OA系统运行管理详细规定.doc

_______企业
OA协同办公系统管理措施

文件编号：

编制

审核

同意

实施日期

1. 目标：
为使企业办公自动化系统安全稳定运行，加紧企业办公业务透明、规范、高效运行，加紧公文、请示等业务流转，达成管理科学，提升工作效率目标。
2. 适用范围：
适适用于_______企业全部各二级单位、部室、子企业。
企业内部流转多种文体公文、各类请示、价格审批、协议评审等办公业务，本系统预设协同模板和表单见附表1，均属本系统管理业务范围。
3. 管理职责
3.1 信息评价部负责本系统运行维护管理，包含用户管理、权限管理，表单制作、步骤配置和系统运行参数调整等工作内容。
3.2 企业办公室负责本系统各业务及管理步骤制订。
3.3 各二级单位、部室负责根据本要求正确使用本系统，将在使用中出现问题立即反馈给信息评价部，属业务步骤变动或新增，需要先提交企业办公室审核确定。
3.4 企业系统管理员负责本系统日常维护。
3.5 各二级单位、部室管理员负责本部门人员培训并接收企业系统管理员指导和工作安排。
4. 术语
4.1 OA系统：本管理制度所说OA系统指某某有限责任企业应用用友致远OA系统。
4.2 协同：泛指组织中多人完成一个或多个事务行为方法和过程，协同工作是组织行为基础模式和状态。
4.3 表单：表单指由系统管理人员依据业务要求在系统内定制固定表样，并将表样和步骤捆绑在一起供用户调用应用模式。
5. 过程步骤图
无
6. 过程要求
6.1 使用要求
6.1.1 OA终端用户必需确保天天登录OA系统，查看是否有本人相关业务需要处理，确保业务处理立即性和正确性。
6.1.2 OA终端用户要确保OA系统上相关事项处理时间不超出二十四小时，因出差、请假等原因不能立即处理时，要求经过设置代理人员代为办理。
6.1.3 OA在线用户假如长时间不从事OA相关业务处理时（时间超出15分钟）应退出OA系统，方便OA系统释放空间可供其它人员登录使用，信息评价部不定时进行抽查和公告。
6.1.4 被授权用户对自己享用资源负有保护责任，应使用好密码并不得泄露给她人；因密码泄露或更新不立即等引发损失由用户本人负担，给企业造成重大损失要追究法律责任，并按企业相关要求办理。
6.1.5 各终端用户要确保经过OA系统公布、流转信息和文件内容完整正确，并对所公布内容负责。不得公布权限范围之外内容和和工作无关垃圾信息。
6.1.6 除企业收文模块可在收文表单意栏中见中输入“已阅”外，其它签报文件或表单领导阅后必需输入意见，只能选择同意、不一样意，并可输入其它意见。假如只选择“已阅” 并无其它意见，则一律视为“同意”。
6.1.7 要充足利用A6精灵功效，要求各单位领导、公文收发员、机要秘书等关键岗位必需确保公文快速传输。关键岗位及关键用户要设开机密码，确保计算机安全，因登录密码被盗用造成损失由用户本人负担。
6.1.8 步骤表中责任部门负责步骤业务建立和实施过程监督，并对各单位是否按步骤进行业务处理进行管理，信息评价部负责对步骤责任部门进行评价和监督。
6.2 人员及权限管理
6.2.1 人员权限管理
6.2.1.1 OA用户分为：系统管理员、部门管理员、公文收发员、通常见户。
6.2.1.2 因工作需要新增企业信息管理系统用户时，由所在单位经过OA系统“信息系统用户申请表”步骤进行用户及权限申请。
6.2.1.3 人员调动、部门更名或取消等引发用户变动，各单位应在事件发生后2小时内经过“信息系统用户申请表”步骤上报，方便系统管理员能够立即针对具体情况进行参数及权限调整。
6.2.1.4 各终端用户不得随意公布和工作无关信息，对自已行为负责，造成不良后果追究相关责任。
6.2.1.5 OA“电子印章”和“手写署名”均设置单独密码，含有对应权限用户应妥善保管好单独密码，因密码被盗用等引发行政或法律纠纷由用户本人负担。
6.2.2 节点权限
6.2.2.1 企业发文步骤节点对应节点策略
拟文—继续并提交
封发—继续并提交、后续节点
审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、目前会签、督办、修更正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交
审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修更正文、态度、暂存待办、添加附件、常见语、意见、后续节点、继续并提交
提交—回退、知会、加签、减签、常见语、意见、后续节点、继续并提交
指示—修更正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
清稿—回退、修更正文、后续节点、继续并提交
复核—回退、修改文单、督办、修更正文、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
会签—回退、加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交
编号、套红—回退、修改文单、调整文号、套红、后续节点、继续并提交
签发—修更正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
盖章—修改文单、盖章、后续节点、继续并提交
承接—回退、知会、态度、常见语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
办理—回退、知会、加签、减签、目前会签、态度、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
6.2.2.2 企业收文步骤节点对应节点策略
登记—继续并提交
归档—归档、继续并提交、后续节点
拟办—回退、撤销、终止、知会、加签、目前会签、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交
知会—暂存待办、添加附件、意见隐藏、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
阅办—加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、目前会签、督办、修更正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交
审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修更正文、态度、暂存待办、添加附件、常见语、意见、后续节点、继续并提交
