ERP系统操作管理详细规定.doc

版本：A

ERP系统操作管理要求
(试用版)
(范围:供给链+财务)

制订/日期
审核/日期
核准/日期
刘振林
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1.0 目标
规范系统工作步骤，明确责任，确保ERP系统顺利运行！
2.0 适用范围
适适用于XXXXXX实业！
3.0 定义
3.1 ERP：（Enterprise Resource Planning）ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业优异管理思想，全方面地集成了企业全部资源信息，为企业提供决议、计划、控制和经营业绩评定全方位和系统化管理平台，简称企业资源计划。

4.0 职责
4.1 项目经理：全方面督导、指导和管理系统，确保系统顺利运行。
4.2 网络管理员：对系统硬件和软件维护安装，确保系统网络工作正常。
4.3 系统管理员：负责软件全部公共参数设置修改、月末结帐、和培
训系统操作，处理系统操作过程中出现问题。
4.4 操作用户：立即、正确地操作系统，确保数据正确。
Ø 5.0 内容
5.1 系统站点管理
5.1.1 每个站点由专员管理,业务上面操作只许可一个人含有编辑功效,其它人只有查询作用!
5.1.2 系统管理处建立一份<站点分布管理表>.
5.2 软件安装和授予用户权限：
5.2.1 部门需安装ERP系统软件,首先填写一份<ERP软件安装申请表>,经部门经理核准,而且项目经理依据申请表内容,决定安装模块管理和操作权限,然后交付给网络管理员进行软件安装;
5.2.2 项目经理同时将相关人员资料录入到<ERP系统操作员权限一览表>里面，如有权限变更，各部门需经过《联络单》进行变更处理！
5.3 系统日常操作维护：
5.3.1 严格根据相关要求进行操作、不越权操作、不做违规业务。
5.3.2 确保自己密码不泄密，定时性更改密码。
5.3.3 假如因为多种原因，不能上班时间超出一天，需要事先把自己未处理原始单据交接给相关指定人员。
5.3.4 业务单据需及录入，业务操作完成或离开座位请立即关闭窗口。
5.3.5 凡有违以上所要求操作者，造成系统业务不能正常操作者，将处予
10-30元罚款.

5.4 系统业务操作管理要求
5.4.1 权限管理
1） 用友ERP系统划分不一样模块受权分级管理，其目标是明确工作职责、划分工作权限及范围，实施更专业管理。
2） 系统权限分配由系统主管和系统管理员负责，系统权限一经设定后不可随意变更。如需变更使用权限，需部门提出申请，经部门总监签字同意，报系统主管核准方可变更。未经同意不可随意变更。
3） 未能达成权限更改协议，可申请总经理室仲裁。

5.4.2 系统编码管理要求
1) 系统编码是依据企业实际工作需要，综合分析多种需求前提下制订编码规则，系统编码包含：用户编码、供给商编码、原材料编码、半成品编码、产成品编码、委外加工材料编码。
2) 系统编码规则：采取阿拉伯数据编写，用户、供给商6位编码，存货11位编码，编码不得反复使用，不得同一个物料有二个编码。
3) 系统编码为企业共用资源，未经同意不可随意更改。如编码不适合管理需要，需更改时，由需求部门或人员提出申请报系统主管，经系统主管争得相关人员同意方可修改，如有一方不一样意，则不得私自改动。
4) 系统编码日常维护由功效模块操作人员自行维护，在编码时要遵守以上编码规则。比如：用户编码为100001，即可在100001，100002。。。。。。199999内不反复编码。
注明:以上全部必需建立规范编码规则文件进行管控.

