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招标采购管理手册

阿尔卡迪亚大酒店
Home Inns & Hotels Management Co.

目录

总则 3
第一章 组织机构及职责 3
（一）名词释义 3
（二）招标、采购组织机构 4
第二章 采购形式及权限划分 8
（一）招标业务范围及必备条件 9
（二）酒店管理企业、直营酒店招标、采购对象划分 12
（三）采购等级划分 12
（四）采购形式和审批权限 13
第三章 招标、采购工作相关文件上报 14
（一）相关招标、采购方案及表格 14
（二）对上报企业招标、采购相关文件上报时限划分以下 16
（三）招标、采购文件上报、审核、审批设置表 16
（四）招标、采购相关文件审批 17
（五）各级部门审核、审批时限划分 20
第四章 招标文件、投标确保金、标底、限价 22
（一）招标文件若干说明 23
（二）投标确保金 24
（三）标底和限价 24
（四）　招标人不予受理或应作废标处理投标文件。 25
第五章 收标、开标、评标、定标、公布 26
（一） 收标和开标。 26
（二） 开标和评标。 26
（三） 定标和公布。 27
（四） 具体评标方法、标准、方案、标准。 28
第六章 招标工作程序及样品封样核准程序 29
（一）招标工作通常按下列程序进行 29
（二）样品封样核准程序 29
第七章 采购工作准则及职业要求 31
第八章 奖罚方法 33
（一）违反职业道德 33
（二）违反操作要求 34
（三）奖励方法 35
（四）奖罚程序 36
第九章 附 则 37
（一）本制度由企业采购部负责解释、修订和补充。 37
（二）本制度由企业采购部监督各级采购部门实施。 37
（三）本制度自签发之日起开始实施。 37