提交—回退、知会、加签、减签、常见语、意见、后续节点、继续并提交
指示—修更正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
会签—回退、加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交
承接—回退、知会、态度、常见语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
办理—回退、知会、加签、减签、目前会签、态度、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
6.2.2.3 协同节点权限：
协同—常见语、目前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修更正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除
知会—常见语、目前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
提议—常见语、目前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修更正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除
归档—知会、后续节点、继续并提交、继续并归档
提交—常见语、目前会签、转发、回退、知会、加签、减签、撤销、修更正文、意见、意见隐藏、添加附件、后续节点、继续并提交
指示—常见语、目前会签、回退、知会、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
审批—常见语、目前会签、转发、回退、知会、加签、态度、修更正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
审核—常见语、转发、回退、知会、加签、态度、修更正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
承接—常见语、回退、知会、态度、意见、添加附件、后续节点、继续并提交
终止—终止、后续节点、继续并提交
6.3 公文管理：
6.3.1 公文格式要求：
参考国资办[]52号文《相关省政府国资委系统公文处理计划化相关要求通知》中公文格式要求。
1.1.1 企业发文：
提议人拟文—提议者部门主管审核—相关部门领导会签—行政机要秘书提交—办公室主任审批—企业领导签发—办公室主任提交—行政机要秘书编号、套红—行政机要秘书清稿—办公室主任复核—行政机要秘书盖章—行政机要秘书封发
1.1.2 企业收文：
行政机要秘书登记—办公室主任拟办—企业领导指示—办公室主任提交—企业领导指示—办公室主任提交—行政机要秘书提交—相关部门领导阅办—行政机要秘书归档
1.1.3 部门发文：
提议人拟文—提议者部门主管审批—（提议者部门）部门一把手领导审批—提议者部门公文收发员编号、套红—提议者部门公文收发员清稿—提议者部门公文收发员封发
1.1.4 部门收文：
提议者部门公文收发员登记—提议者部门主管审批—提议者部门公文收发员提交—（提议者部门）承接人阅办—提议者部门公文收发员归档
1.1.5 党委发文：
（授权党委工作部）提议人拟文—党委工作部主任审批—企业领导签发—党委工作部主任提交—党委机要秘书编号、套红—党委机要秘书清稿—党委工作部主任复核—党委机要秘书盖章——党委机要秘书封发
1.1.6 党委收文：
党委机要秘书登记—党委工作部主任拟办—企业领导指示—党委工作部主任提交—企业领导指示—党委工作部主任提交—党委机要秘书提交—相关部门领导阅办—党委机要秘书归档
6.4 表单管理
6.4.1 在OA内设置表单功效，将业务中固定表格、固定步骤设置在系统中，由提议人调用，进行事务提议。
6.4.2 已经在OA系统中设置表单模板业务，均要求经过OA表单管理功效进行业务处理，如有特殊原因，经企业主管领导同意方可办理。
举例：（文件评审统计应用步骤）
提议人提议—提议者部门主管审批—企业办公室文件管理员审核—（企业）承接人审核—企业办公室行政管理员审核—相关部门领导审批—办公室主任审。
6.5 协同模板
6.5.1 OA系统内预设协同模板，将固定步骤处理办公或其它事务固化在系统中，由提议人直接调用，进行事务提议；
6.5.2 已设置协同模板业务，均要求经过OA协同模板管理功效进行业务处理。
举例：（电子公告审批步骤）
提议人提议—提议者部门主管审批—企业领导指示—公告管理员组承接
6.6 签报管理
6.6.1 签报管理适适用于企业各部门间或向企业提出各类申请，请示、函等文件。
6.6.2 签报管理由签报提议人直接调用模板来完成，不许可经过新建个人协同事务来提议签报。
6.6.3 签报管理步骤：
提议人拟文——提议者部门主管审批—相关部门领导会签—提议者部门公文收发员提交—（提议者部门）部门一把手领导审批—办公室主任办理—企业领导指示—办公室主任提交—提议者部门主管承接—提议者部门公文收发员编号、套红—提议者部门公文收发员清稿—提议者部门公文收发员封发。
6.7 项目管理
6.7.1 由固定人员组成，能够连续一定时间事项，视为项目管理，要求在OA系统内经过项目管理
能来管理项目计划，项目会议纪要，项目关键事项处理等工作；
6.7.2 项目标创建授权二级单位领导，由二级单位领导进行项目创建；
6.7.3 项目责任人、项目领导、项目组员均由项目创建者负责建立完成，建立完成后，项目包含人员能够查询全部项目工作内容；
6.7.4 全部包含项目标工作，必需经过新建项目协同来完成工作创建，以利于项目工作统一归档管理；如有需要使用协同模板或表单模板，在调用模板后应选择关联项目。
7 考评
7.1 OA系统用户人员编码、用户名称和登录名称均是某某职员在系统内进行操作标识，用户要妥善保管用户密码并不定时更新，严禁将用户账号提供外来人员登录系统进行操作，发觉一次考评责任单位1000元；同时提议由企业给其它处分。
7.2 全部OA用户应按本管理要求完成协同模板、表单模板、公文、签报、项目管理，未按时间或业务处理要求完成，每项业务考评责任单位500元。
7.3 步骤中上一节点处理人员有催办义务，下一节点处理人员有审核是否按本步骤实施义务，并应相互监督，出现问题二者负相同责任，同时考评。
8 绩效指标
无
9 相关程序、支持文件
冀国资办[]52号文
10 统计
无

