工作流软件在中小物流企业的运用研究.doc

毕 业 论 文 题 目 工作流软件在中小物流企业的运用研究 英文题目 Research on application of workflow software in medium & small-sized logistics enterprises毕业设计（论文）原创性声明和使用授权说明原创性声明本人郑重承诺：所呈交的毕业设计（论文），是我个人在指导教师的指导下进行的研究工作及取得的成果。尽我所知，除文中特别加以标注和致谢的地方外，不包含其他人或组织已经发表或公布过的研究成果，也不包含我为获得 及其它教育机构的学位或学历而使用过的材料。对本研究提供过帮助和做出过贡献的个人或集体，均已在文中作了明确的说明并表示了谢意。作 者 签 名： 日 期： 指导教师签名： 日期： 使用授权说明本人完全了解 大学关于收集、保存、使用毕业设计（论文）的规定，即：按照学校要求提交毕业设计（论文）的印刷本和电子版本；学校有权保存毕业设计（论文）的印刷本和电子版，并提供目录检索与阅览服务；学校可以采用影印、缩印、数字化或其它复制手段保存论文；在不以赢利为目的前提下，学校可以公布论文的部分或全部内容。作者签名： 日 期： 毕业论文选题报告院（系）：商学院A041516学 生 姓 名论文（设计）题目工作流软件在中小物流企业的应用题目来源及意义题目来源：老师指定。意义：中小物流企业的信息不够通畅和流程控制不到位已成为我国中小物流企业发展的首要瓶颈，当今激烈的物流业市场竞争中，中小物流企业急需依托合适的物流软件来提高其单位成本的运作效率，中小物流企业信息化水平的改进迫在眉睫。其中工作流这类软件非常适用于中小物流企业的种种发展状况。论文题目研究领域状况物流企业实质上属于服务性行业，它要在多如牛毛的同行中名列前茅立于不败之地就要突显其竞争力。所以，服务是虚的东西，给客户产生的感觉是销售一种企业品牌、企业诚信以及高效率的工作。在如长江货代九江公司这类依托流程运作的中小物流公司中，信息的通畅显得尤为重要。从工作流软件的适用性、优越性可看出它非常适用于中小物流企业，长江货代九江公司若是能引进工作流软件并充分发挥其作用，将能很好的解决信息通畅的问题。内容提要或实施方案中小物流企业迫切需要工作流程自动化与企业流程再造，才能缩短流程作业时间，快速反应市场与客户需求，有效监控工作进度，加强内部信息沟通传递效率，分析流程作业成本与死角，减少不必要的岗位设置，资源优化配置，从而有效提升经营利润，提升企业决策反应能力。通过充分运用工作流软件，中小物流企业的业务流程将极大的自动化，并得到很好的控制，提高公司运行效率，有效的促进我国中小物流企业的可持续发展。主要观点或主要技术指标本文以长江国际货物运输代理九江公司为例，简单介绍了该中小型物流企业，并根据长江货代九江公司的实际情况，提出在中小物流企业中普篇存在的两大问题：1.信息通畅问题；2.流程控制问题。在此基础上主要对这两大问题进行分析。随后阐述了工作流软件在中小物流企业运用的种种优越性和适用性。并以长江货代九江公司为例，运用工作流软件很好的解决该企业流程中大两大主要问题。文章最后提出了工作流软件在我国类似长江货代九江公司这类中小物流企业的充分运用，将使中小物流企业的业务流程得到极大的自动化，提高运行效率，有效的促进我国中小物流企业的可持续发展。主要参考文献1 韩亚东.中小物流企业的信息化建设探讨.中国市场,2007,36,68692 章曦.企业工作流平台的应用与研究.: 1001023 刘喜喜.面向构件的中间件：超越工作流管理.中国计算机报4 李宁, 刘厚泉. 一种支持分布式工作流模型的工作流管理系统.计算机应用研究,2006,23,3:2052075 蒋明炜 戴宝纯 吴英 北京机械工业自动化研究所工作流管理与ERP系统的应用6 唐传正 ,杨西玉 . 基于企业信息化的流程再造.价值工程,2005,24,1:70727 陆渝.软件世界,2004,11,88898 左元斌.