行政文员之管理制度样本.doc

行
政
文
员
工
作
细
则

附1行政文员
行政文职员作步骤图

后勤劳总务管理
办公室主任

车柄管理制度
工作总结
物品发放
宿舍食堂管理制度
车辆肇事处理措施
企业制服、劳保用具发入要求
办公用具发放
车辆管理范例
司机管理要求
摩托车管理要求
宿舍管理措施
钥匙管理要求
职员食堂管理要求

附件2：
车辆管理制度
一、车辆管理措施
第一条 本企业为使车辆管理统一合理化，及有效使用多种车辆，特定本措施。
第二条 公务用车辆由总务部门负责管理，分别按车号设册登记管理。
第三条 公务用甲种车辆各使用人或司机人员应于要求日期，自行前往指定监理所受检，如逾期受检验致遭罚款处分者，其费用由各使用人或司机人员自行负担。
第四条 公务用多种车辆附带资料，除行车执照、保险卡由各使用人携带外，其它均由总各部门保管，不得遗失，如该车移转时应办理车辆转籍手续，并将该车多种资料随车转移。
第五条 本措施中司机人员雇用解聘奖惩各项，均依本企业人事管理规则处理，不再另订。
第六条 本企业职员因职务上需要，常常出处实施业务者，得依本措施及下列要求购置业务用车辆。
（一） 各单位业务用需购车辆时，应依中国采购措施处理。
（二） 副理级以上人员因公购用机车时，得以150C．C机车或以下为限。
（三） 科长级以下人员因公得购置机车，但以100C．C或以下为限。
上列因公个人使用车辆，其使用期限，定为三年，其购置款应依原价标准由企业先行垫付，其中七成由企业负担，三成由使用人自己负担，自行负担部分分24个月按月自薪给中扣还企业。
第七条 非企业个人使用车辆，限组长级以上人员得无息贷款3万元，分24个月自薪给中平均扣还并须事先签报核定。唯经特准者，不在此限。
第八条 适用本措施所购置因公个人使用车辆，其全部权概属本企业全部，其应行缴纳牌照税，燃料税及行车护照费由企业负担，但应依下标准为限。
（一） 汽车以150C．C为标准。
（二） 机车最高以100C．C为标准。
第九条 凡依本措施所购置因个人使用车辆，其汽油消耗量修理费悉由本企业裁定补助，交信亲定按月核发。
第十条 各单位所属公务用汽车应由总务部门每个月最少将耗油量及行驶旅程统计签报间接主管查核一次，如超出耗油标按时应送请调整修理。
第十一条 购置机车使用人自行负担部分，分24个月自薪给中平均扣还。待扣清及其间届满，一切款项缴清后，使用人得向企业申请全部权变更为已经有，可由使用人自行处理，并仍视其业务需要，得依本措施要求再行申请购置新车使用。
第十二条 依本措施购置因公个人使用车辆，能够随时理换新车，但企业原负担还未折旧部分用使用人负担还未分期扣还部分应于换购车辆前一次缴企业，其计算公式以下：
原车购价×（２４－已扣还企业期数）／２４
2．倘使用人未依前项要求承购时，企业得将该车收回来予抛售，抛售车款优先清偿其残价，如不足清偿该车残价时，其不足额应由作用人赔偿。
３．原使用人如因高价购置较优车辆，其所自行支付超出本措施所订原价标准款项，不得向任何一方追偿。
（二）分期扣还期间内车辆遗失或完全损坏或损坏程度已无修理价值时：
１．倘系因实施业务时发生其残价按原定负担比率分别由企业及使用人负担，唯使用人负担部分得按月继续扣还到２４个月届满为止。并可依本措施要求再行申请购置新车使用，如该车失窃悬赏回，悬赏金亦按原定比率负担。
２．倘系私用时发生，应由使用人负责购置同十二个月份或年份更新同牌同排气量之机车赔偿，并作使用到原车为２４个月届满为止，如遇购置新车，可依本办汪法第十二条更换新车方法购置，如失窃悬赏寻回，其悬赏金全部由使用人负担。
第十四条 作用人意图虚伪期瞒而产生和因公遗失相同结果，或私自当卖借第三人使用等情事时，除依法严办外，应按残价一次偿还。
第十五条 机车违反交通规则罚款概由使用人负担，但业务用货车因公务行驶而违反交通规则，如属人为过失其罚款概由当呈人负担，如其原因可归属于企业时其罚款由企业负担。
第十六条 多种车辆如在公务中遇不可抗拒车祸发生，除向周围警察机关报案外，并须立即和企业总务部门联络，总务主管除立即前往处理外，并即通知保险企业办理赔偿手续。
第十七条 本措施呈准后实施，修改时亦同。
二、车辆管理措施范例
第一条 为加强本企业车辆保管及有效利用，特制订本措施。
第二条 本措施所指车辆系指企业客、货车辆。
第三条 本企业车辆由管理部管理，并指派专员负责保养。
第四条 车辆应由专任企业驾驶，需由她人驾驶时，应善尽驾驶人责任。专任司机应每七天实施定时检验及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。
第五条 车辆相关证件及保险资料统由管理部保管，并负责一切违规费缴纳及维修。
第六条 各单位需要使用车辆时，应事先填妥“派车单”一式二联，经单位主管核准后交管理部调派。无“派车单”者，守卫得严禁出车。
第七条 “派车单”应详填用途及装载品名、数量、但能够用“出货清单”替换。守卫人员应就单载品名、数量、规格和实际数相查对，若有不符，应即报请管理部处理。
第八条 车辆理出厂应将派车单第一联交守卫签注时间，并得接收守卫查点车上装载物品，合于第十一条非公用派车，并需加注里程数。守卫于翌日将派车单转交管理部查核。
第九条 无派车单私自出车，或不接收守卫人员查点载货者，应予惩处。
第十条 各单位派车交货、洽公时，应依下列要求办理。
（一） 车辆为运输企业商品及公务物品专用车辆。
（二） 车辆不得运载任何和业务无关职员或物品。
（三） 车辆行前应尤其注意安全检验。
（四） 车辆行车途中应尤其注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。
（五） 车辆抵达厂商时，除妥善停置车辆外，应将出货清单交厂商点收，并将签认单据妥为保管，于返厂时交相关单位处理，取货时应具体清点数量、规格后，方得签收。
第十一条 司机依据派车单资料于每日填报行车日报表呈主管审核并查对实际里程。
第十二条 行车纪录表上所载里程数应和车辆里程表相符，不符数应为司机负责缴纳差数里程汽油费。
第十三条 例假日或上班时间外车辆使用应呈请管理部经理核准后始准调表。
第十四条 经呈准非公用派车，应负担使用里程@３／公里油资，由申请人于派车翌日连同行车执照、车钥匙一并缴并管理部，不然停止其以后使用权。
第十五条 车辆驶回后停放在企业指定场所，并将车门锁妥。
第十六条 本措施经呈总经理核准后公布实施，修改时亦同。

