活动执行专业方案.docx

包青环协活动实施步骤表一、 活动策划实施步骤图（一） 接洽步骤.3（二） 策划步骤.4（三） 管控步骤.5（四） 标准管控工具：甘特图表.5二、 活动策划实施具体方案（一） 前期准备6(1) 前期准备宣传类.6(2) 前期准备物品类7(3) 前期准备其它8（二） 活动现场.9三、 后期工作总结步骤（10）一、 活动策划实施步骤图项目接洽项目接洽步骤策划方案项目策划步骤项目筹备项目实施实施总结人员分组物料准备现场台本活动策划宣传策划预算物料申请、审核步骤现场照片媒体剪报用户评价实施人员评定实施管控步骤开拓、整合资源规范、专业实施构建、完善模式（一）接洽步骤任务分工准备工作关键工作要求及内容说明、洽谈关键参与人员联络方法完成时间备注初步接触协会宣传册及相关资料；协会自有优势资源、活动经验； 了解项目规模、场地及其可操作性； 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件； 了解对方想法和提议；细节洽谈（数次）自有资源、案例介绍PPT文档；项目初步策划方案框架（包含：活动专题、形式、关键内容提议；实施步骤安排；大致预算）； 讨论策划方案，获取用户对活动具体要求及意见； 获知项目标着关键及难点； 用户倾向性；项目汇报依据用户意见修改后策划方案(包含策划实施方案、宣传策划方案；具体预算)准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档；策划文案打印、装订成册；汇报步骤安排：开场人员，关键讲述人员，答疑人员； 项目汇报； 协议条款认定；(二)策划步骤任务分工参与部门讨论关键会后工作备注首次策划会议联络人、活动策划、实施统筹、活动部责任人 项目背景、需求； 是否值得继续跟进； 活动概念和形式。 撰写初步策划方案； 报策划总监和分管副总。谈判后协调会议联络人、活动策划、实施统筹、活动部责任人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介责任人 用户意见； 策划方案大致框架； 形式和内容设计； 项目基础成本； 宣传炒作关键； 撰写策划实施方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）； 方案由设计师进行精包装；细节谈判后协调会议联络人、活动策划、实施统筹、活动部责任人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介责任人、部门总监 用户意见； 内容、实施细节确定； 现场效果图； 宣传方案确定； 物料方案 预算方案（成本/报价）。 撰写策划实施方案定稿（包含活动内容、实施步骤、人员分工、宣传计划及预算）； 确定合作协议； 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等） 确定实施工作组。协议签署后协调会议实施工作组组员 项目分解及完成时间图表（甘特图）； 安排各项工作。 项目正式立项 落实各项资源、外包 实施管控（三）管控步骤管控步骤关键工作要求及内容说明、洽谈关键。参与人员联络方法完成时间备注时间管控时间安排表和节点控制。活动进行时间是不可更改，时间管理必需依据活动进行时间来倒推。供给管控要是指对活动服务、设备及物质资料供给管理。对外包服务管理。比如在活动实施过程中会包含到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运行企业大全部采取外包模式，那就需要对外包供给商进行有效管理。人力管控活动现场责任人，团体人员配置和管理，甚至包含现场志愿者管理。(四)标准管控工具：甘特图表任务把活动管理各个区域工作分解成为一个个易于管理任务或活动。时间段对每一个任务设置一个时间段（需要考虑原因是开始和结束时间）。优先次序设定任务优先次序。节点因为此表是用来监控活动进展情况，所以对于那些尤其关键任务要指定为节点，并在图表中标识出来。分工每一个任务对应参与人员，节点处找第一责任人。二、 活动策划具体实施具体方案一、前期准备任务分工关键工作要求及内容说明责任人联络方法完成时间备注（一）前期准备宣传类1、活动策划书要筹备一次活动我们全部会先有初步计划，这么我们就需要先做一份比较完整活动策划书，这么比较方便接下来活动开展。更关键是要让上级认可这份策划书，策划书最关键是目标意义、活动内容方法及经费预算等。2、正式发文一次活动能否成功完成还需要得到更多单位支持和配合，这么就少不了一份正式发文，这也是一个很好宣传方法。发文要规范，如文号、专题词、抄送单位等。3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏要完成以上这些宣传形式还是有一定程序，首先这些宣传形式文字内容全部要由上级确定，并经过相关部门审查，然后在校园内宣传。4、幕布现在活动通常全部有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最终悬挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高0.8米等。5、借用展板展板是用于活动宣传，张贴海报等。6、制作邀请函和节目单一场活动我们为了扩大宣传全部会邀请领导和嘉宾莅临现场，这么我们先制作好要邀请函并进行派发。