我国中小物流企业面临的问题和对策研究. 企业经济,2005,9,8485 9 黄国涛1 ,姚资国2 .我国企业流程再造探析.商场现代化,2006,08X: 646510 曹洪军, 陈鹏 ,韩显 . 供应链管理与企业业务流程再造.经济师,2006,8: 17817911 梅绍祖美JamesT.C.Teng.流程再造理论、方法和技术.北京:清华大学出版社,2004.212 鞠严萍.论中小物流企业信息化.13 商务指南. 14 环球物流网. 15 16 17 Pascal Trading Changes Name and Unveils New Web Site. 18 John Holliday , John Alexander. Professional SharePoint 2007 Development (Programmer to Programmer), 2007,06,12工作流软件在中小物流企业的运用摘 要目前，我国中小物流企业信息化水平低，引进信息化网络技术以提高中小物流企业的工作效率及运营利润迫在眉睫。其中工作流软件的优越性及适用性非常适合中小物流企业运用。本文以长江国际货物运输代理九江公司为例，简单介绍了该中小型物流企业，并根据长江货代九江公司的实际情况，提出在中小物流企业中普篇存在的两大问题：1.信息通畅问题；2.流程控制问题。在此基础上主要对这两大问题进行分析。随后阐述了工作流软件在中小物流企业运用的种种优越性和适用性。并以长江货代九江公司为例，运用工作流软件很好的解决该企业流程中大两大主要问题。文章最后提出了工作流软件在我国类似长江货代九江公司这类中小物流企业的充分运用，将使中小物流企业的业务流程得到极大的自动化，提高运行效率，有效的促进我国中小物流企业的可持续发展。【关键词】中小物流企业 工作流软件 流程控制ABSTRACT At present, in order to promote work efficiency and operation profit,it is imminent for those Chinas small and medium-sized logistics enterprises with low level of information technology to introduce the information te-chnology. Because of its advantages and wild application, workflow software is very suitable for those enterprises. The paper take a forwarder,jiangRiver in Jiujiang Branch Agency Ltd., as example and make a brief introduce to the company first.Then the paper raises and makes a analysis to two issues that exist in many similar small and mediumsized forwarders:the communication of information and flow control. Then it introduces thevarious advantages and applicability of the workflow software to the sm-all and medium-sized logistics enterprise. And in the forwarder of Changjiang, its application resolve the issues mentioned before. At last the thesis suggests workflow software should be used in similar scale logistic company as it will benefit business flow and operation efficiency for the companies continuous development. 