计划单证的流程模板.doc

计划单证步骤一、订货单处理：1、 依据用户要求、市场需求及企业库存填写“微波炉/空调/小家电产品订货单”。 调查用户在本企业账面余额，如有收款员工必需在票据复印件上署名，并连同“产品订货单”传至企业计划单证组。原件以最快时间EMS回总部。 按产品订货单填写数量、单价、备注（明折明扣、单价下浮、中转仓调货、售后有配件、有赠品、有样机、有资料等特殊情况）。 订货单位必需在订货单上署名、盖章。 如代理商发货至异地仓，订货单位须开具委托书注明收货地址、联络人及联络电话，另在订单右上角处明确注明发至异地（？）。 订货单上本企业相关业务人员必需署名及留联络电话。2、 计划单证员按要求做好“产品订货单”，计算好车位，联络运输企业安排好发运工作。3、 财务打单人员按“产品订货单”打印成“产品提货通知单”。财务科盖“发出商品专用章”后方可在仓库装货。“产品提货通知单”各联作用： 第一联业务科存查财务打单人员存档 第二联仓库存仓库计帐员计帐 第三联财会部门结算财务部人员计帐 第四联销售计提及财务结算财务部人员计帐 第五联送货回单运输企业运费结算 第六联员工存相关员工记帐存档 第七联随货同行运输司机存档 第八联门卫放行保卫科存档4、 运输调度员按运输企业车辆情况具体安排发运。在“产品提货通知单”右上角标注具体车号。5、 财务打单员依据前一天发运具体情况（发货单位、数量、金额、车号、备注等），汇总发电子邮件至相当办事处。二、代理商库存盘点。1、 每个月30/31日进行代理商库存实地盘点。2、 盘点表格式由计划单证科不停更新。3、 代理商库存盘点要求一定要正确。三、相关计划单证所碰到常见问题。1、货款问题 标准上：发货采取现款现货标准、超市或专业连锁系统有帐期或信用额度。 票据类型：汇票、银行承汇（三方银行承汇必需按“银行提货单”金额提货）、电汇（新单位必需货款到本企业帐户中方可发货）、支票（只限广东部分区域广州、东莞、江门、佛山）。 抓紧资金回笼，企业总部对员工前期已传真过来汇票、银承或电汇底单，超出10天还未寄回企业财务，将电话通知她们立即寄回外，还要将用户名称、票号、金额、负责收款业务名单登记清楚，假如超出20天还未寄回或换了票不通知企业，除要员工说明清楚原因外，给一定扣罚。 返利手续未办完怎样发货？用户必确定本企业财务“财务对帐单”，再由用户出确保书，方可发货。 无货款怎样发货？由营销中心打汇报及用户出具“到期付款确保书”，企业相关主管按用户资信度，依据实际市场情况提议，报部门分管副总裁同意后，方可发货。2、运输车队问题： 对于各运输企业路线由计划单证组提供及联络方法。 对于在途车辆直按向运输企业相关人员查询。3、调货问题： 调货需凭营销中心汇报（报部门主管批复）业务管理打调货委托书（盖公章）给被调经销商（代理商）。（员工不需填写产品订货单） 调货车辆由部门计划单证科安排。 调货后凭双方签收具体型号办理开票手续。4、收货问题： 员工提前提供资料单位全称、收货具体地址、联络人电话、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有没有限制、有没有装卸工人。 超市卸货业务人员需了解各项要求。1、 我们不能埋头盲目地做事，要多思索和善于总结。2、 我们作为一线人员作战后方，平时跟她人通电话时注意语气要客气礼貌和耐心。3、 我们在做用户发货订单时，必需审核清楚订单上型号、单价、数量和这个用户帐户上是否有货款，假如帐户上既没有货款，又没有信用额度，想用返利款先发货，在传订单同时把确保书一同传真过来；碰到型号、单价模糊不清时候，必需主动和员工沟通好；要求用户在订单上必需盖章，员工要在上面署名；假如当地有特殊方案操作和有赠品准备申报话，一定要在订单备注栏里注明清楚，避免无须要错误发生；每做一份订货单同时，要优先考虑售后部是否有配件、办事处是否赠品、样机和资料随货走，还要注意这个要发货单位是否已经有手续要求在发货单价中下浮返利差价；注意正确计算产品装车货运量，假如该用户走是零担，就必需要在订单上注明清楚；假如碰到是第一次发货用户，就要让员工提前提供资料单位全称、收货具体地址、联络人电话、收货时间、货仓在市区还是在郊区、白天货车通行有没有限制、有没有装卸工人，要提醒员工该用户因为是首次发货，所以该用户票据要收到正本、电汇要到企业帐户上也能安排发货，等等。