附3
宿舍食堂管理制度
一、宿舍管理措施
第一条 为使职员宿舍保持良好清洁卫生，整齐环境及公共秩序，使职员取得充足休息，以提升工作效率，特订本措施。
第二条 职员申请住宿条件
（一）营业所人员于辖区内无合适住所或交通不便者，能够申请住宿。
（二）凡有以下情况之一者，不得住宿
l·感有传染病者，
２·有不良癖好者。
（三）不得携眷住宿。
（四）衍避守本条约。
第三条 本企业提供职员宿舍系现住人尚在本企业服务为条件，倘若职员离职，（包含自动辞职，受免职、解职、退休、资遣等）时，对房屋使用权当然终止，到时该职员应于离职日起三天内，迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何赔偿费或迁居费用。
第四条 宿舍统由所长（或职位最商者。职位相当以年资长者）担任宿舍舍监，其工作任务以下:
(一)总理一切内务，分配清扫，保持整齐，维持秩序，负责管理水电，煤气，门户。
（二）监督轮值人员维护环境清洁及门窗关闭(尤其夜晚及台风)
(三)备置职员资料（如血型、紧急联络人……）
(四)有下列情况之一名，应通知主管及管理部门:
l·违反宿舍臂理规则，情节重大者。
２·留宿亲友者。
3·宿舍内有不法行为或外来灾难时。
4·职员身体不适应负责照料，病情重大者应通知其亲友及主管并送医院。
第五条 职员对所居住宿舍，应尽管理人责任，不得随意改造或变更房舍。
第六条 职员不得将宿舍之一部或全部转租或借予她人使用，若经发觉，即停止其居住权利。
第七条 营业所所长或总企业得常常视察宿舍，职员不得拒绝，并听从相关指示。
第八条 相关宿舍现有器具设备(如电视、煤气炉、玻璃、卫浴设备、门窗、床铺等)本企业以完好状态交和职员使用，如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费，并视情节轻重论处。
第九条 住宿职员(含出差职员)应遵守下列规则，
（一）服从舍监管理、派遣和监督。
（二）室内严禁烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电话。
(三)室内不得使用或存放危险及违禁物品。
(四)个人棉被、垫被起床后须叠齐。
(五)烟灰、烟蒂不得丢弃地上，烟灰证及其易燃物品不得放置寝室。
（六）换洗衣物不得堆积室内，其它衣、鞋必需收入柜内。
(七)洗晒衣物需按指定位贸晾晒。
（八）电视、收音机使用，声音不得放大，以免妨碍她人安宁。
(九) 就寝后不得有影响她人睡眠行为。
(十)宿舍不得留宿外人或亲友，如外人造访应登记姓名、关系及进出时间。
（十一）夜间最迟立于２３时前返回宿舍（注意关闭门窗），不然应向舍监报备。
(十二)宽茧物品应避免携入，遗失由各自负责。
（十三）不得于墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉物品。
(十四)污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。
（十五）各房间清洁由住宿人轮番清洁整理。
(十六)对水、电、煤气使用，应遵照下列要求:
１·水、电不得浪费,随手关灯及水龙头。
２·煤气使用后务必关闭，轮值人员于睡前应巡视一遍。
3·沐浴水、电、煤气用毕即关闭，浴毕应清理浴池。
4·沐浴以２０分钟为限。
(十七)不得于床上抽烟,不得于宿舍内吃摈榔或其它不良物品。
(十八)职员不得于宿舍或办公室内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其它不良或不妥行为。
第十条 住宿人员需排轮值人员，负责公共地域清洁，物品修缮，水、电、煤气、门窗巡视，管理及其它联络事项，
第十一条 住宿职员有下列情况之一者，除取消其住宿权利（退宿）并呈报管理部议处，
(一)不服从舍监或所长监督、指挥者。
（二）在宿舍赌博（打麻将）斗殴、及酗酒。
(三)蓄意破坏公用物品或设施等。
(四)私自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。
(五)常常妨碍宿舍安宁、屡戒不改若。
(六)违反宿舍安全要求者。
