文书与档案管理基础(第三版)四单元2(可编辑ppt文档).ppt

任务一任务一 办公文书档案管理办公文书档案管理 任务二任务二 企业档案工作企业档案工作任务三任务三 科技档案管理科技档案管理任务四任务四 会计档案管理会计档案管理 任务二任务二 企业档案工作企业档案工作 企业档案工作是指企业履行档案管理职责行为和活动。企业档案工作是指企业履行档案管理职责行为和活动。从从广广义义上上说说，企企业业档档案案工工作作由由两两大大部部分分组组成成：一一是是企企业业档档案案行行政政管管理工作；二是企业档案业务工作。理工作；二是企业档案业务工作。一、企业档案行政管理一、企业档案行政管理 企业档案行政管理工作程序企业档案行政管理工作程序统筹规划统筹规划组织协调组织协调管理工作管理工作业务指导业务指导监督检查监督检查一、企业档案行政管理一、企业档案行政管理 企业档案行政管理工作程序企业档案行政管理工作程序统筹规划统筹规划组织协调组织协调管理工作管理工作业务指导业务指导监督检查监督检查按按照照有有关关方方针针政政策策和和法法律律法法规规的的要要求求，从从企企业业长长远远发发展展的的实实际际需需要要出出发发，对对整整个个企企业业档档案案工工作作进进行行总总体体规规划划，确确定定中中长长期期发发展展的的方方向向和和近期工作计划，保证企业档案工作的持续发展。近期工作计划，保证企业档案工作的持续发展。一、企业档案行政管理一、企业档案行政管理 企业档案行政管理工作程序企业档案行政管理工作程序统筹规划统筹规划组织协调组织协调管理工作管理工作业务指导业务指导监督检查监督检查搞搞好好企企业业档档案案工工作作的的内内部部协协调调和和外外部部协协调调，正正确确处处理理宏宏观观与与微微观观的的关关系系，“块块块块”与与“条条条条”的的关关系系，局局部部与与全全局局的的关关系系、内内部部建建设设与与外部环境关系，以求得思想上的一致和行动上的配合。外部环境关系，以求得思想上的一致和行动上的配合。一、企业档案行政管理一、企业档案行政管理 企业档案行政管理工作程序企业档案行政管理工作程序统筹规划统筹规划组织协调组织协调管理工作管理工作业务指导业务指导监督检查监督检查依依据据国国家家有有关关方方针针政政策策和和法法律律法法规规，从从企企业业档档案案工工作作的的规规律律和和特特点点出出发发，制制定定和和实实施施企企业业档档案案工工作作的的规规章章制制度度，对对档档案案工工作作的的内内容容、要要求求、程程序序和和方方法法等等作作出出具具体体规规定定，并并切切实实贯贯彻彻落落实实，实实现现企企业业档档案案工工作制度化和规范化。作制度化和规范化。一、企业档案行政管理一、企业档案行政管理 企业档案行政管理工作程序企业档案行政管理工作程序统筹规划统筹规划组织协调组织协调管理工作管理工作业务指导业务指导监督检查监督检查通通过过召召开开会会议议、树树立立典典型型、推推广广经经验验、业业务务培培训训、检检查查评评比比、提提供供咨咨询询和和现现场场参参观观等等多多种种形形式式，对对本本系系统统、单单位位各各部部门门及及有有关关人人员员进进行行档案管理方面有关业务问题的具体指导。档案管理方面有关业务问题的具体指导。一、企业档案行政管理一、企业档案行政管理 企业档案行政管理工作程序企业档案行政管理工作程序统筹规划统筹规划组织协调组织协调管理工作管理工作业务指导业务指导监督检查监督检查通通过过定定期期检检查查、抽抽查查和和调调查查等等形形式式，对对企企业业内内部部各各部部门门及及有有关关人人员员贯贯彻彻执执行行档档案案工工作作的的方方针针政政策策、法法律律法法规规和和规规章章制制度度的的情情况况进进行行检检查查和监督，及时解决工作中的问题和缺陷。和监督，及时解决工作中的问题和缺陷。一、企业档案行政管理一、企业档案行政管理 企企业业档档案案业业务务工工作作，是是企企业业各各项项业业务务和和活活动动的的有有机机组组成成，是是指指依依据据有有关关企企业业档档案案业业务务规规范范和和标标准准，对对企企业业各各项项活活动动中中形形成成的的档档案案进进行行加加工、控制等业务处理过程。工、控制等业务处理过程。企企业业档档案案是是指指企企业业在在研研发发、生生产产、经经营营过过程程中中形形成成的的有有保保存存价价值值的的各各种种形形式式的的文文件件，它它是是企企业业各各种种因因素素相相互互作作用用的的产产物物，综综合合反反映映企企业业的基本面貌和全部活动。的基本面貌和全部活动。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (一）文件整理与归档一）文件整理与归档文件整理文件整理文文件件立立卷卷整整理理应应遵遵循循文文件件形形成成规规律律，区区分分保保管管期期限限，保保持持文文件件间间有有机联系。机联系。文书、科技、人事等门类文件的整理，应符合相关标准。文书、科技、人事等门类文件的整理，应符合相关标准。