集团公司垂直管理办法.doc

集团公司垂直管理办法集团的财务管理体系统称为财务中心，财务中心按职能划分为三大组成部分：财务核算、财务分析和内部审计。以上三个组成部分的管理职能和工作范围上相互监督，相互制约，以促进集团财务中心各项管理体制的不断完善，为集团的发展和壮大提供坚实的管理基础。集团财务将实施由上至下、层层监管的垂直管理模式，共分为三个层次。第一层次为集团财务中心主任，是集团财务的核心，负责集团所有与财务相关的事宜。各财务核算部门、财务分析部门和内部审计部门直接向财务中心主任汇报。财务中心主任将根据集团整体的财务状况，会同集团管理层，制定集团整体发展规划及目标，并将目标分解至各个公司。财务分析及内部审计是集团的第二层监管部门，需要根据集团及各公司的经营目标，针对不同的管理要求，对各公司的财务核算进行监督、对集团的资金进行管理，定期向财务中心主任反映各项目标的执行情况及未来的发展态势。财务核算部门是集团财务管理的第三个层次，是各公司的账务处理部门，是财务中心中最基础的审核部门，也是一切数据的来源。各公司财务经理为财务核算部门的负责人，具有向集团相关部门报送数据、资料及配合监督的义务。财务中心所属三个部分均直接向财务中心主任汇报。财务中心各部门的主要分工如下：一、 财务核算部门，暨各公司财务经理及其相关的财务人员1 负责审核公司票据的真实性，进行日常账务处理、报表编制、报送等相关事宜。2 负责各公司之间往来的核对，保证账账相符，账实相符，按月出具往来核对明细表。3 负责收集并管理各自公司与财务相关的合同及协议，合理保证帐面数据的真实和完整，做到帐面数据有据可查，有法可依。4 负责财务数据与其他业务部门数据的核对，并查找差异的原因。5 负责编制各自公司的年度预算，并对预算与实际的差异进行分析。6 负责与当地的税务及工商等行政管理部门沟通，并建立良好的合作关系，以保证公司各项业务的顺利完成。7 负责公司资产的管理，不定期对固定资产、现金等进行盘点，出具盘点报告，保证资产的完整性。8 定期核实各项资产的价值，对于公司出现的重大资产减值事项，应及时向集团出具书面报告，解释减值的原因，根据集团财务总监的审批意见进行相应的账务处理。 二、财务分析部分1 深入了解集团内各公司的业务范围及业务特性，通过各种途径查找与集团各公司相关行业的财务数据信息，以保证对集团内各公司的情况能有合理的预期。2 汇总集团各公司的财务预算，依据各公司以前年度的财务状况，结合集团的财务目标，考虑同业的情况，审核并修改各公司的年度预算。3 向各子公司下发审核后的预算，并按预算的要求上收或下拨子公司款项。4 在预算执行期间，按照业务发展的需求，及时调整预算，调整集团的财务目标。5 汇总并审核各公司各月的预算执行差异表，分析其差异的形成原因，并根据该执行情况，提请相关部门注意。如：要求内部审计部门进驻查账或要求子公司调整预算等等。6 审核各公司上交的报表（包括资产负债表、损益表、现金流量表、费用报表、往来核对表等等），按月编制集团的合并报表，按月提交集团财务分析报告；就挂帐科目、费用支付或收入等事宜提请相关部门或子公司注意，以保证整个集团业绩的顺利完成。7 结合集团的财务状况及预算使用情况，编制资金使用时间表，及时提供资金的使用计划。以合理安排集团的剩余资金，达到资金使用效率最大化。8 每年末出具集团合并的年度财务报告，其中必须包含合并报表、各主要科目的明细及特殊事项的说明、各项财务比例分析、年度预算完成情况总结、下一年度的合理建议等信息。9 完成领导安排的其他事宜。 三、 内部审计部分1 负责集团收购项目的前期调查和后期跟踪，出具尽职调查报告。