大数据时代医院综合档案精细管理研究_孙玲.pdf

2012023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE大数据时代医院综合档案精细管理研究孙玲（江苏省苏北人民医院,江苏 扬州 225001）摘要：医院信息化建设为医院综合档案管理与服务带来了便利，也使医院产生的档案数据海量增长，并呈现出大数据的特征。大数据作为一项国家战略，是信息时代下的新的信息观及新技术集成，深刻认识与掌握大数据对医院综合档案管理水平的提升有重要的现实意义。本文探讨了大数据对医院综合档案管理带来的现实意义，在总结现阶段医院综合档案信息化实践成果后，指出了精细管理能力提升的难点，并从五方面的实践来提升医院综合档案的精细管理能力。关键词：大数据；医院综合档案；精细管理医院综合档案是医院在运营过程相关活动中所形成的文字、声像等资料，其记录真实，是重要的业务工作凭证与决策参考资料，对医院的发展建设具有重要的价值。对医院综合档案进行管理是医院管理现代化与治理体系建设的重要组成部分，同时也是推进医院信息化建设不可或缺的组成部分。医院信息化建设带来了电子化信息系统与云平台的普及，体现在业务数据规模大、信息类型多、数据处理复杂与数据隐含价值丰富。大数据时代意味着医院业务流中形成的信息成为重要的数据资源，不仅对医院档案工作的分类、保管、开发利用等都带来效率与质量的提升，更重要的是极大改善了医院档案管理的能力水平与档案服务效率。面对迫切的公众档案信息需求以及信息技术与数字时代的冲击，医院如何实现综合档案管理的现代化，是需要在细节上作出更多科学规划与革新的，开展大数据环境下的医院综合档案精细管理是当前医院管理能力提升的一项重要的议题。一、大数据对医院综合档案管理的意义明确大数据的时代背景与技术本质，有助于我们认识医院综合档案的知识价值与数据价值并科学甄别技术路线与工具，大数据对医院综合档案管理的现实意义体现在三个方面。（一）是时代发展的需求新医改与大健康产业等国家发展规划以及新冠疫情对公共卫生体系的冲击都在反映政策在不断强化医院卫生事业的地位与重要性，加强医院管理与服务的现代化成为行业发展主旋律。医院是公共事务的主要承担者，伴随居民健康需求总量和类型越来越多，海量信息的出现使大数据这一新的信息观与技术得到快速发展，各行各业都在积极拥抱大数据、云计算为特征的新技术，主动革新，推动信息化建设，而医院信息化的核心就是以各类综合档案为对象的档案信息化建设。（二）是政策指引的方向档案“十四五”规划中重点强调档案工作要融入数字经济与社会，树立大档案观，推动档案全面纳入大数据发展战略，在国家各部门政策制定与重大举措中强化电子档案管理职能。推进大数据、人工智能新一代信息技术在各级各单位数字档案馆建设中的应用，以此来凸显档案在信息时代的重要价值。医院借助大数据工具技术来推动档案的全面收集与集中管理，深度挖掘医院档案信息资源价值，实现智能管理与决策，推动医院精细管理与数字医院建设。档案行业的发展规划为医院档案事业的发展指明了方向与目标，积极拥抱大数据环境，才能搭上时代快车道，实现医院管理现代化目标。（三）是医院发展未来趋势无论是大健康产业发展规划还是对医院信息化建设前景的展望都离不开不断迭代更新的信息技术支持。医院作为卫生领域信息的关键枢纽，承载着大量与公众健康、医院技术相关的档案资料，在大数据的技术与理念支撑下，推动医院档案信息资源的数字化整合与共享，从而实现管理业务流程优化、运行效率与成本降低，最终实现医院精细化管理与服务的目标。二、医院综合档案信息化建设的成果在计算机与网络技术、信息社会理念的引领下，无论是以病历病案为对象的电子病历档案系统，还是以医院综合档案信息系统的建设都极大改变了医2022023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE院档案管理工作的现状与问题，取得了显著的发展成果。（一）实现了医院档案资料的全面收集由于计算机系统和电子化介质的普及，使医院管理各个节点中的所有信息能够在计算机内快速录入、存储与传播，从而极大提升了医院档案入档、查档的处理效率。此外，针对各种形式各异、体积或材质不易保管的非结构化的新资料进行电子化处理与归档保管，使得过去归档不完整、档案内容遗漏等问题得到改善，医院综合档案的量级、质量有了显著提升，医院档案资料全面收集得以实现。