基于金蝶系统之采购管理详细业务作业流程图.doc

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ERP管理信息系统
采购管理详细业务流程

创立日期: ****
控制编码: ****
当前版本: V1.0
发布日期：

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会签/生产：
会签/物控：
会签/质量：
审核/ERP项目负责人：
批准/副总经理：

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姓名
地点和位置

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文档控制 2
更改记录 2
审视 2
分发 2
1．采购管理基本数据 4
1.1 供应商编码 4
1.2 采购人员 4
1.3 供应商档案 4
1.4 供应商价格档案 4
1.5 物料采购信息档案 4
1.6 采购核心参数设立 4
2．供应商管理流程 5
2.1 供应商新增流程图及阐明 5
2.2 供应商变更流程图及阐明 6
2.3 采购询报价流程图及阐明 7
2.4 合格供应商评估流程图及阐明 8
2.5 样品需求管理流程图及阐明 9
3．采购和委外业务管理流程 10
3.1 采购订单流程图及阐明 10
3.2 采购订单变更图及阐明 11
3.3 采购订单退货流程图及阐明 12
3.4 委外订单流程图及阐明 13
3.5 返修委外订单流程及阐明 15
3.6 委外订单变更流程及阐明 16
3.7 委外订单退货流程图及阐明 17
4．单据、报表 18
4.1 采购单据 18
4.2 采购报表 18
4.3 委外单据 18
4.4 委外报表 18

1．采购管理基本数据
1.1 供应商编码
供应商分类（）+流水号
1.2 采购人员
工号编码+姓名
1.3 供应商档案
重要数据列：供应编码、名称、
1.4 供应商价格档案
重要数据列：
1.5 物料采购信息档案
采购单位、重要供应商、采购提前期、最小订购量（可选项）
1.6 采购核心参数设立
1）采购订单和委外订单必要有价格才干下达
2）采购员无关闭采购和委外订单权限
3）采购员只能参照采购申请单生成采购订单
4）委外核心物料没配套发够物料无法做委外入库

2．供应商管理流程
2.1 供应商新增流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
采购员依照与供应商业务跟进状况，对达到初步合伙意向潜在供应商建立“供应商档案”。把附表单上传到系统。
ERP
采购/采购员
&《供应商调查表》

2.0
对于潜在供应商，如果需要进一步发展为交易供应商，需由采购员提出“供应商资质申请”经采购部长初步审批后，提交公司技术、质量部门进行审核。
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《审核申请表》、《供应商开发申请表》

3.0
采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分，填写审批意思。
手工
技术、质量、采购/负责人
&《供应商评估表》

4.0
对于评审通过新供应商，由申请人告知供应商档案管理员，在K3系统中进行“转交易供应商”操作，供应商档案管理员在系统中核对“供应商资质申请表”及有关审核状况无误后，进行“转交易供应商”操作。
ERP
供推中心/文员
&《合格供应商审批表》

2.2 供应商变更流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
采购员依照与供应商变更信息，填写“供应商变更申请表”
注：只涉及到变改名称、帐号走变更单据流程，其他变更直接邮件告知供推中心文员变更即可；
手工
采购/采购员
&《供应商变更申请表》（制单）

2.0
采购部长审核“供应商变更申请表”
手工
采购/部长
&《供应商变更申请表》（审核）

3.0
采购主管副总审批“供应商变更申请表”
手工
采购/主管副总
&《供应商变更申请表》（审批）

4.0
对审批后供应商信息，由申请人告知供推中心文员，在K3维护“供应商档案”操作。把供应商核准告知单或帐号变更告知上传到系统
ERP
供推中心/文员
&《供应商档案》

2.3 采购询报价流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
有新材料需要采购，或当前采购价格需要调节时，由采购员录入“报价单”，把附表上传到K3系统；
ERP
采购/采购员
《供应商报单》&《报价单》（制单）

2.0
采购部长审核“报价单”
ERP
采购/部长
&《报价单》（审核）

3.0
生产总监核准“报价单”
手工
生产/生产总监
&《报价单》（核准）

4.0
采购主管副总批准“报价单”
手工
采购主管副总
&《报价单》（批准）

5.0
报价单审批完毕后，由 供推中心文员对K3基本档案中采购价格档案进行更新。
ERP
供推中心/文员
& 供应商价格档案

2.4 合格供应商评估流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
采购部针对合格A类、B类供应商提出评估，填写“供应商月考核表”
手工
采购/采购员
&《供应商月考核表》（制单）

