合同管理系统功能说明.doc

合同管理系统功能说明1 合同审批有合同要签订时，可以起草新合同发起审批，提交给相关部门相关领导进行审批，以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确，审批通过之后审批结束。1.1 合同起草合同信息录入，主要包括合同基本信息、合同正文、合同双方履约义务、合同收支计划以及合同风险这几个部分。1.1.1. 合同基本信息包括合同的收付方向（收款、付款、收付款）、合同类型、执行人信息（执行部门、执行人、联系电话）、是否关联主合同、核算币种以及金额（收款方向金额、付款方向金额）、合同附件、合同期限（开始时间、结束时间）、合同监控人员、其他相关信息（所属项目、客户信息、供应商信息）。1.1.2. 合同正文提供word录入，可以编辑合同正文信息。1.1.3. 履约义务包括我方履约义务和他方履约义务两个部分。每个履约义务都有对应的履约时间， 可以录入多个履约义务。可以设置履约责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX)，在合同监控中，依据履约时间和履约义务的执行状态（未完成、完成、逾期、逾期完成）发送提醒信息。1.1.4. 收支计划包括收款计划和付款计划两个部分。收款计划的总金额和付款计划的总金额要分别和合同核算金额一致。收款计划包括计划收款时间、计划收款金额、实际收款时间、实际收款金额这几个方面。可以录入多个收款计划，在合同起草时编辑计划收款信息，实际收款信息在做收款管理时再进行录入。在收款管理中，依据这个计划收款时间和实际收款信息判断该收支计划的执行状态（完成、逾期完成）。付款计划包括计划付款时间、计划付款金额、实际付款时间、实际付款金额这几个方面。可以录入多个付款计划。在合同起草时编辑计划付款信息，实际付款信息在做付款管理时再进行录入。在付款管理中，依据这个计划付款时间和实际付款信息判断该收支计划的执行状态（完成、逾期完成）。可以设置收支责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX)，在合同监控中，根据收支计划的执行状态发送提醒信息。1.1.5. 风险管理包括风险类型、风险名称、应对措施、风险等级、风险状态这几个方面。合同风险可以录入多个。在合同监控中，可以对合同风险进行管理，调整风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。1.2 合同审批合同起草完成之后，进入审批流程。合同审批项包括：合同基本信息、合同正文、履约义务、收支计划、风险管理、流程跟踪表单。2 合同履行阶段2.1 合同监控合同审批流程结束之后，进入合同履行的监控阶段。在合同监控中可以查看合同基本信息以及审批流程、维护合同履约义务执行状态、调整收支计划，调整合同风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。2.1.1 合同概览查看合同起草时录入的合同基本信息。2.1.2 合同审批查看合同审批流程信息。2.1.3 履约义务对履约义务进行管理。显示合同起草时填写的履约义务信息，可修改履约义务执行状态（未完成、完成、逾期、逾期完成）。2.1.4 收支情况对收支计划进行管理。显示合同起草时填写的收款计划和付款计划信息。收款计划的实际收款信息在收款管理中进行维护，在合同监控中可查看。付款计划的实际付款信息在付款管理中进行维护，在合同监控中可查看。2.1.5 合同风险对合同风险进行管理。在合同监控中，可以修改风险状态（未发生、已识别、已跟踪、已关闭）。2.1.6 监控提醒在合同起草时，指定履约义务与收支计划的被提醒人以及提醒方式，在合同审批结束之后，依据规则，将提醒信息写入至提醒表中。在合同监控阶段，根据提醒表中的记录，实现消息提醒功能。提供邮件提醒，可扩展。其他提醒方式与具体实现，可由用户根据实际需求进行扩展。提醒规则如下。2.1.6.1 一次性提醒在履约义务和收支计划到期的前一周，按照合同起草时指定的提醒方式，向相关责任人发送到期提醒，提醒责任人关注。