档案管理操作指导手册模板.doc

目 录档案管理217.1档案管理初始化317.1.1档案馆信息维护317.1.2定义ABS码417.1.3列表框参数定义717.1.4报表设置817.2档案库及文件整理917.2.1新增档案库917.2.2档案库管理1117.2.3文件分类1417.2.4文件信息管理1617.2.5文件查询2017.3辅助立卷和档案管理2217.3.1辅助立卷232317.3.2档案管理2517.4资料移交3317.5案卷借阅3817.5.1创建案卷借阅3817.5.2案卷借阅详情39档案管理PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件产生，修改，同意到修订系统管理，而本章节档案管理则是文件最终究档管理。为项目管理团体和项目各关键实施中心进行全部项目文件归档系统管理，搜集归档文档相关信息，能够支持未来企业运作及组织维护部门需要。同时，档案管理中文件及其原始数据有利于建立未来项目生命周期和知识管理系统。在实际项目中，很多信息是由档案管理系统给出。档案管理指是对作为信息载体资料进行有序搜集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常见信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理基础，是项目图纸文档被有效率使用前提条件。在【工程中心】中单击【档案管理】，或在【工程中心】选择菜单【模块】=【档案管理】，即可进入档案管理模块。首先跳出是档案库选择窗口。图17-1 档案库选择窗口17.1档案管理初始化17.1.1档案馆信息维护用户选择【定义】=【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在目前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。系统将目前档案馆设置为默认档案馆。图17-1-1档案馆信息17.1.2定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。不一样行业全部有自己行业标准档案分类码。所以，系统支持不一样档案库选择不一样标准档案分类码。选择【定义】=【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑窗口。图17-1-2ABS编辑窗口系统预建了一个默认ABS库。用户可自建本行业标准档案分类码库。点击库维护，系统弹出标准档案分类码库维护窗口。用户可在此窗口维护标准档案分类码库。默认档案分类码库不可删除。用户可选择一个ABS库，点击设置默认库将目前库设为默认档案库。图17-1-3ABS库列表维护ABS库完成后可继续回到ABS编辑窗口进行相关编辑。新总目：新增基础结构目录，即顶层节点。新子目：新增用户选中节点子节点。删除：删除用户选中节点及其子节点，目前节点或其子节点已被分配到相关文档后，系统拒绝用户删除操作。修改：用户选择一个ABS代码，点击修改，系统修改目前被选择节点信息。保留：保留用户对节点信息录入和修改结果。导出：将目前ABS库整体导出为一个dbf文件，以供用户保留和分发。导入：将一个ABS导出文件，导入到目前ABS库中，目前ABS库中现有ABS码将被清空。在这里，我们把和质量相关联部分文档以QBS结构单独导入档案管理，这么便于用户对和质量相关联文档进行立卷归档。在ABS树上选中一个结点，作为导入QBS结构根结点，然后点击导入QBS。图17-1-4导入QBS后ABS树注意，QBS只能导入一次，若反复导入，前一次导入QBS将被删除，由新导入QBS取而代之。QBS导入完成，点击导入QI，将QI相关联文档导入已经建好QBS树中。图17-1-5导入和QI相关联文档此时，我们回到辅助立卷页面，在这里，我们就能够直接对这些文档进行立卷归档了。17.1.3列表框参数定义用户在维护文件和案卷信息时有些下拉列表框中字段在此窗口中进行维护。用户用鼠标点击要维护参数列表选项，系统弹出下拉列表维护窗口供用户维护相关信息。选择【定义】=【列表框参数】菜单，进入列表框参数编辑窗口。