2 负责了解各子公司财务人员的素质及能力，提出子公司财务人员调配方案，并对财务人员进行相应的技术培训，以达到集团财务核算及管理的要求。3 负责集团内各公司的财务审计，包括定期审计和专项审计等，出具审计意见，及时发现各公司财务核算的漏洞。4 负责协助子公司清理内部审计过程中发现的各类问题。5 负责监督各子公司预算的使用情况。6 负责集团内部控制制度的建立和完善，并监督内部控制制度的执行情况。7 负责与外部审计的沟通和协调。 以上各个部分的人员将根据员工自身的要求或集团管理的需要进行不定期的轮岗，以保证各项规章制度的实施力度。 第二章 财务预算1、 预算的编制预算编制人员必须熟悉公司业务，了解公司的运作模式，能够清楚明确的列示公司的各项收支。预算由财务核算部门根据以前年度的财务数据及经验，结合本年度的经营管理目标，与公司业务部门联合编制。集团内各公司于每年七月根据各自的工作安排或招生计划编制下一年度各月的收支预算，并在预算表中注明每个数据的来源，解释其形成原因，于八月十日前交至集团财务分析部门审核；“收支”是指公司发生的一切现金及现金等价物的收入和支出，“收”主要包括主营业务收入、其他业务收入、借款收入等；支出主要包括主营业务成本支出、其他业务成本支出、管理费用支出、营业费用支出等等。集团及其下属子公司的财务预算均采用现金收付实现制的方式编制。没有特殊的情况下，各月的预算的余额应该与当月的现金流量一致。所有的预算由集团财务分析部门进行汇总，根据集团统一的经营管理目标及各子公司的经营情况进行相应调整，经集团总经理审批后下达各子公司执行。 2、 预算的执行：集团及各子公司应该严格执行下发的预算。尤其在支出方面，子公司财务核算部门必须把好第一关，在不耽误工作的前提下，尽量节约各项费用开支。一般情况下，每月费用的支付应略小于或等于当月的预算；如遇特殊情况，必须超预算支付时，子公司财务经理需要及时与集团财务分析部门沟通，并出具相应的书面文件，待集团相关部门审批后，方能支付。在预算的执行过程中，如果由于公司业务的重大变化或其他不可预测的原因，导致预算与实际情况严重不符时，财务核算部门需要与业务部门及公司领导沟通，及时调整年度预算，并附加详细的调整说明，同时递交集团财务分析部门审核。待集团总经理审批后，子公司按新的预算执行。财务核算部门需每月编制预算执行情况表，分别列示预算金额、实际发生金额及差异金额，并对差异进行比较，对超过预算5的差异进行分析并解释其形成原因。 3、 预算的监督：预算由财务分析部门和内部审计部门实施双重监督。财务分析部门在审核子公司每月递交的财务报表时，需要关注各子公司预算的执行情况，分析预算与实际执行产生差异的原因，并提出相应的改进意见。对于内部审计部门，需要从两个方面监督和管理子公司的预算执行情况。1）制定严格的内部控制制度，确保预算编制的准确性及执行的合规性；同时对子公司不定期的进行内部控制制度的审核，以保证各项控制制度确实实施并发挥作用。2）对子公司进行不定期的财务审计，抽查相应的账务，发现其账务处理问题。 4、 预算的完成：年度末，集团及各子公司财务核算部门需总结本年度预算的执行情况，为下年度预算的编制奠定基础，同时向集团财务分析部门提供预算完成情况汇总报告。财务分析部门汇总各子公司的预算完成情况，并合理分析各子公司的差异情况，为各子公司财务核算部门的考核提供合理意见，并以此合理预测集团下年度的盈利及资产状况，以制定切实可行的财务目标。 第三章 资金运作及管理1. 资金运作集团对子公司的资金采用收支两条线的管理方式。1）就收入而言，子公司所有的收入在收到的三日内汇入集团指定的帐户，由集团统一调配。2）就费用支出而言，财务分析部门按照审核后的预算，每月初将预算的支出金额汇至子公司的帐户，供子公司日常运营使用。