物料管理核心制度.doc

物料管理制度
目录
物料管理制度 1
第一章 总则 1
第二章 采购和供给商管理 2
第三章 仓库管理 2
第四章 物料申购相关要求 5
第五章 受控物料发放和使用规则 6
第六章 物料申请、发放、运输、签收等作业规范和步骤 7
第七章 处罚、奖励规则 7
第八章 附则 9
第一章 总则
第一条、目标
为规范企业物料管理，明确物料关联单位权利和义务，保护其正当、正当权益，依据行业习惯特征，结合企业实际情况，制订本制度。
第二条、释义
本制度下列用语含义是：
2.1、物料是指企业为维持和满足企业正常运行需要，在提供快递服务过程中，直接或间接消耗物资、物品和包装材料和其它消耗品统称。
2.2、受控物料是指为维护亚风速递品牌形象不受损毁、品牌价值及其正当收益不受侵害，对流通状态、使用范围和对象和采购权力进行限制特定物料。
2.3关联单位是指发生物料供求关系内外部独立经济实体、部门或当事人。
2.4网点是指亚风速递网络体系下，从事快件收寄、快件派送作业及快递产品销售作业最小单位，亦称站点。（此次行文并未对网点和站点统一称谓，加以尤其区分）。
第三条、适用对象和范围
适用对象：亚风速递网络平台企业、省级分企业、各级部门、网点。
适用范围：亚风速递全网络内相关物料采购、储存、申请、发放、运输、交付、签收、使用等作业行为规则均适用本制度
第四条、本制度所述物料关键包含以下三类：
一、受控物料类
1）运单等条码类物料；
2）印有“Airfex”等LOGO字样和企业标识物料；
3）手持式条码数据采集器，分有线和无线，俗称有线把枪和无线把枪。
二、办公用具类
三、固定资产类
第五条、 物料管理权力和责任
1）深圳市亚风速递（即亚风速递网络平台企业，以下简称平台总部），拥有全部物料采购和管理权力，同时负有对本制度在各省级分企业实施情况监察权力和处罚权。
2）平台总部综合部，接收平台总部总经理授权，行使全部受控物料采购和管理权力，同时负有对全部受控物料在各省级分企业使用规则实施情况监察权力和处罚提议权。
3）各省级分企业综合处，负有对本制度在本省区各级单位实施情况监察权力和处罚提议权。
第二章 采购和供给商管理
第六条、平台总部综合部依据市场行情立即调整物料采购成本，必需时重新和供给商议定物料采购价格。
第七条、供给商资质评定、审核及最终确定应遵照以下标准：
1）产品价格合理；
2）质量符合行业标准并达成企业对物料产品质量具体要求；
3）产品交付推行能力按时；
4）适应企业对物料版面设计、工艺质量改良、价格调整等不停发展要求。
5、供给商准入必需采取竞标方法给予确定。
第八条、对竞标成功并给予准入供给商，应建立合格供给商档案，内容包含：
1）供给商介绍表；
2）产品明细及价格表（含历次价格调整统计）；
3）采购供给协议；
4）营业执照、生产许可证、法人代表证；
5）供给商对公帐户（基础账户）；
6）往来供货订单统计等；
第九条、依据采购计划，当出现以下情况时应选择新供给商：
1)在现有合格供给商内，无法满足企业要求时；
2)现有供给商发生重大质量事故被执法部门责令停产整理或发生重大变更时；
3)责令现有供给商限期整改后，不予推行或未能经过审核；
4)现有供给商价格大幅度上调时。
第三章 仓库管理
第十条、仓库管理基础任务:
1）立即、正确维护库存量，确保仓库物品帐、卡、物三者一致，仓库区域划分明确，物料标识清楚，存卡统计连续、字迹清楚；
2）做好仓库物料收发存管理，严格按步骤要求收发物料；
3）和各省区企业亲密配合，做好物料调度工作，切实推行物料发放职能，并立即向上级反应物料短缺或过量采购等异常情况；
4）做好仓库多种原始单据传输、保管、归档工作；
第十一条、货物验收标准和验收措施