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 文件归档范围文件归档范围企企业业在在筹筹备备、建建设设、生生产产、经经营营、管管理理等等活活动动，以以及及产产权权变变动动过过程程中中形形成成的的具具有有保保存存价价值值的的各各种种载载体体形形式式的的文文件件 ，都都应应纳纳入入归归档档范范围围。归档文件来源归档文件来源本企业形成的文件本企业形成的文件本企业引进项目、外购设备等接收的文件本企业引进项目、外购设备等接收的文件所属单位及参股企业应向本企业提交的文件所属单位及参股企业应向本企业提交的文件本企业参与合作的项目，合作单位按要求向本企业提交的文件本企业参与合作的项目，合作单位按要求向本企业提交的文件本企业执行、办理的外来文件本企业执行、办理的外来文件二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (一）文件整理与归档一）文件整理与归档文件归档时间文件归档时间经经营营管管理理工工作作、生生产产技技术术管管理理工工作作、行行政政管管理理工工作作、党党群群工工作作中中形形成成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。科科研研开开发发、项项目目建建设设文文件件应应在在其其项项目目鉴鉴定定、竣竣工工验验收收前前归归档档，周周期期长长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。产产权权产产籍籍、质质量量认认证证、资资质质信信用用、合合同同协协议议、知知识识产产权权等等文文件件应应随随时时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时归档。归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时归档。会会计计核核算算专专业业材材料料应应在在会会计计年年度度终终了了后后由由会会计计部部门门整整理理归归档档，保保管管一一年后向档案部门移交。年后向档案部门移交。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (一）文件整理与归档一）文件整理与归档文件归档时间文件归档时间电电子子文文件件逻逻辑辑归归档档宜宜定定时时进进行行，物物理理归归档档应应与与相相应应门门类类或或内内容容的的其其他他载体归档时间一致。载体归档时间一致。磁磁带带、照照片片及及底底片片、胶胶片片、实实物物等等载载体体形形式式的的文文件件应应在在工工作作结结束束后后及及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。更更新新、补补充充的的文文件件，企企业业内内部部机机构构变变动动和和职职工工调调动动、离离岗岗时时留留在在部部门门或或个个人人手手中中的的文文件件，企企业业资资产产与与产产权权变变动动过过程程中中形形成成的的文文件件，其其他他活活动动中中形成的文件应随时归档。形成的文件应随时归档。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (一）文件整理与归档一）文件整理与归档1 1、企业档案收集企业档案收集接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案根据资产管理权限，接收无法人资格的所属单位档案根据资产管理权限，接收无法人资格的所属单位档案根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料向社会、离退休人员征集与本企业活动相关的档案、资料向社会、离退休人员征集与本企业活动相关的档案、资料 二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (二）档案收集与移交二）档案收集与移交2 2、文件归档的交接文件归档的交接企企业业的的文文件件形形成成部部门门，应应按按期期将将档档案案交交接接登登记记表表随随同同已已整整理理的文件向档案部门移交。的文件向档案部门移交。档档案案部部门门接接收收时时，应应认认真真核核对对并并检检查查档档案案质质量量。双双方方在在档档案案交交接登记表接登记表签字后各保留一份。签字后各保留一份。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (二）档案收集与移交二）档案收集与移交序序 号号题题 名名年年 度度文号或图号文号或图号页页 数数保管期限保管期限备备 注注档案交接登记表档案交接登记表移交时间：移交时间：移交部门：移交部门：移交人签名：移交人签名：接收人签名：接收人签名：企企业业档档案案整整理理工工作作主主要要包包括括：档档案案分分类类、组组卷卷、卷卷内内文文件件排排列列、案案卷卷装装订订、案案卷卷封封面面的的编编目目、案案卷卷的的排排列列及及案案卷卷目目录录的的编编制制。