3）集团财务分析部门根据子公司的业务情况，给各子公司制定当年度最低的货币资金留存额度，并将该部分资金转入子公司帐户，以应付突发的资金需求。4）子公司应该根据自身的资金使用情况，进行一些短期的资金运作，如：将不需使用的留存资金存入“通知存款”或“定期存款”帐户，以增加公司的利息收入等。整个集团的资金运作由财务分析部门负责。资金管理需要本着“充分发挥每分钱的最大效益”的原则，在不影响集团业务的前提下，达到资金使用效益最大化的目标。财务分析部门需根据预算汇总制定整个集团的付款进度表，将多余的资金进行一些无风险的投资，如：定期存款、通知存款等金融产品；在确实有资金盈余的情况下，可以提议买卖一些风险相对较小的金融产品，赚取中间差价。 2. 货币资金管理集团内各公司出纳需每日编制货币资金日记帐，与当日的会计帐核对，保证做到日清月结、账账相符，账实相符。各公司出纳需在每周五下午4点前向集团财务分析部门报送本周货币资金收支明细表。各公司每月末编制正式的现金盘点表，由子公司财务经理（监盘人）、出纳（盘点人）签字确认，并存档。各公司出纳每月5日前需向所有的开户银行索取银行对帐单，由出纳以外的其他人员编制银行存款余额调节表，对于重大的未达帐项进行解释说明。财务经理需要在调节表上签字确认。年末应尽量减少未达账项，如遇重大的未达账项，需进行相应的账务调整。 第四章 内部控制及内部审计1. 内部审计的定义和管理目标所谓内部审计是是指集团内部审计部门依据国家有关法律法规、财务会计制度和集团内部管理制度的规定，对集团及所属子公司的财务收支、财务预算、财务决算、资产质量、经营绩效，以及建设项目或者有关经济活动的真实性、合法性和效益性进行监督和评价工作。内部审计部门的主要管理目标是建立健全集团的内部控制制度，监督集团及各子公司内部控制制度的实施及日常账务处理，维护整个集团资产的安全和完整。集团内部审计人员应当严格遵守审计职业道德规范，坚持原则、客观公正、恪尽职守、保持廉洁、保守秘密，不得滥用职权，徇私舞弊，泄露秘密，玩忽职守。1） 对集团及所属子公司的物资采购、设备购置、销售、项目招投标、项目承包、工程结算、对外投资及风险控制等经济活动和重要的经济合同等进行审计监督；2） 对集团及子公司的预算及财务指标完成情况动进行监督与评价；3） 负责监督集团及子公司清理内部审计或外部审计中发现的问题，并向集团财务总监提交整改报告；4） 建立集团内部控制体系，对集团及所属子公司内部控制系统的健全性、合理性和有效性进行检查、评价和意见反馈；5） 对集团及所属子公司有关业务的经营风险进行评估和意见反馈；6） 加强子公司财务人员业务培训，不断提高财务人员综合素质；7） 负责与外部审计的沟通和协调，在外部审计到场前应该做好充分的准备工作，保证外部审计顺利、按时完成；8） 其他事项。2. 集团内部审计的主要依据是：1） 国家法律、法规、政策；2） 企业会计准则、国际会计准则、美国会计准则；3） 集团规章制度；4） 集团经营方针、计划、目标；5） 其他相关标准。3. 内部审计人员可以采用以下方式实施监督和审计：1） 在深入调查的基础上，采用检查、抽样和分析性复核等审计方法，获取充分、相关、可靠的审计证据，以支持审计结论和审计建议。2） 在条件允许的情况下，参加各公司与有关经营和财务管理决策的会议，获取相关信息，并提出合理意见；3） 检查被审计单位生产经营资料、会计账簿、报表、凭证和现场勘察相关资产，有权查阅相关方面的文件、会议记录、计算机软件等相关资料；4） 对与审计事项有关的部门和个人进行沟通，并取得相关证明材料；5） 审核与财务核算相关的重大合同，如：劳务支付合同、工程合同等；6） 其他的审计程序。4. 