货物入库前必需进行质量检验、数量查对等验收作业。具体验收标准和验收措施以下：
1）受检物品各项指标必需完全符合该物品质量标准；
2）查对订单。物料名称、规格型号、数量和订单相符合；
3）采取适宜方法计量、清点正确数量。
4）大批量物料按一定百分比拆包装抽查，发觉实际数量小于标识数量，应按最小抽查数计算接收该批物料。
5）对于未经过品质检验验收物料，仓管员必需立即通知供给商并办理退货、补货事宜。
第十二条、入库管理
1）入库物料必需是经过品质检验验收，开具《入库单》物料；
2）物料入库后，应建立具体、反应物料存放情况台帐（明细账）。台帐应包含物品名称、规格、数量、件数、累计数、批次、金额、货位号和经办人项目等项目。
第十三条、出库管理
1）全部出库物料必需有授权签字和财务盖章单据作为发货依据。办公用具出库，必需有经同意指令凭证——《领料单》。
2）严禁用白条出库或私自从仓库借用物品。
第十四条、仓库布局及货物堆码
1）仓库应依据企业经营需要和库存周转物品类别、性状、特点等合理计划仓区、库位，并做好显著标识。（附图参考）
堆码A区
储物货架C

储物货架A
大门
储物货架D
作业区
储物货架B
堆码B区
堆码C区

图1-仓库平面部署示意图

A3
A2
A1
B3
B2
B1
C3
C2
C1

图2-仓库立体部署示意图
注：合理仓库立体部署应以不影响搬运为标准。
2）全部货物均必需按仓区、库位分类别、品种、规格型号摆放整齐，小件物料上架定置摆放。堆码规整、整齐，同一货物仅保留一个包装尾数。收发作业后按上述要求立即整理。
3）物料、产品状态标识和存卡统计清楚、正确且立即更新，摆放于对应货物当眼显著位置。
4）诸如叉车、塑料筐、清洁工具仓库设施、用具等，在未使用时应整齐地摆放于要求位置，严禁占用通道或随意丢放。
5）保持现场整齐、洁净，随时清理、清扫。
6）严格按“优异先出”标准发放物料。
第十五条、安全防护
1）仓库内严禁烟火。
2）仓库必需按要求设置消防器材并定时检验、修护、补充；严禁堵塞消防通道、设施及器材。
3）确保库房通风、干燥，做好防盗、防锈、防水、防潮、防虫、防尘等工作。
4）严禁将易燃易爆物品带入仓库。
5）不得将物料、物品直接放置于地面，必需铺垫托盘等垫衬物。
6）除仓管员之外，未经许可，其它人员不得随意进出仓库。领料人员需在仓管员许可下进出仓库，领料结束后，不得在仓库逗留。
7）下班离开前，仓管员应巡视仓库门窗及电源、水源是否开闭，确保仓库安全。
第十六条、物料盘点
1）仓库需依据经管物料类别关键程度及价值高低设定盘点频度，进行循环盘点。标准上要求全部库存物品每个月25日前盘点一次。
2）每一个经营年度，通常在12月25日，财务部会同综合部在12月31日前组织一次全方面盘点。
3）盘点后立即将实物数和库存台帐查对。如有差异应查证原因并立即跟进处理。如属盘盈或不可避免亏损情形时，应呈报财务核准后作帐务调整。相关损失报总经理审批后处理。
4）随时关注呆滞、不良物料，最少每个月定时填报一次；
第十七条、人员变动及工作移交
1）仓管人员变动，必需办理交接手续。移交事项及相关凭证，要列出清单，写明情况，双方签字，领导见证。
2)应移交事项包含：
① 经管货物；
② 单据、存卡、账本（必需时）及经管文件、档案资料；
③ 经管操作设备、设施、工具及文具用具等；
第四章 物料申购相关要求
第十八条、物料申请核准权限
1）网络平台企业总部各职能部门物料（特指办公用具）直接向所属部门申请，经部门责任人审批后，由综合部直接发放。
2）各省区分企业物料申购，直接向综合部提出申请。
3）网点物料申购，统一向各网点所在省区平台企业综合处申请。
4）任何单位物料申请不得跨板块越级申请。