（与文书档案主要区别，是企业档案的分类）（与文书档案主要区别，是企业档案的分类）二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类1 1、分类层次的确定分类层次的确定企企业业档档案案的的分分类类层层次次不不是是固固定定的的，应应根根据据单单位位性性质质与与规规模模、档档案案种类与数量等多种因素来决定。种类与数量等多种因素来决定。在不同性质和规模的企业，其档案的分类及其层次有所不同。在不同性质和规模的企业，其档案的分类及其层次有所不同。同一单位的不同门类的档案材料，其分类层次也的所区别同一单位的不同门类的档案材料，其分类层次也的所区别在在同同一一个个企企事事业业单单位位的的档档案案分分类类体体系系中中，只只要要条条理理清清晰晰，标标识识规规范范，保保持持相相对对稳稳定定，即即使使不不同同门门类类的的档档案案的的分分类类层层次次有有一一些些差差异异，也不会产生副作用。也不会产生副作用。从总体上看，企事业单位档案的分类层次不宜过多。从总体上看，企事业单位档案的分类层次不宜过多。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类2 2、一级类目一级类目一一级级类类目目就就是是企企业业档档案案分分类类的的第第一一个个层层次次，即即企企业业档档案案分分类类的的基基本大类。本大类。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类国家档案局国家档案局1991年颁布年颁布工业企业档案分类试行规则工业企业档案分类试行规则设置十个一级类目设置十个一级类目2 2、一级类目一级类目在实际工作中可以根据企业性质、规模等方面的异同而灵活地调整。在实际工作中可以根据企业性质、规模等方面的异同而灵活地调整。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类增加必要的一级类目增加必要的一级类目减少减少或合并一级类目或合并一级类目既增加一级类目，又减少或合并一级类目既增加一级类目，又减少或合并一级类目3 3、二级以下类目二级以下类目二二级级及及以以下下类类目目的的设设置置，应应以以企企业业管管理理职职能能分分工工为为主主，结结合合档档案案形形成的特点来设置。成的特点来设置。二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（1 1）设置方法）设置方法按职能结合问题设置按职能结合问题设置适用于党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四个大类适用于党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四个大类按性质（或专业）结合对象设置按性质（或专业）结合对象设置适用于产品档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案四个大类适用于产品档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案四个大类按形式或性质设置按形式或性质设置适用会计档案、干部职工档案适用会计档案、干部职工档案3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考党群工作档案党群工作档案党务工作党务工作 组织工作组织工作宣传工作宣传工作 统战工作统战工作纪检工作纪检工作 工会工作工会工作共青团工作共青团工作 协会工作协会工作3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考行政管理档案行政管理档案行政事务行政事务 公安保卫公安保卫法纪监察法纪监察 审计工作审计工作 人事管理人事管理 教育工作教育工作医疗卫生医疗卫生 后勤福利后勤福利外事工作外事工作3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考经营管理档案经营管理档案经营决策经营决策 计划工作计划工作统计工作统计工作 财务管理财务管理物质管理物质管理 产品销售产品销售用户档案用户档案3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考生产技术管理档案生产技术管理档案生产调度生产调度 质量管理质量管理劳动管理劳动管理 能源管理能源管理安全管理安全管理 科技管理科技管理环境保护环境保护 计量工作计量工作标准化工作标准化工作 档案和信息管理档案和信息管理3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考产品类档案产品类档案一般按产品种类或型号设置二级类目一般按产品种类或型号设置二级类目3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考科学技术研究档案科学技术研究档案其二级类目一般按拉研课题来设置其二级类目一般按拉研课题来设置3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考基本建设档案基本建设档案一种是按工程性质或用途，另一种是按某一具体的建筑物或构筑物。