档案综合管理系统解决专业方案.doc

数字化档案管理系统方案书 目录方案背景3一 设计目标3二 设计理念5三 系统特点5四 功效介绍71登陆界面72系统界面布局83功效说明83.1全宗管理83.2档案录入93.2.1立卷归档113.2.2以件归档173.3档案整理183.3.1档案整理步骤183.3.2判定及回收站213.3.2.1档案保管期限判定213.3.2.2密级判定233.3.2.3档案回收站234档案检索244.1直接检索244.2组合检索264.3定制检索284.4系统条件294.5未归档检索295档案统计305.1 档案数量统计305.2目录数量统计325.3档案利用情况统计：336档案借阅336.1借阅审批346.2我借阅357档案保管357.1库房温湿度登记357.2八防管理367.3存放位置索引368资料管理378.1资料管理378.1.1目录管理378.1.2资料录入388.1.3资料回收站398.2资料借阅审批398.3我借阅409数据处理40五 系统技术架构和平台设计41六 系统运行环境推荐42七 技术服务和支持43方案背景伴随科学技术不停进步，越来越多档案管理单位经过采取优异档案保留及维护技术，从硬件条件提升了档案保留、维护能力，但和此对应是，面对累积得越来越多档案资料，档案管理单位苦于昂贵档案管理人力资源成本和档案存放空间场所限制，使得档案管理工作举步维艰。 采取传统档案管理方法，更是出现了下列常见“难题”：1.频繁档案原件借阅调用，使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏问题。2.传统人工管理档案方法因为档案资料累积，尤其是在面临大容量档案库情形下，愈加凸显工作效率较低难题。3.对于多个类档案保管，存在检索效率低下，正确性较差问题。4.包含档案资料安全部分，可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用，而现实中无法严格区分界定上述权限设置。5.传统档案管理和借阅受制于地域限制，无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、调用功效。档案管理系统即是在这一背景下而开发，系统采取java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，采取Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；设计和架构含有良好稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功效。 本档案管理系统可使档案管理单位档案管理运行体系更为系统化，同时，以档案归档、保留、维护、借阅为根原来驱动档案管理步骤将更为高效、便捷；因为系统采取了网络无纸化办公模式，在节省了办公成本情况下，还减轻了档案工作人员工作负荷，提升了档案工作人员工作主动性，另外，档案管理系统也为档案利用对象提供了更为简练档案借阅体验，提升了档案利用满意度。一 设计目标档案管理系统开发是为了经过建立一个统一数据交流平台，在规范化档案资料搜集整理前提下，实现档案及文档信息最大化有效利用，从而为各项工作提供正确详实参考信息。本系统具体设计目标包含以下多个方面：1.实现标准统一文档入库管理及维护管理档案管理单位含有部分传统纸质档案资料，在本系统设计之初，即考虑到将上述纸质档案资料经过扫描仪进行统一扫描，成为电子档案后对其进行标准统一录入操作，将其录入到档案管理系统中，并对这些扫描后电子档案，给予各自档案题名、档号等相关关键字，以供档案利用者网络查询，这么既实现了传统纸质档案电子化标准入库管理，又能够很好保护极具价值档案原件，一举两得。除了将上述纸质档案电子化，实施具体统一标准入库之外，系统还为用户提供了包含影像、照片等多类别电子档案归档入库整理操作；这些方法为标准档案库建设打下了坚实基础。和此同时，相对于标准档案入库后档案维护管理部分，系统提供了诸如八防管理、销毁等功效管理模块，规范化了档案维护管理。2.