【KEYWORDS】Small and Medium-sized Logistics Enterprises， Workflow Software , Flow Control23目 录引言2第一章长江国际货物运输代理九江公司概况及运作流程中存在的问题21.1长江国际货物运输代理九江公司概况21.2 长江货代九江公司运作流程概述21.3 该公司运作流程中存在的问题2第二章 长江货代九江公司运作流程问题的分析22.1 信息通畅问题分析22.2 流程控制问题分析2第三章 应用工作流软件解决长江货代九江公司的流程问题23.1 工作流软件定义23.3 工作流软件的运作模式23.4 应用工作流软件解决其问题2第四章 总结2参考文献2致谢2引言目前，中小物流企业的信息不够通畅和流程控制不到位已成为我国中小物流企业发展的首要瓶颈，当今激烈的物流业市场竞争中，中小物流企业急需依托合适的物流软件来提高其单位成本的运作效率，中小物流企业信息化水平的改进迫在眉睫。其中工作流这类软件非常适用于中小物流企业的种种发展状况。工作流软件指：运行在一个或多个工作流引擎上的用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件，它被工作流执行者运用，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。在类似长江国际货物运输代理九江公司之类的中小物流企业中运用工作流软件，发挥其多种优越性可以很好提高其信息通畅性，并优化流程控制。第一章长江国际货物运输代理九江公司概况及运作流程中存在的问题1.1长江国际货物运输代理九江公司概况长江国际货物运输代理九江公司（九江长江船务代理有限公司）成立于1998年，隶属于中国长江航运（集团）总公司。它是经国家外经贸部（交通部）批准的一级国际货物（船舶）运输代理企业。主要承办海运、陆运、空运、铁运、多式联运、拼箱、散杂货等国际货物运输代理业务。运作包括：专业报关、报验、揽货、订舱、仓储、保险、集装箱拼装拆箱、集卡车及短途运输等等。长江国际货物运输代理九江公司与众多享誉世界的船公司、物流公司有着密切的合作关系，如CMA（法国达飞）、EVER GREEN（长荣）、烟海等等，代理网络遍及世界各地，并对每票货的运输情况及单证操作进行有效地跟踪管理，为货物能及时迅速地运抵目的地提供了更为可靠的信誉保证。且公司拥有一批训练有素、经验丰富的业务人员，始终奉行“信誉第一，客户至上”的原则，取得了快速而稳定的发展，赢得了众多客商的赞誉，树立了良好的“长江人”品牌形象，市场占有处于本地区同行领先水平。长江国际货物运输代理九江公司代理运输了江西昌河飞机工业公司机械设备、昌铃股份公司汽车散件的进口和整车的出口；清华同方九江公司电子元件的进口；华意电器总公司技改项目设备、原材料的进口和电冰箱、压缩机的出口业务；江洲造船厂船用机械设备进口及产品出口；庐山三叠泉大型缆车进口业务等。在保持进出口箱量持续稳步增长的基础上，至今又相继承接并顺利完成了江西省最大外商独资企业赛得利（江西）化纤有限公司、九江市最大投资企业九江汇源食品饮料有限公司设备的进口和产品的出口运输业务。中国国际海运网1.2 长江货代九江公司运作流程概述长江货代九江公司的运作流程主要是由市场部、单证部、船务部、报检部、报关部和财务部相互配合工作，其货代流程主要有以下几个步骤，如图1.所示：（一）接受货主询价（二）接受货主委托（三）租船订舱（四）做箱（五）确认和修改提单（六）报检（七）报关（八）跟踪上船/二程（九）结算航次费用（十）提单/发票签发（十一）督促航次费用清算并及时返还货主退税核销单一、接受货主询价 1、 海运询价： 了解发货港至各大洲各大航线常用的及货主常需服务的港口、价格和主要船公司船期信息。