陕西风电公司档案管理制度.pdf

国电陕西风电公司档案管理制度目 录第一章基建工程档案管理制度-2-56第二章设备资料开箱验收制度-57-58第三章文书档案管理制度-59-61第一章基建工程档案管理制度1目的 为做好国电陕西风电公司工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案整理规范，特制订 本制度。2适用范围本制度适用于工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间国电陕西风电公司 及参建单位工程项目技术资料、档案的收集、整理、移交等管理。3规范性引用文件GB/T11 32 22 000科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T2 82002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范GB/T1 0609.3技术用图复制图的折叠方法GB/T1 39681992档案交接文据格式国档发19884号基本建设项目档案材料管理暂行规定国档发19928号 建设项目（工程）档案验收办法档发20025号企业档案管理规范档发20044号国有企业文件材料归档办法国家电力公司总文档200229号火电企业档案分类表(6-9)大类（修订本）国家电力公司总文档200229号水电企业档案分类表(6-9)大类国家电力公司总文档200229号供电企业档案分类表(6-9)大类DL/T52 2 9-2 005电力工程竣工图文件编制规定中电建协工20066号 关于印发电力工程达标投产管理办法（2006版）的通知GB5031 9-2 000建设工程监理规范GB/T11821-89照片档案管理规范 4术语、定义和缩略语工程文件：是指工程全套文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。工程前期文件：是指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。2工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试）过程的文 件。主要施工文件、配套设备技术文件和工程竣工图组成。工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映施工情况的文件。工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。工程竣工验收文件：是指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。工程档案：即建设工程档案，是由工程文件经整理、归档后形成的。档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位（以 下简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部 门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。5管理内容和方法5.1 工程档案管理总则工程技术资料、档案管理和工程建设必须做到“三同步”、“五统一”。“三同步”即在单位工程一开始，就与建立竣工图和施工技术记录同步进行；工程建设中 就与竣工图和施工技术记录的收集、积累、整理、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提 交整套合格的竣工图和施工技术记录同步进行。“五统一”是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程结算和竣工图、施工技 术记录编制移交统一进行，是工程技术资料和工程管理的有机结合，是保证工程技术资料完 整、提高工程管理水平的重要手段。工程技术资料、档案管理工作，按照统一领导、统一管理的原则，由风电场项目部全面 负责。工程监理、勘察设计、工程承包、工程施工单位要按合同、协议和有关规定要求，认 真做好各自范围内的档案工作。各参建单位应根据有关法律、法规，结合木办法，制定适合木工程的技术、资料档案管 理制度。制度要求内容全面、条理清楚、可操作性强，并经各单位负责部门批准，并上报各 风电场项目部统一归档。为机组达标投产打好基础。根据电力工程达标考核管理办法要求，各参建单位资料（档案）室必须备有工程技术资 料、档案管理依据性的文件和法规、规范、标准等、必须配备符合要求的档案装具、库房等。5.2 档案管理组织机构及档案管理网络5.2.1 成立工程档案管理领导小组。公司分管基建工程副总经理任组长，其它参建单位主管 3领导及公司档案主管部门领导为组员。工程档案管理领导小组对整个基建工程档案管理工作 负领导责任；负责协调各单位对本项目档案资料的管理，使档案资料完整、规范、统一；认 真贯彻落实国家及电力部、国电集团公司等上级主管部门颁发的档案管理规定及实施本标 准。