实现档案资料有效利用档案资料在已经入库基础上，怎样提升有效利用率，一直是档案管理部门关键需求，档案管理系统采取B/S模式，在严格权限控制下，授予用户访问查询功效，因为采取B/S模式，所以，用户能够不受地域限制，在对应权限下，可实现远程访问查询借阅，档案管理系统提供了，直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索等多个检索方法，用户可自定义选择检索方法，方便检索出最直接需求档案资料，最大程度提升了档案资料有效利用率。3.实现档案数据有效共享本档案系统采取java技术开发，含有跨平台先天性优势，能够实现数据共享，对信息进行充足发掘利用，最终为各项工作决议提供充足详实数据参考信息。 二 设计理念规范档案资料录入及整理工作步骤，提升级案利用效率，给予用户简练直观系统操作功效。1.档案管理部门对档案资料首先存在两个基础需求，首先，用户需要将需求录入档案资料进行规范化录入，其次，面对整理完成档案，怎样进行步骤化维护操作，怎样最大化发掘档案利用率，提升档案资料使用价值，也是系统用户面正确迫切需求，所以，系统开发以上述用户基础需求为导向，以满足用户实际功效需求为理念而设计了开发了档案管理系统。2. 档案管理系统开发之初即是期望降低传统档案管理工作量，有效提升级案管理人员工作效率，在更少时间利用情况下，为更多档案资料利用者提供资料需求利用，同时本系统在档案资料日常管理和维护中，以人为本，实现了操作功效最大简练化，方便于管理人员操作，从而对本部门、本档案管理单位形成电子文件实施自动化、网络化管理，实现高效、快捷电子档案信息管理模式；并对应成立部门性电子档案中心或电子文件档案馆，发挥档案部门管理和技术优势，相对集中地保留和管理电子文件，为本单位提供真实、正确、快捷档案信息服务。三 系统特点1.档案管理系统强大检索功效档案管理系统内设强大档案检索功效模块，下设直接检索，组合检索，定制检索，系统条件，归档检索多个检索方法，经过建立索引，对档案目录数据及其全文实现多关键字、多条件检索，本系统可实现对档案附件检索、跨库检索、多用户并发检索，同时，档案管理系统从用户本身应用出发，提供了定制检索功效，该功效可依据用户常见检索习惯进行自定义定制，优化了检索步骤，提升了工作效率。2.档案管理系统安全性档案管理系统在用户权限设置方面，采取了将用户操作权限和用户专题权限双页面单独设置模式，其优势是避免了系统超级管理员对系统数据进行无限制增、删、改、查操作，从而对整个档案管理系统安全性造成巨大威胁。在档案管理系统中，依据角色区分，可定义档案系统操作人员和档案功效操作人员，这么就有效处理了信息化档案工作中存在多年角色定义不清，权限定义不清痼疾，完善了信息化档案管理安全理念和模式。和此同时，档案管理系统还可经过利用系统用户身份认证、档案信息认证。来规范用户访问系统步骤，经过系统授权，可控制用户访问档案资源范围，预防非授权访问，确保系统安全。3.任意报表设计，使用简单档案管理系统本身集成了报表插件，能够有效利用现有系统中相关数据，依据用户实际需求，进行自定义报表设置，并形成有效打印。4.系统模块独立性和协同性统一系统内包含全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案借阅，资料管理等模块全部可实现独立管理运行，和此同时，系统也强调了网络协同化办公理念，用户可依据系统给予权限设置，对上述功效模块进行协同管理操作。5.优异技术架构平台档案管理系统采取java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，采取Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；含有良好稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功效。该平台同比.net平台能愈加好实现跨平台运行操作，同比C平台含有强大技术优异性，而且开发周期更短，实现功效更为强大，维护成本更低；扩展空间更为宽广。同比asp及php开发档案管理系统，在功效扩展方面更是asp及php开发平台所不能比拟。6.系统操作简易便捷档案管理系统设计之初即是考虑到经过利用优异网络办公平台，降低级案工作者劳动强度，提升级案工作者工作效率，所以本系统为用户提供了更为直接、简练操作步骤以符适用户在档案搜集、整理、保留、统计、检索和利用各个步骤工作需求。7.界面美观，简练统一系统采取统一界面，色调淡雅，美观大方，简练明了，能有效缓解长时间使用系统产生用眼疲惫。