（二）实现了医院档案集中管用纸质档案转变为电子档案使过去分散在医院各个部室的档案资料管理利用难的问题得到解决，通过信息系统集成使医院综合档案实现集中化保管与利用，减少了档案遗失、损坏、人为篡改的风险，改进了医院综合档案的工作流程，也提高了医院综合档案的利用率。（三）提升了医院档案的时效性医院纸质档案通常是在规定周期才会归档，时间周期长，档案资料的完整性与客观性存在极大风险，并且档案开发和利用的时效长，档案服务的时效性得不到保障，使得档案的价值大打折扣。信息化建设实现了医院档案的实时采集与归档、实时分析与利用。在时效性的保证下，医院档案的价值逐步得到重视与利用，为医院发展形成助力。正是信息化建设带来的诸多改善，使医院综合档案的价值得到越来越多医院的重新认识，纷纷将综合档案作为建院强院的重要支撑，使得医院的内外部管理开始迈向精细化管理的新阶段。三、医院综合档案精细管理的难点信息化建设在给医院管理服务带来效率改善的同时也带来了巨大的改变与挑战，由于所有业务节点都纳入信息系统中，使得医院各业务节点产生的数据量呈现指数级增长，产生的数据是海量的，这对医院综合档案的工作来讲带来了极大挑战，克服技术对业务流程带来的挑战，才能驾驭好大数据，实现医院综合档案精细管理的目标。从医院综合档案精细管理的难点汇总来看，矛盾主要呈现在两个层次，一是由于制度、体系陈旧滞后导致现有管理体系与精细管理目标之间的矛盾；二是医院信息化建设的进度与公众的信息需求、医院档案信息增速之间不匹配的矛盾。（一）综合档案管理制度不完善医院既是一般公共卫生的事业单位，也是集科研、教学一体的专业部门，其中涉及的档案信息类型丰富且复杂，既包括行政、干部人事、财务、医疗器械、医疗服务、科研教学、院史文物等档案内容，档案类型多且兼具综合性与专业性，在信息化建设与档案电子化的环境下，医院综合档案的生成速度较快，医院档案管理制度更新滞后与档案信息化格式标准缺少统一技术规范与专业指导，导致水平参差不齐。（二）自建与外包档案服务的矛盾信息化建设在政务领域都带来了效率和效益的显著改善，出现了专门从事信息化改造与运营的 ICT公司，这些公司能带来从规划设计到运维管理一整套的外包服务，是不少医院综合考虑投入与产出后的决策选择，能够在短期实现医院管理的信息化、现代化。但长期看，综合档案系统依赖外包会掩盖医院对档案工作重视程度不够的问题，在自建档案信息化服务人才梯队与全面外包运营自建的长短利益矛盾上仍需要给出一个科学合理的发展规划与参考范本。（三）缺乏科学评价体系在信息化建设浪潮下，各家医院争相配备信息化的设备系统。一方面，技术迭代速度很快，不少技术产品可能刚刚建设完成就可能落伍，或者在其他行业使用顺畅，但不符合医院管理的特点及需要。另一方面，医院综合档案管理与公共卫生服务的信息流、信息量及内涵也在不断扩展中，系统出现兼容不当，则会出现推倒重建的浪费情形。究其原因，这是医院档案信息化的精细管理中缺少科学的规划设计与管理评价体系，导致重复建设、资源浪费等问题。（四）档案共享利用困难医院作为公共服务领域的组成部分，其档案信息的最终目的仍是开放共享，通过共享才能最大限度提升全社会公共卫生管理与服务的效率。如何在保护医院合法利益的前提下促进档案资源的共享，目前也没有很好的规范方案，医院的综合档案系统仍然相对封闭，出于档案信息安全的考量，档案共建共享的积极性不高。（五）人才梯队建设不足医院综合档案精细管理诉求与专职专业的人才梯队不足之间的矛盾越发突出，缺乏具备医院专业经验、信息技术能力和档案与知识管理的复合型人才，外包型的专业人才多数是任务导向，其利益与医院档案精细管理的目标还是有差异。四、提升医院综合档案精细管理的有效对策医院档案管理者要提升综合档案的精细管理能力就要找准医院综合档案在大数据时代背景中的突2032023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE出矛盾与关键问题，以薄弱环节为突破口来实现档案业务精细化、服务质量精细化的目标，从而为未来医院档案信息的共享创造条件，最终实现医院管理现代化、医疗发展均衡化、医院档案共享化的目标。