一种是按工程性质或用途，另一种是按某一具体的建筑物或构筑物。3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考设备仪器档案设备仪器档案设备仪器种类设备仪器种类生产装置生产装置设备型号设备型号3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考会计档案档案会计档案档案按核算单位设置二级类目按核算单位设置二级类目一般企事业单位可设置企事业单位会计档案、工会会计档案、三产会一般企事业单位可设置企事业单位会计档案、工会会计档案、三产会计档案计档案3 3、二级以下类目二级以下类目二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类（2 2）设置参考）设置参考干部职工档案档案干部职工档案档案干部档案干部档案工人档案工人档案离退休职工档案离退休职工档案死亡职工档案死亡职工档案4 4、企业档案档号编制方法企业档案档号编制方法二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等门类档案的档号编党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等门类档案的档号编制，因企业单位档案分类层次、档案数量及案卷排列方式的不同，可制，因企业单位档案分类层次、档案数量及案卷排列方式的不同，可以采取不同的方法。其差异主要表现为在档号以采取不同的方法。其差异主要表现为在档号是否标记年度特征和保是否标记年度特征和保管期限，以及采取何种方式编制案卷流水号。管期限，以及采取何种方式编制案卷流水号。4 4、企业档案档号编制方法企业档案档号编制方法二、企业档案业务工作二、企业档案业务工作 (三）档案整理分类三）档案整理分类按按“大类大类年度年度”编制案卷流水号。编制案卷流水号。在档号中标注出年度特征，这是企业单位常用的档号编制方法。在档号中标注出年度特征，这是企业单位常用的档号编制方法。如如B B199219922020B B：大类（行政管理）；大类（行政管理）；19921992：年度；年度；2020：案卷顺序号案卷顺序号按按“大类大类保管期限保管期限”编制案卷流水号编制案卷流水号如：如：A A1 11515A A：大类（党群工作）；大类（党群工作）；1 1：保管期限特征（永久）；保管期限特征（永久）；1515：案卷顺序号案卷顺序号按大类编制流水号：按大类编制流水号：对于一般的小型企事业单位，保管档案的数量不多，在编制档号时可不对于一般的小型企事业单位，保管档案的数量不多，在编制档号时可不标注年度特征和保管期限特征。标注年度特征和保管期限特征。如如A A5 5（大类（大类流水号）流水号）（1 1）知识管理知识管理三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (一）知识管理简介一）知识管理简介知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外信息和知识进行有效的知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外信息和知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用，以促进知识共享，鼓励识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用，以促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业集体智慧来提高企业应变能力知识创新，实现知识增值。它是利用企业集体智慧来提高企业应变能力和创新能力。和创新能力。知识管理主要包括：知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等知识管理主要包括：知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。方面。知识资源管理是知识管理的基础工作知识资源管理是知识管理的基础工作（2 2）档案与知识管理档案与知识管理三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (一）知识管理简介一）知识管理简介 企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。