一个展览业务的操作综合流程.docx

一个展览业务操作步骤
一．接洽阶段
获取参展用户信息
上门造访用户
取得用户参展相关资料
明确设计图交付日期
二．设计阶段
和设计师沟通并即时同用户进行展位设计交流
向用户交付设计初稿、设计说明、工程报价
研究用户反馈意见并再次修改
交付最终定稿之设计图及工程报价
三．签约阶段
同用户确定工程价格
明确同用户相互配合要求
签定协议
四．制作阶段
依据部门工作单完成制作及准备工作
安排用户到工厂实地察看制作及准备情况
完成主办、主场、展馆等各项手续
五．现场施工阶段
现场展位搭建
处理现场追加、变更项目
配适用户展品进场
用户验收
六．展会期间及撤场阶段
安排展会期间现场应急服务和增值服务
配适用户展品离场
现场拆除
七．后续跟踪服务
展会后续总结汇报
为用户提供行业会展信息和分析
邀请用户参观企业其它服务案例
一．项目接洽阶段
1． 获取参展用户信息：以下部分渠道是有可能帮助取得最初步用户信息。
上届展览会会刊——通常比较成熟和已经固定展会，行业中关键厂商基础上会继续参展，所以上届会刊是很好渠道。会刊资料往往登载有平面图（能够看出是否展位属于特装，通常面积在36平米以上是需要尤其部署）、展商联络方法和介绍（有些展会也会把企业展会责任人姓名登在上面）。会刊资料能够配合现场实景照片进行比较，关键展会进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。
展会专设网站——比较有规模展会基础上建有专门网页，通常有对下届展会宣传和以往展览回顾，有些不仅会列出上届展商，为显示其展会效益，网上也上传部分部署得挺美观展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业展会和厂商，有些专门采访类栏目，类似展会快报性质，里面有参展商市场宣传方面责任人信息。
正在服务用户参展商手册和平面图——假如在每次展会上有已经在服务用户参展，最好能够经过她们取得展位平面图（在为新用户服务时也要尽可能取得全部展商平面图），上面是最新参展商，该届展会特装用户能够一目了然。
2． 上门造访用户:会展行业业务特殊性在于它用户基础是确定，只是用户需要选择不一样供给商而已。很多用户会进行邀稿竞标，这些是很多展览企业全部能够进入，有些供给商关系已经固定用户需要经过其它机会再进入。很多时候，确实要参展特装用户是需要展览服务，能够进行登门造访。
经过对用户交谈，具体了解用户意图，明确用户期望展示专题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些用户会提供她们企业介绍给展览企业，但即便有对方企业介绍，经过交流，业务人员需要得悉其以往展台情况，尤其是为何会放弃原有合作关系，有哪些地方是不满意。
有些用户通常邀请很多家比稿，但最终选中方案是多个方案集合，对于这种用户事先极难分辨。也有部分用户已经有了搭建商，只是为了形式，或是为了经过比稿得到一份现成设计图，最终自己另外找人做。现在会展行业比较混乱，该种情况期望能够经过和用户交流能够提前得以发觉。
3． 取得用户参展相关资料：假如得到用户认可，同意为其展览提供策划设计，通常需要得到用户以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、用户企业介绍资料、用户企业全称、用户标准司标、用户标准字体、用户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、关键参展产品、展位制作预算。
通常不管是何种情况，用户全部会提供设计本身需要资料，但对于展览服务企业来说，取得用户费用运算是最关键，在投标比稿中尤为关键。有些用户会给一个大约范围，但有些用户不愿透露，甚至本身也没有事先有预算。我们能够搜集该用户以往同行业展位照进行比较，或把部分展位图给用户参考选择，并通知其大致费用，请其选择参考。用户通常会选择其风格和价格全部比较靠近展台图
参展商手册和用户要求关系到设计师方案是否能够达成入围中标，应该尽可能齐全地从用户那边取得。展商手册包含到了展馆技术参数和规则要求等。用户要求可从以下多个方面明确：展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计关键、照明要求、展板数量、展位高度等。
4． 明确设计图交付日期，制订工作计划：同用户明确首稿交付时间和要求，会同设计师进行安排。对于大项目，应该制订一份工作时间明细表，有需要能够提交给用户。
二．设计阶段
1． 向设计师转交用户设计要求并随时和用户进行展位设计相关沟通交流
为形成设计部统一安排，业务人员应该把和用户在项目接洽中取得用户设计要求和可能需求风格，填写设计明细表，转交给设计部责任人
在设计师出图中，业务人员应该保持同用户随时联络，把握其可能改变。假如有必需，应该把设计师介绍给用户，让双方能够有直接联络。
对于需要亲自去考察测量场地，能够由业务人员或设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联络，了解最新展示材料，避免设计采取材料陈旧或有些设计无法实地施工。
2． 向用户交付设计初稿、设计说明、工程报价