四 功效介绍档案管理系统模块结构图档案管理系统功效模块分为两类：基础模块、后台模块。基础模块内容包含全宗管理、档案录入、档案整理、档案检索、档案统计、档案借阅、档案保管、资料保管等，该模块关键面对使用对象为日常档案（文档）操作人员和档案（文档）利用者。对于后台模块部分，关键是针对档案系统管理者操作，如档案数据备份恢复、用户及用户组管理、角色管理、模版管理、系统管理、归档类目管理等档案（文档）管理关键操作。1登陆界面以下图所表示，在下面窗口内填写正确用户名和密码，点击登录按钮即可登录本系统，假如发生登录异常或遗失密码请立即和系统管理员联络。2系统界面布局图所表示，能够看到系统主界面基础上由三部分组成，即：导航栏、左侧树状菜单区、和系统内容显示区。导航栏分布着系统一级菜单，点击一级菜单，窗口左侧树状结构菜单对应显示。点击树状菜单各个模块。系统内容区显示该模块具体内容。本系统界面风格均采取这种窗口布局方法。如上图所表示，系统为用户提供了“用户注销”“个人设置”操作于系统页面右上角，用户可经过点击上述两个图示进入其对应功效操作。3功效说明3.1全宗管理全宗管理功效模块是整个档案管理系统主干功效模块，全部入库档案文件追根溯源最终全部需要分类归总到各类别对应所属全宗下，方便档案管理部门对档案资料管理操作同时，也可有效为档案查询者提供更正确详实档案文件。在档案管理系统全宗管理模块中，系统关键提供了两个可操作选项，其一，全宗“检索”，即有权限用户可依据系统提供检索功效，对系统中全宗进行检索操作，具体图：其二，全宗“应用”操作，在系统存在多全宗情况下，依据用户实际使用情况，系统为避免用户在进行多全宗选择操作时出现误操作，提供了依据应用状态而区分方法，图：系统可提供用户在被“应用”全宗上选择“应用”操作打“”方法，帮助用户查看全宗应用状态为“应用中”，或“未应用”，从而清楚了解正在进行操作全宗，避免出现误操作，简练明了，同时，用户也可对应用中全宗选择”查看”操作，图：3.2档案录入一则档案信息资料在授权需求用户查询使用之前，必需首先经档案管理部门档案录入人员录入操作，进入档案库以后，才能被查询，所以，档案录入工作是整个档案管理系统功效操作前提，要给予一则档案信息被查询利用，那么必需在档案录入时，为档案信息添加相关可供查询“关键字”，这些关键字包含：档案提名，档号、文件字号，密级、保管期限、份数、页数、文种，实物存放位置、责任人、主办部门、会办部门、所属部门、签收人、专题词、档案类别、归档年度、归档日期等等。图：档案管理系统为本系统用户提供了文档插件可选功效应用，系统用户在完成档案录入表单填写后，系统页面以下：图所表示，本插件为高级选项，用户可依据本机或本档案管理单位所应用文档处理软件（微软office,金山wps，永中office等）来创建档案录入正文本，该插件可为用户提供模版类创建正文，可极大便捷系统操作用户使用，减轻工作量。用户选择点击“新建word文档”按钮后，系统显示以下界面：图所表示，系统提供了多达20余种档案录入正文本操作，可实现痕迹显示、文档保护、署名印章等高级功效，使系统含有任意用户操作完整统计，经过严格安全认证，实现操作不可推诿性。用户在填写完成上述图示正文本文件后，需点击系统页面中“保留”按钮来进行对该文档保留，保留完成后，系统弹出提醒窗口，图：对于添加保留操作后文档，系统显示以下界面：图所表示，系统依据权限划分，对该保留文档提供了修改（无痕迹），修改（有痕迹），删除操作，可供有权限系统用户对该保留文档进行上述具体操作。同时，系统也提供了对保留后正文档“删除”操作功效，用户只需经过点击鼠标，选择对应文档后，点击“删除”按钮即可实现对应操作。本系统提供了两种档案录入方法：一个为传统标准立卷归档模式；另一个为以件归档模式。图所表示：3.2.1立卷归档首优异入系统档案录入标准立卷归档模式，标准立卷归档模式和以件归档模式在本系统中一样依据文件起源方向分别提供了“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”共三种档案分类录入方法，档案录入工作人员可依据录入文件起源方法对应正确分类录入档案资料。