企业显性包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案。（它构企业显性包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案。（它构成企业具有竞争价值的核心显性知识）；成企业具有竞争价值的核心显性知识）；二是从企业外部收集而来的图书、二是从企业外部收集而来的图书、情报。情报。一般说来，隐性知识比显性知识更丰富，价值更重要。隐性知识管理一般说来，隐性知识比显性知识更丰富，价值更重要。隐性知识管理的一个重要途径是将隐性知识显性化，只有当显性知识固化为文件或档案的一个重要途径是将隐性知识显性化，只有当显性知识固化为文件或档案形式，才能有效地管理。形式，才能有效地管理。知识积累知识积累知识组织知识组织知识评价知识评价知识服务知识服务三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (二）档案知识管理流程二）档案知识管理流程 1 1、知识积累对应于档案的收集，是指通过生成文件，将隐性知识显性化；知识积累对应于档案的收集，是指通过生成文件，将隐性知识显性化；然后通过文件归档，将档案集中存储于知识档案库，使易于流失的知识变然后通过文件归档，将档案集中存储于知识档案库，使易于流失的知识变成固化的知识。具体地说，知识积累就是通过文件材料归档和档案移交等成固化的知识。具体地说，知识积累就是通过文件材料归档和档案移交等途径，将企业各项工作和活动中分别形成的各种档案向档案部门集中，进途径，将企业各项工作和活动中分别形成的各种档案向档案部门集中，进行统一管理。行统一管理。知识积累是知识积累是“档案知识管理档案知识管理”的基础工作。的基础工作。隐性知识固化：隐性知识固化：生成程序化文件，生成程序化文件，形成总结性文件、形成总结性文件、产生弥补性文件。产生弥补性文件。显性知识的收集：显性知识的收集：对非正式或一般性文件归档、对非正式或一般性文件归档、对电子文件收集、对电子文件收集、外部信息收集。外部信息收集。显性知识的存储：显性知识的存储：对于收集而来的非电子形态的文件、档案，需要将其对于收集而来的非电子形态的文件、档案，需要将其进行数字化处理，以标准格式集中存储于知识库。进行数字化处理，以标准格式集中存储于知识库。知识积累知识积累知识组织知识组织知识评价知识评价知识服务知识服务三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (二）档案知识管理流程二）档案知识管理流程 2 2、知识组织知识组织 知识组织对应于档案整理，是指对知识库的文档进行分类、组合、编知识组织对应于档案整理，是指对知识库的文档进行分类、组合、编号和排架，使无序的知识变成有序知识的过程。号和排架，使无序的知识变成有序知识的过程。随着企事业活动的不断积累，企业知识库中的知识文档数量会不断膨随着企事业活动的不断积累，企业知识库中的知识文档数量会不断膨胀。胀。如果不对这些知识文档进行有效组织，使之有序化、条理化、系统化，如果不对这些知识文档进行有效组织，使之有序化、条理化、系统化，就可能导致信息无序膨胀。就可能导致信息无序膨胀。知识组织是在档案实体分类的基础上，进行档案信息内容的分类，从知识组织是在档案实体分类的基础上，进行档案信息内容的分类，从一维层次结构的分类体系，拓展到多维层次结构的分类体系。一维层次结构的分类体系，拓展到多维层次结构的分类体系。知识积累知识积累知识组织知识组织知识评价知识评价知识服务知识服务三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (二）档案知识管理流程二）档案知识管理流程 3 3、知识评价知识评价知识评价就是判断、评估知识价值，将无价值的知识剔除知识库。知识评价就是判断、评估知识价值，将无价值的知识剔除知识库。知识评价对应于档案鉴定，是指对知识库中的文档进行评价，剔除错误的、知识评价对应于档案鉴定，是指对知识库中的文档进行评价，剔除错误的、价值较小的知识文档，修正、更新过时的知识文档，使低质的知识变成优价值较小的知识文档，修正、更新过时的知识文档，使低质的知识变成优质的知识。质的知识。知识评价过程分两步：一是入库评价，二是定期评价。知识评价过程分两步：一是入库评价，二是定期评价。知识积累知识积累知识组织知识组织知识评价知识评价知识服务知识服务三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (二）档案知识管理流程二）档案知识管理流程 4 4、知识服务知识服务知识服务对应于档案开发利用，是指通过各种途径和方法，对知识库中的知识服务对应于档案开发利用，是指通过各种途径和方法，对知识库中的知识文档进行挖掘、提炼，然后传递给用户，使知识真正应用于工作，实知识文档进行挖掘、提炼，然后传递给用户，使知识真正应用于工作，实现知识的价值。