档案整理立卷说明.doc

档案整理立卷说明一、立档单位情况：本单位成立于*年*月称*科，现更名为*局。原地址*，于*年*月迁入*办公。现有局长*名、副局长*名、办公室*名、*科*名。二、立卷归档情况：1、文书档案1984-2000年永久*卷，长期*卷，已移交至区档案馆。现存有短期*卷。2、会计档案共*卷，其中帐簿*卷、报表*卷，凭证*卷。3、业务档案*卷。4、科技档案*卷，其中基建档案*卷，设备档案*卷。5、照片档案*张。6、电子档案*盘。7、实物档案*件。三、立卷整理情况的主要内容：1、立卷整理的组织形式及分工：文书档案由*负责收集资料、归档立卷；会计档案由*负责收集、归档立卷；业务档案由*负责收集、归档立卷，然后交给综合档案室统一编号、上架。照片、科技、光盘档案由综合档案室收集整理。2、文件材料的整理情况我们根据湖北省机关档案工作业务建设规范，制定了*局机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表，并在此基础上，根据国家档案局第8号令和区档案局有关文件精神，重新修定了*局机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（三合一制度）。每年，在区档案局业务同志的具体指导下，对我局形成的各种文件材料进行了科学的分类和整理。从2001年开始，根据归档文件整理规则要求，进行了立卷改革，按照“年度机构（问题）保管期限”的分类方案，以“件”为单位进行整理。会计档案由财务部门按会计档案整理要求进行规范整理，移交综合档案室保管；业务档案由业务部门整理成卷，向综合档案室移交。照片、电子、基建、实物档案都由各有关科室向档案室移交后，由档案室集中整理。截至目前：我们共整理档案资料共 卷（册） 件，其中文书档案 卷 件，会计档案卷，业务案卷 卷，科技档案 卷，照片档案 册张，电子档案 盘，实物件，资料册。3、案卷排列与编号为了方便提供利用，提高检索效率，我们编制了*本案卷目录和*本归档文件目录。建立了所有门类和载体档案资料的案卷级或文件级数据库共 条、全文 幅，实现了所有档案资料微机检索查询。文书档案定类目代号为W，1996年至2000年，以卷为单位整理，永久、长期目录号为：W1，短期目录号为Wd1；2001年以后，按“年度机构（问题）保管期限”分类方法进行归档，以“件”为单位整理，件号在分类方案的最低一级类目下编号。会计档案，按会计类型分为凭证、帐簿和财务报告三类，凭证分类号以KJp代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；账簿分类号以KJz代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；财务报告（报表）的分类号以KJb代表，每个类目下，从“1”开始起目录号。业务档案，业务档案分为*档案、*档案、*档案。*档案分类号以*代表，以每个单位一盒装，一盒装编一个单位的*材料，从1开始编起。照片档案，按照片形成时间归档，以组为单位整理入照片档案册，每册中从“1”开始编号，建一本目录，分类与目录号定为“Szy1”。科技档案，暂只有设备。因案卷不多，统一编流水号，建一本目录，分类代号定为Ks，项目代号定为“1”。实物档案，暂只有奖品类，以获得的时间顺序归档，建一本目录，类目代号同以前一样为“SWj。电子档案，暂只有光盘，类目代号为“Dg1”。*局2015年7月7日