只提醒一次。2.1.6.2 周期性提醒在履约义务和收支计划到期之后，按照合同起草时指定的提醒方式，向相关责任人发送逾期提醒，提醒责任人尽快处理，每天都进行发送。当履约义务和收支计划的状态已经变更为完成（完成、逾期完成）之后，消息提醒不再发送。2.2 收款管理对已经审批完成的合同，依据收支计划中的收款计划，对收款流程和收款情况进行管理维护。收款信息包括：执行人信息（执行部门、执行人）、相关合同信息、收款金额、核算币种、收款时间、收款方式（现金、支票、电汇、其他）、发票信息这几个方面。一个收款流程，可以对应多个合同的多条收款计划，收款计划的金额总和必须和收款金额一致。合同每条收款计划不能被重复使用。在收款流程结束之后，根据收款信息，更新合同收款计划的实际收款时间、实际收款金额以及状态，实际收款金额应与计划收款金额一致。2.3 付款管理对已经审批完成的合同，依据收支计划中的付款计划，对付款流程和付款情况进行管理维护。付款信息包括：执行人信息（执行部门、执行人）、相关合同信息、付款金额、核算币种、付款时间、付款方式（电汇、银行委托、现金、虚拟、其它）、供应商信息、发票信息这几个方面。经过审批和财务确认之后，进行实际的付款操作，付款完成之后结束付款流程，并根据付款信息，更新合同付款计划的实际付款时间、付款金额以及状态。2.4 交货管理对交货确认流程和实际交货情况进行管理。对已经进入履行阶段的合同，有实际产物要进行交付时，可以发起交货确认申请。填写交货内容、相关合同信息、我方信息、他方信息等发起交货流程进行审批，审批通过之后，由实际交货人编辑交换清单（交付物、规格、数量等信息）结束交货流程。2.5 开票管理对开票申请流程和实际开票信息进行管理。对已经进入履行阶段的合同可以发起开票申请。需要对合同做开票时，填写开票内容、相关合同信息、开票金额、交税金额等信息发起开票申请进行审批，审批通过之后，由实际开票人编辑开票清单（开票时间、发票号、发票金额）结束开票流程。3 统计查询查看、检索合同信息以及合同已经履行的收支、开票信息。3.1 合同明细列出合同的概要信息，可根据合同信息进行搜索。3.2 合同统计以合同为依据，列出合同的已收款金额、已付款金额、已开票金额。可根据合同信息进行搜索。3.3 合同收支明细以合同为依据，列出合同的收支明细信息，包括计划收款时间、实际收款时间、执行状态、收款金额这几个方面。可根据合同信息进行搜索。4 合同模板管理提供合同模板的上传、下载功能，实现对合同模板的管理维护。4.1 合同模块管理对合同模板进行管理，可以添加新模板，编辑、删除已有模板。4.2 合同模板查看可以查看所有的合同模板，用户可以下载所需的模板。5 信息管理5.1 供应商信息管理5.1.1 新增供应商信息编辑供应商编号、供应商名称、供应商地址、联系人信息、传真、邮编、供应商类型，可以新增一个供应商。在合同起草时，可以从供应商列表中进行选择。5.1.2 供应商信息维护对已有的供应商进行维护，可以更新地址、联系人等信息，可以设置供应商的状态（是否启用）。可以删除。5.2 客户信息管理5.2.1 新增客户信息编辑客户编号、客户名称、客户地址、联系人信息、传真、邮编、客户类型，可以新增一个客户。在合同起草时，可以从客户列表中进行选择。5.2.2 客户信息维护对已有的客户进行维护，可以更新地址、联系人等信息，可以设置客户的状态（是否启用）。可以删除。5.3 项目信息管理5.3.1 新增项目信息编辑项目编号、项目名称、项目执行部门、项目负责人，可以新增一个项目。在合同起草时，可以从项目列表中进行选择。5.3.2 项目信息维护对已有的项目进行维护，可以更新项目的状态（是否启用）。可以删除。6 与其他系统的接口6.1 ERP系统供应商、客户等合同管理中所需的信息不在本系统中进行管理时，可以根据第三方提供的数据接口获取信息。6.2 财务系统收款管理、付款管理方面，需要与财务系统进行交互的，可以根据第三方提供的数据接口获取信息进行流程审批操作。提供数据导入入口，在流程审批之后，将相应的收付款信息导入至财务系统。6.3 单点登录企业内部有多套IT管理系统时，可以配置单点登录，方便用户在各系统之间切换。