也就是说，通过对档案信息进行加工，形成不同层次和内现知识的价值。也就是说，通过对档案信息进行加工，形成不同层次和内容的档案参考资料，以满足企业各项工作和活动的需求，提高档案服务的容的档案参考资料，以满足企业各项工作和活动的需求，提高档案服务的水平。水平。企业的知识通过积累、组织、评价，得以固化、序化和优化，为实现知识企业的知识通过积累、组织、评价，得以固化、序化和优化，为实现知识价值奠定了基础。价值奠定了基础。知识积累知识积累知识组织知识组织知识评价知识评价知识服务知识服务三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (二）档案知识管理流程二）档案知识管理流程 4 4、知识服务知识服务服务理念服务理念:从以档案机构为中心转变为以用户为中心。实现知识服务，档从以档案机构为中心转变为以用户为中心。实现知识服务，档案人员要以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则开展案人员要以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则开展工作。工作。服务目的：知识服务的目的是为用户提供知识。提供解决问题的具体方服务目的：知识服务的目的是为用户提供知识。提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题是否通过我的服务解决了您的问题”。服务主体：从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务。服务主体：从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务。资源基础：从基于分散的档案资源转变为基于集成的知识资源。资源基础：从基于分散的档案资源转变为基于集成的知识资源。知识积累知识积累知识组织知识组织知识评价知识评价知识服务知识服务三、了解以知识管理为基础的企业档案工作三、了解以知识管理为基础的企业档案工作 (二）档案知识管理流程二）档案知识管理流程 4 4、知识服务知识服务服务方式：从被动服务转变为主动服务。（主动服务是知识服务的基本服务方式：从被动服务转变为主动服务。（主动服务是知识服务的基本特征）特征）服务手段：从机械化服务转变智能化服务。知识服务强调借助数字化、服务手段：从机械化服务转变智能化服务。知识服务强调借助数字化、网络化手段，使用户可以随时随地利用知识。网络化手段，使用户可以随时随地利用知识。服务策略：标准化服务转变为修改化服务。服务策略：标准化服务转变为修改化服务。服务过程：从阶段性服务转变为全过程服务。服务过程：从阶段性服务转变为全过程服务。服务时效：从滞后服务转变为超前服务。服务时效：从滞后服务转变为超前服务。任务三任务三 科技档案管理科技档案管理一、掌握科技档案整理方法（一）科技档案整理程序分项目组卷文件排列去钉、折叠编号编制内目、备考表装订、装盒编制封面、脊背编制案卷目录入库上架分项目科技档案一般有产品、科研、基建、设备等四大类。每个大类中有若干个科技项目。一个项目的文件材料作为一个集合体，具有成套性特征，不能分散，其他项目的文件材料不能混入。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程组卷（1）组卷原则：遵循成套性原则，遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（2）组卷要求：科技文件材料务必准确、齐全、完整；科技文件材料应当原件归档；书写和字迹材料要符合耐久性要求。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程（3）组卷方法科研档案组卷按照“调研申报立项研究试验总结鉴定报奖推广”等不同阶段的时序，组合文件材料数量多少进行组卷。产品档案组卷要求同一产品型号内，包含产品从其开发到生产定型验收和评优受奖全过程中形成的全部文件材料，都要按产品统一整理归档。设备档案组卷按照同一设备，从设备的市场调研、审批、购置合同、商务洽谈，到设备开箱验收、安装调试、维护修理和设备管理等形成的文件材料，进行分别组卷。基建档案组卷按照工程立项到工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优全过程的文件材料。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程文件排列（1）科技档案案卷是一个有机的组合体，案卷及卷内文件排列，一是要遵循其形成规律，二是要尊重文件之间的自然联系和逻辑关系，以保持文件材料的历史面貌。