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家族辦公室組建指南花旗私人銀行 全球家族理財辦公室團隊2家族辦公室組建指南|花旗私人銀行目 錄3 引言 5 關鍵定性因素8 關鍵定量因素13 經營與治理因素15 家族辦公室人員18 結語作者Stephen Campbell 花旗私人銀行 全球家族理財辦公室團隊主席 3財富創造者與繼承人在為後代管理資產和滿足大家族成員當前的需要時，面臨著諸多抉擇。越來越多的家族領袖或負責人開始組建家族辦公室以管理他們的財富，並提供高度個人定制化的服務。過去 20 年來，由於全球財富增長，世界各地約有12,000 至 15,000 個家族辦公室組建起來。家族辦公室不再僅僅是全球 1,500 位億萬富翁的專屬領地，如今已擴展到那些擁有2億美元或更多有能力可投資財富的家族。那麼，家族領導人如何決定組建家族辦公室是否為正確的選擇？如果是，哪種規模、結構和成本合適呢？在本文中，我們探討了關鍵因素、分享最佳實踐方法和陷阱並定義了組建流程，以便負責人能夠根據其家族的特定需求和願望來構建家族辦公室。引言定義 家族辦公室是一支團隊，不論是否與家族企業分開，致力於為家族提供個人和/或專業服務。團隊通常包括管理家族生活運營方面（如住宅、旅行和資產組合等）的一個或多人，以及管理會計、稅務、遺產規劃、法務、慈善、投資和行政事務的專業人員。一個家族辦公室可以由兩個人組成，也可以多達 350 人。目前採用的家族辦公室模式非常廣泛。單一家族辦公室（這是本文討論的重點）與服務於多個不相關家族的多家族辦公室，這之間存在許多關鍵差異。這種模式的變體還包括依法成立的私人家族信託公司，方便最有效地安排稅務和遺產規劃，以及長期受託監督。私人信託公司可以與家族辦公室合作，也可以作為獨立實體運營。另一種模式是家族投資公司。這些實體往往代表家族進行投資活動，但不提供支持型服務（住宅管理、法務和會計服務等），這些通常由傳統的家族辦公室提供。不論何種形式，家族辦公室的共同點是只為一個家族服務，這個家族可能包括幾代人，甚至是家族分支。由於全球財富增長，世界各地約有 12,000至 15,000 個家族辦公室組建起來。4 家族辦公室組建指南|花旗私人銀行背景儘管人們常說，每個家族辦公室都是獨一無二的，但它們在運營實踐和服務交付模式方面確實具有許多共同的屬性。每個家族辦公室的“獨特之處 往往是由其所服務家族的價值觀、利益、需求和特質決定的。我們經常看到在治理、家庭參與、溝通實踐以及家族辦公室推動和豐富家庭成員生活的程度等方面，有很大的不同。以結構而言，家族辦公室通常由三個關鍵因素定義：1.規模 員工人數。2.複雜性 法人結構、投資類型、世代數等。3.辦公室自主權 將投資管理、法務或會計等專業職能外包給第三方或由員工內部執行的程度。可用的商業模式、運營成本和方法如此之多，重要問題就變成了：“對於一個特定的家族來說，哪種是最好的呢？沒有任何單一的家族辦公室模式能夠對所有家族都一體適用。最優家族辦公室架構的具體細節取決於家族當前的需求，以及隨著時間可能發生的變化。事實上，許多家族選擇不設立家族辦公室，而是聘請私人銀行、多家族辦公室或財富管理公司來提供服務。我們應當明白，成本、時間承諾、正在進行的決策以及與家族辦公室的接觸，可能超出了家族負責人的能力或利益。從本質上來說，組建家族辦公室實際上是創立一個新的企業，同樣需要監督、資金和領導力。基於這些因素，以驅動流程為本的方法最適合指導家族理解家族辦公室的工作，並幫助他們確定它是否適合他們。下列指導方針借鑒有效的流程原則、良好的管理實踐和一般的行業基準，幫助客戶組建一個具有適當規模和複雜性的家族辦公室，從而實現他們想要的結果。方法全面的規劃和評估方法應審查下列五個因素：1.定性因素，幫助確定組建家族辦公室的適宜性。2.定量因素，包括家族辦公室的規模、成本和效益。3.運營和治理因素，包括理解家族辦公室將履行的職責，以及如何管理家族辦公室。4.人員因素，例如確定需要哪些技能以及如何招聘、培訓、管理、激勵和獎酬工作人員。5.家族領導因素，涉及家族成員所扮演的領導角色、家庭決策的制定，以及培訓和繼承計劃對後代的影響。在本文中，我們將關注前四個因素。沒有任何單一的家族辦公室模式能夠對所有家族都一體適用。