2、 陆运询价： 了解各大主要城市公里数、拖箱价格和各港区装箱价格。 掌握报关、商检、动植检验检疫收费标准。 3、当不能及时提供客户咨询的信息时，应请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。 二、接受货主委托接受货主委托后需明确的重点信息：船期、件数、箱型、箱量、毛重、体积（20GP、40GP、40HC 、45GP）、付费条款、货主联系方法、做箱情况等。三、租船订舱 1、 缮制租船、订舱委托书：制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性。 2、 取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。 四、做箱 1、分门到门和内装两种，要填妥装箱计划中的各要素，先于截关日（船期前两天）1-2天排好车班。 2、取得做箱后的装箱单。 五、确认和修改提单 1、问明顾客“提单”的发放形式：电放、预借、倒签、分单、并单、异地放单。 2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确定提单内容，确保最终正确。六、报检1、备齐报检相关单据：合同、发票、装箱单、报检委托书等。2、根据货物及进出口国家情况做好报检单，与相关单据一并提交商检局报检，经商检局审单合格的可收费，然后在相关科室进行检验检疫；若审单不合格需继续修改。3、检验检疫合格后签发通关单或换证凭单；检验不合格的要对商品做相应处理。七、报关1、出口货物报关所需资料：报关委托书、报关单、通关单或换证凭单、手册、发票、合同、装箱单、核销单、配舱回单。 2、 填妥船名航次、提单号、对应装箱单、发票、所显示的毛重净重、件数、包装种类、金额、体积，审核报关单的正确性，先预录报关资料，电子报关，无误后打印纸制报关单。3、 备妥报关所需资料于结关前一天通关。八、跟踪上船/二程1、 跟踪场站收据，确保配载上船。 2、 若是落配需退关改配的，如果有下个航次，出运仍然需要诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便报关部顺利抽回资料，重新利用。否则会顺延船期，造成麻烦。 九、结算航次费用 1、 海运费：预付、 到付2、 陆运费：订舱、报关做箱(内装/门到门)、其他费用（冲港费/冲关费、商检、动植检、提货、快递、电放、更改费等）。十、提单、发票签发1、 货主亲自来取件的,需签收。 2、通过快递寄达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号等要素以备日后查证。十一、督促航次费用清算并及时返还货主核销退税单 /备齐单据A报关部单证部报检部船务部市场部财务部/备齐单据A报关部单证部报检部船务部市场部财务部入预录F报检接单客户询价租船订舱提箱登记入预录F报检接单客户询价租船订舱提箱登记放行结关子报关暂存、电报关单打印纸制G报关备齐单据换证凭单/发通关单出检验报告检验检疫收费单商检局审确认提单与船公司E单登记、制客户D付款交单价核算后报取提单确认提单与船公司安排运输B做箱开票放行结关子报关暂存、电报关单打印纸制G报关备齐单据换证凭单/发通关单检验检疫收费单商检局审确认提单与船公司E单登记、制确定价格客户D付款交单客户提供资料C价核算后报二程跟踪做关封箱单放箱、理拿舱单、取提单确认提单与船公司安排运输B做箱开票图1：长江国际货代操作流程图A: 做托书；下计划；订舱，取配舱回单，摘得船名、航次、提单号等信息。B: 取装箱单。C: 合同、发票、核销单、各类所需的委托书。D: 付款方式、。E: 制作提单（电放、预借、倒签、顺签）。F: 报检托书、合同、发票、装箱单。G:报关托书、合同、发票、装箱单、理箱单、核销单、通关单、关封。