系统给予档案录入工作者“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个按钮选项，用户将鼠标移至“操作”按钮，系统自动出现下拉菜单，具体图：用户可选择“添加”功效，将需要被录入文件档案信息录入，点击“添加”功效选项后，系统内容显示区将为用户直接显示下列图示：用户可在此页面内填写被录入档案信息具体细则，同时，针对部分扫描后文档信息，系统还提供了附件上传功效，用户可将扫描文档压缩后统一上传，经过上述操作，最终形成档案录入（著录）卡片信息，该卡片信息可进行备份打印，统一管理。另：用户在完成档案录入卡片填写登记后，应选择上述图示中左上角保留按钮，对所填写录入信息进行确定保留，如用户对所填写信息存在疑义，可点击“重置”按钮，对上述所填写信息进行重置操作，重新填写著录内容并保留。在进行档案录入或重置操作时，系统用户全部能够经过点击“返回”按钮，返回上级操作菜单。对已保留档案录入信息，系统操作按钮提供了“修改”和“删除”操作，用户可对该档案信息进行修改和删除操作。在完成档案录入创建步骤后，用户需在收文登记列表中选择该条档案信息，图将鼠标移至工具按钮，出现下拉菜单，图：选择立卷归档按钮，对已选择档案录入信息进行立卷归档操作，系统内容显示区出现提醒框，提醒是否对已选择档案信息进行归档操作，选择“确定”选项，图：系统内容显示区弹出对话框：提醒“档案归档成功”窗口，选择点击“确定”按钮，图：经过上述操作，用户已经成功将一个档案文件由其初始未归档状态，改变为已立卷归档至文件目录状态，即实现了标准档案立卷归档步骤。对于经过上述操作后立卷归档档案信息，有权限用户可在“档案录入”左侧树状栏下“立卷归档”子树“文件目录”中查询到该档案信息。针对本系统中全部档案信息录入，即“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”，任意一类形式档案信息，在经过初始信息录入填写保留，并进行“立卷归档”操作后，全部会统一流转至“立卷归档”下“文件目录”中，图：如上图所表示，对于已归档全部档案信息，系统在内容显示区左上角均提供了“操作”，“工具”，“检索”操作按钮。将鼠标移至“操作”按钮，出现下拉菜单，显示“修改”，“删除”两个功效选项，用户可经过上述两个功效选项，对已经归档文件进行二次“修改”，“删除”操作。将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单（图）：如用户在“立卷归档”“文件目录”菜单中已选择一条或多条档案统计前提下，进行“归档”操作，系统弹出提醒框，图：点击确定，系统内容显示区弹出以下窗口：选择目录名称“new”目录，点击“归档”按钮，则上述所被选择档案信息，将自动流转至“案卷目录”下”new”目录中。在上述归档操作中，如“new”为最底层目录但该目录存在于多个同级目录之中，或“new”目录为非最底层目录，同时用户选择归档目标目录又在“new”目录下，不便于查找来实现最终归档，则用户可经过点击弹出窗口左上角“检索”按钮，来进行目标目录检索，点击检索按钮后，系统出现下拉菜单，图： 系统在这里提供了“一般检索”和“跨目录检索”两种检索方法，便于用户将上述文件目录经过检索后归档至“案卷目录”下各级子目录中。“一般检索”关键是指系统对“案卷目录”下只存在一级子目录情况进行检索查询，而“跨目录检索”可对案卷目录下多等级子目录进行检索操作，这关键是因为系统默认提供档案文件归档至“案卷目录”下，必需是最终一级子目录，即档案文件必需依存于最底层案卷目录；所以，如选择上级父目录便进行归档操作，则系统会自动提醒用户“该目录为非最底层目录，无法进行操作”，图：系统用户可依据一般检索举例来进行“跨目录检索”归档操作，二者操作步骤相同，唯一有所不一样只是“跨目录检索”需要用户经过数次点击查询到最底层目录，再进行操作。首先点击“一般检索”按钮，系统弹出提醒窗口（图）：系统提供了“目录编号”，“目录名称”等多个关键字做为用户提供检索条件，用户可依据实际情况进行选择填写，在这里选择在“目录名称”中填写之前经过“系统管理”模块中已设置完成目录名称“new”，点击“检索”按钮，系统弹出提醒框（图）：窗口具体显示了检索“new”目录细则情况，选择点击该目录，最终点击上述图示中“归档”按钮，系统出现弹出窗口：点击确定按钮，系统提醒，“系统归档成功”，对于经过上述一系列操作而最终究档到“案卷目录”子目录“new”下文件，能够直接在“案卷目录”子目录“new”下，对其进行“内部文件查看”操作，即可发觉该文件正依存于“new”目录下。