展台初稿定下以后，会同供给商得到成本价，制作明晰报价单。通常展台设计报价有一个比较细分次序，既是为了方便具体列项也有助和让用户明了并乐于接收，往往根据设计图从天到地或从外到里按次序罗列，预防遗漏项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整描述。一份完整报价就是一份具体工单，便于把握施工成本核实及施工正确性。
展览设计承建中，有一部分费用是能够由用户自己向展馆支付，但往往实践中全部是展览企业代交，应在报价中凡代场馆收费项目一定要注明，比如电箱申请、场地管理费等。
有些用户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只要看到实际效果图就能够；部分形成规模企业比较重视形象宣传，尽管没有明确要求设计图附有说明，但从以后正规化考虑，应该提倡设计师写设计说明。通常能够就展位风格、材质说明、展位功效、色彩说明、照明说明、设计关键等多个方面进行叙述。交图时，假如能够安排设计师一起同用户见面就好，可由设计师向用户说图，解释该方案卖点和最大和众不一样。
3． 研究用户反馈意见并进行再次修改
用户假如是多家比稿话，就会有一番筛选。假如要求我们继续修改，那么应仔细了解其真实意图。有些用户经过第一次接触后，即便是原来对展览陌生要说出个一二来。应仔细同其沟通。假如用户要求重新以不一样风格再次出图，应该综合具体情况。
4． 交付最终定稿之设计图及工程报价
三．签约阶段
1． 同用户确定工程价格
在报价确定价格时，一定要确保全部材料和尤其要求企业是能够做到。不然一旦用户确定而现场无法达成要求话，将造成不好影响。
2． 明确同用户相互配合要求
展馆现场搭建时间通常全部比较担心，只有2-3天安排，这其中还有用户展览产品需要部署，有时包含到需要提前申报事宜，应同用户协调好双方负责范围。
3． 签定协议
四．制作阶段
1． 依据部门工作单完成制作及准备工作
依据具体项目标需要，安排AV设备、木工结构制作、地毯供给商、美工制作等部分根据设计图要求和用户制订进行制作。注意在制作过程中假如有变动，应立即同设计师联络，有需要业务人员应照会用户。
2． 安排用户到工厂实地察看制作及准备情况
通常见户确定最终效果图后就只是等候到时进场，有些项目较大或是用户尤其重视项目会在制作中进行监督，我们应做好安排其到企业或工厂间参观准备。
3． 完成主办、主场、展馆等各项手续
有些项目应该是要于开展前向展馆或主办方进行申报，假如该部分工作是由我们来完成就要就定水、电、气和用户确定，并向主办方提供必需材料，如电图等进行审批。对于一些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行尤其审批。
五．现场施工阶段
1． 现场展位搭建
现场施工好坏决定了项目设计是否得到了实现。现在有很多展览企业只重视设计不重视搭建，造成了用户不满，这也是展览服务中常常有用户更换供给商原因。通常在搭建中用户也会在现场部署展品，此时最好具体负责该项目标业务服务人员能到现场陪同，有必需，设计师也能够到现场监督施工，并同用户即时交流。尽管实际效果不能立即表现，不过很多用户期望能得到这么服务。假如业务人员确实有原因不能在现场，应该把负责搭建部署联络人介绍给用户。
2． 处理现场追加、变更项目
现场中常常会有部分设计中本身没有预料到情况出现，而且用户也会临时提出部分要求。假如是因为企业本身原因造成，应即时进行更改，假如是用户额外提出，应确保首先满足其合理要求，同时对追加部分要求用户签收补充到总项目款项中。
3． 配适用户展品进场
实践中往往是先把展台结构部署好以后再安排展品入场，现场工作人员一定要注意为用户服务，配合其展品进场。
4． 用户验收
全部搭建工作完成后，要进行展位卫生清洁，该项工作关键能安排我们工作完成好，直到用户验收完，确保次日开幕。（应注意有些时候自己展台搭建完成较早，全部工作全部结束后，大家全部认为没事了，但隔壁展位施工会造成展台卫生和展品摆放等受到影响）
六．展会期间及撤场阶段
1． 安排展会期间现场应急服务和增值服务
在开展期间，关键是用户接待工作，但很多时候会需要对展台进行维护和临时配置东西。业务责任人员和一二个工人应在现场进行应急服务。从用户方来讲，她很是期望能够在展览期间有展览企业人在场，而且最好是她熟悉，能够有需要时候随时能够得四处理。用户在现场工作人员应该有我们现场服务人员最直接联络方法。
增值服务方面能够很广泛，有些业务人员在现场帮助用户做接待工作，外语水平好能够充当翻译服务，甚至能够帮助用户发送资料、安排用户间见面等。
2． 配适用户展品离场和现场拆除
展览结束后，应首先配适用户把展品撤离现场，再进行展位拆除，假如用户对有些材料需要再次使用，应帮助其大包运输；假如是需要我们保留，应关键拆装。
3.退回前期预付相关费用
完成工程后，应即时进行成本总结，向展馆或主办方退回事先预付电箱申请、通讯押金等费用。
七.后续跟踪服务
作好后续服务是赢得回头客关键原因。很多企业认为展会有些要间隔六个月十二个月才举行一次，展会结束了也就中顿了和用户联络，从而忽略了对用户关心。但其实用户是很脆弱，也是很轻易被她人挖走。
所谓展览后续服务其实很广泛，比如企业能够把在展览现场照片打印或冲洗一份给用户（包含用户本身和其它企业）、为用户整理展会会后总结、搜集该行业以后会展信息，提供用户选择下次参展、假如方便，能够邀请用户参观企业为其它行业用户设计优异展出等。只要我们能够在协议项目列表上为用户多付出一份努力，全部将为企业在下次服务中赢得优势