私募基金公司行政管理制度模版.doc

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行政管理制度（试行）
第一章 办公区管理规定

第一条 办公区内要保持安静，禁止大声喧哗，杜绝非工作性的串访；
第二条 保持工作环境整洁美观，桌面不得堆放非办公用品；
第三条 因业务关系来访的客人与有关人员在会议室或洽谈室接待；
第四条 办公电话提倡长话短说，力求简练，严禁利用公司电话闲聊；
第五条 公司员工不得利用职务之便，利用公司的办公设备和条件从事与公司业务无关的工作；
第六条 办公区的钥匙应由专人保管，未经允许其他人不得擅自配留；
第七条 员工上下班后应把桌面的文件锁入抽屉；
第八条 倡导无纸化办公，充分发挥办公自动化设备的作用，尽量在电子媒介上修改文稿，节约用纸，提倡双面用纸和利用废旧纸张，文字材料的校对用废旧纸张打印，正式材料双面打印；
第九条 办公用品统一采购、保管、发放；
第十条 节约用电，下班后关闭所有电器设备并检查有无遗漏情况；员工下班离岗前应对整个办公区门、窗、柜关闭情况进行检查；
第十一条 固定资产、低值易耗品登记造册，专人管理，年终盘点；12、合理调配公务用车；公务用车统一安排，严禁公车办私事；驾驶人员加强车辆保养，降低车辆维护费用和油耗。

第二章 印章使用管理办法

一、 公司对外使用的印章
公司对外使用的印章分为公司章、法人章、财务专用章。
二、 印章的使用范围
公司章的使用范围，主要是：1、以公司名义向政府有关部门发出的公函和文件等；2、以公司名义与有关合作单位的业务往来，合同、文件和联合发文等。
法人章的使用范围：1、公司业务需要法人授权签章及加盖法人章的事项：2、到银行、税务局办理相关业务（开户、销户、预留、变更印鉴及税务登记变更），提供法人授权书用章；3、到政府有关部门领取或递送有关文件，提供法人授权书用章。
财务专用章的使用范围：以财务部名义或就有关财务等方面的业务代表公司用章。
三、印章的保管
公司章、法人章由总经理室成员指定专人保管，财务专用章由本部门负责人保管。印章保管人不得随意将印章带出公司，印章应放在保险柜内，并做到随用随锁，严防丢失或被盗用。
四、 印章使用的批准权限
1、凡对外公函性质的往来函件及公司经营涉及的事务性函件使用公章的，须经部门主管审核签字后，由总经理审批；
2、涉及重大事项如借款、担保、决议等文件由董事长加签；
3、法人章须经总经理批准，并经法定代表人本人同意或授权批准；
4、财务专用章由财务部门负责人在分管业务范围内批准；
5、印章使用批准人对印章的使用负有审批把关责任，禁止在空白凭证、便条、函、笺等空白纸上盖章。
五、 印章的使用程序
1、使用公司章和法人章都需先由使用印章经办人填写使用申请表，详细列明使用印章名称、申请事由、用印文件名称及份数、经办人和申请日期等，并要求经办人及主管签字以备查；
2、有权批准人在申请表上审批签字，并注明签字日期；
1）经办人凭有权批准人批准的申请表到印章保管人处盖章；盖章后，印章保管人收回申请表存档保管；
2）公司章和法人章的使用都需造册登记；
3）凡盖有公司章发出的文件均须将原件及副本交行政人事部门存档备查。
存 档
盖 章
批准人
申请表
经办人
领取