5關鍵定性因素富裕家庭選擇組建家族辦公室通常是出於隱私與信任、控制和個人化服務的考量。許多人在發生重大流動性事件，例如出售私人公司、首次公開募股（IPO）或繼承後會求助於家族辦公室。還有一些人曾任職於財富管理公司、銀行或多家族辦公室，隨著財富和需求的變化，他們選擇組建自己的理財辦公室。隱私與信任 巨額財富往往會對家族帶來不必要的關注，他人甚至會期望家族負責人投入時間、支持或資金。而家族辦公室能以近乎完全保密的結構形式管理家族事務。個人隱私信息僅限於受信任的員工知曉，而這些員工可以代表家族與外部服務提供者進行聯絡。信任日益成為一個令人信服的理由，以此表明家族辦公室的成本是合理的。許多富裕家庭都有與顧問接觸的親身經歷，這些顧問利用他們的關係損害他們所服務的家族。以前的高收費、糟糕表現、不負責任的報稅建議、不必要的法務工作、欺騙不實、訴訟和虛報等情形，也常常被認為是家族想要一名敬業員工的原因。雖然家族辦公室的員工沒有正式的公開、專業或行業行為準則，但他們通常受到雇傭合同的約束，其中包括嚴格的保密條款，而這些在其他第三方關係中可能無法獲取。隱私程度完全由家族自行決定。遺憾的是，個人和家族安全已成為家族辦公室實踐中一個愈趨重要的方面。家族成員在家裡、工作中、公共場合、網上、學校和旅行時的人身安全是至關重要的。住宅、飛機、遊艇及其他資產的安全通常依靠專業安全顧問通過家族辦公室進行管理。家族辦公室提供隱私的另一個益處是，可以處理家人、朋友和組織有時提出的某些令人尷尬的請求，例如捐款、工作機會、公開露面、政治獻金或個人在企業中的投資。這些請求可以由專業工作人員婉拒或處理，從而幫助家族成員與外界保持一定距離。控制組建家族辦公室最吸引人的一點是能夠塑造和控制家族辦公室的成本、政策和實踐。家族負責人通常具有管理大型組織的豐富經驗，並對其家族辦公室所需的文化、人員、實踐、成本和範圍有特定的管理理念和目標。家族對於慈善捐贈、投資政策、房地產和稅務規劃等事務的控制，以及家族企業的股息和收入分配，都能通過私人家族辦公室以非常具體的方式加以控制。服務質量和時效性事宜可以根據家族的需要和期望加以調整。6 家族辦公室組建指南|花旗私人銀行控制亦延伸至選擇和管理家族辦公室人員以及家族雇用的第三方服務提供者。單一家族辦公室的一個經常被忽視的益處是，它能夠建立一個更正式的員工和顧問網絡，最好地反映出家族的價值觀和目標。這樣的網絡往往在家族財富創造者去世後仍然存在很長時間，並有助於確保家族價值觀的延續性，以及為家族世世代代提供專業服務。擁有理財辦公室的家族也能夠將處理日常家族事務的職責移交給專業團隊。騰出時間給家人、朋友、旅行、創業、政治追求、愛好、收藏、人道主義和慈善事業，可以為家族和社會帶來諸多益處。將任務和決策委託給專業的家族辦公室團隊通常是實現這些益處的第一步。我們建議家族負責人不要只考慮家族辦公室如何協助處理日常工作，也要思考家族辦公室如何豐富他們的生活。日益顯示，家族辦公室不僅能滿足家族需求，還能通過教育項目、下一代領導力發展、安排獨特體驗活動、制定健康和福利計劃等，為家族提供支持和挑戰。個性化服務 家族辦公室可以根據一個家族的具體需求和偏好來構建其結構，提供高度定制化的服務，遠高於財富顧問、信託公司或多家族辦公室的服務質量。一個專門針對家族特定需求、目標和偏好的家族辦公室可能是最可靠和最有效的選擇。這是因為隨著時間發展，專業人員會變得非常善於滿足並預測家族需求。因此，一個管理良好的理財辦公室應當以各種建設性的方式來挑戰家族。這就是如今廣受歡迎的家族辦公室 2.0 模式。一個家族希望工作人員參與管理像是醫療、教養、送禮和家族動態等個人事務的程度完全由他們自己決定。有些家族傾向於將家族辦公室的工作限定於稅務、遺產、法務和投資方面，而另一些家族則傾向於將個人事務管理（如保姆、幫傭和厨師）亦納入其中，並希望家族辦公室能夠解決問題以及為所有家族成員提供建議。規劃工作當家族辦公室失敗時，可以追溯到家族內部對辦公室的角色、使命、範圍和所有相關人員的責任缺乏明確認識。這可包括家族成員、工作人員和第三方專業人員。就像任何經營良好的企業一樣，目標和責任範圍越明確，實行結果就會越好。我們建議家族負責人從解決關鍵問題著手，以便更全面地瞭解他們的家族如何從家族辦公室中獲益。我們建議家族負責人不要只考慮家族辦公室如何協助處理日常工作，也要思考家族辦公室如何豐富他們的生活。