图所表示：现在在“案卷目录”下“文件目录”中选择另一条已归档完成档案统计，再次将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，图：选择点击“档案返回至文件管理”，这时系统会弹出提醒框“是否确定返回至文件管理”，如用户点击确定，则将使这条已归档档案重新返回至文件管理初始“未归档”状态中，该功效在“以件归档”中一样存在，方便用户对已归档档案信息进行二次操作。因为实际用户在进行档案录入信息同时，不可避免会出现多个档案类别区分，所以在本系统中，除提供了标准档案信息录入外，还为用户提供了多个档案类别整理操作，能够帮助用户依据档案信息不一样类别进行自定义整理，从而使系统内档案文件更为清楚明了，便于档案信息二次利用及整理。用户经过档案整理功效，极大帮助了档案工作者减轻了工作负荷，提升了档案录入整理效率，同时又便于一般档案利用者对档案查询操作。3.2.2以件归档类似于本系统中立卷归档操作步骤，以件归档也是根据文件起源方向分为“收文登记”，“发文登记”，“内部文件登记”共三类档案录入方法。相同于“立卷归档”操作，首先在“文件管理”“收文登记”中选择要录入（著录）档案文件，图所表示：选择完成要著录档案文件后，有别于立卷归档操作，请将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，图：此时，注意请选择“以件归档”选项，系统弹出提醒框，图：点击确定按钮，系统弹出提醒框，提醒“档案归档成功”，该档案文件，将自动流入“以件归档”“归档文件目录”中，进行完上述操作步骤后，该档案实际上已经完成了以件归档操作步骤，图所表示目录：用户可在该目录下直接查询到全部以件归档文件，并进行等同于立卷归档案卷归档、档案整理、查询，检索等全部操作，用户可参考立卷归档步骤对以件归档进行相同操作。3.3档案整理档案整理操作是整个档案管理系统中关键组成部分，针对用户经过“档案录入”功效录入多个类档案，档案管理部门必需要在本系统中创建各自对应档案种类类别，从而使档案整理人员将录入档案信息整理至上述各类对应档案种类内，最终达成规范化档案管理目标。对应档案整理功效，随之产生需求首先就是创建对应档案种类，本系统依据用户实际需求提供了两种档案种类创建方法，一个为经过“系统管理”模块中“归档类目管理”操作添加新建全宗，系统会默认自动添加标准常见10大类档案种类，这部分种类包含：立卷归档、以件归档、立卷整理、简化整理、照片、录像带、录音带、电影带、会计档案、实物档案。另一个可依据用户本身需求，进行自定义创建，该功效一样经过“系统管理”中“归档类目管理”操作添加实现，创建完成后档案种类将一样显示于“档案整理”左侧树状栏中，方便用户进行操作。3.3.1档案整理步骤了解到怎样将一则档案信息进行标准立卷归档和以件归档后，下面以“照片”类档案整理为例，了解怎样对其进行档案整理步骤。首先，用户点击“档案录入”一级菜单，在“立卷归档”中“文件目录”下选择一条已归档档案文件，然后将鼠标移至内容显示区“工具”按钮，出现下拉菜单，请点击“档案整理”选项，系统弹出对话框“您确定要整理吗”，图所表示：点击“确定”按钮，出现提醒框，图：选择将该档案信息要整理至目录，在这里，选择首先将该档案整理至”照片”类文件目录下，所以需要在“文件目录”下选择“照片”，点击“整理”按钮，出现提醒框：选择“确定”按钮，出现提醒框：经过上述一系列操作，已将该档案文件归档至“照片”档案“文件目录”下，用户能够经过点击“档案整理”一级菜单，在系统左侧树状栏“照片”下子树“文件目录”下查询到上述被整理文件，图：如上图所表示，对于已经被整理至“照片”子树“文件目录”下档案文件，系统显示区一样提供了“操作”，“工具”，“打印”“检索”四个功效操作按钮。用户可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单，里面包含“修改”，“删除”选项，用户可在已选择该档案信息下，对该档案文件行修改和删除操作。用户一样也能够在已选择档案信息前提下，将鼠标移至“工具”按钮，系统一样出现下拉菜单，关键显示内容为：“档案返回至文件管理”和“档案整理”，针对“档案返回至文件管理”功效，关键是指用户可将已整理完成档案文件逆向流转，重新使其返回到初始未归档文件状态，至于“档案整理”功效，关键是指针对上述整理完成后档案文件将其重新整理归档至本类“照片”类档案“案卷目录”中，或将其整理至本系统内其它类别档案案卷目录或子目录中操作。