5.2.2 公司风电场项目部、监理、设计、施工等参建单位成立工程档案管理三级网络，由项 目主管领导、部门主管领导、专职档案员、兼职档案员组成，工程档案管理网络人员名单报 公司综合管理部、监理单位备案。5.2.3 公司各项目部档案室是“工程档案管理领导小组”的常设办事机构。5.2.4 各有关单位应在各自职责范围内做好本工程文件材料的形成、积累、整理、编制、保 管和移交工作。原则上谁承包、谁负责。各承包单位按照工程承包合同，负责汇总和移交工 程竣工资料；工程承包单位要根据承包合同，负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管 理工作，为确保竣工资料的质量，应经常对分包单位履行监督、指导的职责。5.3 基建工程档案归档范围及责任划分5.3.1 建设单位负责基建工程建设全过程档案管理的组织、协调、检查、指导、验收工作。负责监督各 参建单位严格遵守公司的管理制度，并纳入合同条款中进行管理。负责接收项目（工程）的 全部档案。负责提交工程建设总结。负责档案验收的申报、自检及汇报工作。建设单位各职能部门在各自的职责范围内做好本部门的科技档案管理工作,设立兼职档 案员，负责本部门形成资料的收集、整理、组卷、归档工作，专业人员在工程结束或调离岗 位时，要向部门负责人或兼职档案员移交资料。各职能部门具体职责如下：5.3.1.1 工程建设部：负责各专业的设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单等文件 的收集、整理和归档；负责有关技术性的来往传真、信函的收集与归档；负责有关本专业的 会议纪要的收集和归档；负责对木工程项目各参建单位归档的施工文件、竣工图和调试文件 进行审核，确保其完整、准确可靠，并在有关的工程竣工验收单及质量审核表上签字。531.2规划发展部：负责工程前期文件、工程管理性文件、征地等文件的整理归档。5.3.1.3计划经营部：负责各类合同、协议、招投标文件、工程预概算和决算等收集整理归档。531.4 安全生产部：负责安全简报、安全通报、快报，安全专题会议纪要、安全检查考核记 录、安全总结及有关安全的合同、协议等文件的收集、整理和归档。负责生产准备及试生产 期间形成的科技档案材料整理和归档，如培训教材、运行记录、制度、规程图纸等生产准备 4和试生产管理过程中形成的档案材料。531.5 财务管理部：负责工程总决算、审计报告和批复等文件材料的整理和归档。5.3.1.6档案管理人员：负责参建单位往来文件、图纸及资料的收集和催交；参加工程竣工 验收，对所有移交归档的文件资料进行检查审核，符合规范要求方可接收，确保工程档案的 完整性；负责对接收的全部资料按标准、规范要求进行整理，确保工程档案的归档率和准确 率，达到验收标准和国家有关标准；对公司形成的科技档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作；接受国电集团公司以及公司所在地档案行政管理部门的监督和检查。532设计单位:负责按合同、协议要求向公司提交工程设计基础资料，以及工程各设计阶段 的设计文件、施工图；负责提交工程全过程的设计修改通知单；负责按合同、协议规定交齐 全、完整、准确、系统的竣工图；负责提交设计总结。负责在机组及工程档案验收时，提供 有关职责范围内的汇报材料。5.3.3 施工单位：负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；负责提交 设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录和消缺率记录；负责提 交全部机组建设期间的工程联系单及总结；负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施 工文件和竣工文件；负责建设单位委托采购和自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办 理的有关合同、协议的收集、整理与立卷归档工作；负责汇总、移交分包单位工程管理、施 工、竣工文件材料；负责编制竣工草图。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围 内的汇报材料。5.3.4 监理单位：负责收集、整理、移交工程建设监理过程中形成的监理规划（计划）、监 理大纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、施工简报、监理月报、监理依据性文 件等监理资料；负责对各标段竣工档案的齐全、完整、准确性进行审核；负责提交监理总结；负责对竣工图进行审核并提交竣工图审核报告；负责在机组及工程档案验收时，提供有关职 责范围内的汇报材料。5.3.5 调试单位：负责向建设单位提交审查批准的调试大纲和调试方案。