总则

为了规范酒店管理企业及直营酒店招标、采购行为，预防招标、采购工作中腐败，保障企业根本利益，特制订本《招标、采购手册》。

第一章 组织机构及职责
（一）名词释义
1、和企业机构相关名词释义
1、1“企业”指廊坊荣盛酒店经营管理。
1、2“直营酒店”指廊坊荣盛酒店经营管理分管各单体酒店。
1、3“采购人员”包含企业采购部人员、各直营酒店采购部人员、及其它部门直接或间接参与招标、采购工作人员。
2、和招标、采购形式相关名词释义
2．1 “公开招标”是指招标人经过报刊、电话、广播、网络等大众传输媒介，公开公布招标公告，使项目信息广为人知，从而吸引有爱好、有能力潜在投标人参与投标竞争，并最终选择中标单位，达成合约招标方法。
2.2“邀请招标”是指招标人依据已经有信息和经验，有针对性地邀请数家俱备负担包含但不仅限于酒店固定资产、物料用具、原材料等招标能力、资信良好特定法人或其它组织参与投标竞争，并从中选定中标人，达成合约招标方法。
2.3“议标“是指投标人在一些不宜采取公开招标和邀请招标特定任务时，直接和有能力单位进行协商谈判，以求达成合约招标方法。
2.4“直接采购”是指由企业采购部或直营酒店采购部进行厂家询价、谈判工作，并经过“三比一算”等方法确定供给商。
3、汇报及表格类释义
3.1采购计划表，是指筹备期、运行期各直营酒店依据酒店计划参数确定需要采购物资名称、规格、数量、技术要求、进场时间（生产周期）等。
3.2招标方案，是指企业采购部确定相关招标操作相关工作内容，如招标范围、招标形式、拟选投标人、投标单位考察及招标组织等内容。
3.3“定标汇报”是指企业或直营酒店招标工作结束后，由招标主持人以汇报形式将招标情况上报至最终审批组织或审批人审核。
（二）招标、采购组织机构
1、机构设置及组员
企业设置招投标委员会、评标小组（或称评委，下同）和监标小组，依据本手册和相关要求进行各项招标工作，其它部门或人员不得以违反法律法规及本手册任何方法干预招标工作。
招投标委员会、评标小组、监标小组等为很设机构。评标小组、监标小组人数应为单数。
1.1企业招投标委员会是招标、采购过程中实施工作指导和监督管理机构，是企业及直营酒店招标、采购工作最高管理机构。委员会组员不得少于3人，标准上招投标委员会组员不参与评标工作，招投标委员会组员由董事会确定。
1.2企业采购部是企业招标、采购工作常设机构，负责企业战略采购、集中采购实施和对直营酒店权限范围内招标、采购工作实施工作指导和监督管理机构。由采购主管及采购专员组成，采购部人员不参与评标工作。
1.3直营酒店招标、采购领导小组是直营酒店招标、采购过程中实施工作指导和监督管理机构，由直营酒店总经理及相关运行部门责任人临时组建。
1.4直营酒店采购部是直营酒店权限范围内招标、采购工作关键实施者，必需服从于企业采购部领导，同时配合企业采购部完成各项招标、采购工作。由直营酒店采购经理及采购专员组成，采购部人员不参与评标。
1.5酒店管理企业审计部有权对企业及直营酒店从事任何招标、采购项目活动进行监督和指导。有权监督任何招标、采购活动程序是否符合企业相关制度直至直接参与招标、采购活动。
1．6评标小组负责按招标书要求、评标方案和细则进行独立评标，推荐候选中标人，评标小组不得少于5人，并应为单数，评标小组组员可在企业及集团内挑选，也可在企业外聘用，外聘评委不应多于企业内评委。评标工作小组组员名单及相关资料报备后，如部分确需变动可由分管总经理同意，向现场监标人员说明并在评标结果汇报书中列注，关键或标较大项目评标人员变动应上报招投标委员会报备说明。
1.9监标小组应认真阅读招投标文件，掌握开、评标现场及全过程情况，并指定人员做好监标统计、汇报。监标人员应在采购部以外人员中选择，不少于3人，为单数。
2、各组织机构职责
2.1招投标委员会职责
2.1.1依据权限设置及步骤负责审定招标方案、定标汇报，最终确定投标单位。
2.1.2对于大宗物资、用具及关键设备听取论证，并做评判，最终确定型号、颜色、规格、数量及价格。
2.1.3监督和指导采购工作运作程序、工作方法及相关文件下发；
2.1.4依据企业采购部汇报确定战略和集中采购合作伙伴；
2.1.5负责对企业战略采购、集中采购方案审批和中标人确实定；
2.1.6依据步骤及权限对采购部上报相关招标、采购方面文件、汇报进行批复；
2.1.7负责对采购部提出技术、经济、节能等方面替换方案和提议做出评审和确定；
2.1.8 C-GI类采购（一百万及一百万以上）招投标项目，必需经招投标委员会审定，依据招投标委员会意见实施，最终由招投标委员会批复。
2.1.9关键设备、用具、家俱、灯具、原料及其它关键物资等，含有影响酒店品质、文化、风格、安全、营收等原因物资必需经招投标委员会审定。
2.1.9其它需要由招投标委员会完成工作。
2.2直营酒店招标、采购领导小组职责
2.2.1推行企业采购部下发招标、采购相关管理制度；
2.2.2对直营酒店招标、采购工作实施指导和管理；
