信息技术文档管理办法.doc

保险股份有限公司信息技术文档管理办法第一章 总则第一条 为规范保险股份有限公司（简称：公司）信息技术部技术文档（简称：技术文档）归档工作，规范产品开发过程项目文档的管理，更好地利用现有的技术文档资源，实现技术文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。第二条 为了更好地进行技术文档管理，信息技术部应指定一名文档管理员，专门规范管理文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。第三条 技术文档按存储介质分大体可分为电子文档和纸质文档，分别采用不同的管理方式。技术文档按性质分大体可分为：行政管理文档、技术管理文档、商务类文档、项目技术文档、生产系统相关文档、程序文档、数据文档和其它。第四条 文档的保密和安全根据文档安全管理需要，大致可划分为四个保密级别：(一) 级：具有极高的保密需求，部门指定文档管理员负责。(二) 级：具有比较高的保密需求，部门只允许某个团队或少部分人具有操作权限。(三) 级：限制性保密需求文档，只允许部门内部操作使用，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才能外发的文档。(四) 级：一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档。第二章 文档的管理要求第五条 技术文档管理总体要求如下：(一) 制度完备。部门应建立健全合适的信息技术文档管理办法，以维护档案的完整与安全。(二) 科学分类。部门应积极地将科学的管理手段引入档案管理工作。部门应立足实际，可在文件分类、编号方式等方面进行创新，以提高工作的效率。(三) 按时移交。部门各成员应定期（每月）主动地将相关技术文档移交部门文档管理员，同时还应保证移交文档的质量。(四) 控制权限。对于上级主管部门、监管部门以及本部门文件，除绝密级和规定不准调阅、翻印、复印外，按规定经部门负责人批准后可以进行调阅、翻印。调阅、翻印或复印机密文件应经部门负责人及运营总监批准后方可进行调阅、翻印。(五) 专人负责。信息技术部文档将由部门文档管理员负责文档的调阅和归档工作。在发生调阅过程时，文档管理员负责统一翻印标有密级的文件，同时记录翻印的机构或部门、日期、份数和印发范围。翻印的文件将视同正式文件管理。(六) 统一存放。文件将统一按信息技术文档归档目录结构（见附件一）规定的目录结构存放。第三章 电子文档的管理方法第六条 电子文档管理内容按大类分，可以分为部门管理类电子文档、开发类电子文档、运行类电子文档。(一) 部门管理文档：部门各类行政及技术管理文档、项目商务类电子文档、项目立项期所需电子文档等。(二) 开发电子文档：包括项目开发期所需电子文档和相关过程管理文档；(三) 运行电子文档：项目投产期（上线）所需电子文档、项目运行期电子文档、系统备份文档、服务器配置文件、数据库配置文档、网络参数配置文档；其中，项目商务类电子文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用申请单、付款记录表、到货确认书、验货确认书，及其它商务文档；立项期所需电子文档有需求、立项签报、项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报告、技术方案，及其它补充文档；项目开发期所需电子文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、源代码、系统环境光盘、项目开发进度周报、测试记录及测试报告（单元测试、业务联测、压力测试）及其它补充文档；项目投产期（上线）所需电子文档有用户使用手册、技术运维手册（安装手册、投产系统配置文档）、故障处理及应急方案、技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报，及其它相关文档；项目运行期文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申请单、系统日常巡检报告，及其它文档。