负责提交调试过程 中设备缺陷记录和处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计 资料。负责在试验调试完成后向建设单位提交完整的调试报告及调试工作总结。负责在机组 及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。536供货厂家：各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量，向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。对于进口设备还须向用户提供商检证、出厂 证明书以及材料原产地证明书。55.3.7质量监督部门：负责提交所有监督检查项目规定的全部文件材料。5.4 工程技术资料、文件管理流程5.4.1各参建单位有关工程建设的技术、质量、安全、进度、物资等技术文件资料往来必须 通过公司各项目部资料员传递收发，杜绝专业人员直接传递资料，所有工程流转单必须经公 司分电场项目部资料员办理登记手续。5.4.2工程所有技术资料、文件所使用的表式格式及编号，在监理单位会同建设单位、质监 站共同商定后，形成统一表式及编号原则，并经公司项目部确认后，各参建单位按统一标准 执行。5.4.3工程技术资料、文件传递流程：设计院、设备厂家所提交的设计图纸、资料（修改图纸、补充资料，按照合同份数提交）一建设单位档案室接收登记f按照合同要求份数分发监理单位、施工单位、工程部直接负责 的专工，其余作为资料供利用。各种会议纪要由组织会议部门整理后分发参加会议单位存档。安全、质量考核报表、施工作业计划、工程付款申请报告等，均要求提交6份一送监理 单位签署意见一由监理单位送公司项目部签署意见（留存2份，返监理单位4份）一监理单 位留存2份，其余2份由监理返回施工单位。设计变更资料传递程序及流程按照Q/JMF 2 084005-2 005设计变更管理标准执行。施工图设计交底、图纸会审等会议记录单传递程序及流程按照Q/JMF 2 084004-2 005设 计技术交底、图纸会审管理标准执行。工作联系单传递程序及流程按照Q/JMF 2 08401 2-2 005工作联系单管理标准执行。其它未列入的施工管理文件流程比照执行。5.5 工程技术资料归档范围、编制要求5.5.1 归档范围及保管期限对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载 体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有声像电子文档资料的，应同时收集齐全。工程技术资料归档范围及保管期限表见“附录A（规范性附录）”。5.5.2 分类整个建设项目工程档案，按照档案的统一分类进行立卷。风电企业分类表见“附录B（规范性附录）”。65.5.2 归档时间5.5.2.1 新建机组在投产后1.5个月内向生产单位档案部门移交完成归档范围内的全部竣工 文件档案。竣工图按合同或原电力部电建（1996）666号文规定的日期提交；考核期内交清 与本机组有关的全部档案。5.5.2.2 新建机组项目合同另有规定的，按合同规定时间移交工程竣工图和竣工档案。5.5.2.3 规模大、时间跨度又较长的项目，为防止档案散失，经主办部门与档案部门协商后 可采取分阶段归档的办法。5.5.2.4 试生产运行部门形成的技术文件，如运行日志（典型日）、值长运行调度记录、设 备运行时数统计、运行分析记录等，试生产结束后移交归档完毕。5.5.2.5 各类生产技术管理月报、工程简报、质量分析、运行分析、安全简报、来往的电传 传真、联系单等，在分发同时送档案部门归档。5.5.3竣工档案的编制办法5.5.3.1 编制范围及责任单位5.5.3.1.1工程竣工档案资料是指工程总承包合同工作范围内的各项工程从酝酿、立项、施 工、调试到建成投入试运行的全过程中形成的，按承包合同的有关规定，需交付业主单位使 用的全部档案资料，包括竣工图、竣工文字资料和各阶段的各类文件资料。5.5.3.1.2工程施工阶段是工程竣工档案资料形成和积累的关键阶段。由监理单位牵头，组 织工程各有关单位，认真、及时地做好记录、收集、整理和检查工作。在完成每个单项、单 位工程后，承包单位应及时组织编制竣工档案资料，并及时组织检查、验收，做到竣工档案 资料与工程同步。竣工档案资料包括竣工图和竣工文字资料以及声像资料，各承包单位负责 最终按承包合同的要求向建设单位移交规定份数的竣工资料（二套），并交一套与竣工档案 资料相对应的电子光盘。注：对“原件”、“正木”、“副木”的定义所有手写和打印的文字、数据资料，最初产生的区别复制件的原始文件（带有文件 编制人与各方检查人亲笔签名的文件）加盖单位图章后，称为“原件”。所有手写和打印的文字、数据资料，经签字后，再加盖单位图章后，有规范格式和 生效标志的正式文本，称为“正本”。