1.3 该公司运作流程中存在的问题1.3.1企业信息通畅的问题随着外部市场变化，中小物流企业组织构造也要跟上时代的步伐。传统按职能分工，形成“各自为政”的部门设置格局已出现诸多问题。长江货代九江公司最突出的问题之一就是企业信息不通畅。长期的信息不通畅对中小物流企业来说好比慢性自杀。信息传递有出入或缓慢或停滞，得不到及时有效的处理等等，使得企业中部分员工或领导了解信息落后，处理信息的效率更是下降，最终导致企业整体运营效率下降，跟不上时代的节奏。由于中小物流企业的信息化程度较低，目前日常网络维护工作基本都是人工操作，定时巡检，日常登记还是以纸张保存，这种纸质办公存在诸多弊端：1.纸质表单不能长期保存，且易遗失。这样，缺乏合适的系统来跟踪工作流程，无法管理责任心不强的员工，信息的采集、传送也缓慢；2.若公司所需数据若分散几地，使用纸质办公，导致信息查询难度极高，表单更新也没有统一的标准和格式，不能进行数据的统计和分析困难，很难做出及时、准确的决策；3.各部门信息不方便共享，合作协调性不强。这无法满足长江货代九江公司高安全性和高效率的工作要求，工作效率低下，信息流通不畅扼住了中小物流企业高速发展的命脉。所以, 长江货代九江公司迫切需要整体提升公司的运作水平，为公司内部的信息交流提供相对通畅的平台，更为领导提供准确实时的运作信息，辅助风险决策的依据。1.3.2企业流程控制的问题目前，我国中小物流企业流程问题比较突出，各流程没有得到足够的重视，也没得到更好的流程控制。首先，长江货代九江公司的流程活动往往分散在不同的职能部门，并强行被割裂但权责又不够明确。该流程的活动体现不出各部门间足够的联系，这必然会给全局流程运作带来很大的影响，更不用说进一步优化流程。其次，从流程全局出发，长江货代九江公司管理层很难及时、准确的掌握流程的整体运作进程。当要作出某些决策时可能只能依据各部门员工所呈报的相对不够全面的信息，这使管理者决策存在失误风险，致使危害整个企业的长远发展。所以，从更高的层面考虑，流程控制对长江货代九江公司的发展非常重要。其三，由于长江货代九江公司流程控制不够合理，不够优化，使得资源得不到优化配置。有的部门由于工作的重要性和工作量需要相对多些人员工作，而实际上人员又不够，造成某些人工作量和工作压力非常大，不满情绪增加，工作不够积极当然效率也就不高；相反，有的部门本来流程可以更优化而不需要那么多人却又造成人员繁冗，整天看似很忙却净做些无用功，工作理不出头绪。为最大限度提高工作效率并尽可能降低成本，长江货代九江公司可尽快引进工作流软件，使其企业服务流程得到有效控制，提高企业盈利。第二章 长江货代九江公司运作流程问题的分析2.1 信息通畅问题分析物流企业信息的流畅与企业的生存竞争力紧密相关，尤其在类似于长江货代九江公司这类中小物流企业中，信息的流通更显至关重要，只有信息通畅才能充分发挥其作用促进企业高效快速运转而具备较强的行业竞争力。长江货代九江公司从市场部揽货接到一票单安排制单租船订舱报检报关跟踪上船/二程提单/发票签发财务费用结清至核销单退回货主的一系列工作都需要财务、市场、船务、报检、报关各部门的相互合作才能很好的服务到位，提升工作效率及企业口碑，而这前提是信息的流畅。实际上，信息不够流畅的的问题在这类中小物流企业经常出现而导致工作效率不高。长江货代九江公司这类物流公司的信息通畅问题的表现主要有三点：1.没有专门的系统保存并跟踪数据，使得信息传递有出入或缓慢或停滞，得不到及时有效的处理。当工作的源头市场部接到客户的第一手资料需及时让其他各部门完全并准确的知道，在信息传递过程中不论是发出方还是接收方都有出错可能，造成后续工作出现诸多麻烦；资料传递后操作部、船务部需根据资料尽快做好自己部门的工作并需相互配合，然后把提单的确认、船名、航次、提单号等相关信息反馈到市场部，市场部人员好及时让客户了解出运、到货等情况；同时还需把信息传递到报检、报关、财务各部门，以便提前计划，使后面的程序有效进行下去。这些信息很可能由于人员工作繁忙或不可预测的一些因素致使其传递错误或传递不及时甚至停滞在某个部门，使整票单据处理拖后。