2.2.3对直营酒店采购人员所上报文件、汇报、合相同做出指示或评审；
2.2.4负责对直营酒店权限范围内招标、采购方案审批和中标人提议；
2.2.5负责对直营酒店各供方评价结果初步评审；
2.2.6对甲方认质认价材料（设备）和当地政府职能部门指定、推荐材料（设备）做出评定和审批。
2.2.7其它必需由直营酒店招标、采购领导小组完成工作。
2.3招标主持人职责
2.3.1负责推行企业招标审批及立案手续办理；
2.3.2按招标文件要求开标程序组织开标现场评标活动，但不参与评标；
2.3.3在开标前半小时组织评委熟悉招标文件和介绍投标人情况；
2.3.4负责书面通知监督机构及人员参与开标会议；
2.3.5有明确要求其它职责。
2.4企业采购部职责
2.4.1负责全企业范围内招标、采购相关管理制度制订、下发、推行、监督和完善;
2.4.2对各直营酒店招标、采购工作实施指导和监督，并做出客观评价；
2.4.3负责招标、采购信息库建立和维护，并依据直营酒店提供供方年度评价结果，对库内供给商进行客观评价并按制度进行管理；
2.4.4实施企业战略采购、集中采购工作；
2.4.5负责对长久战略合作供方和集中采购供方开发及管理；
2.4.6每十二个月对直营酒店招标、采购工作实施年底评价；
2.4.7对酒店固定资产类、物料用具、原材料等物资市场行情和新型、节能、环境保护、高效材料（设备）搜集、了解和分析；
2.4.8帮助运行部门、工程部或审计部完成酒店固定资产类，物料用具、原材料等相关咨询工作；
2.4.9确定招标业务招标方法并按要求上报审批；
2.4.10依据同意招标方法负责编制招标文件（或称招标书,下同），包含招标具体程序、时间安排、招标业务描述、投标人资格、评标方案；
2.4.11推荐、组成评标小组或提出提议名单;
2.4.12联络落实监标人员；
2.4.13编制招标书、标底、协议和其它文件并按相关要求办理审批；
2.4.14联络投标人、按招标项目要求安排对投标人资格预审，选择合格投标人进行投标；
2.4.15具体组织实施招标日常工作、协调和地方行政主管部门关系及处理招标其它事项。
2.4.16负责确定科学合理招标方案、评标方法，报招投标委员会审批，并在标书上载明评标方案或标准；负责在开标前制订具体细则。
2.4.17对招标、评标整个过程进行统计。
2.4.18对各项协议评审、立案工作。
2.4.19完成上级领导交给其它任务。
2.5直营酒店采购部职责
2.5.1实施企业制订各项相关招标、采购相关管理制度,配合企业采购部工作；
2.5.2依据企业采购部制订管理制度，制订直营酒店采购部采购管理方案和实施细则；
2.5.3配合企业采购部建立招标、采购信息库；
2.5.4实施直营酒店职责范围内招标、采购工作；
2.5.5组织相关专业人员对物资开展验收工作；
2.5.6对合作供方实施年度评价并形成评价汇报；
2.5.7帮助直营酒店运行部门、工程部、预算人员做好固定资产、物料用具、原材料询价、市场行情了解等工作；
2.5.8对当地市场行情调查和了解，并做好市场分析，消除不利原因发生。
2.5.9完成上级领导交给其它任务。
2.8评标小组工作职责
2.8.1评标小组负责按招标书要求、评标方案和细则进行独立评标，推荐候选中标人。
2.8.2评标小组客观评价投标单位，坚持公平、公正，本着对企业负责态度，甄选适宜投标单位。
2.8.3评标人员依据各自职能，自行评定，并填写评标汇报，并在汇报上签字确定。
2.8.4商务和技术由专业人员专题评审，商务评审负责对投标单位资质、信誉、产品认证、清单、价格及招标文件要求相关文件进行审核。技术标评审负责对方案可行性、安全性、稳定性、节能环境保护、产品实用性、产品规格、颜色、质量等进行评判。
2.9监标小组工作职责
确定招标项目时就应确定监标人员，监标人员要从对投标人资格审查开始时就要进行跟踪监督。
评标过程中如需更换监标人员应经分管总经理同意（集团派出人员由派出部门关键责任人同意），并在评标汇报中说明。
2.9.1监标小组组员应认真阅读招投标文件，掌握开、评标现场及全过程情况，并指定人员做好监标统计、汇报。
2.9.2监标人员不得作为评标组员对具体投标人进行评分或投票。
2.9.3在监标过程中如发觉评标有偏离招标文件或评标方案不科学、不合理、不利招标人评标操作，监标人员应立即提出纠正或劝说。
2.9.4如出现评标小组意见分歧较大，或投标人有弄虚作假可疑情况，有可能损害企业权益等情况时，监标人员可采取必需方法，包含提醒评委注意审核标书及表决该标处理意见，及向招标组织人员提出提议，直至中止该次评标、封存招投标文件；假如招标人仍坚持继续评标，可在评标后冻结评标小组评标结果，提请招投标委员会进行调查后再对该项招标进行处理；情况尤其严重，在不违反招标文件及相关法律、法规、规章情形下，监标小组经请示同意后能够当场宣告评标结果无效。
2.9.5监标人员有权劝诫影响评标工作正常进行人员离开现场或现场取消违纪评标人员评标资格，并将相关人员表现上报招投标委员会。