（一）加快制度更新与科学规划为精细管理基础医院综合档案精细管理能力的提升离不开各级医疗机构特别是卫生主管部门对档案工作的重视，只有获得足够的重视，才有快速发展的契机，只有将重视转化为制度和规划，才能保证医院综合档案精细管理提升的长期性与重要地位，尤其要从加强制度更新修订、制定独立评价体系、主动融入大数据层的战略三方面重点推进。一是综合档案管理制度要与时俱进，深刻认识大数据时代的档案特征，根据医院管理与服务职能的变化及时更新修订档案相关的制度、标准、指南和规范，使医院档案工作的开展有法可依，有据可循。重点建立奖惩考核制度，通过薪酬、绩效等层面的评价来科学量化医院综合档案管理工作的水平，从而做到对症下药。二是要以档案开发利用与公众服务满意为出发点，制定科学、独立的评价体系，打破过去医院管理与服务的被动局面，通过定期对医院档案工作的评价打分，来激发档案部门的工作积极性与创造力。三是在发展规划上，研究大数据战略，积极融入数字经济、智慧医院等国家、省、市级规划，通过制定共享的发展路线图来实现共建目标。（二）以医联体档案共享为精细管理突破口短期内要实现医院综合档案的共享共建是有诸多限制条件的，在现有资源和条件下可以先在医疗联合体的信息化建设进程中加快推进档案共享利用。以医联体牵头单位为主体建设一套集成公文档案、党建、医疗设备及人力资源档案、临床数据档案、医学影像档案、协同决策为一体的医联体信息资源共享平台。一方面，牵头单位管理、技术等方面实力充足，可以发挥示范效应和带动作用，提升医联体区域的公共卫生服务能力及水平，在有限资源的前提下加快医院档案管理的均衡发展。另一方面，优质医疗资源能借助云端共享平台实现快速分发和下沉，在联合诊疗的业务过程中加速医院档案制度、标准规范的建设以及共享机制平台的形成。（三）构建专职档案梯队为精细管理保障医院综合档案管理最关键要素就是人，只有培养专业可靠的人才队伍才能保障医院综合档案精细化管理目标的实现。切实提高医院综合档案精细管理能力，必须解决业务繁杂与人员编制不足之间的矛盾，要通过外部利用与内部增量人员来实现专人专岗做专业事，建设良性的人才发展梯队，为医院综合档案的精细管理持续注入源头活水，激发工作的积极性与创造性。同时，加强日常培训与轮岗，从档案服务意识、信息安全与保密意识、专业技能和工作积极性、凝聚力等多方面加强现有工作队伍的培训。最重要的就是从奖惩制度上来调动岗位人员的工作积极性，筛选出爱岗敬业、业务扎实的模范骨干，通过示范效应来调动其他人员工作的主动性。（四）重视技术迭代与系统兼容性为精细管理关键在大数据时代，档案信息的处理能力只是数据系统的初级功能，由于数据产生的量级与结构变化难以把握，就必须科学甄别市场中的技术路线，既要考虑经济成本，更要考虑技术通用性与适用范围，从医院综合档案管理工作的实际需求出发来平衡性能与成本之间的关系。此外，科学选择大数据时代的技术路线和系统更离不开充足的资金保障与持续的投入，这是保障医院综合档案信息化建设与精细管理的重中之重。（五）加强档案开放利用为精细管理最终目标医院综合档案精细管理能力的提升不仅体现在管理效率、共享建设的目标上，还体现在对相关档案深度开发和利用。比如，基于院史、建设档案，开展医院历史文化长廊的编研，提升医院的知名度及全院职工的凝聚力与向心力；基于医疗档案编研，借助信息技术与互联网开展面向公众的健康辅导与宣传，落实健康中国理念与大健康产业规划；基于人力档案编研，建设名师或医疗团队的云平台，在科研、教育、诊断方面突破地域限制，实现医疗服务均衡发展目标。大数据时代下，医院信息化已成为医院内外管理现代化的技术前提与基础。面对海量增长的信息数据与日益复杂、个性化的信息需求，仅仅满足医院内外管理的信息化建设是远远不够的。医院要积极拥抱大数据理念与技术，从科学规划、物尽其用、人才活跃、方便利用、提振士气等五个角度来加强医院档案的精细管理，从而推动医院管理现代化和公共卫生事业的大发展。参考文献 1 张蕾.大数据背景下的医院档案管理工作研究 J.兰台世界,2021(05).2 周耀林,吴化,刘丽英,张昕.健康医疗大数据背景下我国医院档案管理研究:需求、转变与对策 J.档案学研究,2021(06).3 高海燕.大数据环境下医院档案管理的 SWOT 分析 J.山西档案,2020(01).4 刘蕾,鲍雨亭,陈修亮,吴镝,虞海平.浅谈医联体管理中的档案信息化建设 J.档案与建设,2020(11).责编：陈頔