2.0
采购部与质量对A类、B类供应商进行评分
手工
采购、质量/部长
&《供应商月考核表》（会签）

3.0
将评估成果录入K3系统“供应商评分表”，把附表上传到K3
ERP
采购/采购员
&《供应商评分表》

4.0
把评估不合格供应商暂停交易
ERP
采购/采购员

2.5 样品需求管理流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
技术部依照新产品提出样品试制申请，录入K3
ERP
技术部/工程师
&样品试制申请单《工作联系书》

2.0
采购部告知供应商打样、送样，并接受样品
ERP
采购/采购员
& 样品收样

3.0
把样品交给技术部或质量进行样品检查
ERP
采购/采购员
技术部/工程师
& 样品交接

4.0
样品合格后进行确认封样，把签字完毕“样品确认单”上传到K3
ERP
采购/采购员
& 《样品确认单》

3．采购和委外业务管理流程
3.1 采购订单流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
依照不同物料类型
l 生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部；
l 安全库存控制物料，由PMC生成采购申请，审核后打印给采购；
l 非生产物料，由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&《采购申请单》

2.0
采购员根据采购申请单、采购价格，选取供应商生成采购订单。
ERP
采购/采购员
& 《采购订单》（制单）

3.0
采购订单通过采购经理审核后，采购员打印采购订单传真给供应商，并跟踪订单执行状况。
ERP
采购/采购部长
技术部/工程师
& 《采购订单》（审核）

4.0
供应商送货到达后，由采购员根据采购订单，在“供应商送货单”签名确认订单号。
手工
采购/采购员
& 《供应商送货单》

5.0
物控收货后，依照仓管员确认“供应商送货单”开具“收料告知单”，免检物料直接做入库，抽检或全检物料交质检部对物料进行检查。
ERP
物控/文员
& 《采购入库单》

6.0
依照“收料告知单”对物料进行检查，并将检查成果录入“来料检查单”，鉴定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料告知采购部门解决，视生产状况退货或申请特采；
ERP
质量部/检查员
& 《来料检查单》、《不良品解决单》、《特采单》

7.0
依照“来料检查单”“不良品解决单”做入库业务，合格及让步接受入良品仓，退货入不良品仓；
ERP
物控/文员
& 《外购入库单》

3.2 采购订单变更图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
PMC筹划员补生产筹划调节状况提出采购变更申请，编制“采购变更联系函”，PMC主管审核打印给采购；
手工
生产部/PMC
&《采购变更联系函》

2.0
采购部依照“采购变更联系函”在K3中录入“采购变更告知单”，采购部长审核后告知ERP工程师；
ERP
采购/采购员
采购/采购部长
&《采购变更告知单》

3.0
ERP工程师依照“采购变更联系函”和“采购变更告知单”执行变更单生效或关闭采购订单
ERP
ERP/工程师

4.0
采购订单尾数关闭：延期1个月，生产不需要采购订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联系函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭
手工
ERP
采购/采购员
生产部/PMC
ERP/工程师
&《采购订单关闭申请》

3.3 采购订单退货流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
批量退货：采购员依照质量部不合格检查报告及时参照采购订单生成“退货退知单”，采购部长审核后打印给仓库；
零星退货：采购员依照不良品仓物料手工录入“退货退知单”采购部长审核后打印给仓库；
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《退货告知单》

2.0
物控依照“退货告知单”生成“红字外购入库单”解决实物退货；
ERP
物控/文员

&《采购退货单》

3.4 委外订单流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
依照不同物料类型
l 由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部；
l 其他零星委外需求由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购；
ERP
生产部/PMC
各部门/文员
&《采购申请单》

2.0
采购员根据采购申请单、采购价格，选取供应商生成委外订单。
ERP
采购/采购员
& 《委外订单》（制单）

3.0
委外订单通过采购部长审核后，采购员打印委外订单传真给供应商，并跟踪订单执行状况。
ERP
采购/采购部长

& 《委外订单》（审核）

4.0
采购员依照委外订单做原材料“委外加工出库”，系统能依照委外产品BOM自动生成委外加工需发出材料清单，委外加工出库”打印签字交给仓库发料；
ERP
采购/采购员
& 《委外加工出库单》（制单）