在进行“档案整理”操作过程中，系统弹出窗口为双页面，上述操作是选择将该档案直接整理至“照片”类“文件目录”下，和此同时，系统一样提供了“案卷目录”页面，其操作原理和上述选择“文件目录”相同，用户可进行参考操作将档案整理至“案卷目录”下，图：对比整理档案至“文件目录”下操作，用户在选择整理档案至“案卷目录”时，存在部分档案种类案卷目录下包含子目录或多级子目录情况，这么，就给用户带来了无法直接便捷选择整理该档案问题，所以，系统针对这个问题，提供了目录“检索”操作，该检索又分为“一般检索”和“跨目录检索”两种方法，“一般检索”面对对象关键是针对档案目录只存在一级目录情况，而“跨目录检索”关键面对对象为档案目录下包含多级子目录情况，图：系统操作人员经过系统提供上述检索方法能够愈加迅捷查询目标整理档案目录，提升了工作效率，降低了工作负荷，其次也使不一样类别档案整理工作变愈加合理清楚。3.3.2判定及回收站 该功效模块下含三个子功效模块，分别为“档案保管期限判定”、“密级判定”和“档案回收站”。3.3.2.1档案保管期限判定档案保管期限判定关键是针对“档案整理”完成后档案文件保管期限判定设置，用户可经过点击系统左侧树状栏“保管期限判定”子树，进入“保管期间判定”内容显示区对其进行具体设置，图：系统内容显示区为系统用户展示了“操作”，“检索”按钮，可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单，图：首先点击“添加”操作，系统弹出提醒框：图：用户可经过系统提醒窗口内文件目录和案卷目录进行查询，对所查询到某个或多个档案文件进行判定操作，选择单独一例档案文件，系统内容显示区显示以下信息，图：用户可在内容显示区内对该档案文件进行保管期限判定操作，系统提供了“原保管期限”，“变更保管期限”“判定原因”“备注”等具体细分选项，方便用户对档案文件进行保管期限判定多个操作。对于已经判定完成档案文件，系统内容显示区会自动显示其统计，图：用户可凭借对应查询权限给予，对已经判定完成档案进行“检索”查询，同时，也能够对已经判定完成档案，经过“操作”按钮下给予“修改”“删除”操作功效，对其进行二次操作。在档案“保管期限判定”操作中，系统对已经判定完成档案文件，一样依据权限分配标准，给予了部分档案管理者对该档案保管期限判定“审批”功效，这部分审批用户可将鼠标移至每条判定完成后档案条目“操作”上，图，选择点击审核操作，系统内容显示区出现该档案保管期限判定资料，图：有所不一样是，因为此次操作是针对档案保管期限判定审核，所以，内容显示区部分多出了“审核意见”栏，审核人员可将具体审核信息填写于此，并进行保留或重置。至此完成了将一则档案信息进行保管期限判定并审核全部操作。3.3.2.2密级判定密级判定操作原理档案“保管期限判定”相同，有所不一样是密级判定是给予系统档案操作者对整理完成档案信息进行密级判定分配过程，包含档案密级判定审核等部分操作。3.3.2.3档案回收站系统“档案回收站”功效类似于微软视窗系统中“回收站”功效，为用户提供了一个避免因为误操作或其它原因删除档案文件后而造成损失处理方法，对于本系统全部已归档档案资料，假如经过删除操作后，全部将直接流转到“档案回收站”中，图所表示：“档案回收站”功效在系统内容显示区提供了“工具”和“检索”两个操作按钮，用户在选择一条已经删除档案资料后，将鼠标移至“工具”按钮，出现下拉菜单，图：用户可对被选择档案资料进行“根本删除”和“档案还原”操作，同时，针对已经删除全部档案资料，用户也可将鼠标移至“检索”按钮，对“档案回收站”中已删除档案资料进行检索查询，并对检索后结果进行二次操作。这里需要关键说明是，档案管理系统在上述档案“根本删除”操作中，系统默认是对档案资料逻辑删除，而非物理删除，被“根本删除”后档案信息于系统中是无法查询，但系统数据库中保留对其备份，采取这种方法来对档案资料进行保管或销毁操作，关键是考虑到最大程度确保用户档案信息资源安全，避免误操作或其它非主观性错失操作造成严重后果。4档案检索档案资料最初两个基础需求应用，在处理档案保留后，就要面对档案资料利用，在一则档案信息被利用前，首先应该被检索出来，本系统采取采取ajax概念技术，提供和服务器异步通信能力，同时采取优化了系统搜索引擎，所以用户在检索档案资料时将体验到更为快捷、正确检索效果。