监标人员采取上述第（2.9.4）、（2.9.5）项具体方法（不含提醒、劝诫、提出处理提议、上报相关人员表现）前须请示招投标委员会。
2.9.6监标人员如对评标过程、结果有异议、保留心见或提议，应在审核、签署评标纪要或评标结果汇报书时用文字明确陈说，以供招投标委员会审批时参考。
第二章 采购形式及权限划分
（一）招标业务范围及必备条件
1、招标业务范围
必需招标业务关键包含但不仅限于固定资产类、低值易耗品类、物料用具类、原材料类及大额广告宣传等。
1.1固定资产在10万元以上（包含10万元）必需采取招标方法；对于10万元以下项目是否采购招标方法，可由企业采购部依据实际情况来确定采购方法。
1.2必需招标低值易耗品、物料用具、原材料用具在5万元以上（包含5万元）；对于5万元以下采购项目，可由企业采购部及直营酒店采购部门依据实际情况来确定采购方法。
1.3 中介服务业务、办公用具及设备购置、礼品及宣传品采购和广告宣传费项目不受上述金额限制。
2、招标、议标或议价、直接采购操作基础要求
招标公告公布渠道应尽可能拓宽，采取媒体公布和自行邀请方法相结合，争取较多投标人前来投标。
2.1公开招标项目标招标公告，必需最少在1份以受骗地关键报纸（当地发行量大报纸）和相关行业网、招标网站上发表。其中固定资产预算金额300万元以上、其它项目200万元以上最少要在2份以上关键报纸上发表。在1份报纸上发表公告应在当地发行量前2名报纸中选择；在2份报纸上发表公告应在当地发行量前3名报纸内选择；
2.2采取邀请招标方法应最少向5名以上符合投标资格单位（招标对象）发出投标邀请书，避免出现仅邀请少数用户或关系户情况出现。当符合投标资格者不足5名时，方可向3名或4名符合投标资格者发出邀请书。
2.2.1采取邀请招标方法，在上报文件中应说明采取邀请招标及选定邀请投标人标准、原因。
3、在招标过程中需将招标项目改为议标，分两种情况处理：
3．1开标前，对已知符合要求投标人将不足3名，需作为议标方法进行项目，须由采购部书面说明原因和申请。
3.2开标后发觉符合要求有效投标人不足3名，应重新招标。
4、议标项目，除企业已先行同意者外，不满10万元应报企业主管领导同意，10万元以上，应书面经招投标委员会具体说明原因和提出具体操作方案，并经招投标委员会同意后方可操作。
5、议标和议价操作必需严格管理，对议标或议价对象条件和该议标或议价项目标技术质量、标准要求，不能低于招标要求，具体操作上应参考招标相关程序和要求进行。事先取得同意议标或议价项目，也应制作、发出和回收议标或议价文件，经议标或议价小组进行评定，并出具汇报书，对议标或议价结果办理审批手续。
6、特殊业务处理。
6.1户外广告位出租应招标。
6.2户内广告位、物业出租业务能够招租。本手册招租，是指依竞争性招来用户租用本企业物业（包含但不限于土地、厂房、商铺、写字楼、宿舍及户内广告位等）经营活动。
7、招租方法可采取公开招租、邀请招租、公开竞价、议租、引进、续租等。
7．1公开招租，是指在企业网站及公共媒体上公开公布招租信息，并有3家以上单位应租，经过综合评审确定承租人。
7.2邀请招租，指在企业网站公布招租信息，并向最少3家以上符合招租前已订明应租条件单位发出招租邀请，经过综合评审确定承租人。
7.3公开竞价，指有5家以上单位参与应租，以公开竞价、价高者得方法来确定承租人。
7.4议租，指物业位置偏僻、经公开招租后应租人少于3名，或为完善配套功效而必需配套经营项目，和意向租户进行洽谈协商来确定承租人。
7.5引进，指导入可产生增加人流、凝聚客商、增强广告效应、经营实力强并在酒店上或中国同行业有影响力驰名品牌租户，但事先必需制订明确标准。
7.6续租，指和招租方有长久合作关系、品牌形象及信誉好、聚客能力强、在经营期内完全履约租户在协议期满时可给续约，标准上续约租金应有所增加。
8、户内广告位及物业商铺招租，标准上以公开招租、邀请招租、公开竞价方法进行，经书面请示企业同意，也能够引进、议租、续租方法进行。
8.1采取议租、引进、续租招租业务，企业采购部应制订具体制度和措施，明确要求其适用具体对象、条件和程序。该等制度和措施应经招投标委员会审批，按该等制度和措施办理项目应报企业领导审批。
8.2采取邀请招租方法，邀请范围应涵盖所知绝大部分可能需要和适合租赁全部招租物业酒店，不许可在符合条件用户群中仅选择其中少数用户或关系户。
9、为消除承租方租赁期满频繁搬迁顾虑及确保酒店稳定租金收入，在相同条件下可给原承租人优先承租权。
10、公开招租、邀请招租、公开竞价和议租具体操作，必需做到公开、公平、效益。
11、招租（包含公开招租、公开竞租、邀请招租、引进、续租、议租）应有充足计划性，提前做好准备工作，避免招租不成功而造成空置损失租金。尽可能在原租赁协议到期或新开发可供出租户内广告和物业含有招租条件之前不少于60个工作日内开始招租立项工作，进入相关工作步骤。
12、采取公开招租和公开竞租方法时，公布招租信息期间应不少于1个月。