5.0
仓管员发料后，物控文员依照仓管员签字“委外加工出库单”审核K3单据
ERP
物控/文员
& 《委外加工出库单》（审核）

委外异常解决：
退换料：经质量部确认后，采购作“红字委外出库单”，再以“蓝字委外加工出库单”补料给供应商
补料：采购提出补料申请，采购部部长审核后，物控参照生成“委外加工出库单”
ERP
采购/采购员
物控/文员
& 《委外加工出库单》（制单）
& 《委外加工出库单》（审核）

6.0
供应商送货到达后，由采购员根据委外订单，在“供应商送货单”签名确认订单号。
手工
采购/采购员
& 《供应商送货单》

7.0
物控收货后，依照仓管员确认“供应商送货单”开具“收料告知单”，免检物料直接做入库，抽检或全检物料交质检部对物料进行检查。
ERP
物控/文员
& 《委外入库单》

8.0
依照“收料告知单”对物料进行检查，并将检查成果录入“来料检查单”，鉴定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料告知采购部门解决，视生产状况退货或申请特采；
ERP
质量部/检查员
& 《来料检查单》、《不良品解决单》、《特采单》

9.0
依照“来料检查单”“不良品解决单”做入库业务，合格及让步接受入良品仓，退货入不良品仓；
ERP
物控/文员
& 《委外入库单》

10.0
月末成本会计按委外订单，依照“委外入库单”对委外加工发出材料进行核销。
ERP
财务/成本会计

3.5 返修委外订单流程及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
因材料因素产生不良导致返修或改制，采购员录入委外订单时委外类型选取“返修订单”
ERP
采购/采购员
&《委外订单》（制单）

2.0
委外订单通过采购部长审核后，采购员打印委外订单传真给供应商，并跟踪订单执行状况。
ERP
采购/采购部长

& 《委外订单》（审核）

3.0
如需进行委外投料变更解决，由采购员提出申请，采购部长执行投料变更单，不需则跳过此步。
ERP
采购/采购部长

& 《委外投料变更单》

3.6 委外订单变更流程及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
PMC筹划员按生产筹划调节状况提出委外变更申请，编制“委外变更联系函”，PMC主管审核打印给采购；
手工
生产部/PMC
&《委外变更联系函》

2.0
采购部依照“委外变更联系函”在K3中进行委外订半单变更；
ERP
采购/采购员

3.0
委外订单增长：变更后需追加委外材料出库数量；
ERP
采购/采购员
&《委外加工出库单》

4.0
委外订单减少或取消：变更后则需追回某些材料或所有材料退回；
ERP
采购/采购员
&《红字委外加工出库单》

3.0
ERP工程师依照“采购变更联系函”和中断委外订单，查看委外在制品数量为零后关闭委外订单
ERP
ERP/工程师

4.0
委外订单尾数关闭：延期1个月，生产不需要委外订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联系函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭
注：一定要在制品数量为零委外订单才干关闭
手工
ERP
采购/采购员
生产部/PMC
ERP/工程师
&《委外订单关闭申请》

3.7 委外订单退货流程图及阐明

序号
环节阐明
解决
部门/岗位
输入&输出
有关政策

1.0
由于供应商因素不良可返修退货：采购员依照质量部不合格检查报告及时参照委外订单生成“退货退知单”，采购部长审核后打印给仓库；
ERP
采购/采购员
采购/部长
&《退货告知单》

2.0
物控依照“退货告知单”生成“红字委外入库单”解决实物退货；
ERP
物控/文员

&《委外退货单》

3.0
若由于供应商因素不良导致不可返修，做报废解决，要扣除加工费和材料费用,采购部核算损失，供应商确认后，用负数“其她应付单”记录扣款冲减应付帐款。负数其她应付单可以与采购发票一起核销。
ERP
物控/文员

&《采购退货单》

4.0
委外物料报废，由采购员提出申请，采购部长审核，主管副总审批后，仓库用“其他出库单”出库当废品解决或供应商收回
ERP
采购/采购员
采购/部长
物控/文员
《委外物料报废单》&《其他出库单》