六、 印章的移交管理
公司章、法人章和财务专用章保管人因休假或工作原因需离岗时，须办理移交登记手续，内容包括：移交人、移交日期、接收人、接收日期及监交人签字等。移交时，印章使用登记本及印章同时移交。
第三章 公文管理办法
一、 总则
1、为加强公司公文管理工作，进一步提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化和制度化，制定本细则。
2、公司公文是传达方针、发布指示、请示和答复问题、指导工作、报告情况、交流经验的重要工具，每一名员工必须认真做好公文管理工作。
3、公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，在公文处理过程中，必须做好保密工作。
二、 公文种类
拟写公文时，根据所述内容确定公文标题的种类，公司公文种类主要有：
1、通知
适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求各部门遵守和需要相关单位周知或执行的事项，发布规章制度，人事变动。
2、通告
适用于公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。
3、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
4、报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
5、请示
适用于向上级单位请示指示、批准。
6、函
适用于不相隶属单位之间洽商工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
7、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
8、决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排的事项。
9、决议
记载会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
10、签报
能简便迅速地处理某些重要事项，直接请上级领导批阅的一种文件。
11、 意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法
12、 协议、合同、授权书等固定格式的公文
13、 工作总结
14、本年工作总结。
三、 行文规则
1、对外发文，统一以公司名义发出。主要有：
（1）需向上级请示、报告的重大事项及向政府部门的相关发文。
（2）处理日常业务的公文及与不相隶属单位发文，如催款通知等。
2、内部签报是内部请示、报批事项的一种常用形式。
（1）凡各类合同协议的签署、资金运用等有关问题以及超出各部门管理权限需向总经理室请示事项，应使用内部签报。
（2）内部签报必须是经办部门已有明确意见，由经办人拟稿，使用公司统一的“内部请示”封面纸，写明标题、主管意见，经办人、签报人须手签，请示内容另纸说明。若涉及其它部门的事项，应先会签再呈送总经理室。
（3） 内部签报就视同正式文件管理，签报办妥后一律归档。
3、 文件的传递及跟进。
1）行政人事部根据文件规定的传阅范围或领导批示，安排传阅或交于承办部门；对于急件、特急件要随到随批办、传递和跟进；
2）行政人事部对批办文件要认真督促，加强检查催办工作；
3）反馈；承办人应当及时反馈执行情况和处理结果；
4）归档；收文处理完毕后，应及时归档；
收文处理流程：
收文
登记
经办人
经办部门
总经理批示
归档

　　　　　　　　　　　　　　　　 反　　　　　馈　　　　
1）会签；有关涉及其它部门的业务要先协商会签，没会签的文件不能送签；
2）签发；以公司名义发文，交总经理室阅后签发；
3）归档；发文原件连同发文稿纸一并交行政人事部存档。
4、文件归档
文件办理完毕后，除财务部涉及财务秘密的部分文件，其余应交行政档案管理员，以便及时进行文件分类、整理、归档和调阅。
1）文件分类：
董事会、投委会文档：投资协议；董事会、投委会决议；会议纪要、记录；董事会、投委会指示、批示；其它
行政性文档：公司行政管理工作的文档，包括：政府文件；股东指示、通知；批复；请示；报告；会议纪要、纪录；通知；每月大事记；简报；总结；书刊；其它
人事性文档：有关人事部工作的文档，包括：人事文件；员工档案；员工考勤情况、工资职级情况、历年考评、晋升情况、学习培训情况；劳动合同；
财务性文档：有关财务部工作的文档，包括：财务函件；帐本；报告；通知；其它
项目管理类文档：根据委托管理项目进行分类归档，包括：项目函件；合同；法律文件；报告；通知；宣传资料；其它
2） 整理归档
公文归档后，档案管理员应当将根据当年文件形式归入当年档案柜；并于次年年初根据其相互联系，性质和保存价值分类、分年度整理立卷归入档案室，以保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。
3）文档调阅
1）调阅、调借文档，要求办理手续，按时归还；借阅期限不超过五天；
２）调用重要文件，需主管领导人批准；
３）调用已存档文件，原则上不得携带出公司，并不得外借，如特殊情况须报总经理室批准；
４）对不及时归还文函，给公司造成损失或丢失损坏文档者，要追究直接行为者的责任。
文件归档流程：
　　　　　　　　　　　　　 　归　　　　　　还　　　
当年文件柜
档案室
调　阅
完成文件

