投标报价管理办法.doc

公司投标报价管理办法 第一章 总 则第一条 以保证公司经济效益为前提，计算投标报价产品的成本，确保公司投标产品报价的及时性，明确各部门报价工作职责，充分调动和协调有关部门和人员的报价工作效率，完善报价管理以及加强中标后的跟踪分析管理，提高报价质量，特制订本制度。 第二条 适用部门。第二章 各部门投标报价工作职责第三条 销售部投标报价工作职责销售部负责完成投标产品运费估算单的填写；将技术中心提供的设计主材单转至采购部采购员，督促其完成询价；并负责将材料询价单反馈至财务部，督促财务部完成价格测算工作；并对最终签字的技术数据表进行存档保管。第四条 技术中心投标报价工作职责1、技术中心负责对销售部标书制作员传递来的招标文件要求提供变压器所需主材单，包括主要材料名称、规格型号、数量（设计净重加工艺损耗）及其它备件型号及用量等资料，并对投标文件进行技术评审。第五条 采购部投标报价工作职责1、负责提供主要材料预期价和主要组件、配套件采购价，并及时更新价格变动信息。2、 应对主要材料的价格波动及时进行分析,每月将分析结果上报公司相关领导。第六条 财务部投标报价工作职责1、负责测算投标预算表上各项目的比例关系并报总会与总经理同意后实行。各项比例的测算一定要结合有可比性的历史数据和本年预算进行慎重测算，每年测算一次，年度原则不变。如预算的比例与实际情况有重大差异，则必须重新测算，并按流程进行审批。2、依据技术中心提供的变压器主材，核算变压器的材料成本，在投标预算表中按适中的目标利润进行财务报价。3、负责对投标主材单纸界面进行存档保管。4、负责中标后相关数据的分析、报送。5、有权督促、检查全公司的报价工作。第三章 投标报价工作流程第八条 销售部标书制作员在接到销售业务经理提供的招标文件后，负责立即将技术部分转给技术中心，并按照投标评审表完成评审工作。通知储运主管对运费进行询价，并填写投标产品运费估算单。第九条 发货员应于3日内完成运费的询价工作，并将运费询价表转交给标书制作员。标书制作员应于接收到投标产品运费估算单的当日就将投标产品运费估算单转交给财务部价格稽核员。第十条 由技术中心设计员进行投标设计，列出产品材料需用量和组部件的技术要求，开关、套管可标明“同型号”，对用户指定的材料或组部件明确标明为用户指定，将设计主材单并于3日内传递给财务部和采购部。第十一条 财务部价格稽核员依据采购部提供的主材单在半日至3日内进行报价测算，并将投标报价测算表报部门负责人审核、签字确认后立即传递回项目执行部（财务部负责人对财务建议报价是否准确，以及是否能够保证目标利润进行审核），销售部须将主材单和投标报价测算表传递给市场部价格主管。第十一条 销售部负责人依据财务部、采购部提供的投标测算价格(含目标利润)及主材单，并结合销售业务经理提供的投标预测报告和制定的报价策略提出建议报价，标书制作员填写投标报价审批表。在一日内将建议报价意见上报给总经理（领导审批投标价格，重点包括是否能够保证具有竞争力以及目标利润）。标书制作员取得最终投标报价，将投标报价审批表存档。第十二条 投标前由销售部将最终的数据表传递给技术中心进行签字确认，没有技术中心投标人员确认的数据表，原则上不允许投标。第十三条 各部门工作时限以日计算，不考虑休息日。第四章 投标报价管理工作规范 第十四条 技术中心投标报价管理工作规范1、技术中心设计人员设计的变压器主材单纸界面须书写规范、完整，技术参数、变压器运输重、总重齐全，避免出现材料型号与供应商不匹配的现象以及其它不利于报价信息理解的符号，并且需经其设计人、审核人及技术部门领导审核、签字，并存档保管。2、对于特殊主材在设计时,技术中心设计人员应及时与采购部采购员联系,如有必要,应快速提交技术确认单。3、技术中心设计人员必须依据财务部转来的实际主材成本和投标报价主材成本对比分析报告后根据实际情况调整设计。4、技术中心设计人员在投标测算时应当尽可能精确，设计环节在投标测算中要有复核，没有复核人签字的，下一环节不允许接收。第十五条 采购部投标报价管理工作规范1、采购部必须安排专人每月5日前必须将合格分供方的材料、组部件价格信息（包括：单位名称、规格型号、价格）传递给财务部，由财务部整理成报价手册（保密）。2、采购部必须安排专人及时将最新的分供方的产品技术资料传递给技术中心，以便技术部门优化设计方案。