再现正本内容和形式特征的复本，备存查和有关方便之用，称为“副本”。5.5.3.1.3竣工资料按阶段分成以下四大部分:75.5.3.1.3.1 土建工程（-）每个单位工程的竣工图，由各有关土建承包单位在施工过程中，负责及时、准确地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给设计单位，由有关设计单位负责 编制竣工图。（-）每个单位工程的竣工文字资料由各有关土建承包单位负责编制。一个单位工 程的竣工文字资料应由以下九项内容组成：1、工程概况1）简介2）工程范围3）设计与设备主要特点、主要尺寸4）主要工程量5）主要施工方案6）开、竣工日期7）造价及总结8）上级质监站检查评价9）施工大事记2、施工技术记录1）土、岩试验报告、地基处理（包括打桩）记录2）建（构）筑物施工定位测量、高程测量和测量复核记录3）建（构）筑物测试、沉陷、位移、变形观测站记录4）技术复核记录5）碎浇筑记录6）结构吊装记录7）排水系统灌水记录、通水试验记录8）蓄水构筑物灌水记录9）混凝土浇捣通知单10）混凝土施工记录11）混凝土工程冬期施工热工计算及施工记录12）混凝土配合比设计报告13）大体积硅测温记录814）焊接施工记录15）土建、安装交接记录16）设备、电气、仪表安装、调试记录17）电气绝缘和接地电阻测试记录18）空调调试记录及制冷系统试验记录19）管线标高、位置、坡度测量记录20）管道水压检验记录21）给水、采暖系统试压记录22）其它有关施工记录3、检验记录（出厂证件、出厂试验报告及施工试验资料）1）原材料、构件、半成品、设备等质保书或产品合格证（包括焊条、钢材、水 泥、砖、粗细 骨料、混凝土构件、钢制品、木制品、防腐、保温等）2）原材料及焊接试验报告（包括钢材、水泥、砖、石料、构件、焊条、防水材料、保温材料、耐火防腐材料、钢筋对焊、预埋铁焊接试验报告等）3）混凝土试块强度报告4）砂浆试块强度报告5）混凝土数理统计6）回填土试验记录（回填土的干容重或压实数试验报告）7）钢筋跟踪管理记录（应包括：编号、厂家名称、到货日期、单位、数量、规 格等级、出厂证件编号、复试报告编号、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等）8）水泥跟踪管理记录（厂家名称、规格等级、数量、到货日期、出厂合格证编号、复试单位编号及复试报告、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等）9）混凝土跟踪管理记录（同上）10）沙、石料跟踪管理记录及砂、石试验报告11）其他有关检验记录4、验评记录1）器材、设备移交、检查记录2）隐蔽工程（埋管、埋件）会签单（地基验槽记录、钢筋工程检验记录、地下混9凝土工程检验记录、地下防水、防腐工程检验记录）3）隐蔽工程检查验收记录（注：隐蔽工程验收指：地基验槽、碎中钢筋、地下碎、地下防水、防腐。）4）中间交工验收记录及中间验收交接签证5）预应力混凝土输水管线垒底及基础工程验收记录6）设备基础交工验收记录7）分项、分部、单位工程检验评定记录（单位工程质量验评表、单位工程碎强度 检验评定表、单位工程观感质量验评表、单位工程技术资料核查表等）8）其它有关验评记录注：单位工程验评记录，除要有齐全的各参检人员签名外，还应加盖各单位的图章。5、不合格品及重大质量问题处理记录。1）质量问题及事故处理2）施工质量整改及处理3）不合格品项处理4）各类事故报告6、设计变更1）设计修改通知单2）设计变更申请单3）工程技术联系单4）材料代用单7、重要文件1）开工、停工、复工、竣工报告2）技术交底、图纸会审记录3）施工组织设计、施工方案、施工作业指导书及各报审表4）各类施工技术会议纪要5）施工方案重大修改总结报告6）施工总结、技术总结7）竣工验收（竣工报告、验收报告）8）特殊工种证件。8、声像资料10声像资料包括录像资料、录音资料、照片资料。提供完整竣工资料电子光盘一套。5.5.3.1.3.2安装工程（-）由各承包单位在施工过程中，负责及时、准确地做好变更记录。提供完整的 工程变更资料给有关设计单位或制造厂商由有关设计单位或制造厂商负责编制竣工 图。（-）安装工程的竣工文字资料由安装单位负责编制。每个安装单位工程的竣工文 字资料应由以下九项内容组成：1、工程概况1）简介2）工程范围3）设计与设备主要特点、主要尺寸4）主要工程量5）主要施工方案（包括质量控制和安全措施）6）开、竣工日期7）造价及总结8）上级质监站检查评价9）施工大事记2、施工记录1）建构（筑）物、大型设备基础沉降观测记录2）主要轴线的测量记录（含水准点）3）设备安装技术记录和签证4）电气的仪表、保护、自动、控制装置校验记录5）电气试验报告6）电缆敷设记录（包括接头位置、路径）和原始安装记录7）隐蔽工程中间验收记录和签证。