出纳管理作业流程暨工作手册(DOC-7页).doc

出納管理作業流程暨工作手冊總說明為建立出納管理制度，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之安全，爰依據事務管理規則第六十二條之三規定精神並依本校組織之特性，研訂出納管理作業流程暨工作手冊，並陳機關首長核准後實施，修正時亦同俾利出納事務之推動。本手冊係依據會計法、事務管理規則暨手冊出納管理部分、公款支付時限及處理應行注意事項，普通公務單位會計制度之一致規定、內部省核處理準則及其相關法規，考量出納管理單位及其工作性質，彙整其共通部分據以研擬各項內容，(共計十章)：總則、安全及設施、收款、付款、零用金、票據、有價證券及保管品之收付與管理、押標金、保證金及保固金之收付、收納款項收據之管理、出納帳表及出納業務之檢核等十章。目 錄第一章總則第二章安全及設施第三章收款第四章付款第五章零用金第六章票據、有價證券及保管品之收付與管理第七章押標金、保證金及保固金之收付第八章收納款項收據之管理第九章出納帳表第十章出納業務之檢核附 圖 收納款項業務流程圖第一章 總則一、為建立出納管理制度，依公開、透明作業程序，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之安全，特依據事務管理規則第六十二條之三精神訂定本手冊。二、本手冊所稱出納管理，係指依法管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、存管及帳表之登記、標製等事項。管理上項出納事務之單位為出納管理單位；出納管理人員係指實際經營管理現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉存管及帳表登記、編製之人員。三、出納管理人員每六年至少職務或工作輪換一次，並貫徹休假代理制度。四、出納管理單位應根據會計憑證，辦理關於現金、票據、有價證券、保關品等之收付、移轉、登記及財產之存管等事項。五、出納管理單位對機關數支款項、數入部分，應在時效內當日或次日解繳國庫，支出部分除零用金外以直接劃撥或開立支票方式為原則。五、出納管理單位應參酌實際情形，依財政部國庫署各級地方政府為財政主管機關核定之額定零用金限額內，簽經機關首長或其授權人核准後，提取定額現金備做零星事項之支用。六、出納管理單位保管之現金、票據、有價證券、保管品、契據等不得挪用或做借支。七、出納管理單位收納各種收入，除法規另有規定者外，應一律使用收納款項收據，並設置收納款項收據紀錄卡，即時通知會計單位編製會計憑證入帳。上述收納款項收據，除經手人簽章外，並應由主辦出納、主辦會計及機關首長簽章。八、符合額定零用金動支事項及款額之支出，由出納管理單位根據核准文件憑證在額定零用金內之付之。九、出納管理單位接到應待付款單據後，應恪遵公款支付時限及處理應行注意事項規定之時限辦理，不得稽延。十、出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外，收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，應依規定於當日或次日解繳公庫，最長不得逾五日。但法令另有規定者不在此限。十一、專戶管款項存款之支票應由機關首長，主辦會計暨主辦出納簽章。第二章 安全及設施一、各機關為確保出納管理單位經管之現金、票據、有價證券、保管品等之安全，應於出納管理單位之辦公處所設置閉路電視監視系統，每一攝影機及錄影機，應將出納管理單位進出口及走廊全部涵蓋於監視之範圍內。但事實無法裝設者，在能確保其安全下，得不設置前述之監視系統。出納管理單位如與其他單位同一辦公室，其位置應設在辦公室最內角為原則。二、出納管理單位對於有關單據，應妥慎管理。三、出納管理人員解領款項，視需要加派人員協助辦理。四、出納管理單位得採櫃檯化或小櫃員制方式收付，並力求程式簡化，以便利正確為原則。五、出納管理單位日常收納事項較多者，得依規定洽請代理公庫銀行派員在本機關駐收。第三章 收款一、 收款作業：一 收受時，出納管理單位人員對收入款項，務須當面清點，並即時登記備查簿，如該款項依規定應送存國公庫者，應填具繳款書，如數解庫，並將收據移送會計單位登帳。二 出納管理人員對依法令規定應收納之款項，得先行收納開立收據，於當日或翌日上午前送會計單位補開收入傳票入帳。三 收日現金、票據、有價證券、保管品等，需當面清點。四 收入票據，應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額、日期、背書等是否與規定相符五 委託銀行代收票據，應先登錄備忘簿，俟銀行通知後，再行列收。如有延誤，應即洽詢。六 款項收妥後，及在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人私章。七 出納管理人員對收入款項，應隨時按順序登帳。 