现在最流行恐怕是学生自己设计正面是邀请函后面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小纸张，这么做一来可融入创意，二来也还美观，三来节省（这点尤其让很多领导肯定）。7、演示文稿（PPT）现在越来越多活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，比如座谈会、讲座等之类这些活动全部会常常见上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。这点要注意一是要有组织标志；二是要考虑到现场播放出来效果，就是说背景颜色和文字对比要比较显著；三是内容规范。8、联络校内外媒体要做到三化：联络常规化：经过数次和一个记者联络，就会建立感情，以后报道就轻易了；接待程序化：如要到宣传部审批入校手续，由专门工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体新闻共三段，第一段写时间地点专题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。这么写能够减轻我们压力，也方便媒体好友找出她们各自爱好点。9、领导及嘉宾讲话稿通常活动开场或是总结我们还会邀请关键领导嘉宾讲话，有些领导和嘉宾对我们具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾讲话稿，以备不时之需。领导讲话是一个活动灵魂，因为对活动肯定、活动意义、对青年学生提出期望全部要由领导讲出来。当然了，这个讲话稿一定要由这个组织最高指导者定稿。10、主持稿为了使主持人能够对节目进行顺利衔接，为了让全部工作人员对整个活动具体步骤全部了解，提前把主持稿写出来是很必需。11、准备拍摄相机、摄影机这个步骤每个组织全部会强调，但我有多个提议：一是假如很关键活动，最好邀请专业人士；二是假如场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。12、奖状设计及制作要注意规范、美观和时尚。13、热气球、彩旗有些活动需要营造出热烈、喜庆气氛，这么热气球和彩旗就是最好选择，不仅能够营造气氛还能够扩大宣传。当然，这个视活动经费而定了有些活动需要营造出热烈、喜庆气氛，这么热气球和彩旗就是最好选择，不仅能够营造气氛还能够扩大宣传。当然，这个视活动经费而定了（二）前期准备物品类1、水不管是活动前期筹备还是活动现场我们全部要准备好足够水给工作人员及领导和嘉宾。2、地毯不管是晚会舞台上还是会议道路门口上，现在很多活动我们全部需要铺上地毯。3、灯光、音响等设备现在活动尤其是室外活动我们全部要用到灯光和音响，而这些设备通常我们全部没有，所以要先去租借，一个标准，够用就能够了，不要增加部分花样，没有什么大作用。4、准备签到本、中性笔、毛笔现在很多活动全部有签到这一步骤，尤其是会议这种类型，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，假如是画展则需要准备好签到本和毛笔。5、花很多活动场景部署全部需要用到鲜花，；比如：会议桌上、致词台上、茶几上，还有就是上台献花环或是花束。这些花全部要根据不一样场所提前准备好。6、礼花炮很多晚会等类型活动在开场或是结束时候全部会放礼花炮，所以在举行这些活动时我们要准备好，同时要安排好放礼花炮人员。当然了，这个也是能省则省。7、水果盘、水果现在社会越来越人性化，所以很多活动桌上我们全部会摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。这个步骤也要注意摆放抽式纸巾。8、桌椅很多活动全部需要用到桌椅，尤其是室外部分活动，这些桌椅我们全部要事先借好摆放好。条件许可还要增加桌布，感觉更正式。9、观众座位安排表制作及张贴事先就要划分好区域，在座位贴上座位表。10、领导座位签（牌）正式会议桌前，晚会领导和嘉宾席等全部需要事先摆放好座位签（牌）。11、帐篷部分在室外活动我们要考虑到天气改变问题提前准备好帐篷，关键用于音响、灯光和工作人员避雨。12、预定工作餐重大活动和长时间活动要提供工作餐，因为实在是太辛劳了。当然，这只是组织一个心意，不用吃得好，但要吃得饱。13、观众服装有部分活动需要观众服装统一，我们要根据活动需求事前制作或是租借。14、哨子、荧光棒假如是晚会这一类型活动我们为了活跃现场气氛能够事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。小商品批发市场能够用很廉价价钱买到。15、小礼品假如是游园活动或是晚会通常会有互动步骤，我们自然还要准备些小礼品送给主动参与观众。16、提醒板若是访谈这一类型活动，我们为了保持随时和主持人联络还应该准备好提醒板。17、借用礼仪服、鞋子、礼仪盘很多活动现场全部需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖仪式等活动，我们则需要联络好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。（三）前期准备其它1、确定到场领导及嘉宾活动之前要确定好会到场领导及嘉宾，这么我们方能正确做好座位签（牌），安排好座位。2、邀请评委假如是赛事性质活动我们还要提前预约好评委。3、确定主持人全部活动在开始之前我们全部要先和主持人沟通，商议好部分细节东西。主持人选择要很慎重，性质不一样活动就要选择风格不一样主持人。