8）阀门校验记录9）其他施工记录3、检验记录（出厂证件及试验报告）1）设备质保书112）设备出厂证明书（合格证、试验报告）3）主要的施工材料试验记录和质保书（机油、变压器油、钢材、电缆、焊条、蓄 电池材质、保温材料等）4）焊接、热处理检验记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量 评定及总结5）金属材料等的金相理化检验记录6）合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录7）其他检验记录4、验评记录1）见证点签证书2）停工待检点验收签证书3）隐蔽工序验收记录签证书4）严密性试验签证书5）安装工程质量检验记录6）分项、分部、单位工程质量验评记录7）安装工程质量静态检验报告8）安装工程质量动态检验报告注：验评记录，除要有齐全的各单位参检人员签名外，还应加盖各单位的图章。5、不合格品处理1）施工质量整改2）不合格品处理报告3）设备缺陷处理和修补记录与签证4）质量事故报告6、设计变更1）设计修改通知单2）设计变更申请单3）工程技术联系单4）材料代用单7、重要文件1）备品、备件、专用工具移交清单122）需要作为生产依据的与各参建单位往来的文件和重要的会议纪要3）施工方案、施工作业指导书4）未完项目的分工协调纪要5）质量监督检查签证6）安装工程施工总结7）开工、停工、复工、竣工报告、技术交底、图纸会审记录8）特殊工种证件及证件汇总表8、声像资料声像资料包括录像资料、录音资料、照片资料。提供完整竣工资料电子光盘一套。5.5.3.1.3.3调试项目资料（1）调试项目的竣工图，由承担调试工作的调试项目承包单位负责在各项调试工 作中，及时、准确地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给有关设计单 位，由有关设计单位负责编制竣工图。（2）调试项目的竣工文字资料由各有关调试项目承包单位负责编制，内容应包括:调试大纲、方案、措施调试报告和调试验评记录调试工作总结5.5.3.1.3.4监理资料（1）监理大纲、监理规划、细则及批复。（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施、施工进度、延长工期、索赔及付款报审（2）开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书（3）设计变更、材料、零部件、设备代用审批（4）监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件（5）监理口志、监理周（月、季、年）报、备忘录（6）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告（7）各项测控成果及复核文件、外观、质量、文件等抽查、抽查记录（8）监理旁站方案、旁站记录。（9）施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告13（10）工程进度计划、实施、分析统计文件（11）变更价格审查、支付审批、索赔处理文件（12）单位工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估（13）主要材料及工程投资计划、完成报表（14）监督检查档案资料的专项报告（15）单位工程、分部、分项工程质量验评汇总一览表；（16）监理工作声像材料5.532竣工资料的编制要求5.5.3.2.1竣工图的编制要求（1）所有竣工图均由有关设计单位和制造厂商负责重新编制，施工和调试单位应在施 工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，并提供完整的工程变更资料给有关的设计 单位和制造厂商。（2）竣工图的编制应及时、正确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业 的设计变更记录，收集施工、调试单位的工程变更记录并将变更情况及时反映在设计图纸上。对于涉及其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。（3）竣工图编制单位应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制 原则以及各专业的竣工图卷册目录。对每册修改图纸，编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、提供修改资料单位等。竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致，编制应规范,修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，字迹清晰、整洁，签字手续完备。（4）对于建设过程中发生修改的施工图要重新编制竣工图，图标内“设计阶段”栏为“竣工图阶段”，由设计人（修改人）、校核人和批准人签署。图纸按原图编号，设计阶段 代字“S”改为“Z”。若有新增图纸，其编号在该册图纸的最后一个编号依次顺延。