7當議題涉及家族成員時，有些負責人會選擇與配偶、子女和繼承人共同討論，以界定出有共識和不一致的內容範圍。而最終的決定仍取決於家族領袖。建議討論的話題包括：1.家族是否覺得在管理家族事務的關鍵領域（如房產、財務、教養、後勤、稅務等）有未得到滿足或未得到充分滿足的需求？2.如果家族有適當的資源和專門知識，他們是否願意從事其他或新的活動？3.家族辦公室如何豐富家族的生活方式？是否有些個人利益從未進行討論或充分探索過？4.在過去，家族及家族負責人如何將重要的家族事務委託給外部專業人士處理，例如稅務、遺產規劃和投資管理等，以及家族最擅長與哪類人士合作，為什麼？5.如果家族或家族負責人要縮小家族辦公室可能幫助管理事務的範圍，那麼最重要的五件事是什麼？6.家族內部有誰願意並有能力監管家族辦公室，承擔領導責任和提供指引？7.家庭內部的特殊人際關係或個人情況（如事業、醫療或生活方式）是否需要納入家族辦公室的規劃中？8.私人銀行或多家族辦公室關係能否滿足家族的許多或部分需求，以及一些關鍵功能是否應該委外？9.與某些人以及公民、宗教或文化組織的傳統關係對於維繫和保護多代家族成員的利益有多重要？10.家族負責人是否希望成立一個由家族成員或外部專家組成的委員會，為決策提供意見及諮詢？雖然家族負責人和主要家族成員可能對這些問題沒有完全一致的意見，但就辦公室的基本使命和重點達成共識是必不可少的。記住，家族辦公室常見的失敗模式包括：1.家族成員之間對家族辦公室的作用、使命和範圍缺乏共識。2.不切實際的期望。3.管理、監督和控制不力，以及家族決策不善。4.未將家族辦公室視為真正的企業。78家族辦公室組建指南|花旗私人銀行關鍵定量因素組建家族辦公室的主要考慮因素之一是成本。這可能是一個特別微妙的話題，因為許多家族沒有意識到有必要為家族辦公室提供適當的資金。雖然各地成本不同，但某些基本成本（如人員、辦公費用和技術）對家族辦公室來說是共同的。即便如此，費用成本隨著辦公室的規模、範圍和地點的不同而有很大差異。家族不僅需要承擔啟動成本，且可能需要長期承擔運營費用，這應該是決策過程中的一個重要因素。家族辦公室費用一般分為四類：1.內部運營成本 工資、福利、日常開銷、技術和電信。2.直接家族費用 住宅、藝術品或其他收藏品、旅行、個人消費和稅費。3.外部專業服務費用 如會計、稅務、法務、顧問、保險和安全。4.投資顧問費用 如管理費、託管、研究/數據和匯總報告。維持家族辦公室的全部成本在很大程度上取決於家族對理財辦公室的期望。某些職能（如支付帳單）委外的程度、家族規模、法律實體數量以及投資組合的複雜性也會增加或減少成本。看似無關痛癢的項目（如支票、電匯和出資通知單的數量）匯總後也可能會推高支出。成本情況 圖 1 提供了全球家族辦公室常見的四種基本成本模型。誠然，這些都是簡化的模型，只能作為粗略的基準。它不包括雇傭超過 50 名員工的家族辦公室，這主要是因為家族辦公室在使命上相當獨特，通常包括博物館、大型基金會、私人股本或對沖基金、研究與開發組織（如科學、太空旅行或醫學研究）和企業孵化器等高級職能。圖 1：家族辦公室成本模型註：專業人員的報酬因職業、地點和經驗而異。圖 3 提供了一項通用準則。家族工作人員、司機、保安、飛行員、遊艇船員和私人服務員不包括在內。圖 2 包括代表性的人員配置模式。.家族辦公室全職專業人員全職支持人員低端年度成本高端年度成本小型24150 萬美元180 萬美元 中型411300 萬美元 380 萬美元大型816800 萬美元 1000 萬美元超大型16321400 萬美元2000萬美元 9經營費用因地區和經濟情況的不同而有很大差異。這裡提出的估計數字反映了工資加上 30%的福利和稅費以及 50%的管理費用。第三方專業服務（法律、會計、稅務和投資管理費）不包括在內，因為這些費用通常已經由家族另行承擔，但是仍應列入總成本計算。因此，估計數額只限於增加的工作人員和開銷成本，如辦公室、設備、保險、服務等。全面的成本分析應當包括當前和增量成本，以及由於家族辦公室人員配備和效率而減少的第三方服務費用。家族負責人經常會問，是否有必要花費至少 100 萬至 200 萬美元來組建一個家族辦公室，答案取決於各種因素。委外服務和技術解決方案正日益壓低家族辦公室的運營成本。