物业库存管理制度.doc

库存管理制度第一章 总则第一条 为加强项目物资管理，进一步完善物资购进入库及领用出库程序，同时保证部门及公司经营费用计算准确，为降低经营成本提供依据，特制定“库存管理制度”。第二章 库房管理规定第二条 库房设置：根据公司暂不具备设立总库房的条件下，拟在项目经营活动中建立四个专业帐务管理，即工程维修材料、办公用品、清洁用品、劳保用品（包括其他物资）帐。1、工程维修材料库房主要负责用于工程维修方面的工具、材料等的收发管理工作，由工程部专人负责实物管理；2、办公用品库房主要负责办公耗材（包括其他方面）的物资出入库管理，由库房管理人员负责帐、物管理工作；3、劳保用品库房主要负责服装劳保用品的物资出入库管理，由库房人员负责帐、物管理工作；4、清洁用品的物资出入库管理，由库房人员负责帐、物管理工作；5、上述四个库房，由库房账务管理员（即项目出纳员）负责库房账务管理。第三条 物品采购：1、项目使用部门，每月25日前做采购物品预算报于财务，经项目执总、财务经理、公司总经理批准方可购买。2、如有预算外物品急需采购，需发文申请，待批准后方可购买。第四条 物资入库程序： 1、物资购进原则上按预算执行，并按公司制定供货渠道购买。同时，购进必须有供货方提供的送货单。2、货物送达后，库房管理人员根据采购计划，与物品使用部门负责人一同依据送货单核对实物。无误后库房管理人员填写物资入库单（附件一）（包括日期、供应商名称、物资名称、数量、单价、金额、物资类别及规格等相关内容应填写清楚，有保质期还需注明），库房管理人员在入库单上签字、参与验收部门负责人在验收员处签字。3、入库单的使用及传递：（1）、入库单一式三联按物资类别分别填写，填齐相关内容并由库房管理人员汇总后转库房账务管理员（项目出纳）核算记入库房管理软件帐。 第五条 各类物资出库流程：1、办公用品、清洁用品、劳保用品物资出库：（1）、各部门应指定专人根据当月部门申购计划到库房领取。（2）、库房帐务人员根据部门采购预算，如实填写物资出库单（附件二）上的相关内容（包括日期、物资名称、数量、物资类别及规格、库房管理员签字等相关内容应填写清楚），并由领用人签字。（3）、出库单按规定于月末转由库房账务管理员（项目出纳）核算记入库房管理软件帐。2、工程维修材料出库：原则上工程维修材料应于有关部位报修后，根据工程维修单上的实际耗材情况，库房管理人员做材料出库处理。具体操作：（1）、维修材料：工程部库房管理人员根据保修单据上需领用物品办理出库手续。填写材料物资出库单（附件三），表明使用部位，并由领用人签字。于次周一转部门经理、主管审核并签字。库房管理员每周将经经理审核的出库单上交出纳记账；月末，出库单按规定于月末转由项目出纳核算记账。（2）、工程维修工具：此类物品由工程部库房管理人员做领用备查记录，损坏报废时，由相关人员填写工具报废申请（资产报废单），部门经理、项目执行总经理签字后转出纳员做出库处理。报废应注明该物品的相关信息（领用日期、数量、单价、规格、型号、名称等，最好注明购进厂家。）第三章 库房管理责任第六条 部门经理是本部门物品管理的第一责任人。包括对本部门费用控制的责任，同时对部门领取使用的物品负有管理的责任。第七条 财务会计、库房帐务管理员（即项目出纳员）及库房管理员三方关系：1、通过出入库单据的传递，做到帐实相符，即财务会计总帐金额控制（包括入库、出库及向供应商付款等）；2、库房帐务管理人员做好物资软件记账工作，做到与财务会计金额相符的同时与库房管理人员实物相符；3、发货时以库存数核定每次出库数，并定期盘点库存情况，及时补充库存；4、库房管理人员做好实物管理，保证实物数量与库房帐务管理人员帐目相符，保证财产物资安全，防止腐烂变质，并及时发掘长期闲置物资，避免资源浪费，做到先进先出。5、付款应以实际收到物资为基础，避免帐目混乱。6、形成“财务会计库房帐务管理人员库房管理人员”层级管理、三位一体的库房管理模式。7、通过出入库单的传递加强会计对库房及采购人员的监督，合理控制价格降低成本。第四章 库房盘点管理第八条 每月末，项目出纳员应出具库房盘点表，交予库房实物员由其对库房库存物资进行盘点，做到帐实相符。第九条 每个季度由出纳员牵头由库房管理人员配合，对库房物资进行抽查盘点。第十条 每半年进行库房盘点工作，对所有资产进行全面清理，对于盘点出现的问题及时解决。第五章 附则第十一条 本制度未尽部分和涉及到的其他支出，可参照公司有关规定执行。第十二条 本制度的解释权和修订权属于公司财务部。附件一：附件二：附件三：