（4）竣工图章的使用：对于所有竣工图应由设计单位逐张加盖“竣工图”章。竣工图 章应使用不退色的红色印泥，加盖在竣工图标题栏上方空白处。竣工图章的尺寸为 L80mmX50mmo竣工图章样式见附页。（5）竣工图的份数应符合合同规定或按原电力部1996666号文要求提供。（6）竣工图按照合同及DL/T52 2 9-2 005电力工程竣工图文件编制规定组织编写。5.5.3.2.2工程变更资料的编制要求（1）作为竣工图编制依据的工程变更资料，由各有关设计、施工、调试等单位根据合 同范围负责编制。包括：设计修改通知单、工程变更通知单、工程技术联系单、材料代用单 14等。（2）所有工程变更资料，编制单位应负责向风电场项目部移交二份，必须是原件，并 交一套电子光盘。（3）工程变更资料按单位工程划分，以变更资料一览表形式列清单，内容包括：变更 文件编号；变更文件提出单位及日期；变更文件涉及施工图图号及版本；变更文件执行情况。见下表：工程变更资料一览表序号变 更 文 件相关图纸执行情况日期单位文 号页数图号版本5.53.2.3竣工文字资料的编制要求及方法（1）竣工文字资料汇编时，应按专业、系统划分，再按单位工程组成册。（2）竣工文字资料的表格样式应统一，并经国电陕西风电档案室认可后才能使用。（3）竣工文字资料的编制标准统一，内容清楚，字迹清晰，凡是模糊不清的，要退回 重新处理。（4）编制资料统一使用A4版面，个别情况下允许使用A3版面，但装订时必须折成 A4,所有印刷或自行编制形成的版面，其误差应掌握在 1 mm以内，凡误差出入土2 mm以 上的，必须对其版面处理合格后才准使用。（5）编制资料统一使用70-80克纸（如双胶纸或复印纸），60克及以下的纸张不得 使用。（6）为推进工程档案的现代化管理步伐，工程档案的一切标准化表格及验收数据允许 打印，表格必须是国家推行的最新表格，不允许使用表格复印件，必须为打印件，一切签字 必须手写。（7）原件数据与图样一律用碳素墨水或黑色签字水笔书写，不得用纯兰墨水笔、圆珠笔、15铅笔填写，要求内容清楚，字迹清晰，不得潦草，签名必须手写，不得盖章。(8)原件不允许涂改，个别确实需要更改的应在被改内容上面划“一”，然后在旁边 写上更改内容，并在更改处加盖更改人私章。(9)原件后面空格不需填写时，应在内容栏下方盖“以下空白”章，如本栏表格不需 填写时应根据有关表格填写规定处理，如果查不到规定的，应在此栏划“一”。(10)编制的汇总表用激光打印机打印，签字后方可认为是原件。(11)会议纪要要求有参加会议人员签字。(12)工程概况、施工总结等档案材料要求编写规范、内容齐全，要有编写、审核、批 准人员签名，要注明编制单位和编制日期；(13)主要材料材质证明必须齐全，其试验、检验材料应与合格证一一对应，不得分离。(14)质量检验评定表分部分项的顺序应一一对应，一个分部对应下属若干分项，再下 一个分部，同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”等字样，签字不得以盖章代替，不得他人代签。(15)技术交底签证要与作业指导书一一对应，每本作业指导书至少有一个技术交底。安全技术交底签证要与安全措施一一对应，每本安全技术措施至少有一个签证。安全措施应 打印，并有编写人、审核人、批准人签字。(16)质量问题通知单必须与反馈单一一对应，即质量问题通知单要闭环。(17)声像资料包括录像资料和照片资料。录像资料由录音带和盒内目录两部分组成。盒内目录包括：内容、时间、地点、摄像者等。照片资料由照片和文字说明二部分组成。文 字说明要求简短、完整，一般不超过200个字。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背 景、摄影者等六要素。要求每个单位工程有4-6张工程照片，并附有底片(如用数码像机，应交对应电子光盘一份)。5.6项目文件的组卷原则、方法及编目5.6.1 组卷原则5.6.L1组 卷的原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的保存价值(永 久、长期、短期)形成案卷，便于管理和利用。5.6.1.2 凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个 阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。5.6.1.3 同一工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部、分项工程。5.6.2组卷方法16遵循文件的形成规律和查找规律组卷。管理性文件按照问题一时间组卷，图纸按照单 位工程一专业组卷；施工文件按照形成阶段（工序）组卷，原材料的出厂证明、试验报告按 结构或批量组卷；质量检查、评定记录按照单位、分部、分项工程组卷。