第七条 电子文档保密级别(一) 级：业务系统备份数据、数据库数据文档、网络系统数据备份、部门管理文档等；(二) 级：需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档和系统源代码、运维手册、系统更新、故障处理、参数设置等；(三) 级：技术管理制度、内部管理制度等；(四) 级：项目管理文档、开发过程文档等。第八条 电子文档归档存放管理(一) 级安全级别电子文档采用异地备份存放管理。(二) 级及以下安全级别电子文档统一存放在公司文件服务器指定目录或录入文档管理系统，同时避免重复归档和归档遗漏，并进行定期备份。第九条 电子文档查阅管理(一) 级安全级别根据严格地审批流程才可查阅；(二) 级安全级别要登陆到相关域，由相应负责人员授权才可查阅；(三) 级及以下安全级别必须登陆到公司内网才可查阅。如因工作和业务原因需要借阅，需填写信息技术文档借阅单（见附件四）。第十条 电子文档修改和撤销(一) 级安全级别修改和撤销必须根据严格地审批流程才可进行操作，并履行严格的登记制度。不允许非负责人修改、撤销。(二) 级及以下安全级别电子文档的修改和撤销要严格按照资料管理员要求，由相应负责人员授权或登记才可修改和撤销。(三) 电子文档的权限管理分配第三章 纸质文档的管理方法第十一条 纸质文档管理内容按大类分，可以分为部门管理类纸质文档、开发类纸质文档、运行类纸质文档。(一) 部门管理类纸质文档：部门各类行政及技术管理文档、项目立项期所需纸质文档、项目商务类纸质文档等。(二) 开发类纸质文档：包括项目开发期所需纸质文档等；(三) 运行类纸质文档：项目投产期（上线）所需纸质文档、项目运行期所需纸质文档等；其中，项目商务类纸质文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用申请单、到货确认书、验货确认书，及其它商务文档；立项期所需纸质文档有立项签报（包含项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报告、技术方案），及其它补充文档；项目开发期所需纸质文档有测试报告（单元测试、业务联测、压力测试）及其它补充文档；项目投产期（上线）所需纸质文档有技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报，及其它相关文档；项目运行期纸质文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申请单、系统日常巡检报告，及其它相关文档。第十二条 纸质文档保密级别(一) 级：各种项目商务类文档、各类软件授权许可、各类签报、部门联系单等；(二) 级：各类项目立项、开发和运行类文档、各种技术类文档等；(三) 级：部门内部学习、培训用书及相关光盘资料、各类行政文档等。第十三条 纸质文档归档存放管理各级别文档经由部门指定的文档管理员负责归档、整理、存放。第十四条 纸质文档文档查阅权限级、级文档必须履行查阅登记流程，需填写信息技术文档借阅单（见附件四），经过部门负责人审核后才可查阅。查阅后应及时登记归还。第十五条 纸质文档修改和撤销(一) 级文档的修改和撤消必须经过部门负责人和运营总监审批后才能执行相关操作；(二) 级及级安全级别文档的修改和撤销由部门文档管理员授权或登记后才可修改和撤销。第四章 项目文档管理第十六条 项目文档归档(一) 项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。(二) 部门文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录，并分配相应权限。项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理服务器。(三) 部门负责人应会同文档管理员定期（每季度）检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。第十七条 项目文档调阅(一) 公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写信息技术文档借阅单（见附件四），经所在部门经理批准后提交给信息技术部文档管理员，经由信息技术部审核后，开放调阅权限。