(七)无正当理由常常外宿者。
(八)有偷窃行为者。
第十二条 迁出职员应将使用床位、物品、抽屉等清理洁净，所携出物品，应先经含或主管人员检验。
第十三务 职员住宿应向警察单位办理流动户口登记。
第十四条 本条约经呈总经理核准后公布实施，修改亦同，
二、钥匙管理要求
第一条 为管理办公场所物品整齐及安全，特定本管理要求。
第二条 总企业钥匙由行政部(办公室)统筹管理、复制，部门钥匙由部门责任人管理。
第三条 总企业大门钥匙分配四把，各部门大门钥匙分配二把。
第四条 如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目标，用毕后应立即归还。
第五条 部门责任人负责管理钥匙使用，不得任意复制或许可同仁借予她人使用，再则负连带赔偿责任，
第六条 钥匙保管人应递守下列条件，不然所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办
（一）离职时应将钥匙缴交行政部（办公室）责任人。
（二）钥匙遗失时，应立即向管理单位报备。
（三）非经管理单位同意不得复制
（四）不能任意借予外人使用。
第七条 办公场所桌、抽屉等钥匙应由行政部(办公室)、部门由部门责任人统一保一套，并依类保臂，以备急需，
散、职员宿舍文明守则为加强企业宿舍区文明建设，便职员有一个浦沽、宁静、安全、文明生沼环境。特制订职员宿舍文明守则以下:
（一）保持生活环境整齐卫生，不随地吐痰，乱丢果皮、纸屑、烟头等。一切车辆(含自行车)要按指定位置放整齐。
（二）宿舍区内走廊、通通及公共场所，严禁堆放杂物、养三鸟和其它庞物，不许可养狗。
（三）讲文明礼貌，不随地大、小便、不从楼上抛丢垃圾、杂物和倒水。不准弄脏和划花墙壁。
（四）养成良好卫坐习惯、垃圾、杂物耍倒在垃圾池、桶内。
（五）注意安全，不要私自女装电器私拉接电源线，不准使用明火炉（用电炉具）及超负荷用电。
（六）预防火灾，严禁在宿舍区燃放烟火和鞭炮。
（七）自觉维护宿舍区平静，在中午、晚上休息时间不使用高音器材大声喧华，不进行有噪声活动，以免影响她人休息。
（八）美化环境，珍惜花草树木和一切公共设施。
（九）各住户生活区卫生要常常打扫，保持整齐。
（十）遵纪遵法，严格遵守治安管理相关要求，自觉维护宿舍区秩序。
以上要求期望广大职员自觉遵守，违者按企业住房管理要求条款给处理
四、职员食堂管理要求
(一)严格遵守企业一切规章制度。按时上下班，坚守工作岗位，服从组织安排，遇事要请(销)假，未经同意不得私自离开工作岗位。
(二)树立全心全意为职员服务思想，讲究职业道德。文明服务，态度和蔼，主动热情，礼貌待人，热爱本职，认真负责。做到饭熟菜香，味美可口，饭菜定量，食品足称，平等候人。
(三)遵守财经纪律。职员就餐一律收缴饭菜票，严禁收取现金。炊事人员按要求每个月交缴就餐费，严格登记手续。任何人在食堂就餐须按要求标准收费。不得私自向外出售已进库物品。
(四)坚持实物验收制度，搞好成本核实。做到日清月，帐物相符。每个月盘点一次，每个月上旬定时公布帐目，接收职员监督。
(五)珍惜公物。食堂一切设备、餐含有登记，有帐目，不贪小廉价，对放置在公共场所内任何物件（公家或个人）不得随便搬动或拿作它用。对无故损坏各类设备、餐具者，要照价赔偿。
（六）做好炊事人员个人卫生。做到助洗手、剪指甲，勤换，勤洗工作服，工作时要穿戴工作衣帽。炊事人员每十二个月进行一次健康检验，无健康合格证者，不准在食堂工作。
（七）计划采购，严禁采购腐烂、变质食物、预防食物中毒。
（八）安排好职员就餐排队问题，缩短排队时间，按时开播。天天制订一次食谱、早、午、晚品种要多式样，提升烹调技术，改善职员伙食。对因工作需要不能按时就餐和临时客餐，可事前有预约和通知。
（九）做好安全工作。使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，预防事故发生;严禁随带无关人员迸人厨房和保管室;易燃、易爆物品耍严格按要求放置，社绝意外事故发生;食堂工作人员下班前、要关好门窗、检验各类电源开关、设备等，管理员要常常督促、检验，做好防盗工作。
（十）加强管理，团结协作，严格实施各类规章制度·圆满完成各项工作任务。