13、公布信息范围应尽可能广泛，除了在企业网站公布外，应同时在报刊及招租物业影响度较强网站上公布招租信息。
14、对于招租过程立项、审批、会议讨论、评审、谈判等一系列过程必需做好完整文字统计、搜集相关资料，以备以后查核相关材料，任何人不得弄虚作假。
15、广告宣传项目，单次广告宣传费预算金额5万元以上应以以下方法进行：
15、1在电视台、电台、报纸、杂志等媒体公布广告，可直接和该媒体或其独家代理商进行议价；如经过中介或非独家代理商，应以招标方法进行。
15.2经过手机短信、网络公布广告，可直接和电信营运企业（如中国电信、中国移动和中国联通等）或网络营运商（如新浪网、搜狐网、网易等）进行议价；经过中介代理商，应以招标方法进行。
15.3户外广告公布（包含但不限于公交车身广告、车站或地铁站牌广告、电梯内外电视平面广告、公交车或士内电视平面广告、建筑物上广告、道路路牌广告）在指定位置公布，可用议标或议价方法处理；在非指定位置或非指定媒体投放，应以招标方法处理，招标前应对不一样类型媒体（最少2类）使用效能作询价比较、评定，并保留相关资料，招标时，应最少选择3家以上广告商。
15.4市场推广活动策划、节日装饰、广告创意、设计及按已定设计广告制作、安装、印刷等有既定标准或可量化项目，应以招标方法办理。
16、维修设备、生产线所需配件及专用备品备件经充足技术评定后必需向原生产商家采购，可用议价方法办理，如有多家代理商必需多家报价进行比价。
17、办公用具及设备购置或日常维护服务项目（电脑硬软件设备需由原厂供给商、指定供给商提供专业服务或需由特定供给商提供符合相关专业要求服务除外），对单项（单次、单一品种、单个供给商，下同）金额在6万元以上、或1年内估计达成10万元以上必需招标。
18、对单项金额不满6万元，或1年内估计金额不满10万元，应以议价方法办理，议价商家应不少于3家。
（二）酒店管理企业、直营酒店招标、采购对象划分
1、酒店管理企业招标、采购包含但不仅限于酒店固定资产、物料用具、酒店原材料、酒店物业租赁、酒店广告宣传等。
2、直营酒店招标、采购包含但不仅限于酒店食品原料、酒店日常零星消耗品、餐饮酒水饮料、酒店绿植、酒店间断性印刷品等。
3、对于酒店长久需要供给酒水饮料、海鲜产品或副食品等供给量较大供给商由直营酒店提供相关信息，经企业采购部具体调研后，确定具体操作方案，进行综合评定选择含有良好信誉及实力供给商。
（三）采购等级划分
1、酒店筹备期
1．1酒店固定资产类（包含但不仅限于电器、家俱、设备类、灯具、不锈钢等耐久物资）
1.1.1 C-GI类采购 估计一次性招标金额100万元（含）以上招标采购项目；
1.1.2 C-GII类采购 估计一次性招标金额50万元（含）以上招标采购项目；
1.1.3 C-GIII类采购 估计一次性招标金额10万元（含）以上招标采购项目；
1.2酒店物料用具类（包含但不仅限于布草、洗涤用具、餐具、清洁工具、一次性用具、印刷品等低值易耗品）
1.2.1 C-WI类采购 估计一次性采购金额50万元（含）以上招标采购项目；
1.2.2 C-WII类采购 估计一次性采购金额10万元（含）以上招标采购项目
1.2.3 C-WIII类采购 估计一次性采购金额5万元（含）以上招标采购项目；
1.3酒店原材料类（包含但不仅限于酒店干货食品、粮油食品、酒水饮料、和海鲜、及其它荤素原料）
1.3.1 C-YI类采购 估计一次性采购金额20万元（含）以上招标采购项目；
1.3.2 C-YII类采购 估计一次性采购金额10万元（含）以上招标采购项目
1.3.3 C-YIII类采购 估计一次性采购金额5万元（含）以上招标采购项目；
2、酒店运行期
2．1酒店固定资产类（包含但不仅限于电器、家俱、设备类、灯具、不锈钢等耐久物资）
2.1.1 Y-GI类采购 估计一次性招标金额10万元（含）以上招标采购项目；
2.1.2 Y-GII类采购 估计一次性招标金额5万元（含）以上招标采购项目；
2.2酒店物料用具类（包含但不仅限于布草、洗涤用具、餐具、清洁工具、一次性用具、印刷品等低值易耗品）
2.2.1 Y-WI类采购 估计一次性采购金额10万元（含）以上招标采购项目；
2.2.2 Y-WII类采购 估计一次性采购金额5万元（含）以上招标采购项目
2.3酒店原材料类（包含但不仅限于酒店干货食品、粮油食品、酒水饮料、和海鲜、及其它荤素原料）
2.3.1 Y-YI类采购 估计一次性采购金额10万元（含）以上招标采购项目；
2.3.2 Y-YII类采购 估计一次性采购金额5万元（含）以上招标采购项目；
（四）采购形式和审批权限
本《手册》中采购形式分为：公开招标、邀请招标、议标、直接采购。对于公开招标和邀请招标企业不做尤其要求，各级实施部门能够自主选择，但必需确保不能和国家相关政策、法规相冲突。采购最终审批权限分为：招投标委员会、分管总经理、酒店管理企业总经理（酒店运行期：分管总经理、酒店管理企业总经理共两个等级）共三个等级。具体划分情况详见下表：
1、酒店筹备期采购形式及审批权限
形式及
权限