隨著家族辦公室行業的增長和委外服務成熟，內部和外部資源的交互合作也可以帶來更適度的支出。例如，家族辦公室相當大的比例（通常高達總成本的三分之一至二分之一）是投資人員的費用。鑒於全球投資的複雜性，越來越多的家族轉向私人銀行和資產管理公司，以制定資產配置策略並進行投資。按理來說，家族辦公室在開展內部活動之前，應始終利用低成本服務，如流動性、現金和固定收益管理，以及私人銀行和其它機構提供的被動投資策略。大小 員工人數是影響辦公室分配任務的直接要素之一，如圖 2 所示。許多家族辦公室的演變始於聘用或指派會計或法務人員，這些人員往往來自現有的家族企業或受信任的服務提供者。帳單支付、稅務事項和家族後勤（如旅行、行政工作和住宅管理）通常是最初的核心職責。在稅務和法律顧問的建議下，基於稅收及其他所有權的目的，家族幾乎總是形成多個獨立的法律實體。法律實體的數量越多，隨之而來的會計、法務與合規成本就越高，而這一點往往是顧問所不認可的。圖 2：具有代表性的家族辦公室專業人員配置模式註：家族職員、維修工、園丁、個人護理服務員、保姆、司機、保安人員、飛行員/機組人員/維修工、遊艇船長/船員/維修工，以及其他支持人員均不包括在我們的人員編制內，這些職位因家族而異。小型辦公室中型辦公室大型辦公室超大型辦公室管理1124行政1336住宅管理1234安全管理-12會計/稅務23510法務/遺產-114投資14510交通-12慈善-12藝術/收藏-12項目管理-112總計615244810 家族辦公室組建指南|花旗私人銀行區域家族辦公室的選址直接影響到納稅、監管要求、隱私、與家人的距離、高素質員工的可用性、專業服務基礎設施和成本。隨著富裕家庭日益全球化（在住宅、投資、商業利益和慈善事業等方面）和司法管轄區之間的競爭日益激烈，各國努力實現其信託、稅收、民法、監管和信託標準的現代化，以跟上實踐發展的步伐。家族負責人在考慮司法管轄區問題時，應根據家族的長遠需要，尋求專業的法律顧問並審慎決定，同時避免採用一時流行而未經時間考驗的解決方案。除了稅務、遺產與法律事務外，家族辦公室的選址直接關係到家族吸引和留住高素質專業人士（包括內部員工和委外服務）的能力，以及這些資源的成本。規模家族辦公室通常存在規模效益。例如，綜合績效報告解決方案可以服務於許多家族成員和信託機構。也可能存在規模效益不佳的問題，從而增加經營成本，有時甚至達到無法接受的水平。例如，法律實體的過度使用，每個實體可能有多個銀行帳戶，導致需要定期對數百個銀行帳戶進行對帳。其他需要考慮的成本驅動因素包括家族成員人數、稅收管轄區和住宅、投資組合的規模和複雜性、以及主動和被動投資工具的使用也會影響成本。更複雜的投資（如對初創公司的直接風險資本投資）需要有專業人員提供服務。此外，全球聘用的顧問和資產管理公司總數也是成本驅動因素。有時候，最重要的成本是不透明的。例如，對沖基金或私募股權費用，尤其是基金中的基金，可能有好幾層發行者和管理者費用，如支出、附帶權益和銷售費用。雖然家族可能會傾向於讓家族辦公室提供多種服務，但在與每個服務要素相關的成本進行核算後，可能會選擇放棄某些服務或是進行委外。隨著富裕家庭日益全球化（在住宅、投資、商業利益和慈善事業等方面）和司法管轄區之間的競爭日益激烈，各國努力實現其信託、稅收、民法、監管和信託標準的現代化，以跟上實踐發展的步伐。11委外如今，家族辦公室業務最令人興奮的發展之一，是專業委外服務解決方案的可用性日益增強。許多家族辦公室長期以來都將稅務策略、信託和遺產規劃、託管和投資管理等專業職能進行委外。其內部可能會保留小型會計團隊進行大部分的日常總帳工作，並讓稅務公司編制季度稅務估計和年度報表。目前，這種委外服務趨勢已發展成新階段，亦即為了提高效率和降低成本，家族希望將投資策略、風險監控、帳單支付、總帳和財務報告等功能進行委外。我們建議家族負責人不要僅是雇用工作人員，而是考慮一系列可用的技術和服務機構解決方案。具體而言，家族應設法將歸屬下列情形的職能進行委外：1.規模效益不佳（成本隨著數量增加而上升），比如帳單支付和對帳數量。2.專業技能（如飛機維修、遺產法務）。3.合理/低成本替代方案（如外部固定收益管理人）。4.新技術解決方案（匯總報告、風險管理）。雖然家族可能會傾向於讓家族辦公室提供多種服務，但在與每個服務要素相關的成本進行核算後，可能會選擇放棄某些服務或是進行委外。