(二) 合作公司人员因工作需要调阅文档，必须由项目经理填写信息技术文档借阅单（见附件四），经信息技术部审核同意后，开放调阅权限。(三) 调阅的权限统一设置为：只读（如属于电子文档）。(四) 对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。(五) 对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还。如需延期借阅，需重新办理相关手续。第十八条 项目文档编集(一) 项目经理应在项目实施全过程中注意组织好项目文档的收集和整理，在项目组正式解散之前基本完成文档编集工作。项目进入收尾阶段，项目经理应主动发起项目文档的集中归档工作。项目经理应负责将编制好的项目文档归档范围（见附件二）和项目文档清单（见附件三），以电子方式提交部门经理审核。(二) 根据项目生命周期的通用管理流程，项目文档应参照项目文档归档范围（见附件二）所确定类型和范围进行归档。若有未列入该清单的项目文档，也可视其存档价值纳入归档范围。(三) 项目经理应事先确认项目文档的密级。密级定义方式参见项目文档归档清单（见附件三）备注说明。(四) 项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存。(五) 电子文件应尽量转换成PDF格式，统一设置为“不能修改”模式，并视需要设置为“不能打印”模式，应确保相关电子文档无病毒感染。 (六) 涉密文件、商务合同与凭证，或其它必须以纸质方式保存的文件应在封页的明显位置标注文件编号，同项目文档归档清单（见附件三）中登记的编号一一对应。涉密文件应在文件编号旁同时标注文件密级。(七) 项目经理在正式归档前应做好项目文档的备份保存。项目文档编集完成的产出包括：填写完整的项目文档归档范围（见附件二）、项目文档清单（见附件三）以及与清单一一对应的各类电子文档和纸质文档实体。(八) 项目文档归档范围（见附件二）用于反映项目文档管理的规范性，审核侧重于检查项目管理各阶段文档记录是否完整，若有“必选”文档未提交的，其说明理由是否合理、充分。项目文档归档清单（见附件三）用于反映项目文档编集的完整性，审核侧重于检查清单所列文件是否按项目文档归档范围（见附件二）中已承诺内容编集在案。(九) 部门文档管理员应按项目文档归档清单（见附件三）对项目文档进行清点，核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成。若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的，部门文档管理员有权要求项目经理对文档重新进行编制和完善，直至符合归档规范。(十) 部门文档管理员代表部门对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻盘备份，保证归档项目文档的安全可靠。第五章 附 则第十九条 本管理办法由信息技术部负责解释和指导。第二十条 本管理办法自下发之日起实施。附件一信息技术文档归档目录结构一级目录二级目录三级目录权限人电子文档归档目录结构部门管理文档行政管理文档部门技术管理文档部门商务类文档合同及附件部门、相应经办人招标书部门、相应经办人应标书部门、相应经办人评分表部门、相应经办人保密协议部门、相应经办人谈判会议纪要部门、相应经办人商务结果确认签报部门、相应经办人合同审核表部门、相应经办人印章使用申请单部门、相应经办人付款记录表部门、相应经办人到货确认书部门、相应经办人验货确认书部门、相应经办人其它部门、相应经办人立项期电子文档需求部门、相应经办人立项签报部门、相应经办人项目开发计划部门、相应经办人财务预算表部门、相应经办人业务可行性分析报告部门、相应经办人技术方案部门、相应经办人其它部门、相应经办人项目开发技术文档需求规格说明书部门、项目组概要设计说明书部门、项目组详细设计说明书部门、项目组源代码部门、项目组系统环境光盘部门、项目组项目开发进度周报部门、项目组测试记录及测试报告单元测试部门、项目经理、运维组业务联测部门、项目经理、运维组压力测试部门、项目经理、运维组其它部门、项目经理、运维组生产系统运行