5.4.3 电子文档管理要求
1) 系统中多种参数设置任何人不可随意改动，如需改动，由需求部门或人员提出申请报项目经理，经项目经理争得相关人员同意后方可修改，如有一方不一样意，则不得私自改动。
2) 系统文件天天关机前，要求系统管理员备份一次。每个月系统结账后，系统网络员将本月系统文件备份，并刻录光盘。光盘由财务部负责存档。
3) 总经理室可查阅全部系统资料，其它人员可查阅所辖范围内资料，如需查阅她部门资料，需经相关部门责任人同意方可查阅。
4) 系统资料属企业机密文件，未经总经理同意任何人不可向外提供。如有违犯者按企业制度处理。

5.4.4 模块管理---总账
1)  总账一用户，财务部使用并负责维护。
2) 填制、审核、记账、打印凭证、凭证装订、纸制凭证管理归档，由财务责任人安排完成。
3) 财务责任人每个月10日前安排结账、出报表。

5.4.5 模块管理---应收账款
1) 应收账款由财务部专员使用并负责维护，经过销售管理模块提供财务部作应收账款所需资料。
2) 销售管理模块新增用户档案必需在各业务小组账套内新增，新增档案要求内容完整，如用户编号、用户全称、联络人、电话、传真、具体地址、所属员工小组及主营员工。
3) 新用户，在下生产工程单、开送货单、收款之前，必需按要求先填写用户档案，不然，系统拒绝操作。
4) 销售管理模块开具多种单据一定要根据系统要求严格实施（开具单据要求在销售管理模块作具体说明），如不按要求开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”标准，发觉错误，要求在当日修正完成。
5) 销售管理模块开具多种单据要求当日处理完成（包含需打印），打印出多种单据要求在三天内返回到相关部门。
6) 每个月3日下班前向财务部交齐上月送货单、退货单、样品单等，同时出纳员开具已到账款项收据。
7)  每个月4日下班前会计向销售人员提供给收账款明细账对账初稿，5日下班前将查对后应收账款对账明细交给财务部，财务部6日下班前将正确应收账款明细表及相关报表报送销售售人员。
8) 7日应收账款管理模块结账。

5.4.6 模块管理---应付账款
1) 应付账款由财务部专员使用并负责维护，经过采购管理、存货核实模块提供财务部作应付账款所需资料。
2) 采购管理模块新增供给商档案必需按要求材料类别划分，新增档案要求内容完整，如供给商编号、供给商全称、采购员、供给商联络人、电话、传真及具体地址。
3) 新供给商，在下生产工程单、开入仓单、付款之前，必需按要求先填写供给商档案。不然，系统拒绝操作。
4) 采购管理模块开具多种单据一定要根据系统要求严格实施（开具单据要求在采购管理模块作具体说明），如不按要求开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正”标准，发觉错误，要求在当日修正完成。
5) 采购订单原材料单价、数量、品名必需和材料入仓单一致，如有不一致采购人员要立即更正。
6) 开具原材料入仓单、退货单要根据系统要求严格实施（开具单据要求在存货管理模块作具体说明），入仓单和退货单以单据日期为准三日内上交财务部，单据不可跨月。
7) 采购员应要求供给商每个月5日前将对账单传到财务部，如5日前不能对账，本月货款推迟支付，7日财务部处理完全部应付账款业务。
8) 现款购物设置一个现款购物供给商，并给编码，购进货物均经过应付账款核实，同时作付款业务。