分类整理　　　　　　　　　　次年

第四章 办公用品及通讯设备管理办法

为了合理有效使用办公用品及通讯设备，保证公司各项工作的正常运转，节省开支，防止浪费，制定本办法：
一、 办公用品的使用和管理规定
1、公司办公用品的购置、保管与发放由行政人事部统一负责，其他部门不得擅自在外购买办公用品等；
2、各部门在每月底向行政人事部报次月所需办公用品计划，行政人事部依年度预算对各部门的需求计划予以汇总、整理、审核，并制订购置计划，经总经理室批准后方能购置；
3、对计划外购置办公用品或金额较大的办公用品，应提交申请报告，经总经理室审批后购置；
4、购进办公用品后，由行政人事部专人负责验收、登记、保管和发放工作；
5、公司员工应本着勤俭持家的原则，杜绝浪费；
6、员工离职，除正常消耗外，应交回领用的办公用品。
二、 名片印制的规定
1、公司员工的名片由行政人事部门统一印制；
2、公司员工名片为统一格式；
3、公司员工不得私自印制名片，违者视情节及后果予以处罚。
三、 通讯设备使用规定
1、公司根据工作需要，经过总经理批准，可按照如下方案对有需要的员工实施补贴，标准内实报实销，超出标准部分由本人负担。
2、话费报销标准上限如下：
1）总监及以上级别 每月标准400元
2）副总裁及以上级别 每月标准300元
3）高级助理/助理级别 每月标准200元

第五章 固定资产管理暂行规定

为了妥善保管和合理使用资产，特制定固定资产管理暂行规定：
一、 资产购置
公司固定资产及低值易耗品的购入由使用部门提出申请，按审批权限批准，由行政人事部统一购买。
购入的资产报帐时，须附批准单及资产原始清单送财务部核实。
二、 资产登记
由财务部设置固定资产帐薄，全面详细记录固定资产数量、金额、折旧期限、存放地点及使用部门或使用人；进行固定资产增减核算及帐务处理。
由行政人事部按资产类别编制固定资产及低值易耗品台帐，建立资产实物登记薄，登记其购（转）入、使用、归还、报废、结存情况；并做资产移交和增减变动记录。
行政人事部设专人管理公司资产，并分部门及个人登记资产使用、归还情况。
行政人事部对已损坏、报废或不需用的资产应单独列帐，年末报财务部，经总经理室审批后做销帐处理。
三、 资产使用管理
公司对固定资产实行归口管理，即财务行政人事部及使用部门或使用人共同管理。
领用：个人使用资产按审批权限审批，领用时须在行政人事部登记并签字。调离公司时交回，发生人为损坏和丢失应照价赔偿。
归还：使用到期或因故偿还资产应由行政人事部签收入库。
转借：对于特殊原因需要转借他司或个人的资产，应提交申请报告，按审批权限审批。
报废：报废的固定资产由财务部根据呈报程序核准后，行政人事部再做销册记录。
任何使用部门和个人都不得擅自拆除、改装、挪用、外借、变卖公司财产。
四、 资产盘点清理
每年年终盘点一次，由财务行政人事部对公司全部资产进行盘点清查，发现盘盈、盘亏等问题，应查明原因，及时处理。
不需用的固定资产由行政人事部门呈报总经理室批准，作出处理。
行政人事部门及时对资产盘点结果整理，书面报告总经理室，对盘盈、盘亏资产报请总经理室处理，再调整帐目，使帐物保持一致，确保公司财产的准确性和完整性。