3、天天做好对外产品库存信息，让各用户、员工清楚知道企业里到底哪些型号有货、哪些型号无货，无货型号估计在哪天生产，确保她们能正确掌握企业最新产品库存信息。另外，我们也要注意产品库存正确性，要是成品仓里存在质量问题而不能正常出货产品，也想技术部和仓库人员要第一时间电话通知我们计划单证，不能常常因为仓库没货装而造成整天改单据，浪费企业资源，避免反复工作。4、跟踪生产情况。和企业计划调度中心人员沟通好，当碰到有部分货源在有计划生产前提下，而企业库存数量不多，但比较畅销型号断货时，要主动向计划员反应，让她们立即协调车间安排生产，争取不要让畅销型号断货太久，不然销售市场上会丢失很多份额，对应市场拥有率也会下降，所以要尽可能地确保货源供给。5、抓紧资金回笼，对部分员工前期已传真过来汇票、银承或电汇底单，超出10天还未寄回企业财务，除打电话通知她们立即寄回外，还要将用户名称、票号、金额、负责收款业务名单登记清楚，假如超出20天还未寄回或换了票不通知企业，除要员工说明清楚原因外，还要将此单位列入黑名单，以后注意该单位票据正本必需先寄回企业才能按计划发货。这首先也是为了保障企业利益，规范工作制度。另外要求票据传真回来时员工必需在上面签字，注明已收到此票，假如该票是背书银行承兑，就要连同票据后面全部要传真过来，因为员工是首先收到票据人，所以一定要注意看这张票据盖章是否清楚，收款人帐号和名称有没有写错；还要注意看这张票据用户所属银行是否属于保兑仓银行承兑和是否属于商业银行承兑，假如此票据属于商业银行承兑，那就必需要先请示领导同意才能收下，这些全部是很关键。6、现定每个月10号、20号、30号做发货对标表，抓各地域发货任务、完成情况和平均单价是否达成要求。常常要打电话给员工，和她们做好沟通工作，了解她们心态和当地销售业态。7、做好、做正确每个月31号月度用户盘库表格和盘库分析表。盘库表格里产品型号要伴随有新型号增加而不停地更新，然后发E-mail给全国办事处。要求办事处于做用户盘库表格时，要结合当月用户进销存，确保用户盘库正确性，然后要按时发E-mail回来企业计划组汇总。8、做好全国三方用户（保兑仓）余额明细表，要是有票据快要期用户时，要立即提醒员工去跟进，让用户立即到三方银行存钱办提货通知书。9、平时假如有时间便多和员工沟通，了解一下她们现时心态和想法，为她们考虑多部分，假如有些畅销型号快断货了，打个电话通知她们想措施赶快把现有库存数量提走，避免用户部分畅销型号断货。10、在抢接她人电话时，有时候不能太简单回应几句就算了。因为每位在外人员打电话回厂目标是想我们帮她处理部分问题，哪怕那个电话不是找你，但你也能够主动了解一下她想知道些什么，或最少你能够帮她什么忙。不能接完电话后，知道她不是找自己就立即想挂掉，很不耐烦地让她先挂，待会再打过来。这是一个不负责、事不关已而已不劳心工作态度，是不可取。11、做到部门之间相互能够信息、资源共享。比如：库存信息表和累计发货进度表能够天天全部打印出来给大家看，让大家全部了解一下工厂货源情况。当有员工打电话回来问时，就不一定是主管发货那个人才知道库存情况，而是每个人也能够了解到，那每个人也能够回复员工问相关货源问题。同时避免了电话太多时全部集中在同一人身上，接不过来或让在外人员等太长时间问题。12、工作必需热情和主动。当自己手上工作比较轻松时候，就要主动帮助其它人员工作，发挥团体精神，不分你我地将手上事情做好。 中国市场销售部：吴 惠 玲 7月29日