5.4.7 模块管理---销售管理
1)  销售管理模块由销售部、财务部专员使用，由销售部管理和维护。
2) 凡和用户有业务发生时，首先增加用户档案，根据系统建立档案规则编写用户编码、用户全称、简称、联络人、用户电话、传真、具体地址、所属员工小组及主营员工（联络人、用户电话、传真及具体地址），档案一经输入确定，不可随意改动，并保持年度内不变。
3) 销售人员在下生产工程单时，必需输入用户编码、销售部门、员工、订单日期、存货编码、数量、交货日期，如有特殊要求需在订单要求栏中注明。如订单输入错误，可在系统中更改，在纸制生产工程单上更改无效。如系统生产工程单无法更改，可先作废再重新输入。更改生产工程单对其它部门产生影响要协商处理。
4)  销售人员在填写送货单时，必需输入用户编码、销售部门、联络人、销售类型（中国、国外、退货）、汇率、税率、生产批号（和生产工程单编号一致）、存货编码、数量、单价，退补标志选择正常。
5) 发生税金、运费、返利、调账（调金额）调整时，调增用送货单，调减用退货单，销售类型选择“其它”，其它填写同上。
6) 送货单开错单价时，应按产品规格（分别）填写应调整单价，销售类型选择其它，其它填写方法不变，退补标志选择正常。
7) 送货单一经确定不可随意删除，如必需删除要登记送货单编号及删除原因，并于月未将删除送货单编号交财务部。
8) 送货单等填写后，销售人员自行审核，财务部审核后并负责打印一式五联送货单。送货单等填写后，要求当日处理完送退货等业务，不然将影响存货数量。如开单后却实因某种原因不能出货，可申请暂存仓库二天（从开单之日算起）。
9) 开具送退货单等要求三天内返回财务部，其它和财务部业务交接关系详见应收账款相关条款。
5.4.8 模块管理---库存管理
1) 库存管理模块由PMC部、生产部、财务部使用，由PMC部负责管理和维护。
2) PMC部要随时对系统中BOM资料进行修改、增加等。
3) 库存管理多种单据由PMC部输入，单据包含：产成品入库单、材料出库单、采购入库单、调拨单等。
4) PMC部填写入库单、出库单、退货单、调拨单单据时，必需填写入库类别、生产批号、领用部门、仓库名称、入库单号、供给商名称、厂商编码、供给商送货单号、采购单号、存货编码、数量、单价。
5) 由PMC部安排专员对单据正确性、合理性进行审核，当日输入单据当日审核完成，有错误单据要求最迟第二天更改完成，审核完成单据发觉错误，要求在当日更正。
6) 当日单据最晚要在第二天10点钟前，按单据要求交到相关部门。
5.49 模块管理---存货管理
1) 存货管理模块由财务部使用，并负责管理和维护。
2) 存货管理包含：原材料、自制半成品、在产品、产成品。
3) 财务部负责审核购进原材料、塑胶件正确性、合理性、正当性。审核无误后，按系统要求记账、制作凭证。如审核发觉有错误单据，要立即书面通知相关人员当日内更改完成，如系统功效临时达不到项目，如：金额方面由财务部协调处理，数量方面由PMC部相关人员协调处理。
4) 购进材料要求每三天记账一次，有特殊情况可和相关人员协商处理。如记账后发觉错误，由记账人员组织协调处理，并要求在发觉当日处理完成。
5) 财务部成本员负责审核原材料、自制半成品、塑胶件、在产品、产成品发出正确性、合理性、正当性，同时审核外委加工、自制半成品、产成品入仓正确性、合理性、正当性。如在审核过程中发觉错误，要通知相关部门或人员立即更改（两天内）。
6) 由成本员负责审核内容要求三天记账一次，有特殊情况可和相关人员协商处理。如记账后发觉错误，由记账人员组织协调处理，并要求在发觉当日处理完成。
5.4.10 模块管理---采购管理
1) 采购管理模块由采购部、PMC、财务部设专员使用，由采购部负责管理和维护。
2) 凡和供给商有业务发生时，首先增加供给商档案，根据系统规则建立档案：编写供给商编码、供给商全称、简称、采购员、联络人、供给商电话、传真及具体地址，档案一经输入确定，不可随意改动，并保持年度内不变。
3) 采购人员在下采购通知单时，必需输入供给商编码、员工、订单日期、存货编码、数量、交货日期，如有特殊要求需在订单要求栏中注明。如订单输入错误，可在系统中更改，在纸制生产工程单上更改无效。如系统生产工程单无法更改，可先作废再重新输入。更改生产工程单对其它部门产生影响要协商处理。
4)  采购订单正确性、完整性由采购部自行审核，当日订单要求当日审核完成，要求订单内容和采购入库单内容一致。
5) 采购入仓单要求从单据入仓日期为准，三天内返到财务部。
6) 外委加工按调拨单制作，加工费用由财务部负责分配。
6.0 步骤图 无
7.0 表单 见上有包含描述表格
8.0 相关文件 《系统业务处理方案》