绘制合理工作流程.doc

5 / 5绘制合理的工作流程一 流程绘制背景感谢您选择新资源应急管理系统，它将帮助您实现业务处理信息化和无纸化办公，加强各部门之间的联系和沟通，更好地完成各项工作。软件平台的实施是一项复杂工程，其中流程绘制是核心；合理的工作流程会大大提高工作效率，增强组织内部沟通，减少无谓的操作。常见的不合理流程缺点如下：n 流程步骤粒度过于细致，操作繁琐；n 流程步骤粒度过于粗放，不能体现工作运行状况；n 流程分支应用（判定/并行/或/阅示）不合理，运行不顺畅；n 权限分配不合理，责任不清；n 公文指派及其权限不合理，导致公文丢失或操作无效；n 子流程应用不合理；n 自动步骤应用不合理；n 流程和现实脱节；n 过分专注技术，忽视企业文化；二 流程绘制原则1 达成运行目标工作流程的运行并不能替代职员完成某项实际工作，它实际上是对现实工作的一个记录，严格的描述了工作完成的轨迹和内容；所以绘制流程图一定要遵循现实情况，适应现实工作，脱离现实会在使用BBEA时造成困惑，无法真正应用系统。2 实用不必强求绘制复杂，看起来好看的流程图，现实工作往往更加简单。如果一个步骤就可以完成，就避免使用并行，判断，或等等复杂分支；如果步骤很少，就不必分离出子流程；如果人工可以完成，就避免自动节点。实用、简单的工作流程在实际运行过程中操作更顺畅，更简单，更合理。3 正确识别独立流程一个完整的流程图应该覆盖一件相对独立的事务的全过程，如果人为地分为若干个独立流程，也可以分别运行，最终完成工作，但是其间的数据共享，自动流转都成为空谈。例如：一个申请递交给领导后，应该有反馈行为，同意怎么办，不同意怎么办，而不是把递交申请和下发指示分割开来。当然，机械地把不相干的事务揉和在一起，建立某种无意义的关联，也会影响实际工作中的事务处理。一个完整的流程应该具有以下特点：n 独立运行n 完成一件或几件相关联的有意义的任务n 包含了当前任务在系统覆盖范围内的主要相关内容和特性n 可以某个职员单独完成，也可以多部门多人配合，协作完成n 由父流程和0-N个子流程组合而成n 可以多次重复运行4 把握粒度：简化，完整，准确工作流分析是一个简化工作的过程，并不是实施前期手工绘制的原始流程需要全部照搬进电脑，这里需要掌握一个原则：那些有数据需要共享，有判断分支，有消耗需要统计，或者是作为监控点等等，有具体的涵义的步骤才录入电脑流程，真正地纳入运转流程。任何一个简单的工作，都需要一系列复杂的操作才能完成；必须剔除其中无意义，不增值的环节，做合并或忽略处理。例如： 就可以简化为：；如果再次合并：，就会造成粒度过粗，责任混淆，实际工作中无法运作。满足以下因素的工作项可以划分为不同的步骤：n 责任人不同n 需要作为一个里程碑记录任务处理过程n 有判断分支/并行分支等n 有共享数据（公文/附件）需要处理，或者需要划分不同权限n 需要单独统计消耗项n 需要独立统计花费时间n 需要重点监控或者审核n 优先级较高的工作项n 需要保密的工作项n 定时自动启动的工作项同时，描述一个流程和步骤的时候尽量做到完整和准确，仔细填写各项属性，不能有任何遗漏，也不能含糊其词，描述不明确，以免造成实际运行中的错误。5 灵活使用各种步骤类型和分支BBEA支持各种步骤类型和分支类型：标准，判定，阅示，自动，子流程；条件分支，并行分支，或分支，合并分支，循环分支等等。绘制流程图之前，一定要仔细了解各种步骤/分支的涵义，灵活应用；详细内容请参看文档BBEA流程绘制标准。举例说明：可以修改为：，抄送财务部这个步骤就不占用时间，可以更加及时地执行计划。子流程是非常实用的选择，一组相关的步骤可以作为一个子流程相对独立存在，既保持了主流程的整洁，也可以独立变化，同时应用于多个场景。6 数据共享各种形式的公文流转支持是BBEA的一大特色，绘制流程图过程中需要仔细的设计公文个数和权限，满足实际工作需要。首先，BBEA支持运行中增加附件，区别于公文，附件是可以随时添加，不限个数的；一些不确定的文档可以利用附件功能，只有预先确定，例行公事的文档才使用公文功能，加入到流程图当中。其次，公文的权限需要仔细设计，有些保密文档，如果设计不当，就会造成泄密。公文权限分为：创建，修改，只读。另外，还有公文类型，是否痕迹保留等等选项需要仔细设定。三 业务流程优化和重组绘制工作流的过程本身就是一个改进流程，改进工作机制的良好机会。业务重组（BPR）的一般过程如下：整体设计现有流程诊断设计新流程实施新流程评估和改善。可以看出，BBEA的整体实施过程基本涵盖了以上内容，关键就是如何诊断现有流程的弊病，有针对性地设计更加合理的工作流程。传统业务流程具有以下弊端：n 面向职能分割运营模块，各部门各自为政；n 串行方式导致效率低下，造成很多不必要的等待；n 多点接触影响效率，一件事情需要通过很多个部门办理；找到关键路径，发现流程瓶颈，重新划分职责。，通过一系列方法，新资源可以协助用户实现业务重组和再造，达到优化流程和提高效率，提高管理水平的目的。需要强调的是，优化过程中必须考虑企业文化，忽视企业文化的流程重组必定失败。