某公司合同评审控制程序.doc

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1. 目的：
对每一份合同或订单进行评审，以求使用户的要求能被本公司有关部门准确理解并保证实施。
2. 适用范围：
适用于本公司所有产品销售合同或订单的评审。
3. 职责：
发生金额在10万元以上常规合同；
采购业务部部长负责：
监督和领导合同评审工作；
监督销售合同的实施。
采购业务部负责：
与客户洽谈业务；
组织合同评审；
3.3.3 跟踪落实所签订的销售合同。
各有关部门配合采购业务部做好合同评审工作。
4. 定义：无
5．工作程序：
合同的接受：
业务员与客户签订的书面协议；
客户的 、 等；
口头的初步协议。
拟定合同草案：
销售业务员与客户根据洽谈结果及双方意向，拟定合同草案，内容包括：
销售产品名称、型号、数量、包装、规格、运输及交付方式、日期等；
产品单价、运输、贮存及交付费用，付款方式等；
产品技术及质量要求；
客户特殊要求；
违约责任；
其它须确定之事项；
采购业务部业务员应将拟定的合同草案及时回传给采购业务部。
合同评审工作应在正式签订合同之前进行，且每份合同都要进行评审。
合同分类：
无特殊要求且技术上能够满足客户需求的合同为常规合同；
客户有特殊技术要求的、不是本公司常规产品的合同或现有生产条件无法满足客户要求的合同为特殊合同。
5.5合同评审：
常规合同的评审：
无特殊要求且发生金额在10万元以下的常规合同由采购业务部部长与生产部部长会签，作为合同评审的结论，经采购业务部盖章即可生效。
无特殊要求且合同发生金额在10万元以上的常规合同由总经理批准，经采购业务部盖章即可生效。
特殊合同的评审：
特殊合同由采购业务部填写?会议通知单?发生产部、工程部等部门，进行会议评审，特殊合同评审的内容包括：
a. 本公司的技术力量是否能保证合同要求；
b. 生产能力是否能保证合同要求；
c. 质量体系及检验设备是否能保证合同要求；
d. 交付时间是否能得到保证；
e. 包装要求的保证能力等；
f. 合同各条款是否具有法律效力。
合同评审应对合同每一条款进行确定，如存在不确定条款应由采购业务部会同有关部门与客户协商解决，并签订补充协议；
经评审后的合同应确保：
a. 各项要求都有明确规定并形成文件；
b. 任何不确定的条款都已得到解决，双方理解到达一致；
c. 本公司有满足合同的能力。
合同评审会议应确定是否需要制订?质量方案?；
经评审后的合同应有明确的结论，并签署在?合同评审表?上，且各部门也应在该表上签定意见；
采购业务部将评审后的?合同评审表?及合同报总经理批准后，采购业务部盖章即可生效。
参加合同评审会议的人员必须签到；
采购业务部做好会议记录。
合同管理：
所有草签的合同应登记，可不编号；
通过评审的合同及?合同评审表?，采购业务部应统一编号；
采购业务部将合同及?合同评审表?进行分类、归档，并加以妥善保管。
合同的更改
合同更改的前提：
a. 客户要求更改；
b. 本公司由于不可抗拒的原因需对合同进行修改。
客户要求更改合同的实施：
a.采购业务部接到客户要求更改合同的通知后，将客户的要求记录在?合同更改通知单?上，得到客户确认后，呈厂务经理或总经理批准；
b.合同更改得到厂务经理或总经理批准认可后，采购业务部将顾客确认的?合同更改通知单?复印留底后传至相关部门；
c.各部门按 ?合同更改通知单?对本部门的工作实施更改。
本公司要求更改合同的实施：
a.本公司由于不可抗拒的原因无法履行合同时，采购业务部应先用 与客户联系，取得客户同意后，填写?合同更改通知单?以适当的方法传递给客户，要求客户盖章后寄回本公司；
b.采购业务部复印留底后将顾客确认的?合同更改通知单?发放各相关门；
c. 各部门按?合同更改通知单?对本部门的工作实施更改；
非正式合同的管理：
对于口头、 等订单，采购业务部应在?口头、 合同登记表?上记录并复述记录内容给客户，以确认登记内容的正确性，客户确认后，记录人确认，并报采购业务部部长审核后在意见栏内注明确认意见后按合同分类进行评审。评审程序同上。
5.8.2 对有特殊要求的口头、 合同，亦应按5.5.2-5.5.6条款进行评审。
5.9合同的发放：
采购业务部将生效的合同的复印装订成册后，填写?方案生产任务通知单?发给生产技术部，作为生产部编制生产方案的依据；
采购业务部应按?文件控制程序?做好合同及?合同更改通知单?的发放工作。
合同实施的监督:
合同签订后,采购业务部应跟踪检查所签订的销售合同的实施,并把检查、执行、变更等内容的总体情况记录在?合同登记表?上；
5.11.2 财务部做好资金回收的监督管理工作；
5.11.3 采购业务部部长亦应做好销售合同实施的监督工作以保证合同的执行。
6． 相关文件和记录：
6.1 BF/QJ-024 ?合同评审记录?
6.2 BF/QJ-025 ? 、口头订单登记表?
6.3 BF/QJ-026 ?合同登记表?

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