图17-1-6参数列表框窗口17.1.4报表设置在主窗口选择档案管理子模块，系统在主菜单显示案卷管理菜单项。选择【案卷管理】=【报表设置】菜单下各个菜单项，编辑各个报表打印模板。图17-1-7报表设置窗口保留：将目前修改报表格式进行保留。另存为：将目前报表格式另存为一个文件。调用：打开一个现存报表文件。预览：预览报表打印效果。页面设置：设置页面高宽等信息。17.2档案库及文件整理17.2.1新增档案库用户选择【文件】=【新增档案库】菜单，系统将弹出新增档案库向导。首先，填写档案库代码和名称和相关信息。填写完成后，点击向导下一步。图17-2-1档案库生成向导（基础信息）随即，用户在向导第二步选择档案库相关工程。点击增加、删除来设置档案库相关工程。注意，在同一个档案馆下，包含工程是不能反复，系统会自动将反复工程过滤掉。选择完成，点击下一步。图17-2-2档案库生成向导（选择对应工程）最终，填写创建档案库管理员和时间等信息。点击完成，系统完成一个新档案库创建工作。图17-2-3档案库生成向导（创建时间及人员）完成了档案库和工程对应后，系统在主窗口文件树中显示档案库相关工程下相关文档分解结构，每个节点挂接了对应文件。用户可在主窗口维护文件归档信息，下载文件附件，并将文件归档。17.2.2档案库管理档案库管理支持对档案库录入、修改和删除操作。删除档案库时，系统将删除和其相关信息。维护档案库信息时，档案代码和名称是必需录入信息。点击档案库，进入档案库编辑窗口。图17-2-4档案库编辑窗口进入17.2.2.1基础信息页图17-2-5基础信息页用户可在此窗口增加删除修改档案库信息。可在基础信息修改档案库基础信息。档案库按类型分类可分为：正式档案库和临时档案库。用户可选择档案库所在档案馆和标准档案分类库。档案库按类分类可分为：文档、科档、专题档案、声像档案和照片档案。注意：档案库代码是唯一，系统拒绝用户录入反复档案库代码。管理员选择必需是系统用户，不然，系统将给出提醒：图17-2-6当选择管理员不是系统用户时给出提醒17.2.2.2相关项目页用户亦可在相关工程增加删除档案库相关工程。当被删除工程下文档已经被归档时，系统将拒绝用户对此工程删除请求。图17-2-7相关项目页点击增加，系统弹出工程选择窗口。用户可选择多个相关工程。分配档案库相关工程标准：一个工程只能被分配到同一档案馆下一个档案库下，不可被分配到同一档案馆下不一样档案库中。图17-2-8工程选择窗口在这里，为了方便用户，我们将项目统计导成项目统计树结构，这么能让用户清楚看到多种项目统计，便于用户对其立卷归档。首先，我们点击导入工程统计树，稍等片刻，系统显示导入成功。图17-2-9工程统计树导入成功然后，我们点击选择导入工程统计类型，跳出选择窗口，将需要导入项目统计类型选择至右边窗口。图17-2-10导入项目统计类型选择窗口点击确定，完成相关文档导入。17.2.3文件分类用户选择【文件】=【打开档案库】，系统弹出档案库选择窗口。用户可选择多个需要查看档案库，点击确定，打开对应档案库。图17-2-11档案库选择窗口图17-2-12被选档案库中包含文档用户打开档案库后，可在主窗口左侧看到相关档案库文件分类树。文件分类树分为两种：一个是档案库分类树，它结构层次以下：档案库=档案库相关工程=工程下图纸文档分类；另外一个是TBS，它结构层次就是工程统计分类树。用户选择工程节点，系统显示此工程下全部文档。选择某图纸文档分类，系统显示此图纸文档分类下全部文档。用户选择【文件】=【关闭档案库】，系统关闭全部档案库。注意，PowerOn中文档要能显示在档案管理文件管理里，必需满足两个条件：1、文档状态必需是“同意”或“归档”；2、文档“移交归档”属性必需是“是”。17.2.4文件信息管理用户打开档案库后，可在主窗口中维护相关文件相关信息。17.2.4.1基础信息页选择基础信息页，查看文档基础信息。文档基础信息维护全在PowerOn中完成。图17-2-13基础信息页17.2.4.2归档信息页选择归档信息页，维护文件归档信息。图17-2-14归档信息页注意，在维护文档归档信息时，必需先点编辑，使属性框全部处于编辑状态，编辑完成以后，依据需要，点击确定保留修改信息，或点击放弃取消此次修改操作。