法律事务总部业务流程优化方案样本.doc

法律事务总部业务步骤优化方案一、业务步骤中多个控制点：1、双人签字制度：为确保部门工作质量，凡经我部审查协议、出具法律意见等，必需经经办人员和部门领导共同签署方可对外提供。部门领导不在期间，必需坚持双人签字制度，即必需由两个以上业务人员共同签字并经企业分管领导同意后方可对外提供。2、业务登记制度：为科学衡量每人工作量、为业绩考评打好基础，凡各业务人员经办业务，标准上应在业务秘书处登记立案，业务秘书也应定时向各人统计、汇总相关数据并上报部门领导。3、书面立案制度：凡经我部审查协议、出具法律意见等，除口头咨询外，必需由相关部门以书面形式正式报送，并经其部门领导签字。凡经我部以书面形式出具各类意见，作为部门档案留存，业务秘书作为部门档案保管责任人。4、保密制度：业务经办人员应注意对经办业务中包含到企业商业机密、个人隐私等保密，凡有违反且情节严重者，按企业相关制度处理。二、关键业务步骤：1、协议审查：l 指重大协议在签订、变更或正式解除前均应由我部进行法律风险评定和审查。l 部门之间步骤：凡加盖企业协议专用章协议应根据企业协议审查盖章流转程序，由经办部门责任人签字后直接报送风险控制办公室，经风险控制办公室评审后，再由其转到我部业务秘书处。以企业名义对外签署协议，协议正本一经签署，应交我部分类保管，我部再定时移交企业档案部门。（该部分需要和风险控制办公室协商确定）对采取我部公告标准文本协议，我部标准上豁免审查，风险控制办公室可直接将其转至下一协议盖章步骤；但对于修改标准文本中部分条款协议或未经我部确定、公告协议，不能豁免审查，必需经我部审查后方可转至下一协议盖章步骤；我部将定时公告给予豁免审查标准协议文本；对于以多种方法规避我部审查，由经办部门（人）自行负担责任。凡不需加盖企业协议专用章而又需要我部审核分企业、营业部协议，由所在分企业、营业部责任人签字后直接报送我部，我部审查后将意见直接反馈至分企业、营业部；该类协议也可经过经纪业务总部转至我部，我部则将意见直接反馈回经纪业务总部。l 部门内部步骤：业务秘书登记后依据各人分工及工作量进行分配。业务人员对协议法律风险进行审查，并直接和经办人员联络，达成一致且经我部领导签字后再由业务秘书把修改好协议转到总裁办，进入盖章程序，或直接将意见反馈回经纪业务总部、分企业、营业部。2、出具法律意见：l 指应企业领导、总部各部门、分企业、营业部要求，我部就企业业务活动中某一问题法律风险及可行性出具书面独立意见。l 部门之间步骤：凡只需我部就企业业务活动中法律问题出具法律意见，应由经办部门责任人签字后直接向我部报送相关汇报、请示、意见咨询等；凡要求我部出具法律意见还包含其它部门，应分别向相关部门报送相关汇报、请示、意见咨询等，我部标准上不负责转送。为增强法律服务立即、有效性，我部除在出具法律意见前主动和相关部门联络、加强事前沟通外，还需要相关部门主动主动地介绍相关情况、提供背景材料。l 部门内部步骤：业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人员出具对应意见（采取统一格式）且经我部领导签字后由业务秘书立即反馈报送部门，或按报送部门需求及视具体情况上报企业领导或报送其它部门。3、法律咨询：l 指应企业领导、总部各部门、分企业、营业部要求，我部具体业务人员就企业业务活动中某一问题法律风险及可行性、非必需我部审查协议进行口头咨询，仅代表个人意见而不作为部门意见向外提供。l 部门之间步骤：凡只需我部提供法律咨询，应直接和业务秘书联络，或直接和业务人员联络。l 部门内部步骤：直接和业务秘书联络，业务秘书登记后依据各人分工及工作量进行分配，业务人员再进行解答；直接和业务人员联络，业务人员在解答咨询后，应立即在业务秘书处登记。4、法律研究/业务研究：l 指经过对国家立法动态、最新法律法规、企业多种业务领域、创新业务等领域分析研究，正确把握国家立法动态及内容、新立法对企业业务影响及企业应做调整、业务创新包含法律障碍及风险规避等。l 部门之间步骤：凡需要我部提供法律研究/业务研究，应直接和业务秘书联络，或直接和业务人员联络。l 部门内部步骤：直接和业务秘书联络，业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办；业务人员完成研究汇报后直接报送部门领导，经部门领导审核经过后业务人员方能通知业务秘书依据需求方要求进行下一步处理。直接和业务人员联络或业务人员自主研究，业务人员应立即在业务秘书处登记，并按上述步骤进行。5、诉讼仲裁管理：l 指我部对企业诉讼仲裁实施统一管理，随时掌握企业诉讼仲裁整体情况。