第十九条、物料申购时间和发放时限
为规范物料管理，确保安全库存，保障物料正常供给（足额、足量、立即、按时），各物料关联单位须按要求时间、时限办理一切物料相关事宜（见下表）。
物料申购日期和发放时限表
申购单位
申购日期
核准部门
发货时限
服务时效
平台总部各部门
每个月5号、20号
平台总部
申购当日下午
3-5个工作日
省区平台
每个月5号、20号
平台总部
申购当日下午
3-5个工作日
网点
每七天二、周五早晨
省区平台
申购当日下午
1-3个工作日
备注
如遇节假日，申请、发放物料时间则顺延1个工作日。
第二十条、全部单位物料申购必需根据物料申购数量最低标准实施。具体标准以下表。
物料申购数量最低标准表
品名
规格
单位
基数标准
亚风运单
1000张/箱
张
1000张（1箱）/次
条码贴纸
1000张/扎
张
1000张（1扎）/次
签回单信封
1000张/箱
张
100张（0.1箱）/次
BAG条码
个/卷
个
100个/次
BAT条码
个/卷
个
100组/次
透明提单小胶袋（旧）
个/扎
个
1000个（0.5扎）/次
透明提单小胶袋（新）
100个/包
个
1000个（10包）/次
白色文件袋
100个/包
个
100个（1包）/次
塑料文件袋（大）
100个/捆
个
100个（1捆）/次
塑料文件袋（小）
100个/捆
个
100个（1捆）/次
航空标贴
5个/张
个
100个（20张）/次
易碎标贴
3个/张
个
100个/次
封箱专用标贴
10个/张
个
100个（10张）/次
传真纸
20筒/箱
筒
1筒/次
A4纸
10包/箱
包
1包/次
封箱胶带
6卷/筒（每箱24筒共144卷）
卷
10卷≤每次≤20卷
亚风胶带
5卷/筒（每箱24筒共120卷）
卷
10卷≤每次≤20卷
账单打印纸
1000张/箱
箱
1000张（1箱）/次
记号笔（大头笔）
10支/盒
盒
10支≤每次≤20支
第二十一条、物料在运输步骤滞留时间限制
物料交付给分拨中心后，须搭乘当日当次班车发运，如因爆仓造成物料滞留和时效延误，分拨中心必需安排在下一个班次将滞留物料发运，不得再次滞留。
第五章 受控物料发放和使用规则
第二十二条、运单等条码类物料发放、使用规则
1）诸如亚风运单、条码贴纸、BAT条码等条码类物料，属于受控类物料。从供给商处采购回来到发放至网点使用前，必需要先经过平台总部办理入库、出库手续后，才可按权限逐层给予在E3系统物料管理模块登记发放。其登记发放次序为平台总部--省区平台--网点。
2)下列四种情况会造成网点在E3系统中无法录单或系统扣款错误。
A、条码类物料在E3系统中未做登记发放；
B、条码类物料起源不明；
C、条码类物料网点之间私自拆借；
D、条码类物料在E3系统中登记有误，即应发至A网点而误发到B网点。
E、因用户搬迁或网点拆分，条码类物料遗留在用户处，实际上造成D类结果。
2）标有“Airfex”等LOGO字样和企业标识物料统一由平台总部统一印制，省级分企业及辖区网点不得私自印制。
3）手持式条码数据采集器由平台总部集中采购。省级分企业及辖区网点不得私自采购。各级单位物料管理员在发放交付时，须作珍贵物品交接。
第六章 物料申请、发放、运输、签收等作业规范和步骤
第二十三条、申请发放步骤：
1）申购单位使用全网统一《物料申请单》标准格式，向所属单位对应核准部门综合部（处）申请，并向财务部（处）交纳物料款。
2）接到《物料申请单》后，综合部（处）物料管理员凭以备货。
3）财务部（处）审核物料申请价格后，收取物料款，并出具签核《物料申请单》给物料管理员；
4）接到财务部（处）签核《物料申请单》后，物料管理员凭以填制《出库单》，办理出库手续，发放物料。