同理，在报检、报关、财务各部门也会出现类似问题而影响前面环节的部门工作；而且，有时一票货物的顺利出运还需要与其他货代及船代公司沟通、协调配合，在这里也体现信息流畅的重要性。若有些信息没得到很好的跟踪，不但影响买卖双方合同的执行、利益的达成，更影响该企业信誉，从而破坏企业的长远利益。因为这些公司、部门的工作是有机结合的循环配合工作，所以不论哪个部门、环节出错都会影响企业整体生存竞争力。2.所需数据分散在好几个部门，信息查询、统计难度高。类似于长江货代九江公司这类中小物流企业的整体运作一般由市场、操作、船务、报检、报关、财务这几个主要部门组成。因工作需要，报检和报关人员经常要与商检局及海关的工作人员打交道，所以报检部往往设在当地检验检疫局附近，在海关设立报关行。报检、报关部与公司的其他部门分居几地工作，有时为了查询或确认某个信息，要打多个电话询问。这必然增加相关信息的查询及统计难度而增加工作量，若能引进工作流软件将可以很好的解决这类问题而减少许多无用功。3.信息不方便共享，部门间协调困难，导致工作重复率高、效率低、出错率高。长江货代九江公司各部门按职能划分，每个部门都要同时处理很多票单据的不同进程环节，那么对于公司的整个业务来说，信息在各部门间不方便共享，部门间协调困难。例如，市场部急需其他部门配合处理某些单据，但其他部门不了解轻重缓急，正花有限的时间处理他们也认为很急需的其他单据。这样，客户催市场部，市场部又重复催其他部门，工作量一加大，部门间工作出错率也就增大。作为服务性质的行业，且又是在进出口的程序这严肃问题上，出了错很可能造成十分严重的后果，公司和个人均要承担相应责任。2.2 流程控制问题分析流程控制对中小物流企业的营运也至关重要，优化的流程控制更利于企业的有序发展。但目前中小物流企业大多存在此类问题，如长江货代九江公司这类物流公司的流程控制问题的表现主要有以下三点：1.工作流程不够规范，权责不够明确。长江货代九江公司以工作职能划分部门。一方面，虽然在该职位的人员也许可以把份内事做得很好，但这使各部门人员只顾做好自己的事而忽视了公司业务的整体进程；另一方面，本来可各司其职，但正因为这样，使公司某些工作没有被明确到各人，各部门的人可能都有责任去做而做了重复工作，或谁都没责任去做而不愿去做，或出现工作死角，这样会使有的工作滞后处理。就如资料的归档、快递的寄出、接受新客户咨询等，有时千里之堤溃于蚁穴，有的小工作没做好很可能影响整体利益。2.规范流程是基础，在此基础上还需进一步优化流程，让整个工作流程处于上级领导的统筹控制之下，以便宏观运作好公司整体业务轻重缓急。长江货代九江公司有的部门是在一起办公，而有的是分设在不同地点办公。每部门设有一位经验比较丰富的主管管理各自部门的日常工作。但主管对各自部门员工的工作情况了解还是不够全面透彻，因为工作的进程一般是由开个小会的形式各自呈报工作进展情况或是主管不定期的询问相关人员工作，主管在了解过程中会出现有的员工呈报工作有遗漏或因某些原因而谎报的情况，这种工作流程不够透明；而公司老总又是通过上述形式向各主管了解公司的整体情况，在这种信息层级传递模式下，有的信息传到老总耳朵时说不定已经失真，若是等暴露严重后果老总才滞后的知道状况，可想对公司造成的损害。如果能进一步优化流程，打破原先的层级部门模式，更高管理层能够从计算机的流程中全面清晰的掌握公司业务流程，这对公司的决策及发展非常有利。3在必要情况下需流程再造，从而调配好各岗位的工作量及人员数量，达到人员、资源的优化配置，最大限度提高工作效率并尽可能降低成本。类似于长江货代九江公司的中小物流公司往往会出现工作量与人员分配不协调的问题。有的员工下班前就可以做完自己的事而等着下班；有的人员工作内容会根据其他相关信息的变化而变化，比如船务，一天八小时工作中也许某时间段很闲，也许某时间段又很忙，常常弄得拖延吃饭时间或加班到很晚。这对员工的身体和精神都造成一定程度的损害。