通常是按照课题立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段依次排列。（2）产品档案按照产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序排列；或按其产品系列、结构排列。（3）设备档案按照设备依据性材料、外购设备开箱验收、安装调试、运行维护进行排列。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程（4）基建档案按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列（5）图样材料的排列，有图纸目录的按图纸目录排列，没有图纸目录的按总体与局部的关系排列。（6）文字材料的排列，按重要程度、时间、逻辑关系和译文在前，原文在后的四种方法排列。（7）图文混合材料的排列，文字在前，图样材料在后。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程去钉、折叠文件材料中有金属物装订的要拆除。以件为单位的还需要用不锈钢钉或用线装订。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程编号卷内文件有书写内容的页面一律要编写页号，正面在右下角，反面在左下角。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程编制内目、备考表按卷内文件排列的顺序抄写，卷内文件目录应放在文件最前边，用钢笔填写。卷内文件目录包括：序号：卷内文件的顺序号，从1开始流水编制。文件编号：即文件的发文字号，图纸为图号。责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。文件（材料）名称：文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题，并加号。日期：文件的成文日期，格式如“2015.5.25”页数:每份文件的总页数。备注：文件需要说明的情况。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程装订、装盒（1）装订方式：用无酸软卷皮，按照卷内目录、文件材料和备考表顺序，依次排列整齐，“三孔一线”方式装订成册。再装入符合国家档案标准的无酸科技档案盒内进行保存。（2）不装订方式：按照卷内目录、文件材料和备考表顺序，装入符合国家档案标准的无酸科技档案盒内进行保存。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程编制封面、脊背基建档案案卷封面的填写及要求：档号：即本卷基建档案的编号。档案馆号：不填。缩微号：不填。案卷题名：即案卷标题。（不超过50字）编制单位：本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须用全称或通用简称。编制时间：本卷内文件形成时间跨度。保管期限：基建档案的保管期限根据基建档案归档范围及保管期限表确定。密级：基建档案的密级一般为“秘密”。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程编制案卷目录科技档案案卷目录要求按一级类目分别编制，即分别编制科研档案、产品档案、设备档案、基建档案的案卷目录。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程入库上架科技档案排列按最小类目排列。科技档案的排架一般不考虑年度、保管期限的特征，重点要考虑的是保持同类项目形成的文件材料的系统性、成套性，以便系统、完整地提供利用。一、掌握科技档案整理方法（二）操作流程科技档案科技档案是指在科学技术活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。就其本质而言，它构成一个企业、研究机构乃至国家的知识资源。二、了解科技档案的特点与种类科技档案的种类及特点科研档案 指在包括基础研究、应用研究和开发研究等科学技术研究活动中形成的各种原始记录，又称科研档案。科研档案以科研课题为核心进行分类、立卷、归档，一个课题的全部档案。是一个有机联系的整体，具有成套性的特点 产品档案 又叫生产技术档案。是指在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。基本特点是：型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。设备档案 是反映设备仪器的结构及其使用、维护过程的原始记录。特点是以型号成套，一机一档。