l 部门之间步骤：凡发生或可能发生以企业、分企业、营业部为原告、被告或第三人诉讼仲裁事项时，相关部门、分企业、营业部应立即向我部报送相关汇报。l 部门内部步骤：我部在收到相关部门相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人员依据案件复杂程度，从便于处理纠纷角度出发，决定部门自己代理或由相关部门自行聘用律师代理，出具对应意见（采取统一格式）且经我部领导签字后由业务秘书立即反馈报送部门，或按报送部门需求及视具体情况上报企业领导或报送其它部门。6、聘用律师管理：l 指我部对企业聘用律师实施统一管理。l 部门之间步骤：凡需要以企业名义聘用律师或涉案标超出人民币100万元部门或分企业、营业部，应事前报经我部审批，相关部门、分企业、营业部应直接向我部报送相关汇报和相关文件。凡需要以分企业、营业部名义聘用律师且涉案标不超出人民币100万元（含100万元）部门或分企业、营业部，可自行决定律师聘用，但应在聘用相关律师后立即报我部立案。l 部门内部步骤：我部在收到相关部门相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人员依据具体案件情况及拟聘律师情况，立即作出是否同意或调整指导性意见，经部门领导签字后由业务秘书立即反馈报送部门，或按报送部门需求及视诉讼标上报企业领导或报送其它部门。7、包含公安、检察、法院查询等相关事项办理：l 公安部门、检察院、法院等到企业办理查询、冻结等相关事项时，在接待部门不明时，我部负责对外接待，并按公安部门、检察院、法院等要求带其到相关部门或代为办理相关事项。负责接待公安部门、检察院、法院等部门，应按法律法规要求办理相关事宜；对没有把握或不能确定事项，应立即和我部沟通，由我部提供法律支持。8、部门资料库建设：l 指内部图书资料库和内部网络数据库建设，关键包含建立法律专业书库，搜集法学类、证券类、境外法律及证券法、金融等方面工具书及理论书籍，对新出现法律法规、证券市场中案例、及有价值研究文章亦立即搜集摘录。同时，深入完善内部网络数据库法律园地，将其作为无纸化办公工具。l 部门内部步骤：业务秘书是部门内部图书资料库和网络数据库建设责任人，负责以上两库日常维护和管理；部门其它人员应主动配合业务秘书工作，主动配合更新相关内容，立即把研究汇报、交流心得、培训资料等交给业务秘书保留或挂在网上。附：1、部门现有业务步骤2、部门现行存在问题及在业务步骤中反应 法律事务总部 9月30日附件一： 法律事务总部现有业务步骤一、协议审查：l 部门之间步骤：凡加盖企业协议专用章协议应根据企业协议审查盖章流转程序，由经办部门责任人签字后直接报送风险控制办公室，经风险控制办公室评审后，再由其转到我部业务秘书处。以企业名义对外签署协议，协议正本一经签署，应交我部分类保管，我部再定时移交企业档案部门。凡不需加盖企业协议专用章而又需要我部审核分企业、营业部协议，由所在分企业、营业部责任人签字后直接报送我部，我部审查后将意见直接反馈至分企业、营业部；该类协议也可经过经纪业务总部转至我部，我部则将意见直接反馈回经纪业务总部。l 部门内部步骤：业务秘书登记后依据各人分工及工作量进行分配。业务人员对协议法律风险进行审查，并直接和经办人员联络，达成一致且经我部领导签字后再由业务秘书把修改好协议转到总裁办，进入盖章程序，或直接将意见反馈回经纪业务总部、分企业、营业部。二、出具法律意见：l 部门之间步骤：凡只需我部就企业业务活动中法律问题出具法律意见，应由经办部门责任人签字后直接向我部报送相关汇报、请示、意见咨询等；凡要求我部出具法律意见还包含其它部门，应分别向相关部门报送相关汇报、请示、意见咨询等，我部标准上不负责转送。l 部门内部步骤：业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人员出具对应意见（采取统一格式）且经我部领导签字后由业务秘书立即反馈报送部门，或按报送部门需求及视具体情况上报企业领导或报送其它部门。三、法律咨询：l 部门之间步骤：凡只需我部提供法律咨询，应直接和业务秘书联络，或直接和业务人员联络。l 部门内部步骤：直接和业务秘书联络，业务秘书登记后依据各人分工及工作量进行分配，业务人员再进行解答；直接和业务人员联络，业务人员在解答咨询后，应立即在业务秘书处登记。四、法律研究/业务研究：l 部门之间步骤：凡需要我部提供法律研究/业务研究，应直接和业务秘书联络，或直接和业务人员联络。l 部门内部步骤：直接和业务秘书联络，业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办；业务人员完成研究汇报后直接报送部门领导，经部门领导审核经过后业务人员方能通知业务秘书依据需求方要求进行下一步处理。