内部审计工作的权限：1） 根据内部审计单位的需要，要求有关单位和部门按时报送计划、预算、决算、报表及有关文件、资料。2） 要求有关单位提供需审核的凭证、帐表、会议记录等资料。3） 对审计涉及的有关事项进行调查，并索取证明材料。4） 集团财务中心主任将在管理权限范围内，授予内部审计部门必要的建议权、处理权、处罚权。如：对正在进行的严重违法违规和严重损失浪费行为，可作出临时制止决定等。5. 公司内部审计工作的主要程序：1） 根据公司具体情况，拟定审计项目计划，报经集团财务总监批准后实施。2） 除有目的的突发审计外，对于常规的内部审计，在实施审计前，应当通知被审计的子公司。3） 对审计中发现的问题，可随时向有关单位和人员提出改进的建议。并出具书面审计报告，报送公司财务总监批准。被审计子公司须严格按照集团下达的审计意见进行整改，对审计报告如有异议，可向集团财务总监提出，集团财务总监将及时处理。4） 对主要审计项目进行后续跟踪，督促各公司及时整改，并提交整改报告。6. 内部审计人员对办理的审计事项，应当建立审计档案，按照规定管理。内部审计部门需要建立自己的档案，将尽职调查、常规内部审计、突击检查、整改报告等一系列资料进行分类管理。7. 内部审计部门应当每月向财务总监提交内部审计工作总结报告。 第五章 财务数据报送为了更好的了解各子公司的财务状况，保障集团财务目标的实现，提高集团的资金使用效率，各子公司需要按时向集团相关部门提供各项财务数据及相应的文件资料，其主要包括：1. 按月提供各项财务报表，包括资产负债表、损益表及现金流量表，现金流量表包括主表和附表；2. 按月提交各科目余额明细表，对于该月内有重大变动的科目，需要附加详细的情况说明；3. 按月提交单位往来科目余额核对表，对于核对不一致的科目，一般应在报表中做适当的调整，如无法调整，需要解释差异形成的原因。以上数据可以从帐务系统及报表系统中直接导出，因此，各公司必须在每月6日前做好结帐工作，并将结帐后的数据打包发给集团相关人员。4. 按月6日前提交预算与实际收支的明细比较表，列出差异，并逐项解释差异原因；5. 按月报送银行存款余额调节表，各公司出纳每月5日前需向所有的开户银行索取银行对帐单，由出纳以外的其他人员编制银行存款余额调节表，对于重大的未达帐项进行解释说明。财务经理需要在调节表上签字确认后发送至集团财务分析部门。6. 每周五下午4点之前，各子公司出纳需向集团财务分析部门上报本周现金收支的周报，列示每笔现金及其等价物的收支情况，并注明其中预算外的收支部分；以上报表的格式将由集团统一向子公司发放。7. 对于重大的收支合同，子公司需在集团进行备案，并将合同复印件传真至集团内部审计部门的相关人员；8. 其他集团需要报送的资料。 第六章 费用报销管理1. 集团采用的是权限内逐级审批的费用报销制度。2. 集团将根据子公司的业务规模单独下达子公司负责人的费用审核权限，并随业务规模的变化而适当调整。3. 集团及各子公司必须严格按照总公司下达的预算安排各项支出，对于预算内开支，在子公司负责人审核权限内的，由子公司负责人审核后，经子公司财务经理签字后即可列支；超过子公司负责人审核权限及预算外的支出，须报集团财务分析部门审批，收到审核报告后，按照集团审核后的要求，经子公司负责人及财务经理签字后方可列支。4. 为了合理的节约各子公司的相关税费，各子公司的财务经理及相关的财务人员必须熟练掌握税收政策及法规，结合当地税务的实际情况，严格控制各项费用的构成。对于业务招待费、广告费等税法有严格限制的费用，应该在税法允许抵扣的范围内列支，不得超额列支。 第七章 财务部人员委派及考核集团收购子公司后，将对各子公司的财务部门进行垂直管理。