17.2.4.3案卷信息页选择案卷信息维护文件案卷信息。图17-2-15案卷信息页点击增加，系统弹出档案库选择窗口，用户选择此文件需要归档档案库。图17-2-16档案库选择窗口选择完成后，可点击ABS栏，系统弹出ABS代码选择窗口，用户指定ABS代码。图17-2-17点击ABS栏选择ABS图17-2-18ABS选择窗口在辅助立卷模块中，此文件只可在目前所选档案库相关ABS下找到。注意，假如文件需要归档，这里档案库和ABS是必选。若文件未分配相关档案库和ABS码，系统将无法将其组到相关档案库对应案卷中去。17.2.4.4附件信息页选择附件信息，可查看并下载文件附件。图17-2-19附件信息页17.2.4.5文件ABS码批量更新为了能批量填写ABS码值，系统在快捷栏提供批量赋ABS码值功效按钮。图17-2-20批量更新ABS按钮用户亦可选择【文档管理】=【批量更新文件abs码】，实现上述功效。用户首先选择多个文件，然后选择批量更新ABS码。系统弹出目前档案库ABS码值选择窗口，选择完成后，系统将ABS码更新到所选文件中。17.2.5文件查询一个项目会包含成百上千文档，为了用户能方便查找到自己需要文档，系统提供了文档查询功效。图17-2-21文件查询按钮在左边树上选择包含要查询文档结点。点击文件查询按钮，进入查询条件设置窗口。图17-2-22查询条件设置窗口在字段后面复选框中打勾，表示该查询条件被选中。下拉菜单中选择逻辑关系。最终框中填写查询值。图17-2-23设置查询条件用户能够设置多个查询条件，此时文档只有满足全部条件才会被查询到。查询条件设置完成，点击确定，主窗口中将显示符合条件文档。图17-2-24主窗口中显示符合条件文档17.3辅助立卷和档案管理在辅助立卷模块，用户按标准档案分类方法查阅文件，并把文件分类进行立卷。在案卷管理模块，用户进行相关案卷维护。该模块关键包含：案卷维护，合卷，拆卷，案卷整理等功效。17.3.1辅助立卷图17-3-1辅助立卷窗口点击辅助立卷，用户进入辅助立卷窗口，系统以国家档案分类（ABS）为标准，对文件进行分类。用户可用鼠标点选需要组卷文件，可点击多个文件（按住shift 或 ctrl 键并用鼠标左键点击）。系统以绿色显示被选中文件。随即，用户可选择工具条上立卷。将选中文件进行立卷。系统以向导方法进行辅助立卷。用户按次序进行：选择文件=选择案卷=案卷整理，即可完成整个辅助立卷工作。图17-3-2辅助立卷向导一（选择文件）首先，系统显示刚才用户选择文件。用户可再次去除不需要组卷文件，把不需要组卷文件钩去掉即可。完成后，点击下一步。图17-3-3辅助立卷向导二（选择案卷）在案卷选择窗口中选择需要组卷案卷。用户可选择插入已经有案卷，或选择建立新案卷。完成后，点击下一步。图17-3-4辅助立卷向导三（案卷整理之插入已经有案卷）用户选择插入已经有案卷，系统显示 被选案卷详情信息。图17-3-5辅助立卷向导三（案卷整理之建立新案卷）用户选择建立新案卷，系统供用户填写新案卷具体信息。点击完成，完成向导。假如用户选择了立卷完成后进行案卷整理，系统将在向导完成后，弹出目前案卷案卷整理窗口。17.3.2档案管理点击档案管理，进入档案管理模块，用户可维护案卷信息，并进行和卷、拆卷和案卷整理等操作。图17-3-6档案管理窗口17.3.2.1案卷维护案卷管理是以档案管理为基础，用户可在不一样档案库下建立相关案卷。图17-3-7案卷维护部分功效按钮新建案卷：用户需选择一个档案库，系统在所选档案库下新建案卷。 修改案卷：修改用户选择案卷。 删除案卷：删除用户选中案卷。 案卷明细：在目前窗口显示案卷明细信息。 合卷：把不一样案卷及其相关文档合并到同一案卷。 拆卷：把所选案卷文件抽出。 案卷整理：将案卷内文件重新排序编号和整理。 或在案卷管理框内点击鼠标右键一样能够看到这些功效按钮。图17-3-8案卷管理中点击鼠标右键显示功效按钮图17-3-9案卷信息窗口录入和修改案卷信息时，文档分类号和卷册号是必需录入信息。17.3.2.2合卷合卷是把已经有案卷及其相关文件合并成新案卷。系统以向导方法，将案卷合并过程便捷完成。用户按向导，选择源案卷=选择目标案卷=新设置案卷，即可完成整个过程。图17-3-10合卷向导一（选择源案卷）首先，选择需要合卷源案卷。