文档项目投产期电子文档用户使用手册部门、项目经理、运维组安装手册部门、项目经理、运维组技术运维手册部门、项目经理、运维组投产系统配置文档部门、项目经理、运维组故障处理及应急方案部门、项目经理、运维组技术验收报告部门、项目经理、运维组业务验收报告部门、项目经理、运维组投产请示签报部门、项目经理、运维组其它部门、项目经理、运维组项目运行期电子文档生产系统问题部门、相应经办人故障处理跟踪单部门、相应经办人数据权限变更申请单部门、相应经办人系统日常巡检报告部门、相应经办人其它部门、相应经办人程序文档部门、项目经理、运维组数据文档系统备份文档部门、运维组服务器配置文件部门、运维组数据库配置文档部门、运维组网络参数配置文档部门、运维组纸质文档归档目录结构部门管理文档行政管理文档部门技术管理文档部门商务类文档合同及附件部门、相应经办人招标书部门、相应经办人应标书部门、相应经办人评分表部门、相应经办人保密协议部门、相应经办人谈判会议纪要部门、相应经办人商务结果确认签报部门、相应经办人合同审核表部门、相应经办人印章使用申请单部门、相应经办人到货确认书部门、相应经办人验货确认书部门、相应经办人其它部门、相应经办人立项期电子文档立项签报部门、相应经办人项目开发计划部门、相应经办人财务预算表部门、相应经办人业务可行性分析报告部门、相应经办人技术方案部门、相应经办人其它部门、相应经办人项目开发技术文档测试记录及测试报告单元测试部门、项目经理、运维组业务联测部门、项目经理、运维组压力测试部门、项目经理、运维组其它部门、项目经理、运维组生产系统运行文档项目投产期电子文档技术验收报告部门、项目经理、运维组业务验收报告部门、项目经理、运维组投产请示签报部门、项目经理、运维组其它部门、项目经理、运维组项目运行期电子文档故障处理跟踪单部门、相应经办人数据权限变更申请单部门、相应经办人系统日常巡检报告部门、相应经办人其它部门、相应经办人信息技术文档归档命名规范l 项目命名规则项目编号格式：NN -XX.YY其中：NN-项目简称XX-分期实施序列YY-补充版本号l 文档类型FPDF文档WWord文档EExcel文档MMS Project文档PPowerPoint文档VVisio文档H硬拷贝O其它l 项目文档命名项目文档命名格式：项目代码-文档分类名-文档名-F-NN其中：F-文档类型NN-文档编号，01至99，可选如：TR01-压力测试-压力测试报告-D-01表示TR项目一期压力测试部分的压力测试报告，PDF文档，第一部分。l 会议纪要命名项目会议：项目编号-会议纪要-YYYYMMDD-NN(Description)如：TR01-会议纪要-20060304-01(征求意见稿)附件二项目文档归档范围项目名称： 项目经理：分类序号文 件 内 容媒质工程技术类项目必选咨询管理类项目必选已提交项及未提交项的备注说明一、立项立项申请：向上级领导（或部门）申请立项使用的请示、签报等文件。应包含有关业务需求、技术可行性分析和项目预算申请（可另附独立文件）。纸/电立项批复：上级领导（或部门）准许立项的批示、回复等文件。纸/电二、商务供方选择：根据项目立项批复的采购范围，在供方选择过程中产生的招/投标文件、或竞争性谈判记录、或询价结果、或延续（唯一）性采购说明等文件以及相具备评审结论性质的文件。纸/电合同：根据供方选择结果，对外签订的正式有效的合同、契约。（根据需要，可另附或有的合同关键条款的争议调解记录、任何已生效的合同变更、合同违约情况及处理情况记录。）纸/电付款记录：有效的支付申请书复印件（备注：原件交由财务部支付之用）。纸/电商务函件：与供方的往来的重要公函。纸/电三、启动与规划项目组构成：项目组的组织结构、人员任命、职责分派电子项目制度：项目组的重要章程、日常管理制度、沟通计划电子启动会材料：项目启动会（Kick-Off）材料或纪要电子项目范围：包含项目论证、产品描述、可交付成果、项目目标（成本、进度、质量）等内容的项目范围说明书，以及基于项目范围说明书的工作分解结构（WBS）。电子技术方案：为实现项目预期的产品、服务或其他结果而制定的总体设计方案、以及各子模块的详细设计方案。电子实施计划：包含项目各项任务/活动、进度计划、关键里程碑、负责人员及资源、经费投入等的项目实施计划。