本系统对档案资料检索提供了：直接检索、组合检索、定制检索、系统条件、归档检索共五种检索方法以供系统用户进行档案资料检索操作。4.1直接检索在本系统中，“直接检索”可广泛应用于对部分档案利用者对其所要检索档案信息了解不全情况下检索，这部分需求用户，她们很可能只知道档案信息一个或多个有限字段，如档案提名、编号、成文日期，档案类型等仅仅多个条件，想藉此为查询条件对所需求档案进行检索查询。本系统提供模糊查询功效，可对相同字段进行全部检索并显示，举例说明，如用户查询档案题名为“test”,而实际档案资料库中也存在着档案题名为“test1”档案文件，那么系统会自动将全部字段类似“test”档案文件全部显示于系统内容显示区，供查询用户进行筛选，并最终确定正确检索需求档案文件。本系统提供了多达60多个关键字条件查询，这就极大丰富了档案利用者档案查询条件，从而为档案检索后申请借阅利用发明了良好条件，同时，其次，对于档案管理部门来说，也能够经过本系统档案检索平台，开放简练档案检索操作，实现现代化、网络化档案检索借阅管理，加强有档案利用需求职员和档案管理部门之间在线互动，降低繁琐中间步骤，使信息能够快速、正确地互达，从而极大地降低级案管理成本。以下图示为本系统提供直接检索功效中包含部分关键字查询，用户可依据本身所了解字段进行填写，检索，本系统在部分关键字条件中提供了多项选择条件，方便用户缩小检索范围，提升检索正确度，图：用户可依据实际档案条件，选择上述图示中任意条件，而取得愈加好检索效果。对于经过上述检索条件设置，而最终检索出档案文件，假如该检索用户含有系统给予相关权限，这部分权限包含：原文访问、附件访问等。那么该用户能够依据系统给予上述权限，对该检索后档案文件进行对应权限操作。如该用户不含有上述任意权限，那么系统还在检索后档案列表上提供了两个操作按钮：“工具”，“返回”，图：用户可将鼠标移至“工具”按钮，系统出现下拉菜单，图：用户可在选择一条档案信息后点击“借阅创建”按钮，则该条被申请档案信息将自动流转至“档案借阅”模块中“借阅审批”子模块。这里需要注意是，在用户点击借阅申请按钮后，系统将默认申请用户创建了一个档案借阅申请请求，而非最终将该申请直接提交到档案借阅审批员处，申请用户可在本系统“借阅申请”模块中，经过点击“我申请”中“未提交”功效树，查阅之前用户提交借阅申请档案信息并点击“提交申请”操作，完成档案检索后申请借阅全部步骤。用户在“我借阅”功效树未提交列表中可对申请借阅信息进行删除和修改操作，即停止档案借阅申请步骤或对已创建档案借阅申请进行细则修改操作后再提交。对于提交申请借阅信息，将自动流转至“借阅审批”功效中“未处理”模块，由档案管理部门档案借阅审批人员依据用户提交档案申请借阅信息细则，确定是否经过审核，给予借用。4.2组合检索假如说简单检索是只经过对单一条件选择进行检索操作，那么组合检索就意味着能够为系统用户提供多条件、复合式、可多项选择检索操作，该功效相对比于简单检索，在设置检索条件时可供选择范围更为宽广，正确度更高，但同时也带来了操作步骤相对比简单检索更为系统化、复杂化问题。用户鼠标点击“组合检索”菜单，系统内容显示区以下：在内容显示区首行，系统除了提供组合条件选项外，还增加了内容添加区，用户首先点击“全宗号”后下拉箭头菜单，出现以下图示：系统下拉菜单显示诸如“父目录号”“档案编号”“档案题名”等众多组合条件选项，用户可自定义选择其中任意一项后，选择内容区首行后关系条件“包含”“不包含”等，在前两项条件组合选择完成后，继续点击系统内容显示区首行第三组条件，系统会弹出提醒框，或为目录，或为时间，或为人员，其弹出窗口情况是依据用户选择前两组组合条件而定，在用户选择自定义条件组合后，系统会自动依据前列组合条件进行相关数据匹配，便捷用户操作检索。因为是组合检索，所以，用户可在完成一个或多个条件设定后，继续选择多项条件进行填写，在选择填写完成后，用户应经过点击“添加条件”按钮，将该条件写入组合检索范围内，图：同时，对于以选择组合检索条件，用户也可对其进行“删除选中项”，“删除全部”操作。在组合检索中，系统还提供了“并”、“或”，和附件检索功效，如用户选择“并”关系，那么则意味着针对用户已经选择查询条件，属于其中共性同时符合条件档案信息，将经过组合检索全部显示出来，如选择“或”关系，则意味着符合之前任意一条预设查询条件档案信息全部将经过本组合检索而显示。