基建档案 是在基本建设活动中形成的，反映各类工程规划、设计、施工和维护使用活动真实面貌的原始记录。二、了解科技档案的特点与种类1、分类方法按类型分类 主要用于对企事业单位产品档案或设备档案的实体分类，能够保证产品档案、设备档案按照产品型号、设备型号成套区分归类，相同的产品档案、设备档案相对集中，方便日后的保管和利用。按工程项目分类 主要适用于基本建设档案。按课题分类 主要用于对科研档案的实体分类，使科研档案按照课题成套保管，同一课题的档案相对集中。三、了解科技档案分类的方法2、编号方法分类号的编制保管单位顺序号的编制3、科技档案的编目科技档案总目录 一般包括：总顺序号、归档时间、案卷题名、档号、编制单位、编制日期、密级、保管期限、份数、张数、备注等项目科技档案分类目录分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位与日期、密级、保管期限、备注等项目底图目录 底图档案是一种特殊载体形式的科技档案，平时一般以单张图纸为保管单位使用。三、了解科技档案分类的方法（一）鉴定程序1、准备工作 鉴定工作不仅是档案部门的重要工作，而且因涉及单位内部各职能部门，关系到历史记录的去留问题，因而必须慎重对。要认真计划，周密安排，制定出切实可行的方案。要成立临时鉴定工作小组。有关成员要学习国家关于档案工作的相关法律及有关鉴定工作的制度和规范，以便于掌握政策，统一标准。还需要准备必要的档案鉴定表、销毁清册及其他物质材料。四、科技档案的鉴定（一）鉴定程序2、鉴定工作 第一步，个人初步鉴定。鉴定小组成员按照分工，对需要鉴定的案卷进行分别审阅，进行价值判定，形成初步鉴定意见并填写在档案鉴定表上。第二步集体审查。召开鉴定小组全体成员会议，对个人鉴定过程所形成的档案鉴定表逐张进行审查，听取鉴定人的说明，形成小组审定意见，由小组负责人将意见填写到相关栏目。四、科技档案的鉴定（一）鉴定程序3、处理工作即编制档案销毁清册，鉴定报告，销毁和扫尾。编档案销毁清册。即对失去保存价值的案卷，统一编制销毁清册，办理报批手续。编制鉴定报告。即对档案工作的总结。（国有组织进行档宁鉴定，其销毁清册和鉴定报告应一式三份）销毁工作，即对批准销毁的档案进行销毁。扫尾工作，已经销毁的案在案卷目录中注明，调整保管期限或密级变动的案卷并在目录中注明，调整库房排架，对卷内文件明显减少的案卷进行重新组卷和调整编号，将档案鉴定表、鉴定计划、档案销毁清册、鉴定报告等鉴定材料组成鉴定工作卷，存档备考。四、科技档案的鉴定（二）鉴定标准技术因素；（这是影响科技档案价值的决定因素）功能因素；典型因素；（是指科技档案在技术发展方面所具有的历史价值和典型意义）时间因素；（年代久远的档案从某种意义上说便具有文物的属性。1949年10月以前的科技档案原则上不应销毁）人物因素四、科技档案的鉴定任务四任务四 会计档案管理会计档案管理1、会计档案的基本内容 会计档案是指在各项财会活动中直接形成的、具有保存价值的各种会计核算记录。可分为四个大类：会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其他会计凭证等会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿和其他会计帐簿等财务报告类：月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、会计档案保管册、会计档案销毁册和其他应当保存的会计核算专业资料；一、掌握会计档案的内容及整理方法2、会计档案整理程序区分会计核算单位分会计年度和期限会计案卷整理排列贴标签编制会计案卷目录入库上架3、会计整理操作流程区分会计核算单位每个单位一般有多个会计独立核算单位，一个核算单位形成的会计核算材料，是一个紧密联系的文件集合体，既不能分散，也不能混杂其他文件材料。所以会计档案整理首先要区分核算单位，并在单位档案整体分类方案中标明代码。一、掌握会计档案的内容及整理方法3、会计整理操作流程分会计年度和期限会计核算是以年度为核算单位进行的。保管期限分为永久和定期两类。定期分为：3年、5年、10年、15年、25年5类，从会计年度终了后的第一天算起。会计案卷整理每个核算单位的会计档案，按照会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类，不同的会计材料采用不同的方法进行整理。排卷同一核算单位内同一年度的会计档案，按“凭证账簿财务报告其他”的顺序进行排卷，从1开始逐卷编流水号。一、掌握会计档案的内容及整理方法3、会计整理操作流程贴标签 凭证盒上用的标签，最后一栏是“凭证号”。填写时，要与凭证包角标签上的内容相同。其他三种会计档案标签，最后一栏是“保管期限”。红色代表永久，蓝色代表定期。编制会计案卷目录按每个核算单位，逐年编制，次年另起一页。入库上加架会计档案排架按核算单位独立排放，不同核算单位的档案不在同一柜架中排放，以方便利用。