5）物料管理员将所发放物料，以快件形态就近交付所在地分拨中心，并根据企业快件寄递规范和步骤，做好对应交接工作；
6）各单位收到物料后3小时内，须在E3系统中对物料做签收确定并回传《出库单》回执联。
第二十四条、未按要求在E3系统中做回单操作并回传签收确定《《出库单》回执联，在该物料发运当班班次中转车抵达物料签收单位后3小时后，平台综合部（处）视为物料签收单位默认签收数量，其后产生一切责任由其自行负担。
第七章 处罚、奖励规则
第二十五条、有以下条款所述情况之一，给物料管理员记行政大过处分一次；
1）仓库管理混乱、货物乱丢乱放；
2）不按正常时限发放；
3）未建立物料进出库台帐：
4）库存出现较大亏损；
5）漏做运单登记、误做运单发放。
第二十六条、有以下条款所述情况之一，给主管领导记行政大过处分一次
1）未建立物料进出库台帐；
2）无正当理由，无料可发；
3）库存出现严重亏损。
第二十七条、平台总部及省区平台物料库存管理不善，发生火灾造成严重损失，由物料管理员和主管领导按7：3百分比负担所受损失。除赔偿经济损失外，给物料管理员调离仓管岗位或解聘处理。
第二十八条、受控物料违规采购、发放、销售处罚细则及处理措施
1）私自印制有“亚风”字样和标识物料，一经发觉，除没收其违法所得，并处以10000元以上30000元以下罚款。
2）受控物料违规使用、发放处罚
问题一、“5”字开头运单，A站点出货，系统扣B站点费用。
处理方案：
A、相关站点将扣费错误提单号码统一报各区综合处物料管理员；
B、平台总部综合部、各区综合处按所属权限分别进行物料发放修改和登记；
C、平台总部结算中心、各区财务处按所属权限分别进行调账处理。
问题二、“2”字开头运单发放不存在，无法录单。
处理方案：
A、10月20日之前已经使用“2”字开头运单出货，但实际上没有录单站点必需将“第一联总企业存联”转给各区综合处进行录单处理。
B、从即日起至10月31日，站点必需将“2”字开头运单统一退回各区综合处换新提单。
C、从即日起至11月1日期间，对于仍然使用“2”字开头运单站点，各区综合处按每票5元标准收替换录单费用。
D、从12月1日起，严禁使用“2”字开头运单，各区不再受理由此引发录单问题，同时追究相关责任人。
问题三、用户搬迁，运单从A站点区域，带到B站点区域使用，无法录单，或扣费错误。
处理方案：
A、10月20日之前已经出货运单，站点必需将“第一联总企业存联”转给各区区综合处进行录单处理、财务处进行调账处理。
B、10月20日以后因用户搬离A站点区域，A站点必需立即收回所发出提单。B站点在本区域范围对新用户收件时，必需换用B站点新运单，不然造成问题由相关站点负担。
问题四、站点相互拆借运单，造成A站点和B站点之间产生扣费错误。
处理方案：由相互拆借站点自行协商处理费用归属问题。
问题五、跨区域收件：B站点使用A站点运单出货，系统提醒运单发放不存在。
处理方案：凡经查实，属站点相互拆运单造成上述五类问题发生者，对于不能录单问题由站点自行负担，企业除收取正常应收费用外，并处以站点500元罚金。
第三十条、企业激励职员举报物料使用、发放、采购等违规现象，并对举报者给一定金额奖励。具体奖励标准以下：
1）举报网点间相互拆借运单等条码类物料，一经核实，奖励相关举报人员人民币100元。
2）私自印制 “亚风”字样和标识物料，一经核实，给举报人员1000元奖励。
第八章 附则
第三十一条、本制度从11月1日开始实施，之前公布相关要求同时废止。其它要求如和本制度相冲突，以本制度为准。凡对本制度所做任何补充条款，均视为对本制度修订。
第三十二条、本制度解释权归平台总部综合部拥有。

亚风速递网络平台总部综合部
二〇一〇年十月十六日