（建议采用MS Project形式）电子质量计划：描述项目用以实施质量管理的组织结构、责任、程序、过程和资源的项目质量计划以及项目产出的产品或服务必须达到的质量标准电子风险分析：包含项目实施过程中的风险点识别、风险定性/定量分析、风险应对计划电子四、执行与控制项目进度报告：记录项目进度情况的项目简报，作为向有关管理部门汇报项目工作的依据，以便及时发现和处理项目过程中出现的问题的文件。电子项目记录：记载项目过程中的关键里程碑、重大事项、关键问题决策及处理的纪事录。电子会议纪要：项目期间对包含重大决策、任务安排、项目变更进行讨论的会议记录。电子往来函件：与其他部门、分支机构或外部监管部门的往来联系单、通知、公函。纸/电绩效报告：将项目计划与工作结果比对，对偏差、趋势、原因及建议措施进行分析的项目绩效报告。电子变更请求：对规划阶段制定的项目范围、技术方案、实施计划、质量计划、风险应对计划以及项目预算等提出的已获批准的变更请求。纸/电变更结果：变更后的项目范围、技术方案、实施计划、质量计划、风险应对计划以及项目预算等。电子五、收尾项目验收：最终用户或甲方对项目产出的产品、服务等结果以及可交付成果表示认可的项目验收报告。（根据项目性质，确定是否需要审计部门出具验收意见）纸/电关键交付成果：合同或项目范围说明书中明确列出的文档化的交付成果（例如，安装手册、操作手册、用户手册等），以及非文档化交付成果的交付情况说明。纸/电项目总结报告：对于项目实际取得结果、可交付物的实现情况的分析、鉴定，以及项目实施中获取的经验和教训等结论性文档。纸/电成员绩效评价：项目经理对项目组成员参与项目实施工作的绩效评价（数量、质量、团队合作等）。纸/电项目介绍演示材料：项目总结阶段介绍项目成果、效益和实施经验的演示材料。电子项目成果宣传资料：宣传项目成果、效益和实施经验的内外宣传资料和相关图文音像资料。纸/电六、其他参考文档：项目过程中收集和整理的对项目实施有直接影响的重要文件资料。纸/电厂商技术资料：由厂商提供的，与项目实施有密切关系的产品或服务的重要技术细节资料。纸/电部门负责人归档审核意见（可使用带电子签名的邮件回复）：备注：1、已提交的项目文档请在“已提交项及备注说明”一栏打勾，未提交的“必选”文档请在该栏说明未提交原因。2、项目文档归档范围应同项目文档归档清单一并提交部门负责人审核，审核通过后，方可提交文档管理员办理归档。3、项目文档归档范围用于反映项目文档管理的规范性，审核侧重于检查项目管理各阶段文档记录是否完整，若有“必选”文档未提交的，其说明理由是否合理、充分。附件三项目文档归档清单项目名称：项目编号：归档日期：一、立项文档编号文件名称媒质密级当前保管人备注二、商务文档编号文件名称媒质密级当前保管人备注三、启动与规划文档编号文件名称媒质密级当前保管人备注四、执行与控制文档编号文件名称媒质密级当前保管人备注五、收尾文档编号文件名称媒质密级当前保管人备注六、其他文档编号文件名称媒质密级当前保管人备注归档人（项目经理）：接收人：备注 ：1、若该文档已提交文档管理员统一保管，则“当前保管人”一栏可不用填写。2、项目经理应定义有关文档的密级，涉密文件不可以电子方式保存，密级定义分别为：（1）绝密：直接影响公司权益的重要决策文件资料，需经领导批准，方可对有关人员公开。（2）机密：尚未投入使用或尚未公开的各类信息，需经项目承办部门领导批准，方可对有关人员公开。（3）内部：与公司业务有关的其他文件，仅在本公司范围内公开。3、若不够写，可加附页。4、备注栏可用于填写文档的编制人、业务负责人、补充更新情况等其他需要说明的信息。5、项目文档归档清单用于反映项目文档编集的完整性，部门领导审核侧重于检查清单所列文件是否按项目文档归档范围中已承诺内容编集在案。文档管理员审核侧重于项目归档清单中编集文档的完整性和规范性。附件四信息技术文档借阅单编号：借阅日期：计划归还日期：借阅事由：序文件编号及名称媒质密级实际归还日期12345678910借阅人签字：部门负责人签字：业务管理部门负责人意见（高涉密文件借阅）：备注 ：借阅人应对所借阅的文件妥善保管，并及时归还。非密文件的借阅应由科室负责人签字授权，涉密文件的借阅应由部门负责人签字授权。涉密文件的使用，根据有关规定涉密文件只可以纸质方式存在，且非经允许不可复印流转。