所以，若是能流程再造，使人员、资源得到更优的配置将会使员工愉快的投入到工作中，对企业长足发展也是非常有利的。从上述信息通畅和流程控制两方面统计，在长江货代九江公司目前未引进工作流软件的情况下，花费的几类主要资源概数如下图2.：图2:长江货代九江公司目前花费的资源种类概数表打、接电话数/天加班时数/天档案柜增加数/年几地部门间来回跑动数/天302.512由图示数据可想而知，长此以往将无形中造成多么大的时间、财力、人力的资源浪费，所以，中小物流企业运用工作流软件非常迫切。第三章 应用工作流软件解决长江货代九江公司的流程问题3.1 工作流软件定义工作流管理联盟提出的工作流定义是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递与执行的流程。工作流软件指：运行在一个或多个工作流引擎上的用于定义、实现和管理工作流运行的一套软件，它被工作流执行者运用，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。可理解为：首先它是一个软件管理系统，其次它用于实现工作流。工作流是经营过程的实现，而工作流软件则在软件环境中把经营流程计算机化。 3.2 工作流软件特性工作流程中或者出现交叉管理的重叠区域，或者出现不属于任何部门管辖的空白区域都会导致管理工作存在缺陷，使管理效率下降；过细的专业分工在提高劳动生产率的同时，员工不够关心企业整个经营过程及顾客的需要，把横贯组织内部的各种完整的流程割裂成若干部分，这必将导致员工忽视了团队精神，弱化了组织的整体功能。 面对种种流程问题，一种新型企业管理模式“流程式管理”出现，并随着企业管理实践的发展，流程管理的含义也不断改善。目前，中国国内具有代表性的观点是梅绍祖的描述：“流程管理是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法。它一般包括3个层面：规范流程、优化流程和再造流程”。 流程管理是一种循环发展的方法论，不能一蹴而就。 梅绍祖美JamesT.C.Teng.流程再造理论、方法和技术.北京:清华大学出版社,2004.2它需要不断地循环、反复才能始终保持企业流程的卓越，保证企业拥有核心竞争力。工作流软件综合了计算机科学和流程管理科学中多个研究领域的原理、方法和技术，并通过将工作活动分解并定义良好的任务、角色、规则和过程来进行执行和监控，工作流软件是业务流程中的一种计算机化的表示模型，它把相关联的一组工作进行自动化并优化执行，还定义完成整个过程所需要的各种参数，包括定义流程中每个单位步骤、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立、每一步骤由谁负责、每个活动所需要的应用程序等等，从而达到提高工作效率的目的。 陆渝 软件世界2004年11期-88-89页可见，工作流软件最直接、最重要的用途就是管理企业的流程，实现企业流程的信息通畅和可控性。在结合企业实际的基础上，运用工作流软件而建立起的应用系统的运行周期一般包括定义过程、优化过程、应用系统开发及执行几个阶段。它能够很好地支持业务流程建模、仿真、并优化流程，对实例进行实时监控和调度等。3.3 工作流软件的运作模式3.3.1 处理信息通畅问题的运作模式在长期的信息化建设和实践中，物流企业从务虚到务实，悟出了信息化的核心是“应用+服务”的道理。工作流软件在解决中小物流企业信息通畅方面的优越性非常明显：1.支持企业的信息发布，并把要处理的事项自动传递到各员工电脑上。运用工作流软件可为中小物流企业提供随时更新的公共信息和数据。这些信息既可发布在信息公告栏中，也可通过发送邮件方式发送到指定人员。这一类应用非常适用于有多人使用的且在时间上要求比较严格的信息。而员工只需将精力集中在处理自己工作相关的数据上。2.完全支持工作流程审批，通过数据库与流程自动化的集成，可随时查得历史数据，便于各类表单统计查询。中小物流企业领导层可以随时了解目前流程的进展情况，以便及时督促相关人员的工作，还有助于提高管理者的决策能力。