完成后，点击下一步。图17-3-11合卷向导二（选择目标案卷）接着，选择目标案卷。完成后，点击下一步。图17-3-12合卷向导三（新案卷设置）最终，系统显示原案卷和目标案卷信息。用户可选择合卷后删除原案卷。系统默认在向导结束后对目标案卷进行案卷整理。点击完成结束向导。17.3.2.3拆卷拆卷是把已经有案卷相关文件抽出。系统以向导方法完成。用户按向导，选择案卷=选择拆出文件=新设置案卷，即可完成整个过程。图17-3-13拆卷向导一（选择案卷）首先，选择需要拆卷案卷。完成后点击下一步。图17-3-14拆卷向导二（选择拆出文件）接着，选择需要被抽出文件。假如未选择文件，系统将拒绝进行拆卷操作。完成后，点击下一步。图17-3-15拆卷向导三（新案卷设置）最终，填写拆分案卷详情信息。点击完成，结束向导。系统默认在向导结束后维护目标案卷详情信息。17.3.2.4卷内文件整理图17-3-16案卷信息窗口卷内文件整理功效：抽出：可将卷内选中文件从目前案卷中抽出。保留：保留目前对卷内文件修改。放弃：放弃对卷内文件修改。排序号：对卷内文件进行序号编排。编页码：系统计算卷内各份文件页数，然后排页码。若文件页数为空或为零，系统将以不一样颜色进行标识。打印：打印目前案卷卷内目录。导出：可把目前案卷卷内文件列表导出到当地。移交归档：选择案卷汉字件附件，点击移交归档，系统在导出文件时将此附件导出到光盘中。取消归档：选择案卷汉字件附件，点击取消归档，系统在导出文件时此附件不会被导出到光盘中。17.3.2.5案卷打印系统对案卷提供了丰富打印功效，关键分为案卷软封皮打印、案卷扉页打印、案卷目录打印、卷内文件打印、备考表打印、案卷封皮和卷盒侧封皮打印。用户可选择【案卷管理】=【报表打印】子菜单选择相关打印选项。进行卷内文件打印需打开案卷整理窗口。图17-3-17案卷打印系统首先显示打印预览窗口，用户可在预览窗口中点击打印，系统便打印目前报表。图17-3-18报表预览窗口17.3.2.6已组卷文件已组卷文件将已组卷文件按标准档案分类方法进行组织，并可按具体案卷进行分组。用户可方便查阅相关文件。用户只能在目前界面浏览文件详情信息，不能修改文件信息。图17-3-19已组卷文件窗口17.4资料移交文件组卷完成后，用户可将导出文件刻成光盘，移交给其它单位或部门（即资料移交）。导出文件：是根据案卷列表结构将文件批量导出到硬盘或可写网络路径。系统经过向导，指导用户逐步将文件批量导出。选择菜单【文件】=【导出文件】菜单，系统弹出导出文件向导。图17-4-1导出文件向导一（选择档案库）首先，用户选择一个需要导出档案库。选择完成后点击下一步。图17-4-2导出文件向导二（选择媒体类型）接着，选择刻录媒体。然后点击下一步。图17-4-3导出文件向导三（选择案卷）然后，选择需要导出案卷。假如案卷容量超出了媒体容量，系统将自动将案卷导出到多个光盘中。选择完成点击下一步。图17-4-4导出文件向导四（导出路径）最终，选择需要导出路径，点击完成。系统将案卷导出到指定目录中。导出完成后，用户可选择被导出文件目录进行查阅。用户可查看index.html文件，它提供了目前文件夹下文件列表，用户可选择其汉字件查看具体信息。图17-4-5导出文件目录双击index.html，查看此目录文件。图17-4-6导出案卷目录点击案卷号栏，查看该案卷卷内信息。图17-4-7查看导出案卷卷内信息点击文件题名栏，查看该文件具体信息，同时也可查看相关附件具体信息。图17-4-8查看具体文件信息17.5案卷借阅从【工程中心】=【工程统计】或经过在【工程中心】，点击【模块】=【工程统计】，进入工程统计窗口。在左边统计类型树最下面结点，我们能够看到“案卷借阅”。图17-5-1案卷借阅17.5.1创建案卷借阅选中“案卷借阅”结点，点击增加，跳出案卷借阅向导。图17-5-2案卷借阅向导选择档案馆代码，点击完成。17.5.2案卷借阅详情图17-5-3案卷借阅详情在此窗口，填写相关案卷借阅具体信息。选择内容页，增加或删除要借阅案卷，同时填写借阅信息。图17-5-4内容页注意，只有在案卷借阅状态为批按时，借阅案卷状态才能被修改；另外，案卷借阅详情页中带*内容全部为必填项，不然窗口将不许可关闭。