同类型文件数量不 多，可组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序进行，文字性文件则遵循反 映同一问题排列在一起的原则；同一案卷中有若干个问题时，按问题的重要程度或时间顺序 排列；同一案卷中既有文字性文件，又有图纸时，反映同一问题时应文字性文件在前，图纸 在后。5.6.3案卷的装订5.6.3.1 案卷可采用装订和不装订两种形式。5.6.3.2 综合性管理资料实行每份文件装订，并在每份文件的首页右上方加盖并填写档号章;563.3图纸 一般不装订，要求折叠成4号图样（2 1 0X2 97mm）,标题栏应露在外面，并在标题 栏上方空白处加盖并填写档号章。5.6.3.4 竣工文字档案资料要装订成册。采用三点一线活页装订。5.6.3.5 文字资料幅面规格为统一标准A4幅面（2 1 0X2 97mm）,大于标准幅面的要统一折叠为 A4幅面，小于标准幅面的要粘贴在A4规格白纸上，白纸采用70克以上复印纸，粘贴时原件下 边及右边与白纸对齐。所有文字资料的用纸均要求为70克（A4幅面）以上的纸张。5.6.3.6 所有文字资料均要去除金属装订物。5.636装订厚度为2 0mm、30mm 40mm三种规格，最厚不得超过200页。5.6.3.7 所有文字资料必须经过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。5.6.3.8 竣工文字资料的排列顺序应按：外封面（硬封面）、签名页、卷内目录、资料正文、备考表、硬底面排列。5.6.4项目档案的编目5.6.4.1 编写页号（1）文件一律编页号，一页一号，每一册一个序号（不能若干本一个序号）。（2）文字资料均以正文有书写内容的页面编页号，卷内目录和备考表不编页号。文字 资料以 朋为单位，从正文起按数字1开始，在正面的右下角或双面页反面的左下角空白处 依次书写阿拉伯数字。（3）成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号。与其他文件组成一卷的，将 其视为一份文件填写卷内目录。（4）原一册图纸拆分为两册时，各编页号及卷内序号。5.6.4.2编写卷内目录17（1）卷内目录的格式按国家有关标准规定。详见附表。（2）卷内目录的内容包括：a）序号：从数字1起依次标注。b）文件编号：文件的文号或图纸的图号。c）责任者：应填写文件形成单位或主要责任单位；.d）文件材料题名：即资料的标题，一般应照实抄录，应填写文件标题全称。e）日期：填写文件形成的年月日，例2006年6月7日表示为2006.06.07。f）页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号。g）备注：对案卷内文件状况进行说明的表格，供补充说明使用。5.6.4.3编制备考表（1）互见号：应填写反映同一内容而不同形式、不同保管单位的档号，档号后注明档案 载体形式。（2）档号：应填写该备考表所在的案卷号。（3）备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要说明 的问题。（4）立卷人：由立卷责任人签名。（5）检查人：由案卷质量审核责任人签名。（6）日期：应填写立卷、检查审核完毕的日期。5.6.5卷盒、表格规格及其制成材料5.6.5.1卷盒式样符合国家相关规定。5.6.5.2卷盒规格和制成材料1）卷盒外表面规格为：31 0mmX2 2 0mmo脊背厚度可根据需要设定。一般为2 0mm、30mm40mm、50mm 60mm02）卷盒宜采用2 2 0g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。5.6.5.3表格规格和制成材料1）案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：2 97mmX2 1 0nlin。2）表格宜采用70g以上白色书写纸制作。3）表格字迹应清晰端正5.7竣工档案审查、移交和考核5.7.1 竣工文件的审核和移交：施工单位在竣工文件收集、编制、整理后，应依次由竣工文 18件的编制方、监理部门、建设单位质监部门（工程部）对文件的完整、准确情况和案卷质量 进行审核或三方会审，对不合格的限期整改，整改后再进行复查，复查合格后，由三方有关 人员在“竣工档案案卷质量审核表”（见附表）上签字盖章后，方可办理移交签证。5.7.2 竣工图的审核和移交：设计单位完成竣工图编制工作后，应依次由设计单位、监理 部门、建设单位质监部门（工程部）进行审核或三方会审，审核合格后，由三方有关人员在“竣工图质量审核表”（见附表）上签名、盖章方可办理移交签证（见附表）。竣工图移交 按照合同规定办理。5.7.3 设备资料的审核和移交：档案室档案员参加设备开箱，收集随机设备资料。填写“设 备开箱检查记录”，由工程部、物资部、档案室共同对接收的资料进行审核，并签署意见。如有其它按合同及协议办理。