4、活动场地借用不管是室内还是室外活动，全部需要活动场地，为了确保活动能够准期开展我们一定要之前就审批好场地。5、管弦乐队、背景音乐会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类我们通常要先准备好管弦乐队和背景音乐，以营造现场气氛。6、特殊用电活动基础全部需要用电，尤其是室外活动，我们全部要事前提出申请，审批好电。假如需要电缆，则要提前联络好。7、摆放节目单、矿泉水等在很多时候，领导会要求我们把节目单和矿泉水摆放规范，如横竖全部成一条线等。8、活动前现场卫生清扫活动开始之前要把卫生清扫一遍，关键包含洗手间、抽屉等。9、确定礼仪及颁奖次序假如活动包含颁奖仪式我们则需要提前确定礼仪颁奖次序，这么方能愈加好确保会议顺利进行。对于这一点，只有经过彩排才能确保质量，在很多时候，彩排了还是不能很好完成，因为变数实在太多了，如领导、临时调整等原因。10、安排基础观众很多活动到场观众是不能确保人数，为了活动需要有时我们需安排基础观众。要强调一点是最好能找到喜爱这种活感人来参与，不然她们出去就会四处进行活动负面宣传。11、更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品假如是室外活动，比如晚会、游园会这些类型在租借活动场地之时我们要一起准备好更衣室和化妆间，当然化妆人员和化妆物品也自然不可少。听说这点有很多化妆企业全部喜爱帮忙。12、后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员晚会、游园会等这些活动现场通常会比较混乱，所以在之前我们要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。13、互动步骤发问问题及发问人员准备在讲座、访谈和座谈会议上通常会有互动提问步骤，我们为了确保场面不冷场还应该提前准备好相关问题，假如实在是没有些人提问，那就由我们安排好人来提问。14、路标制作及摆放假如我们活动现场比较不轻易找到或是有邀请校外嘉宾我们还需要事先做好路标，方便大家到场时间。假如是重大活动，就需要部分有显著服装标志志愿者站在关键地点，如学校大门口、转弯处等举着指示牌来引导。二、活动现场1、现场停车位安排如若活动是比较大型，我们还要和保卫处取得联络，准备好停车场地，安排好停车引导人员。2、贵宾室校园相对简单，但很多时候，领导来早了，总要有地方让她先休息一下吧，这就是贵宾室。我们部署不一定很高级，但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不了。3、现场全程拍摄为了做好后期工作宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。4、签到、礼仪迎接领导嘉宾及合影当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花，假如有需要我们还要合影留作纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。5、司掌员为了确保现场气氛我们最好先前安排好司掌员。6、维持现场秩序（安全员）为了保持整场活动秩序，我们要让负责安全人员在现场维持秩序，最关键是确保在突发情况下，现场不慌乱。通常情况下，安全员关键负责不要让观众在领导前面不停走动。全部些人员均从后排走动，包含拍照、摄像，要适可而止。7、现场话筒传输当到了互动步骤需要观众讲话时，我们要事先安排好礼仪专门传输话筒。8、观众调整假如活动开始前观众还没坐满，就要快速将后面几排观众调整至前面，确保活动场面。9、记者接待要确保记者座位、行动自由等。10、活动开始一定要由总责任人说算，不是一定要根据原计划时间开始，可能会依据现场实际情况提前或推后。11、领导介绍很多领导不是提前能够确定，常常是直到活动开始前几分钟才到来，出于尊重，我们一定要介绍她，所以这个步骤也比较担心。12、场内纪律有多个情况要阻止，如吃东西、大声聊天，随意出入等。13、标明洗手间位置很多贵宾是第一次来，这点很细节。三、后期工作（总结）1、整理会场和物料一场活动结束了，不过我们工作并还没有真正完成，首先整理余剩水和节目单；拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借物品；最终还要清理现场卫生等。2、财务结算：1、尾款催收。 2、演员劳务结算。 3、制作尾款结算。 4、项目费用结算。3、整理文件材料，存档1、协议。 2、方案策划、实施台本。 3、宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料搜集 4、现场照片、录像。 5、物料设计稿、照片最终我们要将全部活动材料进行整理、存档，便于以后工作和学习。4、和媒体沟通确定是否报导现场整理完了我们回头还要立即和媒体沟通确定我们活动是否被报导。5、整理照片、录像、新闻报道为了加大活动宣传我们还要进行活动照片整理，做好企业刊物报道。摄影录像还应该立即刻成光盘，视屏上传到企业网络，这么方能更大力度宣传我们活动。67、汇报工作活动结束后我们应该立即向相关老师和领导汇报我们活动工作情况，请上级指出我们不足之处。7、工作总结：召开总结大会同时我们要立即召开活动总结大会，点明不足地方，讨论怎样改善，这么才能取得以后更大进步。1、对内、对外等总结汇报 2、参与人员评定和奖惩