采购
等级
采购形式
最终审批权限
公开招标或
邀请招标
议标
直接
采购
管理企业
总经理
分管总经理
招标、采购
委员会
C-GI类采购
C-GI类采购

C-GI类采购
C-GII类采购
C-GII类采购

C-GII类采购

C-GIII类采购

C-GIII类采购
10万下
10万下
C-GIII类采购

C-WI类采购
C-WI类采购

C-WI类采购
C-WII类采购
C-WII类采购

C-WII类采购

C-WIII类采购

C-WIII类采购
5万以下
5万以下
C-WIII类采购

C-YI类采购
C-YI类采购

C-YI类采购

C-YII类采购
C-YII类采购

C-YII类采购

C-YIII类采购

C-YIII类采购
5万以下
5万以下
CYIII类采购

2、酒店运行期采购形式及审批权限
形式及权限

采购等级
采购形式
最终审批权限
公开招标或
邀请招标
议标
直接
采购
管理企业
总经理

分管总经理
Y-GI类采购
Y-GI类采购

Y-GI类采购
Y-GII类采购

Y-GII类采购
5万以下
Y-GII类采购
5万以下

Y-WI类采购
Y-WI类采购

Y-WI类采购
Y-WII类采购

Y-WII类采购
5万以下
Y-WII类采购
5万以下

Y-YI类采购
Y-YI类采购

Y-YI类采购
Y-YII类采购

Y-YII类采购
5万以下
Y-YII类采购
5万以下

3、有下列情形，招标、采购各实施部门可酌情调整采购形式立即间节点。
⑴、因筹建进度原因造成筹备期缩短，造成招标、采购工作无法根据原定时间节点进行。
⑵、因标物在型号、款式、大小、质量有变更情况下，造成采购工作无法根据原定计划实施招标、采购项目。
(3)、其它采购人员认为需调整采购形式；

第三章 招标、采购工作相关文件上报

为了规范企业采购管理，企业发生一切采购行为全部应含有可追溯性，企业采购部及直营酒店采购部需上报企业招标、采购相关文件及编制要求以下：
（一）相关招标、采购方案及表格
1、酒店建设筹备期：指酒店在试营业之前筹备阶段。
1.1采购计划表，表中要注明酒店营业功效配置、标物名称、单品采购数量、质量标准、技术标准、规格、生产周期、拟招标起止日期、计划采购时间、送货抵达时间等。
1.2招标方案，招标方案应包含酒店概况（酒店规模、各营业功效配置、拟招标范围描述、拟采取招标形式及理由、拟选投标人（拟选投标人名单、投标单位企概况及资质、对拟选投标单位考（审）察统计<最少包含考察时间、参与考察人员、考察内容、考察结论和参与考察人员签字>拟选择招标文件（具体可参考企业下发招标文件示范文本）和招标组织（招标主持人及招标主持人承诺书和各阶段工作时间安排及相关责任人）。
1.3定标汇报，定标汇报应包含酒店概况（包含酒店规模、营业功效配置、拟招标范围描述、）、招标形式、各投标人投标报价一览表（最少包含投标企业名称及联络人、投标总价、单价、生产周期、到货日期、安装周期等）、投标企业排名次序、拟选中标人及理由、考察统计（最少包含考察时间、考察人员、考察内容、考察结论和参与考察人员签字）、谈判统计（最少包含谈判时间、谈判地点、谈判参与人员、谈判内容、谈判结果和谈判参与人员签字）、评标统计（最少包含开标时间、开标地点、由评委确定各项评标过程统计、评价结果）和拟选中标人投标预算。
2、酒店运行期：指酒店筹备开业交接完成，进入运行阶段
2.1采购计划表，表中要注明酒店营业功效配置、标物名称、单品采购数量、质量标准、技术标准、规格、生产周期、拟招标起止日期、计划采购时间、送货抵达时间等。
2.2酒店系统、设备技改、酒店局部改造及装饰等，要以书面论证汇报（采购清单、改造计划、预算）等相关文件上报企业，汇报及表中要注明系统设备名称、改造用料名称、规格、数量、技术要求、质量标准、改造周期，整体预算，等情况。
2.3招标方案，招标方案应包含酒店概况（酒店规模、各营业功效配置、拟招标范围描述）、拟采取招标形式及理由、拟选投标人（拟选投标人名单、投标单位企概况及资质、对拟选投标单位考（审）察统计<最少包含考察时间、参与考察人员、考察内容、考察结论和参与考察人员签字>拟选择招标文件（具体可参考企业下发招标文件示范文本）和招标组织（招标主持人及招标主持人承诺书和各阶段工作时间安排及相关责任人）。对于长久合作商业伙伴，经过考评、评定，双方建立良好合作关系，能够确保品质、服务、信誉、价格供给商，提议沿用原有供给渠道，保持采购工作稳定性。
2.4定标汇报，定标汇报应包含酒店概况（包含酒店规模、营业功效配置、拟招标范围描述、）、招标形式、各投标人投标报价一览表（最少包含投标企业名称名称及联络人、投标总价、单价、生产周期、到货日期、安装周期等）、投标企业排名次序、拟选中标人及理由、考察统计（最少包含考察时间、考察人员、考察内容、考察结论和参与考察人员签字）、谈判统计（最少包含谈判时间、谈判地点、谈判参与人员、谈判内容、谈判结果和谈判参与人员签字）、评标统计（最少包含开标时间、开标地点、由评委确定各项评标过程统计、评价结果）和拟选中标人投标预算。
（二）对上报企业招标、采购相关文件上报时限划分以下
为提升招标、采购工作计划性和实效性，确保招标、采购工作顺利有效开展，对需要上报企业审批或立案招标、采购相关文件，企业采购部及直营酒店采购部必需按以下时限上报：
分类文件