5.7.4 工程竣工档案、设备资料移交考核规定各承包单位应在机组移交试生产后一个半月内将所承包工程产生的应归档科技文件 材料、图纸、声像材料等，按照档案管理的规定整理、立卷、移交公司档案室；设计单位按 照合同规定移交竣工图；监理单位在机组移交试生产后一个半月内移交应归档全部监理文 件；调试单位在机组移交试生产后一个半月内移交调试文件。逾期未交者，每延期一天扣罚 500元。同时为保证竣工资料及设备资料的齐全完整，在工程及设备结算付款时，实行档案 人员签字制度，档案人员不在“付款审批单”上签字，财务部门不予结算付款。5.8工程技术资料、档案的借阅5.8.1 本单位工程技术资料、档案原则上仅供本单位内部人员使用，外单位调阅档案要经公 司领导批准，见有效证件方可接待。5.8.2 借阅资料、档案必须填写资料、档案借阅登记表。借阅人应对所借档案负保密责任，不准转借、丢失或泄密。如发生丢失或泄密事件，应及时向组织汇报，努力挽回损失，并对 一切后果负完全责任。5.8.3 资料外借一般不超过20天，最长不超过1月。超过规定时间应办理续借手续。档案室 保存的资料数量任何时候不应少于一套，只剩一套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借 阅，必须经过档案主管领导签字批准。5.8.4 对借出归还的资料、档案要认真核对清点，及时放回原处，并在借阅登记表上注销。5.8.5 档案室对借出资料、档案每季度汇总一次，对到期未还的发出催还通知。586公司员工调离本公司时，需将借阅的档案资料交回档案室，经档案室出具归还手续后，综合管理部方可放行。195.9工程技术资料、档案的统计591工程技术资料、档案的统计包括：收进、移出、保管及利用情况的统计。5.9.2 建立健全工程技术资料、档案数量统计，借阅及效果统计，鉴定情况登记，档案管理 基本情况统计。5.9.3 每年末对前一年归档数目进行一次汇总。定期统计利用情况，年末统计当年档案借阅 人次，总结档案利用效果。6检查与考核5.1 0.1 本制度的执行情况由公司综合管理部负责检查与考核5.1 0.2 依据本制度和企业经济责任制相关规定进行考核。20附录A建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限1可行性研究、任务书1.1项目建议书及其报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件永久1.5环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复永久1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件永久2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重 要土、岩样及说明永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久2.3水文、气象、地震等其他设计基础资料永久3设计文件3.1总体规划设计永久3.2方案设计永久3.3初步设计及其报批文件永久3.4技术设计永久3.5施工图设计长期3.6技术秘密材料、专利文件3.7工程设计计算书长期3.8关键技术试验永久3.9设计评价、鉴定及审批永久4项目管理文件214.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久序号归档文件保管期限4.1.3建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久4.1.4施工执照永久4.2计划、投资、统计、管理文件4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件长期4.2.5招标文件审查、技术涉及审查、技术协议长期4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久4.3.3开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记 录、报告长期4.3.4中标通知书长期4.3.5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期225施工文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.1.2施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工计划、施工技术及安全措 施文件，施工工艺文件长期5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.1.4建筑材料试验报告长期序号归档文件保管期限5.1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手