12 家族辦公室組建指南|花旗私人銀行成本準則在評估現有的家族辦公室結構時，大多數家族都會提出一個關鍵問題：“我的家族辦公室應該花多少錢？這個問題很難回答，原因有二。首先，需要瞭解辦公室的職責範圍、規模和複雜性。其次，不管成本如何，為家族帶來的益處需要證明所花費的金錢和時間是合理的。一些小型、運營良好的辦公室能產生很大效益（相對於成本），而一些規模大、費用高的組織反而未能充分滿足家族的期望。最終，“價值 和“利益必須由家族來定義。一個有用的成本基準是將家族辦公室的直接費用除以所管理的活躍資產。家族辦公室費用通常約占家族總活躍資產（而非淨值）的 1%至 2%。活躍資產包括投資組合、信託資產和流動資產。家族應排除集中持有大量股權、家族經營企業、藝術品收藏和類似“閒置資產的成本，以免扭曲這一比例。因此，如果家族活躍資產達到 1.55 億美元，則每年維持一個小型家族辦公室的費用約為 150 萬至 310 萬美元。這項計算中的費用應只反映與經營家族辦公室有關的直接和增量成本。家族日常發生的費用不應納入其中。這包括所有個人支出、捐贈、收藏、法律和稅收支出，以及通常與資產相關的其他支出，如住宅、車輛和直接管理投資。因此，這些家族辦公室費用估算中不包括投資費用與支出，如託管費、交易費、管理費等。雖然家族辦公室可能會減少甚至消除一些開支，但家族不應低估成本，也不應在規劃時依賴“最佳案例的結果。對於許多資產遠遠超過 10 億美元的家族來說，這個成本比率就沒有多大關係了。考慮到家族辦公室的服務範圍，這些家族通常會設定他們認為合理的支出水平。總而言之，並不是每個家族都對家族辦公室的開支有著相同的敏感度。其他需要考慮的因素包括：如果家族財富正以強勁速度增長，比如長期按稅前年率計算增長 6%，那麼在家族辦公室上支出1%或許是合理的。然而，隨著時間發展，1.5%或2%的辦公室年度管理費用會侵蝕投資組合的支出價值，就像稅費一樣。應預測家族財富是會因可預見的流動性事件（如出售企業）而增加，還是會因繼承大量遺產而增加。由於財富極有可能大幅增加，辦公室費用提高也相對合理。多家族辦公室、某些信託公司、私人銀行和投資諮詢公司可提供一系列的投資管理、會計和票據支付、稅務建議以及其他相關的個人服務，年費在管理活躍資產的 0.8%到 1%之間。雖然此類服務提供者可能不像專門家族辦公室那樣提供定制化、隱私、立即回應、連續性和管控職能，但這一成本應有益於進行比較。150 萬 310 萬美元具有 1.55 億美元活躍資產的小型家族辦公室的估算成本。13影響家族辦公室成功與否的主要三個因素是：1.範圍（實現什麼）2.治理結構（誰有權限/責任）3.人員配置（執行質量）個別家族的需求決定了業務的範圍和規模。我們建議家族負責人使用以下職能來列出目前代表他們執行的工作，以及將來可能執行的新職能或擴展職能。這個典型的基本職能和高級職能列表僅作為指導。經營職能財務會計 基本：帳單支付、銀行業務、現金管理、保險、稅務數據和總帳會計 高級：稅務分析、申報與規劃；財資職能、借款和現金流管理；以及資產負債表管理投資 基本：投資管理人對應接口、匯總報告和績效監控 高級：投資政策、資產配置、投資組合構建、管理人選擇、直接投資、風險管理和研究住宅 基本：人員監督、保養與維護、現場管理、費用跟踪和管控 高級：家族人身安全、住宅及其他資產安全；施工管理；事件管理；以及社區參與家族後勤 基本：交通、網絡安全、活動策劃、個人服務和管理 高級：家庭教育、危機干預、醫療保健管理、飛機遊艇管理、美術等收藏品管理，以及體育特許經營管理經營與治理因素14 家族辦公室組建指南|花旗私人銀行法務與遺產規劃 基本：監督法律實體、外部律師事務所執行的信託與遺產事務、合同審查與管理、以及一般法律諮詢 高級：執行信託與遺產事務；法律實體的設立和管理；訴訟；以及複雜的投資、商業結構和交易慈善 基本：捐贈人指導性基金、送禮和慈善事業 高級：家族基金會、撥款和管理治理因素如前所述，許多家族辦公室都植根於家族的經營業務。最初，一個受信任的行政助理或會計師可以處理基本的帳單支付、銀行、保險、投資和其他家庭事務。隨著時間發展，這些辦公室往往擴大到包括增加專業工作人員和成立一個單獨的法律實體。所謂治理是指家族用於作出關鍵決策的方法。就像公司的運作一樣，決策的三種基本模式是：1.