直接和业务人员联络或业务人员自主研究，业务人员应立即在业务秘书处登记，并按上述步骤进行。五、诉讼仲裁管理：l 部门之间步骤：凡发生或可能发生以企业、分企业、营业部为原告、被告或第三人诉讼仲裁事项时，相关部门、分企业、营业部应立即向我部报送相关汇报。l 部门内部步骤：我部在收到相关部门相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人员依据案件复杂程度，从便于处理纠纷角度出发，决定部门自己代理或由相关部门自行聘用律师代理，出具对应意见（采取统一格式）且经我部领导签字后由业务秘书立即反馈报送部门，或按报送部门需求及视具体情况上报企业领导或报送其它部门。六、聘用律师管理：l 部门之间步骤：凡需要以企业名义聘用律师部门，应事前报经我部审批，相关部门应直接向我部报送相关汇报和相关文件。l 部门内部步骤：我部在收到相关部门相关材料后，业务秘书登记并向部门领导请示后依据各人分工及工作量进行分配，或部门领导直接交办。业务人员依据具体案件情况及拟聘律师情况，立即作出是否同意或调整指导性意见，经部门领导签字后由业务秘书立即反馈报送部门，或按报送部门需求及视诉讼标上报企业领导或报送其它部门。七、包含公安、检察、法院查询等相关事项办理：l 公安部门、检察院、法院等到企业办理查询、冻结等相关事项时，在接待部门不明时，我部负责对外接待，并按公安部门、检察院、法院等要求带其到相关部门或代为办理相关事项。八、部门资料库建设：l 部门内部步骤：业务秘书是部门内部图书资料库和网络数据库建设责任人，负责以上两库日常维护和管理；部门其它人员应主动配合业务秘书工作，主动配合更新相关内容，立即把研究汇报、交流心得、培训资料等交给业务秘书保留或挂在网上。附件二： 法律事务总部现行业务步骤中存在问题依据企业要求，我部对照部门现有业务步骤，以提升效率、风险控制、资源共享和权责分明等四个问题为切入点，认真查找并分析了部门工作中碰到问题及在现行业务步骤中表现形式。现将相关问题归纳以下：一、法律服务工作事前沟通不够我部在日常工作中，发觉有部门或分支机构需要我部出具法律意见或审查协议时，只在需要我部签署意见时报送相关材料，且有时材料只和需审批内容相关，对事情来龙去脉或语焉不详或干脆就没有必需解释说明，这很轻易产生以下多个后果：1、 效率降低。我部人员为确保出具意见质量，不得不和经办人员数次沟通，公文数次往返，降低了办公效率。2、 出具法律意见有时不能完全适用。l 因为我部人员看到材料可能只反应了部分情况，我部人员依据这些材料出具意见就很可能不能完全反应实际情况，对业务指导性和风险规避方面也就有待加强。l 因为种种原因使得我部意见不能被完全采纳。如协议审查时，有时经办人员拿来协议对方已盖章，我部再提意见经办人员会认为难以和对方协商处理。3、 法律审核走过场。有时经办人员声称项目紧急，没给出合理时间让我部审核，甚至就坐等催办，再加上缺乏必需事前沟通，轻易造成法律审核流于形式。为增强法律服务立即、有效性，我部除在出具法律意见前主动和相关部门联络、加强事前沟通外，还需要相关部门主动主动地介绍相关情况、提供背景材料。二、协议审查步骤有可完善之处在现行协议审查步骤中，需企业盖章协议全部是先报风险控制办公室，经其评审后再由其转到我部审查，假如是标准文本则风险控制办公室直接将协议转至下一协议审查部门。存在问题是需要盖章部门对哪些协议属于标准文本并没有很明确认识，有部门甚至将协议对方提供文本作为标准文本上报，使得协议审查存在风险隐患。为处理这一问题，我部将对我部能够豁免审查标准文本定时给予公告，对符合标准文本协议，风险控制办公室可直接将其转至下一协议盖章步骤；但对于修改标准文本中部分条款协议或未经我部确定、公告协议，不能豁免审查，必需经我部审查后方可转至下一协议盖章步骤；对于以多种方法规避我部审查，由经办部门（人）自行负担责任。三、分企业、营业部诉讼仲裁事务及外聘律师管理还不顺畅在现行诉讼仲裁事务及外聘律师管理工作中，对分企业、营业部管理还没有落到实处，还未形成统一管理模式。为处理这一问题，我部要求凡发生或可能发生以企业、分企业、营业部为原告、被告或第三人诉讼仲裁事项时，相关部门、分企业、营业部应立即向我部报送相关汇报。凡需要以企业名义聘用律师或涉案标超出人民币100万元部门或分企业、营业部，应事前报经我部审批，相关部门、分企业、营业部应直接向我部报送相关汇报和相关文件；凡需要以分企业、营业部名义聘用律师且涉案标不超出人民币100万元（含100万元）部门或分企业、营业部，可自行决定律师聘用，但应在聘用相关律师后立即报我部立案。