签字，如多部门联合行文，必需由联合行文部门会签后送企业综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，企业综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿(附带二张正文)加盖公章后由档案室存档。

　　5.各类公文拟稿、修改和签字必需使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后底稿，假如稿面较乱，必需由拟　稿人或承接部门清稿后交付签发和打印。

　　6.上行文呈办，下行文实施、检验，均由拟文部门负责。

　　7.企业设置档案室，统管各类文件。实施文件立卷归档制度。档案管理人员负责并立即地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。

　　8.凡企业和各项目部在各项工作中办理完成含有保留价值多种文件材料，均应立即交档案室统一归档。

　　9.严格推行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须立即签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。

　　10.外单位人员需查阅本企业公文案卷，必需持介绍信。查阅通常性公文案卷，由综合事务部部长审批；查阅关键公文和关键资料须经企业总经理审批。

　　11.归档公文和资料复印或复制，必需经分管领导审批，并要在档案管理人员监督下完成复印或复制工作。

　　12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承接部门或个人不得私自带出分散保留，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级同意，不许可复制。依据上级机关要求和安排，文秘人员应按时上交标密文件。

　　13.相关公文具体处理措施，按《公文处理措施》实施。

文档管理制度
1.目标
　　为加强企业档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制订制度以下：
　　1.1档案管理包含企业全部文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不一样形式资料。
　　1.2本企业全部职员有保护义务。

　　2.行文条例
　　2.1企业行文由发文部门拟办后呈部门责任人核稿，通常情况下报总经理签发，最终送至综合事务部打印发文。
　　2.2企业收发各类文件，依据文件性质（以文头为准），报总经理指示办理，并立即做好文件登记、归档工作。
　　2.3企业领导不在时由指定责任人负责各类行政性文件签发、指示。

　　3.管理
　　3.1工作人员在工作中形成多种材料应立即移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。
　　3.2各部门工程技术资料通常按年定时汇总移交至综合事务部管理，综合事务部依据文件资料性质，定时汇总存档。
　　3.3企业举行重大活动应通知档案管理人员参与，搜集活动中材料，集中管理。
　　3.4财务资料由财务人员按要求管理。
　　3.5多种资料应建立电子文档，实施电子化档案管理。
　　3.6销毁档案必需经过总经理认可，才能够销毁。严禁管理人员私自销毁。
　　3.7严禁个人将企业档案及复印件送她人或出卖。
　　3.8企业对保密档案，落实专员妥善保管。
　　3.9综合事务部应严格按档案性质、类别、保留年限来处理（销毁）档案，意见先报企业总经理。

　　4.责任
　　有下列行为者，将依据企业相关要求和国家法规，给责任行为人行政、经济处罚，情节严重，给解聘直至追究法律责任。
　　4.1私自涂改档案。
　　4.2未按要求办理档案登记，私自拿走档案。
　　4.3未按要求向她人提供档案。
　　4.4损毁、丢失属于企业全部档案。
　　4.5档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。