更改状态

日 期
章 节
更改内容
版本号
更改人
同意人
.9.1
――
新订
/0
王良臣
袁世臻
.12.12
――
全部更新
/0
陈沁华

附1：OA系统步骤表及责任单位

步骤
分类
分类序号
步骤名称
责任单位
招待类
1
____（处室）客饭申请单
企业办公室
2
____（分厂）客饭申请单
企业办公室
3
____客饭报销单
企业办公室
4
无偿住宿申请单
企业办公室
5
用车使用申请单
企业办公室
6
____（处室）招待费使用申请单（非新光酒店就餐）
企业办公室
7
____（分厂）招待费使用申请单（非新光酒店就餐）
企业办公室
8
招待费用月结审批（分企业、子企业）
企业办公室
行政类
1
____（个人）小车进厂出入证申请单
物业治安科
2
印章使用申请单
企业办公室
3
进厂考察参观审批表
企业办公室
4
出差申请单
企业办公室
5
请假单
人力资源部
6
科技单项奖审批
技术中心
7
每个月新光物业企业包干费用情况反馈卡
安全生产部
8
办公楼物业综合服务工作考评表
安全生产部
9
档案查/阅审批单
企业办公室
10
复印晒图审批单
企业办公室
11
外委试验费用审批
北京科技中心
12
小汽车行车任务结算单
销售部
13
小汽车费用报销单
销售部
14
标准审批
技术中心
15
电子公告审批
信息评价部
16
新闻公布审批
企业办公室
17
档案查/阅审批单（分企业档案馆）
北京焊网
审计监察类
1
效能监察立项表（临时立项）
纪委审计监察部
2
效能监察立项表（报国资委）
纪委审计监察部
3
效能监察终止表（报国资委，十二个月一次）
纪委审计监察部
4
财务审计立项审批表
纪委审计监察部
5
对***（人员）审计汇报
纪委审计监察部
6
对***（部门）审计汇报
纪委审计监察部
7
对***（工程）审计汇报
纪委审计监察部
8
监察提议书
纪委审计监察部
9
月度资金计划审批表
纪委审计监察部
10
调查汇报（对应临时立项效能监察立项表）
纪委审计监察部
群团类
1
某某慈善基金会相关为_____献爱心请示
群团工作部
2
群团工作部提议通知（请示、函）
群团工作部
3
群团工作部提议通知（需相关部门会签）（请示、函）
群团工作部
4
群团工作部提议通知（需企业领导指示）（请示）
群团工作部
5
女工计生普查审批单
群团工作部
财务类
1
借款单（OA步骤和纸制单据并存，纸制借款单据和报销单据财务走账时署名为实际借款人，OA表单中借款人为实际借款人，要求提议人填写，不是和提议人绑定）
财务部
2
付款单（要求有付款计划单可查）（OA步骤和纸制现金支付凭证并存）
财务部
3
月付款计划审批单
财务部
4
追加月付款计划审批单
财务部
5
日付款单
财务部
6
全方面预算管理
财务部
7
采购质保金支付申请
财务部
8
月度资金计划审批表
北京焊网
9
**年**月月度资金支付计划审批单
北京焊网
10
检定费请示
财务部
11
专题费用请示
质量控制部
人力资源类
1
月度工资总额审批
人力资源部
2
临时用工审批表
人力资源部
3
___工资发放单（包含分类汇总表）
人力资源部
4
____（单位）处级人员考勤表
人力资源部
5
____（单位）职员考勤表
人力资源部
6
职员月度培训计划
人力资源部
文件类
1
体系文件多功效小组评审表
企业办公室
2
三体系绩效指标报表
企业办公是
3
职能处室月份专业考评结果通知单
人力资源部
4
各部门月度履责情况汇报
企业办公室
5
专业考评落实表
人力资源部
采购类
1
供给商业绩评价表
采购部
2
采购质量异议处理审批单（综合类物资）
采购部
3
紧急采购计划步骤
采购部
4
采购计划问题反馈
采购部
5
大宗类日报表（原燃料日进统计表、欠款台帐、付款明细表、付款汇总表）
采购部
进/出厂类
1
出厂物资报表
物业企业