各子公司的财务人员将由集团财务总监统一委派，子公司财务经理直接向集团财务总监报告，对其负责。与集团公司财务人员一样，各子公司财务人员的升迁、薪资调整等相关事项需要接受集团财务总监，各财务部门及集团人事部门的共同考核，由集团统一调配。1、 实行财务人员委派制。1） 集团财务人员的聘用将由集团人事部门按照集团公司发展的要求，根据财务总监及相关部门负责人的意见进行外部招聘或者内部调配。2） 在对子公司进行尽职调查时，集团内部审计部门的相关人员必须充分了解欲收购公司财务人员的素质，从中发现是否有合适的负责人，并提出相应的人员调配意见。收购后，集团将根据各子公司的规模配备相应的财务人员。财务人员数量最少2人(1个会计、1个出纳)，并从中选举一名负责人。该负责人将直接对集团财务总监负责。3） 为充分发挥会计委派制的作用，集团将对委派会计人员赋予财务管理权、权限内收支决策权和财务监督权三种权利；同时，明确委派会计三方面责任：对财务数据的真实性、资产的完整性负责；对财务资料的合理性、合规性负责；对委派机构财务理、资金运作等方面发生的违规违纪行为负责任。2、 会计人员的考评 考评的最终目的是改善员工的工作表现，以达到企业的经营目标，并提高员工的满意程度和未来的成就感。其结果主要用于工作反馈、报酬管理、职务调整和工作改进。3、 考评的原则 1） 一致性：在一段连续时间之内，考评的内容和标准不能有大的变化，至少应保持1年之内考评的方法具有一致性；2） 客观性：考评要客观的反映员工的实际情况，避免由于个人偏见等因素带来的误差；3） 公平性：对于同一岗位的员工使用相同的考评标准；4、 考评的内容，考核的内容分以下三部分： 1） 重要任务：本年度重要工作是否按质按量完成，由任务布置者进行考评；2） 岗位工作：岗位职责中描述的工作内容，由直接上级进行考评；3） 工作态度：指本职工作内的协作精神、积极态度等。由直接上级、部门内部同事或被服务者进行考评。 5、 考评的一般程序 1） 直接上级为该员工的考评负责人，就员工在年度内的各项表现提出明确的意见；2） 员工对“岗位工作”和“工作态度”部分进行自评；3） 集团将根据员工自评、直接上级的意见以及集团财务审计或日常沟通的情况对员工进行总体评价，出具总体考评意见，并报集团总经理审批。待审批后，由集团人事部门统一发文，进行相应的岗位或薪资调整。 6、 保密1） 考评结果只对考评负责人、被考评人、人事负责人、单位负责人公开；2） 考评结果及相关文件交由人力资源部存档；3） 任何人不得将考评结果告诉无关人员。 附表一：现金盘点表 库存现金盘点表盘点时间：现金账面余额：库存现金余额：现金账面与库存差异：差异原因：库存现金票面登记：票面数量金额百元伍拾贰拾壹拾伍元贰元壹元伍角贰角壹角伍分贰分壹分合计盘点：复核： 附表二：银行存款余额调节表 银行存款余额调节表年 月 日开户行： 账号： 项目金额项目金额公司银行存款日记账余额银行对账单余额加：银行已收公司未收金额加：公司已收银行未收金额减：银行已付公司未付金额减：公司已付银行未付金额调节后余额调节后余额制单：复核：附：银行对账单 附表三：现金周报表 公司财务收支表 年 月 日 年 月 日日期摘要金额 年 月 日上周余额银行 银行现金合计本周收入 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日合计本周支出 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日合计 年 月 日本周余额银行 银行现金合计 附表4：预算与实际收支比较表 公司预算与实际收支比较表 年 月明细科目预算金额实际发生差异率差异原因合计