使用工作流软件可以快速实现信息检索和审批的电子化，方便的统计数据、信息。3. 跟踪业务流程，达到无纸化办公的目标。工作流软件采用发送即时消息或邮件投递的方式管理多用户参与的活动流程，还有自动提醒功能、跟踪流程、基于不同条件控制操作组权限等特点。这一类应用可以很好提高办公效率，并强化责任的划分，从而实时跟踪活动进展。它可优于以往基于纸面的传递、汇报工作，有效避免了纸制化办公带来的诸多缺点。工作流软件非常适用于多用户参与的流程和来自不同工作组的用户参与。4. 共享资料，并随时生成处理效率报表。工作流软件可为物流企业提供电子化的参考资料，它用电子化的方式来管理其资料库，达到资源共享，从而方便地为企业员工提供所有资料的状态信息。对员工处理的事项还能随时生成工作效率报表，以便督促员工工作，管理者也可直观的了解员工的工作效率。5.完全支持移动办公，使各部门工作同步化。工作流软件还可以支持群组之间的通信。它的设计改进了面对面的会议形式，员工无须在特定的地点、时间开会。通过VPN等方式还可以实现远程办公，当相应的工作流程需要其处理时，企业每个相关员工无论身处何处都可及时收到信息，利于及时对工作进行处理。这类似于BBS，但工作流软件可以指定相关人员，并在第一时间了解到相关人员的答复，比BBS论坛效率更高。工作流软件不但提供日常办公和关键业务流程智能化管理，还能根据公司的特殊要求方便地定制多种流程，实现对不同角色的不同跟踪、查询、统计、打印等强大功能。3.3.2 处理流程控制问题的运作模式工作流软件可以对企业经营实例进行实时监控和调度，实现对企业流程的管理和控制。根据中小物流企业的实际运作情况与工作流技术相结合而建立起的工作流程管理一般包括3个环节：规范流程、优化流程和流程再造。它需要不断地循环往复才能始终保持中小物流企业的流程适应行业的快速发展。1.流程建模根据中小物流企业的业务流程建立流程模型，用计算机可以处理的形式来描述业务流程，流程建模是流程分析及优化的重要基础。工作流软件建立模型方法的主要是把企业的业务流程合理的分解为存在逻辑关系的一系列活动，然后定义每一个活动的属性以及活动间的相互关系。所以，建立工作流模型首先是要了解中小物流的企业经营流程，得到详尽、准确的企业经营流程信息使工作流建模有更加正确可靠的保证。这样才可以更完整地描述企业的运营过程，从而提高企业流程运行效率。2.流程分析、仿真中小物流企业的流程管理不仅是简单的运用计算机技术来实现企业运营过程的自动化，而是要优化甚至改造原有流程中的不完美因素来完善物流企业经营过程的关键性能指标。因此，分析流程、发现并解决问题是实行流程管理的重要环节。工作流软件在建模时就比较全面地反映了物流企业经营过程的结构和动态行为。因此，通过工作流的仿真运行来对新建模型的性能指标进行分析，这是对物流企业的已建流程分析的一种既有效又可靠的方法。工作流模型在仿真执行以后，系统会收集相关数据，其中包括如资源使用时间、活动执行时、活动成本、资源利用率等等。 黄国涛1 姚资国2 我国企业流程再造探析商场现代化2006年08X期-64-65页 通过对这些数据进行定量分析，就可以判断流程中哪些活动成本最高、运行时间最长、运用资源多却带来收益少等等，进而可分析出是流程中的关键流程，需要改进的流程有哪些，还需要再造处理的流程等等。3.优化流程流程仿真结果分析后如有需要，还要对相关流程进行修改和优化，达到优化企业流程的目的。1.可以对多种物流企业经营流程的设计方案仿真执行效果，再修改工作流模型中的瓶颈环节，就可有效地定量评价不同的方案，从中选出最优方案；2.还可以通过如改变流程处理的路径、改变流程中某个或某些活动的执行时间、修改资源的数量等等来优化企业流程。然后再仿真执行，看该修改是否可行。通过多次修改工作流模型以达到优化流程的目的。典型的工作流程发生在物流企业项目审批、物流单据的跟踪、机关内部的公文处理、企业范围内工作业计划的下达、申请及批复等。这些典型的工作流程是可以被抽象成处理点和处理