第六章 车辆使用和管理办法

一、 车辆管理规定
为有效使用和管理公司车辆，提高工作效率，降低车辆费用，特制定本规定。
1、公司车辆由行政人事部门统一管理。
2、公司车辆原则上用于上级领导、重要客户的接送。
3、公司车辆一律停放公司指定的停车场。
4、员工公务用车需填写《业务用车申请单》，由办公室统一安排出车。未经主管领导或办公室同意，员工不得擅自出车，亦不得用公车办私事。
5、驾车必须遵守交通法规及安全条例，确保行车安全无误。
6、行政人事部定期对公司车辆进行保养、维修，其费用及年检、保险等各种税费经总经理室核批后由行政人事部统一办理。
7、公司车辆原则上在定点油站加油，按月结清。因公外出在异地加油，凭《业务用车申请单》、加油发票由行政人事部核实后报销。
8、驾驶员报销车辆停车费、路桥费、油费，须注明车号、日期和签名，由行政人事部核实后方能报销。
9、公司车辆处置办法另定。
二、 交通事故经济责任的规定
为了严格车辆管理，明确司机在交通事故中的经济责任，特制定本规定。
1、公司员工应重视并自觉遵守交通法规，增强交通安全意识的责任；
2、公司禁止使用自有车辆外出办理公司事务；如果员工擅自使用自有车辆外出办理公务发生交通事故，由此产生的法律及经济责任公司不予承担；
3、无论公车或自有车辆，公司均不予报销因交通违章处罚的各项费用；
4、未经公司领导同意，擅自出车者，所发生的各类交通事故，一切经济责任由驾驶者负责（包括保险公司赔费、交通处理费和其他设施损坏费）。并处以罚款：一般事故（500-3000元）罚款500—1000元；较大事故（3000-15000元）罚款2000元；重大事故（15000元以上）罚款3000元。
5、因公出车所发生的交通事故，除保险公司赔偿部分外，其它支出包括绝对免赔额、交通事故处理费及其它赔偿费等由驾车人员负全责，公司不承担由此产生的法律及经济责任。

第七章 出差管理办法

为规范业务出差行为，控制差旅费开支，特制定本办法。
一、 出差管理规定
1、 员工出差程序：
出差前填写《出差申请表》，经审批后，原件作为财务报销依据，复印件作为人事考勤依据。
2、出差审批：
当日出差是指当天返回的出差，由部门负责人核准，视为外勤处理，交通费在额度内据实报销。
远途出差是指超过工作时间超过一天需要住宿的出差，由部门负责人核准，报总经理审批，总经理出差副董事长审批。
二、费用标准及管理办法
1、交通工具标准：
人员类别
飞机
铁路
报销条件
全体员工
经济舱
二等座
据实报销
1、省内不得乘坐飞机；
2、根据公司和业务需要，经总经理审批同意可以例外。
审批出差交通工具时，审批人本着节约原则，合理使用交通工具，合理利用晚上休息时间高铁火车出行。
公司运营部门根据《出差申请表》订购，如不能订购的，可以由出差人员自行根据要求订购，据实报销。
2、 住宿标准：
人员类别
国外
一线城市
二线城市
三线城市及以下
D级以上
据实报销
800
600
300
D及以下
据实报销
600
400
300
1、一线城市：北京、上海、广州、天津、深圳、重庆、成都、杭州；
2、二线城市：南京/武汉/沈阳/西安/青岛/大连 /宁波/济南/哈尔滨/长春/厦门/郑州/长沙/福州/乌鲁木齐/昆明/兰州/苏州/无锡；
3、除上述地区为三线城市；
4、上述金额为报销上限，超出自负，凭发票据实报销。
审批住宿酒店时，审批人本着节约原则，尽可能使用高端经济型酒店，如果超标住宿时，需在出差申请提出，报总经理审批。
3、 出差地点所在城市市内交通费开支标准：
人员类别
标准
全员
150元/天
1、凭发票报销，没有票据可以用其他票据代替；
2、往返机场、高铁站的交通费用实报实销，客户接送的不予报销。
4、 餐费补贴标准
人员类别
国外
国内
全员
据实报销
100元/天
1、本费用不受客户宴请、住宿是否含早餐的限制；
2、如果发生接待费用一次，当天餐补取消。
5、接待费开支标准
人员类别
国外
一线城市
二线城市
三线城市及以下
D级以上
据实报销
D级以下
事前报请总经理批准
三、财务报销要求
出差业务报销必须附上《出差申请表》，收据等不合法凭证不予报销。
补贴项目必须附上相关发票进行报销，如果没有附上发票的，在当月计算工资津贴项目计发。

出差申请表

姓名

部门

客户名称

地点

时间
2015年 月 日至 月 日
共计 天
事由

备用金

报销截止日
回来5天内报账
部门审批

总经理（签字）

出差变更补充事项
实际出差时间

共计 天
注：出差住宿天数为出差天数按N+1天算，当天出差算1天

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