原則指導：一個或兩個家族成員作出所有重大決定，並對所有家族成員履行非正式的受託責任。這往往通過家族會議或定期溝通的方式予以強化。2.家族委員會：選出多個家族成員（可能是三到六名）代表整個家族，其中一人擔任主席或管理人。至少每季度舉行一次正式會議（包括年度會議），定期與其他家族成員溝通並向他們彙報。正式的家族章程往往會確定家族的使命和共同價值觀。3.家族理事會：通常屬於諮詢性質，由不同分支和不同世代的成員所組成。可能以安排正式聚會、家族教育和慈善等活動來傳達家族和財務信息。4.外部董事：由家族成員以及外部董事或顧問組成的董事會作出所有重大決定，通常會與家族成員進行密切磋商。無論選擇何種治理形式，有效組織的三個關鍵要素是良好的溝通技巧、權責明確以及家庭成員的參與。最佳實踐包括：1.家庭成員之間頻繁溝通（強調傾聽）有助於促進參與和理解。這可以採取多種形式。特別和正式的家族會議、工作小組或委員會、定期報告、定期戰略會議和年度家族秘密會議均屬有效。雖然不一定是為了達成共識，但所有成員都應有機會在家族章程或適用信託的範圍內影響決策。這些活動可能會由家族負責人領導，也可能是家族辦公室的首席執行官或顧問。2.委員會和職員之間，以及職員自身之間，應有明確和一致的權責分配。高級職員應該只向委員會中一位在家族內部具有重要權威的人進行彙報。設定目標並定期評估。家族成員應該避免發布指令，而是與家族辦公室的主席或首席執行官進行討論。在這方面的最佳實踐是作出書面授權以及制定繼承計劃。3.家庭成員的參與因個人、世代及個人興趣而異。實施合理策略，提供與年齡/技能/興趣相應的機會進行領導、指導、學習、影響或成長，以建立家庭凝聚力和相互溝通。這不是一次性的努力，而是時常由最高級家庭成員領導的永久循環。15與大多數企業一樣，家族辦公室的成功取決於能否吸引、留住和激勵優秀員工。因為早期人員會設定基調和標準，所以許多家族一般都會從家族企業中選擇值得信賴的員工。我們建議從一個適度的人員配置計劃著手，讓家族能審慎地塑造團隊並使之日益壯大。成功聘用關鍵職員（如首席執行官、首席投資官或首席財務官）的方法包括如下：從律師事務所或會計師事務所聘請一位家族非常熟悉的合夥人 從家族密切合作的投資諮詢公司、私人銀行或信託公司招聘高級職員 從家族企業中聘請法律總顧問、首席財務官或財務總監 進行全國性或區域性搜尋不太成功的策略包括聘僱家族成員、朋友或是聽取熟人的推薦，儘管其中也有一些例外。同樣地，大型資產管理公司的“銷售導向型 專業人士也不應與那些擁有實際投資經驗的人混為一談。不幸的是，有經驗的家族辦公室候選人往往太少了。既然薪酬可能會低得多，高管為什麼要加入家族辦公室呢？有機會與家庭主要成員密切合作、減少旅行、更好地平衡工作與生活、管理更小的團隊、家庭聲望、體驗刺激的工作環境，這些往往可以吸引到那些尋求改變的人才加入。招募除了必要的技術證書（如投資、法律、會計等）和家族辦公室職位所需的經驗之外，要想招聘到優秀人才，還須識別下列個人特徵：卓越的判斷力。成功的候選人必須能夠在各種各樣的個人和專業環境中表現出良好的判斷力。這包括能夠就家族工作的幾乎所有內容加以保密，尤其是對自己的家人和朋友。淡化自我。總歸來說，家族辦公室的專業人士是在為家族服務。事實上，他們幾乎所有成就都不為世人所知。家族成員應該警惕那些渴望脫穎而出或自我推銷的候選人，或者那些過分迷戀家族姓氏和內部工作的候選人。同時，家族應尋求具有自信、堅強的顧問，能夠提供坦誠的建議，並在必要時傳達壞消息。避免阿諛奉承之人。團隊合作。並不是每個人都喜歡在一個小團隊或低調的公司工作。家族應該尋找好的溝通者和好的傾聽者，因為員工會在很多情況下代表家族行事。職業階段。成功的專業人士在職業生涯晚期時，往往想要挑戰為家族辦公室工作，願意離開律師事務所或投資公司，去尋找與某位客戶密切合作的機會。同樣地，剛剛畢業而尋求深度體驗的學生，也可以成為合適的入門級候選人。家族辦公室人員16 家族辦公室組建指南|花旗私人銀行 誠信。在工作上無任何道德或法律上的瑕疵或過失是重要的核心要求。運用私人保安公司進行徹底的背景調查是必不可少的，因為面臨權力下放可能存在欺詐和盜竊風險。許多時候，聘僱朋友和家人擔任家族辦公室的重要角色被證明是具有風險問題的。如果要任命一名家族成員擔任投資或行政職務，須由所有相關人員對他或她的技能、經驗和品德進行詳盡的評估。