时段区分
采购计划表
（年度）
招标方案
定标汇报
酒店系统、设备技改、酒店局部改造及装饰等，要以书面论证汇报
酒店建设筹备期
计划实施前10日
考察后5日内
招标后5日内

酒店运行期
每十二个月11月10日（第二年）
考察后5日内
招标后5日内

依据酒店实际运行需求，立即提交汇报
补仓：因为部分不确定原因造成筹备期计划不足及年计划不足且采购量出入较大，需要提前20天递交采购计划补充表，补充表和计划表格式一样，需要在备注中说明计划不足原因。

（三）招标、采购文件上报、审核、审批设置表
为了有效把控招标、采购各工作步骤，明确各类招标、采购文件审核、审批责任人，具体设置以下：
1、酒店筹备期
审核、审批

文件及方案
企业采购部责任人
企业审计责任人
企业品管、运行责任人
酒店管理企业总经理
分管总经理
招标委员会
采购计划表
审核计划表规范立即间节点
审计采购预算
审核采购品种、数量、等
审批
审阅

招标方案
审核招标方案规范性、全方面性、计划性

审批：C-GIIII类采购10万以下
C-WIIII类采购5万以下
C-YIII类采购
5万以下
Y-GIII类采购
5万以下
Y-WIII类采购
5万以下
Y-YII类采购
5万以下
审批：C-GIII类采购
C-GIIII类采购
C-WIII类采购
C-WIIII类采购
C-YI类采购
C-YII类采购
C-YIII类采购
审批：C-GII类采购
C-WII类采购
定标汇报
审核定标汇报

审批：C-GIIII类采购10万以下
C-WIIII类采购5万以下
C-YIII类采购
5万以下
Y-GIII类采购
5万以下
Y-WIII类采购
5万以下
Y-YII类采购
5万以下
审批：C-GIII类采购
C-GIIII类采购
C-WIII类采购
C-WIIII类采购
C-YI类采购
C-YII类采购
审批：C-GII类采购
C-WII类采购
2、酒店运行期
为了愈加好把控直营酒店采购工作，确保直营酒店采购工作有序、健康发展，上报、审核、审批设置以下表：
权限