十九、收納各種收入，除法令另有規定外，應一律使用收納款項收據，由各業務單位向保管單位領取自行出納款項統一收據，按編號順序領用，另設收納款項收據紀錄卡，並依照各聯別規定按收入項目名稱分別辦理，如因填寫錯誤，應即辦理銷號手續。以使用之收據及收款書存根聯，應存在各業務單位，依類別加裝封面，按號次裝訂成冊妥慎保留，以備抽查。第四章 付款 二十、可直接以票據、匯撥或劃撥方式支付受款人者，除零用金外，應不由出納管理單位支付現金為原則。二十一、收到會計單位編製之付款憑單，應即遞送地區支付機構辦理支付。其屬於受款人自領方式附有公庫專戶存款支票，通知受款人領取。二十二、款項付訖後，即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經付人員章。二十三、辦理付款時，應檢核所附憑証，是否與支出傳票之印鑑相符一 出納管理人員收到會計單位開具之支出傳票，其款項屬於在專戶 存管款項支付者，應即簽發國庫專戶存款支票通知受款人領取。二 在專戶存款內之支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並依規定劃線或禁止背書轉讓。第五章 零用金二十四、一 零用金之申請：年度開始零用金管理單位因應緊急零星支用，應參酌實際情形在財政部國庫署或財政主管機關核定零用金額度內，經機關首長或其授權人核准後，提取定額現金，指定專人經營，備做零星支用。二 零用金由出納管理單位指定出納管理人員統一保管支付。三 零用金支付後，管理零用金之管理人員應將支出憑證予以編號加蓋收訖日期章，隨時逐筆登錄零用金備查簿，於支付相當數額時，按類別整理歸類，填具零用金支用清單，連同支出憑證，其授權人核章後，送會計單位審核，依規定程序撥還。四 會計年度終了時，額定零用金之處理，依集中支付作業程序之規定辦理。第六章 票據、有價證券及保管品之收付與管理二十五、票據、有價證券及保管品之收付，出納管理單位應根據傳票執行，執行後，主辦出納人員，應於傳票上簽章以示完成收付手續。二十六、出納管理單位收到各項票據、有價證券及保管品，應依照公庫保管品有關規定送存公庫或代理公庫機關保管。存庫之保管品應分類登記於存庫保管品備查簿並按月編造保管品報告表送會計單位以備查考管制。第七章 押標金、保證金及保固金之收付 二十七、出納管理單位應依招標須知規定，收取押標金，並開立收據，退還時，對未得標廠商，可即時退還，對無法即時退還者，應循一般付款程序辦理。對得標廠商，應依規定將押標金轉換為履約保證金，廠商持原繳納押標金之收據，換取履約保證金之收據。出納管理單位應即收回原押標金收據上註明已轉換為履約保證金。二十八、出納管理單位辦理保證金之退還時，應依據會計單位編製之傳票，始可退還，保固金亦同。二十九、採購案有保固期間者，廠商應繳納之保固金，可直接由應退之履約保險金或該採購案之應付款項中扣抵，惟廠商應事先申明，俾利會計及出納作業之辦理。第八章 收納款項收據之管理 三十、出納款項收據套印各機關印信、機關首長、主辦會計及相關業務主管簽章時，應由會計單位、總務單位及各相關業務單位派員會同監印，印妥後由保管單位指派專人負責保管。三十一、收納款項收據之領用，應由使用單位填具領用單一式二聯，經使用單位主管單位簽核後，向保管單位領用。領用第一聯由保管單位抽存，第二聯由出納管理單位保管存查，並應設置收納款項收據紀錄卡，隨時紀錄使用情形，備供查核，以達勾稽作用。三十二、未使用或已使用擬作廢之收據，截角作廢，並妥慎保管備查，保管期限至少兩年，屆滿兩年後，陳經該管上級機關同意得以銷毀。三十三、收納款項之收入收據，應由出納管理單位或使用單位按編號順序開立，不得跳號，並以類別分類。當日收入，原則上應於次日前結算，按科目填製繳款書解繳國庫，繳款清單連同收據第二聯於次日上午送會計單位列帳。三十四、彙解各項收入款時，應將收款之收據字軌號碼填入各該繳款書其他應行說明事項欄內。三十五、為加強收納款項收據之管制，保管單位應設置收納款項收據領用紀錄卡，並不定期抽查，作成紀錄備查。第九章 出納帳表三十六、出納管理單位應製備下列各項簿籍其格式詳附錄一：一 現金出納備查簿，備登收納款項，必要時的分立收入、支出或收支結存各項簿籍。二 存庫保管品備查簿，備登存庫保管各類有價證券、票據、保管品等項。三 保管品記錄簿，作為保管品之明細備查簿，以記載保管品收存即發還之原始紀錄。第十章 出納業務之檢核三十七、出納管理之檢核要項如下：一 出納手續是否符合規定二 傳票送達後，辦理收付款項，是否迅速三 保管之票據、有價證券、保管品等否與帳目相符，有無超過有效期間四 收付款項，是否隨時登帳及依規定辦理繳庫五 收納之各項收入，有無依照規定使用收納繳款收據六 收納款項收據之管控是否良善七 現金、票據、有價證券、保管品等之出納有無依照規定程序處理，有無隨時登記，其實際結存金額與帳面結存是否相符八 公庫或金融機構所送存款之對帳單有無與存款帳戶結存數核對，如有差核，出納管理單位有無編製存款差額解釋表，並查明其發生原因是否正當。收納款項業務流程圖：