附4
物品发放
一、企业制服、劳保用具发放要求：
（一）企业制服发放，必需是本企业正式调入职员和已正式办理了招工手续协议制职员。借调人职员、聘用人员、聘用人员和临时工制服发放，先企业垫付，然后以在本企业服务实际工作年限折旧报销。
（二）各类人职员作服装
l·企业干部、职员（含借调、聘用和临时工)按其所从事工种发放工作服装。
2·通常从事工种工作职员，按工作时间最长工种发给工作服装。
（三）制服、工作服和其它劳保用具制作(购置)和管理。
l·企业制服、工作服和其它劳保用具由企业总务部统一加工制作购置，和发放。
2·对于企业制服和工作服装，任何部门和个人不得随意更改。
3·对于调离企业人员(含借、聘、临工)，要求收回服装不足使用年限部分成本费。成本费计算公式:每十二个月摊销费=服装价格舌使用年限
4·制服要按企业要求统一着装，要善保管，遗失自费补做。
（四）本要求从下文之日起实施，具体相关细则由企业人培部负责解释。
办公及劳保用具管理
二、办公用具发放
（一）办公用具购发:
l·每个月月底前，各部、室责任人将该部门所需要办公用具制订计划提交总经理办公室;
2·总经理办公室指定专员制订每个月办公用具计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用具购回，依据实际工作需要有计划分发给各个部、室。由部室主任签字领回;
3·除正常配给办公用具外，若还需用其它用具须经总经理办公室主任同意方可领用;
4·企业新聘工作人员办公用具，办公室依据部室责任人提供名单和用具清单，负责为其配齐，以确保新聘人员正常工作:
5·负责购发办公用具人员要做到办公用具齐全、品种对路、云足质优、库存合理、开支合适、用具保管好;
6·负责购发办公用具人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;
7·办公室用具管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格根据规章制度办事，不许可非工作人员进入库房。
劳保用具购发：
劳保用具配给，由总经理办公室依据各部、室实际工作祷要统一购置、统一发放。
库房管理
库房物资存放必需按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
采购人员购人物品必需附有合格证及人库单，收栗时要当面点清数目，检验包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发觉实物和入库单数贾、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知相关责任人。
物资人库后，应该日填写帐卡。
严格实施出人库手续，物资出库必需填写出库单，经企业办公室主任同意后方可出库。
库房物资通常不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理同意，办理外借手续。
严格管理帐单资料，全部帐册、帐单要填写整齐、清楚、汁算正确，不得随意涂改。
库房内严禁吸烟，严禁无关工作人员入内，库内必需配置消防设施，做到防火、防盗、防潮。
报刊及邮发管理：
报刊管理人员每六个月根据企业要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理相关订阅手续。
报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到相关部门。相关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。
任何人不得随意将报刊挪作她用，若需处理，祷经总经理办公室主任同意。
附则
企业办公室负责为各部窒邮发信件、邮件。
私人信件，一律实施自费，贴足邮票，交办公室或自已送往邮局。
全部公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发;
控制各类挂号信凡因公捕挂号者，须经各部室主任同意，总经理办公室登记后方可邮发。
本要求如有未尽事宜或伴随企业发展有些条件不适应工作需要，各部门可提出修改烹见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
本要求解释权归总经理办公室。
本要求从公布之日起生效。