而附件检索功效，关键是系统为用户提供组合检索中对其是否含有附件而进行一个快捷条件检索。对于经过组合检索而现实档案文件，一样能够经过“借阅申请”功效，供用户进行申请借阅审批操作后使用。4.3定制检索该检索功效提出关键是针对组合检索功效升华，在用户实际使用过程中，存在着大量含有同一组合条件反复检索情况，而档案管理者在实际系统操作中，因为每次同一组合检索条件添加而产生了大量反复性工作，所以，本系统提供了定制检索这一功效来处理上述问题，该功效关键能够依据系统常见组合检索条件进行定制，定制以后，不管是档案操作人员还是一般档案使用人员，只要含有系统给予相关权限，就能够依据已经定制组合条件进行检索操作，这一功效避免了档案工作者反复检索设置步骤，提升了工作效率，并为档案申请使用者提供了更为迅捷检索方案，提升了一般档案需求者对档案管理部门档案服务满意度。因为定制检索是将常见组合检索条件保留定制后进行简练检索查询，所以在包含定制检索中组合检索条件设定时，用户可首先点击“定制检索”菜单，系统内容显示区显示以下：系统提供了“操作”，“检索”功效选项，可将鼠标移至“操作”按钮，系统出现下拉菜单,图：该下拉菜单提供了“添加”“修改”“删除”三个功效树，用户经过点击“添加”增加定制检索组合条件，用户选择点击“添加”按钮操作后，系统进入以下界面：经过上述界面，用户可自定义组合检索条件，并定义定制检索名称，定制完成后，用户可对定制完成“定制检索”进行“修改”“删除”操作，也可对定制完成“定制检索”进行检索，该功效关键应用于存在多条定制检索选择时便捷操作。对设置完成定制检索，用户可经过点击系统左侧树状栏定制检索功效菜单，于系统内容显示区定制检索列表中查阅到全部设置完成定制检索，图：用户可选择该条“定制检索”后，对其进行 “实施检索”操作，系统将依据定制检索条件设置，将符合该组合条件全部档案信息显示于内容显示区，图：对应定制检索结果而显示档案信息，系统一样提供用户进行“借阅申请”“本页打印”“全部打印”或“返回”操作。4.4系统条件本系统在档案检索功效中还提供了系统条件检索，该功效是本系统为简化系统查询条件而提出检索方法；关键提供了档案资料是否：有删除、有附件、已归档条件检索，系统提供了并和或得选择，有效简化了系统检索步骤，同时，完善了系统检索内涵，提升了档案资料检索成功率。具体图：用户可对由系统条件检索出档案文件进行“借阅申请”等操作，其操作方法和其它检索方法后“借阅申请”一致，请用户参考上述操作进行本项检索后“借阅申请”操作步骤。4.5未归档检索未归档档案检索功效一样也是对本系统组合检索有效补充，之所以把该功效单独列出做为标准检索功效之一，关键是考虑到单独未归档检索，将未归档档案信息单独罗列出来，能够在丰富档案检索条件同时，愈加好满足了档案使用者和档案工作者使用及操作要求。图：对比其它上述四类档案检索，未归档档案检索唯一区分是，该类检索检索范围只对未归档档案资料进行检索，对已归档档案资料不做任何实施检索操作。5档案统计档案统计是档案利用直接表现，档案统计更多表现在档案管理部门内部档案操作需求，所以，本系统在该功效模块中设计更多考虑了档案管理部门和档案工作者使用需求，本功效模块下设：档案数量统计、目录数量统计、档案利用情况统计、统计报表；四个子功效模块。5.1 档案数量统计档案数量统计模块中，本系统为档案管理部门及档案工作者提供是“条件式”档案数量统计，系统为档案部门和工作者提供了诸如：全宗号、类别（模版）范围、等多达80种条件，并可对上述80种条件选择“而且”，“或”组合式条件检索数量统计，最终系统还提供了对该统计内容进行自定义统计报表打印功效，图：类似于“组合检索”功效模块，在档案数量统计中，系统内容显示区一样以组合条件窗口显示，用户可依据实际需要来对档案组合条件进行设置并依据上述组合条件而进行检索统计操作。首先，用户可经过“添加条件”按钮，将选择后多条统计检索条件内容填写于“您已经选择查询条件”中，图：在填写完成条件后，请点击“条件组合”按钮，对上述已选择条件进行系统组合，系统弹出提醒框显示以下：点击确定，系统将用户提供统计检索条件进行条件组合，具体图：系统对已经进行条件组合条件选项，一样提供了“删除选中项”，“删除全部”操作，便于用户在进行条件组合查询时即时