家族可能會犯的三大錯誤是：1.對首席執行官或首席信息官的要求缺乏明確了解，誇大或低估了其角色和期望。2.招聘那些自認為理解在家族辦公室工作是什麼情況，但又抱有不切實際期望的求職者。3.從對沖基金、律師事務所或大型投資公司聘請“大人物，而所有人都得到比預期更高的報酬。圖 3：具有代表性的家族理財室薪酬*不包括可自由支配的獎金、共同投資或附帶權益補償。註：美元金額只代表基本工資，不包括激勵性報酬和獎金。這些數據還不包括員工福利和稅費（可能占基本工資的 20%至 36%）。薪酬範圍僅作說明之用，可能會因專業知識、經驗和地理位置而有很大差異。一般基本薪資範圍 職能 低位（美元）高位（美元）管理專業人員（首席執行官/首席運營官）$175,000$500,000行政非專業人員美元$45,000$75,000住宅安保：專業人員$40,000$65,000 非專業人員$25,000$40,000會計：高級專業人員$125,000$225,000 初級專業人員$60,000$100,000投資：高級專業人員$250,000$750,000 初級專業人員$125,000$225,000法律與遺產規劃：高級專業人員$150,000$350,000 初級專業人員$100,000$225,000交通管理$50,000$80,000慈善$75,000$140,000藝術/收藏$50,000$80,000項目管理$45,000$75,000 17激勵與薪酬很少有事情像家族辦公室薪酬這個話題一樣受到如此多的討論和爭辯。有兩種基本方法適用於確定高級雇員的薪酬：1.權益一致。這個方法倡導附帶權益、共同投資機會和巨額獎金可以促成對家族和員工都有利的結果。財務回報越大，家族、首席信息官、首席財務官等的財務結果就越好。持懷疑態度者認為，這會導致員工承擔不對稱風險的行為，因為只有家族才能承受真正的損失。2.保持簡化。這個方法主張支付有競爭力的基本工資，以及與業績掛鈎的年度或定期可自由支配獎金。有些家族增加了偶爾個人使用私人飛機/船、渡假屋和信貸設施的機會。持懷疑態度者認為，這會導致聘僱平庸之輩（亦即成功人士怎麼會接受這樣的薪酬？）。這兩種模式都能有效地運作，但通常“保持簡化 的方法是最好的。為什麼？當金融市場處於主要高點和低點時，雙方都可能會產生憤怒和怨恨。家族成員可能會對團隊在牛市期間獲得過高的薪酬感到驚異，或者團隊可能會對家族在熊市期間要求他們獲得微薄的薪酬感到憤怒。一般來說，家族辦公室的工作不應被定位為致富之路。家族應該把重點放在促成預期結果、合理冒險和長期關係的激勵措施上。在設定薪資時，家族應諮詢他們的獵頭公司、家族辦公室協會或顧問，他們可能會查閱家族辦公室薪酬調查數據。圖 3 中提供了一些示例。招聘時要注意的一點是：家族辦公室的每一位員工都應該接受專業背景調查，並受保密雇傭協議的約束。此外，許多家族辦公室讓員工可以選擇用未公開的方式進行藥物測試和信用審查。而遺憾的是，有太多欺詐的案例。家族辦公室的工作不應被定位為致富之路。家族應該把重點放在促成預期結果、合理冒險和長期關係的激勵措施上。18 家族辦公室組建指南|花旗私人銀行結語成功的家族辦公室正如成功的企業一樣維運經營。家族在組建理財辦公室時能參酌本文列出的眾多選擇，以最大限度地滿足其需求方面具有的靈活性。雖然沒有基本的模板，但是有相當多的經驗和良好的管理實踐可以借鑒。對於家族負責人負責評估和可能設立家族辦公室的過程，本文中所述規劃見解應作為有用的起點，能引發進一步思考。我們建議家族領袖尋問其他有類似情況的家族，這些家族已經成立，可以學習他們的經驗。我們建議家族領袖尋問其他情況類似且已成立理財辦公室的家族，以瞭解並學習他們的經驗。Stephen Campbell 為花旗私人銀行全球家族理財辦公室團隊主席，負責為富裕家族提供家族理財辦公室重要財富以及投資管理最佳實踐規劃等方面的建議。此前，曾擔任總部位於西雅圖的家族理財辦公室首席投資官，並曾在美國富達投資（Fidelity Investments）的美國和歐洲分 部擔任高級投資管理和技術領導職務。Stephen 是兩家金融科技公司的創始人兼行政總裁，並領導許多早期公司的投資 案。19說明1.如本文所述，“家族 可指居住在許多國家的個人、單個家族、關聯家庭群體或是複雜的多代家族。