3、采购部应将主要原材料价格变动情况及时反馈给公司领导，以便及时对报价测算进行修订和做出准确决策。4、采购部每月30日之前要将原材料库存和价格表传递给技术中心，以便设计人员能结合实际原材料资源情况进行设计，达到综合利用和降低成本的目的。第十六条 财务部投标报价管理工作规范1、财务部在进行产品价格测算时，材料成本测算所依据的材料价格，特别是价格波动变化较大的硅钢片、铜线、钢材等材料，要根据公司领导班子会议确定的价格来测算。财务部在对于成批量同规格型号产品进行价格测算时，应综合考虑批量生产的材料利用、成本降低等方面的因素制定专项报价方案和取费标准。2、财务部成本会计负责按照主材设计计划金额指标监督项目公司主材成本的控制。在变压器实际成本出来后根据投标报价时核算的主材成本和实际主材成本进行对比，写出分析报告，报主管公司领导和总经理，并同时将分析报告转技术中心一份。实际主材成本和投标报价主材成本的对比分析需每季度进行一次。3、财务部价格稽核员在投标测算时应当尽可能精确，财务环节在投标测算中要有复核，没有复核人签字的，下一环节不允许接收。5、财务部在投标报价测算时，必须注明测算依据。第十七条 销售部投标报价管理工作规范1、销售部应按投标管理制度的要求按时提供投标预测。2、销售部应确保投标方案的技术数据与技术中心提供的数据的一致性，不能出现擅自更改或变更技术参数，如需要更改应经过技术中心确认，并同意。第十八条 各部门总体工作规范1、相关资料传递为送达制，传递过程中交接人要有签字，并应留有记录以备查阅。2、上述各部门工作时限以日计算，不考虑休息日。3、对于投标时间紧张，总体报价时间要求短于公司规定的正常报价时间的，材料及组部件的询价若不能满足时间要求，可先行估价，由此而造成的投标报价误差可免责。第五章 投标报价核算方法第十九条 主材报价标准硅钢片、电磁线、钢材、绝缘纸板、变压器油按领导班子确定的价格报价，以预防价格变动风险。第二十条 辅助材料计算标准:1、辅助材料的计算基数=主要原材料合计2、按产品结构类型、电压等级的不同分别计算110kV级及以下产品；220kV级；330、500kV级；750kV级及以上产品；直流产品；特种变压器产品计算基数=主要原材料合计*生产实际测算出的比率第二十一条 人工、制造、期间费用的计算标准:1、人工、制造、期间费用的计算基数=原材料合计-硅钢片、铜线单价超过3万元的部分-进口套管、开关、冷却器超过国产价格的部分-在线监测等特殊组配件及原材料2、按产品结构类型、电压等级的不同分别计算35kV级及以下产品；特种变压器产品人工、制造、期间费用=计算基数*X （X为生产实际测算出的比率并定期测算更新）第二十二条 财务成本合计=主材、组配件及辅助材料合计+人工费+制造费+期间费用+特殊材料合计第二十三条 目标利润=财务成本合计*相应系数相应系数按产品结构类型、电压等级的不同而不同。第二十四条 财务报价=（财务成本合计+目标利润）*1.17第五章 考 核第二十五条 对相关部门和人员在投标报价工作中互相扯皮，不在规定的时限内提供材料的，给公司造成损失或不良影响的，可由相关部门提出考核申请，并报企管部对该部门当月的考核分进行核减。第二十六条 对于不在规定的时限内提供相关资料的部门，可扣罚该部门负责人300-500元；扣罚直接责任人300-500元；同时扣除该部门当月考核分3-5分。第二十七条 对于提供错误材料，给公司造成较轻经济损失的部门，可扣罚该部门负责人500-1000元；扣罚直接责任人500-1000元；同时扣除该部门当月考核分10-20分。第六章 附 则第二十八条 本制度自下发之日起执行，凡与本制度相抵触的其他投标报价管理规定同时废止。第二十九条 本制度的最终解释权归中特销售部。附表1：投标产品运费估算单附表2：投标报价测算表附表1：投标产品运费估算单设备名称数量产品运输尺寸（长*宽*高）运输重量（T）总重（T）交货地点运输方式价格（含税）是否提供运输方案附表2：投标价格测算表报价日期报价有效期流水号用户单位:产品型号 数量:台财务报价(含税)单位:万元运费报价一次运费签字确认二次运费进口材料价格(含税)备品备件价格(含税)内销产品报价外贸产品报价减出口环节税金加不予免抵退税额加汇率损失风险估价财务建议报价人民币RMB美圆$价格核算：财务部主任签字：营销公司信息部填报中标费代理费业务员建议报价 建议报价总经理报价其他费用最终报价报价说明7