3
___进厂原料统计汇总表、进厂原料明细统计表
信息评价部
4
进出厂物资汇总表
企业办公室
协议价格类
1
协议条款变更申请
北京焊网
2
价格审批表
北京焊网
3
销售协议审批
北京焊网
4
综合类价格审批单
采购部
5
某某协议（协议）会签/审批表
投资管理部
6
大宗原燃料价格审批表
采购部
7
大宗原燃料协议管理
投资管理部
8
综合类物资协议管理
投资管理部
9
价格变动申报表
销售部
10
（出口线材）价格申请表（带附表）、协议审批表
销售部
11
出口协议更改
销售部
12
钢材买卖协议
销售部
13
线材精制厂___年____月价格审批单
线材精制厂
14
协议（协议）签署
投资管理部
15
采购协议
采购部
16
组价价格申请表
采购部
17
物资采购价格调整申请表
采购部
18
北方区域精制线材协议签署价格表
线材精制厂
19
南方区域精制线材协议签署价格表
线材精制厂
20
_____（项目/工程）招标申请
采购部
21
招标结果请示
采购部
22
出口协议（依据订单评审表、价格申请表（带附表）、协议审批表链接）
销售部
客商编码类
1
供给商退出审批表
信息评价部
2
客商系统服务协议审批
信息评价部
3
物资编码申请
信息评价部
质量类
1
____质量异议检验汇报
质量控制部
2
相关_____质量异议赔付请示(合并后）
销售部
3
质量/数量异议处理
北京焊网
4
化验用具月计划审批
质量控制部
5
质量控制部化玻比价表
质量控制部
销售类
1
订单评审表
销售部
2
发货通知单
北京焊网
投资管理类
1
招标文件会签
投资管理部
2
招标计划会签
投资管理部
3
工程项目招（议）标评价意见表/评标汇报
投资管理部
4
非招标工程施工安排意见表
投资管理部
5
项目立项通知
投资管理部
6
工程预付款
投资管理部
7
技改工程项目投资预算计划表
投资管理部
8
工程项目开工通知单
投资管理部
9
土建(预算价)价差分析表
物业企业
生产类
1
相关剔除／调整_____设备维护费用申请
安全生产部
2
生产进度跟踪单
北京焊网
3
工程图纸转化、设计审批
北京焊网
4
生产任务通知单
北京焊网
5
单体设备、备件外委维修申报表（生产部确定）
安全生产部
6
____部门维修费用请示表
安全生产部
7
耐材、合金使用汇报
财务部
8
工艺变更（优化）汇报
技术中心
9
_____厂《生产技术专业月报》报表（表格制式）
技术中心
10
《生产服务协议仲裁赔偿申请表及辅助计算表》、《新光实业企业业务协议反馈表》报表
安全生产部
11
临时敷设电缆审批表
安全生产部
12
关键防火部位动火申请
安全生产部
13
临时用电审批表
安全生产部
14
月零星工程立案表
安全生产部
15
检修停电申请（动力厂、安全生产部确定表格格式）
安全生产部
16
特种劳动保护费用审批
安全生产部
17
气瓶缺点考评
制氧厂
18
统计表(本)印刷步骤
制氧厂
环安类
1
环境保护设施停机申请表
安全生产部
2
占路、占地汇报
安全生产部
3
施工破路申请表
安全生产部
4
施工移栽花木申请表
安全生产部
5
排污汇报
安全生产部
6
针对物业服务协议考评通知单（绿化、保洁等）（生产部确定）
安全生产部
需求计划类
1
物资需求计划请示
配送中心
2
专控物资需求计划申请
配送中心
3
合金、耐材、钢铁料及辅料需求计划请示
配送中心
4
______（项目名称）工程物资需求计划临时申请
配送中心
5
材料代用单
采购部
6
测量设备采购计划
质量控制部
配送类
1
配送中心库龄分析绩效薪酬考评报表（和其它部门绩效考评表不一样）
物资配送中心
2
废旧物资外销月度、季汇总报表
配送中心
3
珍贵物资欠交旧凭证
配送中心
4
相关处理　　废旧物资外销招标请示
物资配送中心

1
退款申请
北京焊网