美國證券交易委員會（SEC）最近發布了豁免 1940 年法案的條款，更具限制性，其中將家族理財室定義為不超過 10 名來自共同祖先的直系後裔（須符合某些其他條件）。2.稅法和金融監管是家族辦公室構建的主要因素，也是家族辦公室成本/收益的一環，因此專家意見至關重要。3.多家族理財室通常為多個家族提供投資管理、帳單支付、現金管理以及稅務和房地產規劃協調服務。服務範圍在質量和完整性方面可能有很大差異。免責聲明花旗私人銀行是 Citigroup Inc.（花旗集團）旗下業務單位，通過花旗集團內的銀行和非銀行附屬機構，為客戶提供廣泛的產品和服務。並非所有附屬機構或地點皆提供所有的產品和服務。本文件僅供參考，且內容表述均為作者自身之觀點或意見，並不一定反映花旗集團或其附屬機構之觀點。所有意見如有更改，恕不另行通知。本白皮書僅供參考之用，其內容（包括本文中的所有信息、意見和觀點）可能在不經通知的情況下發生重大變更，且並不旨在作為任何服務或產品的要約或招攬。本文件不直接或間接構成任何合約義務。本文所述觀點可能不同於花旗集團其他業務部門所表述的觀點，並不能被用作對未來事件的預測，或對未來結果的保證。儘管本文件之信息來源相信頗為可靠，但花旗集團及其附屬機構並不保證本信息之準確性及完整性，並毋需對其引用而導致的任何直接或間接損失負責。花旗銀行倫敦分行（Citibank N.A.,London Branch）（註冊編號為 BR001018），其地址為 Citigroup Centre,Canada Square,Canary Wharf,London E14 5LB，由美國金融管理局（Office of the Comptroller of the Currency）授權並受其監管，並由審慎監管局（Prudential Regulation Authority）所認可。受金融行為監管局（Financial Conduct Authority）所監管並受審慎監管局（Prudential Regulation Authority）限制規定。有關我們受審慎監管局所規定的具體情況可與我們索取。花旗銀行倫敦分行的聯繫電話是+44(0)20 7508 8000。花旗歐洲公司（Citibank Europe plc）受愛爾蘭中央銀行監管。其受愛爾蘭中央銀行監管，並經愛爾蘭中央銀行和審慎監管局（Prudential Regulation Authority）授權。該公司接受愛爾蘭中央銀行的監管，同時接受金融市場行為監管局（Financial Conduct Authority）和審慎監管局 的有限監管。如有需要，我們可為您提供有關金融市場行為監管局對我們的授權和監管程度，以及審慎監管局監管的詳細信息。花旗歐洲公司英國分公司已在英格蘭和威爾士公司註冊處註冊為分公司，註冊號為：BR017844。其註冊地址為：Citigroup Centre,Canada Square,Canary Wharf,London E14 5LB。增值稅編號：GB 429 6256 29。花旗歐洲公司註冊於愛爾蘭，註冊號為：132781，註冊地址為：1 North Wall Quay,Dublin 1。花旗歐洲公司受愛爾蘭中央銀行監管。其最終管制人為位於美國紐約的 Citigroup Inc.。在澤西島，本文件由花旗銀行澤西島分行發行，該分行的註冊地址為 PO Box 104,38 Esplanade,St Helier,Jersey JE48QB。花旗銀行澤西島分行受澤西島金融服務委員會（The Jersey Financial Services Commission）所監管。花旗銀行澤西島分行是澤西島銀行存款保障計劃的參與者。該計劃為最高達 50,000 英鎊的合格存款提供保護。任何 5 年期間的最高總賠償金額上限為 100,000,000 英鎊。有關該計劃及其涵蓋銀行集團的全面詳情，可參見澤西島網站 www.gov.je/dcs 或按請求提供。在加拿大地區，花旗私人銀行隸屬於花旗銀行加拿大分行，為加拿大第二類特許銀行。由花旗銀行加拿大分行投資基金有限公司（Citibank Canada Investment Funds 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