4．单据、报表
4.1 采购单据
l 《供应商调查表》FM-PD-001A：采购员制单—采购部长审核
l 《审核申请表》FM-PD-034A：采购员制单—采购部长审核—生产总监审批
l 《供应商开发申请表》FM-PD-035A：采购员制单—采购部长审核—生产总监审批
l 《供应商评估表》FM-PD-002A：采购员制单—采购部长审核—生产总监审批
l 《合格供应商申批表》FM-PD-036A：采购员制单—采购部长审核—生产总监核算---罗总审批
l 《供应商报价单》：供应商盖章
l 《采购报价单》：采购员ERP制单—采购部长审核—生产总监核算---罗总审批—供推中心文员维护价格档案
l 《采购申请单》：PMC申请单：PMC制单—PMC审核
其他部门申购单：部门文员制单—部门负责人审核
l 《采购订单》：采购员制单—采购部长审核
l 《供应商送货单》：供应商签字盖章—采购员签字—仓管员签字
l 《特采申请单》：采购员制单—采购部长审核—各部门会签
l 《采购变更联系函》：PMC筹划员制单—PMC主管审核
l 《采购订单变更单》：采购员制单—采购部长审核—ERP工程师生效
l 《采购订单关闭申请》：采购员制单—采购部长审核—PMC确认---ERP工程师关闭订单
l 《采购退货知单》：采购员制单—采购部长审核
l 《采购退货单》：物控文员制单—仓管员签名—物控部长审核
4.2 采购报表
l 采购订单执行汇总表、明细表（供应链－采购管理－采购订单）：采购主管、采购员
l 采购订单全程跟踪表（供应链－采购管理－采购订单）：采购主管、采购员
l 采购汇总表（供应链－采购管理－报表分析）：采购主管
l 采购成本汇总表、明细表（供应链－存货核算－入库核算）：采购主管
4.3 委外单据
l 《委外申请单》：PMC申请单：PMC制单—PMC审核
其他部门申购单：部门文员制单—部门负责人审核
l 《委外订单》（普通、返修）：采购员制单—采购部长审核
l 《采购变更联系函》：PMC筹划员制单—PMC主管审核
l 《委外出库单》：采购员制单—采购部长签字—仓管员签字—物控文员审核
l 《投料变更单》：采购员制单—采购部长签字
l 《物料补料报废单》：采购员制单—采购部长审核--产总监批准
l 《委外退货退知单》：采购员制单—采购部长审核
l 《委外退货单》：物控文员制单—仓管员签名—物控部长审核
l 《委外加工费用单》：采购员制单--采购部长审核
l 《物料报废单》：采购员制单—采购部长审核—主管副总审批
l 《采购订单关闭申请》：采购员制单—采购部长审核—PMC确认---ERP工程师关闭订单

4.4 委外报表
l 委外订单全程跟踪表（供应链－委外加工－委外订单）：采购主管、采购员
l 委外领料明细表（供应链－委外加工－委外订单）：采购员
l 委外生产领料差别分析（供应链－委外加工－生产投料）：采购主管、采购员、财务
l 材料耗用明细表（供应链－委外加工－生产投料）：采购主管、采购员、财务
l 生产物料报废登记表（供应链－委外加工－生产物料报废/补料）：采购主管、采购员、财务
l 委外加工入库核算（供应链－委外加工－委外入库）：采购员、财务
l 委外加工材料汇总表、明细表（供应链－委外加工－委外入库）：采购员
l 委外加工核销汇总表、明细表（供应链－委外加工－委外入库）：采购主管、采购员、财务
欢迎您光临，Word文档下载后可修改编辑.双击可删除页眉页脚.谢谢！但愿您提出您宝贵意见，你意见是我进步动力。赠语； 1、如果咱们做与不做都会有人笑，如果做不好与做得好还会有人笑，那么咱们索性就做得更好，来给人笑吧！ 2、当前你不玩命学，后来命玩你。3、我不懂得年少轻狂，我只懂得胜者为王。4、不要做金钱、权利奴隶；应学会做“金钱、权利”主人。5、什么时候离光明近来？那就是你觉得黑暗太黑时候。6、最值得欣赏风景，是自己奋斗足迹。 7、压力不是有人比你努力，而是那些比你牛×几倍人依然比你努力。