文件类型
企业采购部责任人
企业审计责任人
品管、运行总监
酒店管理企业总经理
分管总经理
采购计划表
审核
审计直营酒店预算
审核规格、品种及技术要求等
审批

招标方案

审核

审批：Y -GII类采购10万以下
YWII类采购5万以下
YYII类采购5万以下

审批:Y-GI类采购
Y-WI类采购
Y-YI类采购
定标汇报

审核

审批：YGII类采购10万以下
YWII类采购5万以下
YYII类采购
5万以下
审批：Y-GII类采购
Y-WII类采购
Y-YI类采购
酒店系统、设备技改、酒店局部改造及装饰等，要以书面论证汇报
审核改造汇报及计划
复核预算及评定
审核
审核
审批
（四）招标、采购相关文件审批
1、计划资料审批步骤。采购计划表、招标方案、定标汇报、年度招标、采购招标工作计划等，企业及直营酒店应根据权限表中明确企业和直营酒店相关部门责任人签字确定后报送企业采购部立案存档。
2、为了确保招标方案及定标汇报审批工作能规避企业采购风险，本《手册》特要求企业各级评审人员职责以下：
2.1 招标主持人，负责确定招标方案和定标汇报，确保方案和汇报真实性、公平性、规范性，为企业选择优异供给商及降低成本投入做好基础工作，为企业赢得更大利润空间。
2.2企业采购主管职责
2.2.1负责审核酒店固定资产类、物料用具类、原材料类等招标、采购工作计划，审核计划表规范、审核是否有漏项、计划节点是否合理等具体工作。
2.2.2负责企业采购部整体工作，组织和协调各项招标、采购工作，建立和拓展采购渠道，制订整体招标、采购计划并付诸实施。
2.2.3负责审核筹备期《招标方案》，根据招标方案具体要求审核内容是否全方面、是否规范、程序是否正确等，确保招标方案内容有追溯性，确保招标工作有序实施。负责审核直营酒店采购部确定招标方案，并存档。
2.2.4负责审核筹备期《定标汇报》，是否依据招标实际情况综合评审人意见进行汇总，是否根据招标、开标等相关制度确定中标人。负责审核直营酒店《定标汇报》，并存档。
2.2.5负责对直营酒店运行期提出系统、设备技改、酒店局部需要改造、增加设备材料等汇报、及采办计划审核，并呈报企业审计。
2.3 企业审计主管职责
2.3.1负责审核《采购计划表》预算，核实预算工作正确性及有效性，在符合酒店实际运行需要基础上，调整预算，有效控制成本投入。
2.3.3负责审核直营酒店采购预算，复核直营酒店财务预算工作，负责指导、纠正直营酒店财务预算工作规范性、有效性及正确性。
2.3.4负责直营酒店上报酒店系统、设备技改、局部改造预算复核工作，依据论证汇报做出具体分析，并将分析汇报反馈给酒店运行管理部。
2.4品管运行总监职责
2.4.1负责审核、审批《采购计划表》，核实采购品种、规格、数量、技术要求及进度，纠正计划不合理之处，跟踪、督促计划保质、保量顺利完成。
2.4.2在招标、采购工作步骤中，严格把控质量关，对投标单位资质、信誉、实力、服务、产品及各类认证要做到严格审查，确保无不良供给商及不良产品进入招标范围，确保企业利益。
2.4.4负责审核直营酒店相关酒店系统、设备技改、局部改造论证方案，综合评定方案可行性，签字后呈报企业总经理。
2.5酒店管理企业总经理职责
2.5.1负责审批《采购计划表》。
2.5.2依据权限负责审批《招标方案》。
2.5.3依据权限负责审批《定标汇报》。
2.5.4依据权限负责审批《酒店系统、设备技改、局部改造评定汇报》。
2.6总企业分管领导职责
2.6.1负责审阅《采购计划表》。
2.6.2依据权限负责审批《招标方案》。
2.6.3依据权限负责审批《定标汇报》，签字后实施。
2.6.4负责审批《直营酒店系统、设备技改、局部改造》评定汇报，签字后实施。
2.7直营酒店采购经理职责
2.7.1负责确定直营酒店《采购计划表》，呈报直营酒店总经理。
2.7.2负责确定直营酒店《招标方案》，呈报直营酒店总经理。
2.7.3负责确定《定标汇报》，呈报直营酒店总经理。
2.7.4负责确定直营酒店《系统、设备技改、局部改造采购清单及计划》，呈报直营酒店总经理。
2.8直营酒店财务经理职责
2.8.1负责审核直营酒店《采购计划表》预算，并将预算汇报呈报直营酒店总经理。
2.8.2负责审核直营酒店《酒店系统、设备技改、局部改造采购清单》预算，并将采购清单及预算汇报呈报直营酒店总经理。
2.9直营酒店总经理职责
2.9.1负责审批直营酒店《采购计划表》，依据使用情况，调整、纠正招标、采购计划，确保计划合理性。
2.9.2负责审批《招标方案》，确保招标、采购工作规范性及有序性。
2.9.3负责审核《定标汇报》，确