采购流程简要概述模板.doc

采购步骤

1. 范围
本步骤适适用于光泰全部生产原材料、辅助材料、包装材料和办公劳保用具、设备工具等采购工作控制。
2. 控制目标／指标
l 控制目标：规范采购申请、评审、订单变更及采购入库过程。
l 关键指标：
来料检验批次合格率≥95%（抽检合格批数/来料抽检总批数）
采购计划完成率≥95% （采购计划实际完成数/采购计划总数）
材料按时交付率≥95%（材料按时交付批次/材料订购批次）
库存周转率≥80%（当月库存物料领用资金/当月库存总物料资金）
l 步骤周期：见第7点步骤包含统计。
3. 关键包含部门/岗位
3.1 各分厂/生产计划科/采购部
3.2 销售部/仓库
3.3 财务部
4. 关键控制点（避免失误和异常处理）
4.1 采购员应对采购申请单同类物料进行合并和汇总，做好需求计划，尽可能大批量采购；
4.2 选择适宜供给商；
4.3 检验合格后物料方可办理入库；
5. 业务步骤/步骤说明

采购招标步骤
供给商开发和管理步骤
产品开发步骤
付款步骤
质管部检验员
仓库
仓管员
检验控制步骤
N
Y
10.采购收货（退货）通知单
订单变更
采购部
采购经理

采购部采购员
12.采购付款登记
9.采购订单关闭
7.采购订单变更
8.采购订单变更评审
1.编制采购申请单
采购部采购员
11.收货入库
6.采购实施、催货
4.编制采购订单
生产计划科
计划员
采购部
采购经理

5.采购订单评审
采购部采购员
采购部
采购员
结束
3.询价比价
供方价格调整
2.请购单调度
开始

步骤
说明
输出内容
文件、表单
信息化
系统接口
1. 编制采购申请单
1．各分厂依据《主生产计划》、《物料需求计划》、订单BOM单、定额损耗率，运行MRP，自动依据订单需求和目前库存情况生成《采购申请单》，经各分厂责任人审批经过后，转给采购部/采购员。
2．在新产品研发需要采购时，项目组/组长开出《采购申请单》传输到采购部。
3．非生产计划性采购，由各部门填写《采购申请单》，经部门经理审批后（各部门经理和总经理需设定对应采购权限），提交给采购部。
采购申请单

2. 请购单调度
1．采购部依据审批经过《采购申请单》上物料明细，依据材料类别，确定供给商、采购员。
2．支持《定点采购》或《采购价格表》控制，对于定点采购不许可选择定点之外供给商，对于受采购价格表控制物料，不许可超出许可采购价格范围。

3. 询价比价
供方价格调整
1．若市场无重大价格波动，直接根据约定价格和合格供给商签署《采购协议》或双方签署《报价单》。
2．若需要调整价格时，采购部/采购员同时向《合格供给商名目》中多个供方发放《报价单》，搜集关键合格供给商最新报价。并报采购部经理及总经理同意。
3．对于新产品询价，参与询价供给商数量不得少于3家；
4．因需要开发新供给商满足采购需求时，参考《供给商开发和管理步骤》实施；
5．采购部/采购员应常常关注供给链价格波动，立即掌握长久供给商价格变动；
6．《报价单》经采购部/采购员/采购经理初审，报总经理同意后，才能够发给供给商。

4. 编制采购订单
1．采购部/采购员依据接收 《采购申请单》进行自动分类汇总合并后，在信息系统中生成《采购订单》。
2．《采购订单》中必需包含到品名、规格型号、数量、交期、结算方法、特殊要求等事项。
采购订单

5. 采购订单评审
1．由采购部/经理对《采购订单》进行审核。
2．采购部/经理审核经过后，经过后，提交各分厂总经理或总经理同意。（依采构权限）
3．评审过程中尤其注意对订单型号、数量、交期、订单分配、供给商选择、价格、付款条件及特殊要求进行审核。
采购订单

6. 采购实施、催货
1．具体担负采购任务采购部/采购员负责对已同意《采购订单》进行跟踪，按订单确定交货时间、地点、数量，确保订单推行。
2．对采购物资进度应该常常查询信息系统采购催货功效，对近期到货物料需要电话确定，对于过期未到货物料立即和各供给商沟通处理，并统计在《供给商评审统计》上。采购部/采购员每个月整理一次。

7. 采购订单变更
在采购过程中对需求变更，需要调整采购产品、数量、金额、价格、日期等信息。
1．因为用户要求发生改变、造成采购订单改变，销售部/员工立即通知各分厂/ 生产计划员。工艺BOM表发生变更，造成采购订单改变，技术中心/工程师立即通知各分厂/ 生产计划员
2．采购部/采购员对对应订购统计做出修改，并以《订单确定或更改通知单》立即通知供给商。
3．非生产计划性采购，由各部门提出变更信息，提交给采购部，由采购部/采购员对对应订购统计做出修改。
订单确定或更改通知单

8. 采购订单变更评审
1．变更后形成新《订单确定或更改通知单》。
2．采购部/采购员把变更单提交采购部/经理评审，采购经理评审后提交总经理同意。
订单确定或更改通知单

9. 采购订单关闭
1．实施中采购订单已经全部或部分收货或因为其它某种原因需要提前终止，应该进行采购订单关闭。
2．采购部/经理对采购订单进行关闭，并将关闭信息反馈给各分厂/生产计划员。

10. 采购收货（退货）通知单
1．供给商依据《采购订单》要求将采购材料送至企业，送采购部/采购员收货。
2．采购部/采购员依据《采购订单》生成《材料送检通知单》通知各分厂质管部进行进料检验；
3．采购部/采购员依据材料检验结果自动生成《采购收货通知单》，通知仓管员进行收货；
4．仓库/仓管员依据《采购收货通知单》查对供给商提供《送货单》，无误后再对实数进行点收。
5．原材料检验根据《检验控制步骤》实施。
6．对于已经入库后原材料需要退给供给商采购部/采购员开《采购退货通知单》，步骤参考收货通知单。
采购收货通知单

11. 收货入库
1．仓库/仓管员将检验合格物料移至各物料存放区，依据《验收单》实收数量，在信息系统中录入《收货入库》，填写好库存卡（物料进出卡），编制库存报表。
2．不良品办理退货手续，和《收货入库》一致，入库数量为负数。
收货入库
退货单

12. 采购付款登记
1．采购部/采购员依据采购订单付款方法，在信息系统中录入《采购付款登记》，报财务部并跟踪付款情况。
2．财务部根据《付款步骤》步骤进行付款。
采购付款登记

6. 步骤包含文件

文件编号
文件名称
备注

产品开发步骤

供给商管理步骤
供给商选择、评价、复评

检验控制步骤
进货检验合格后入库

付款步骤

7. 步骤包含统计
统计编号
统计名称
编制部门/岗位
输出形式
转交部门/岗位
提交时限/频率

采购申请单

信息系统流转

立即

报价单
采购协议

书面

3个工作日

采购订单

信息系统
打印单

立即

供给商评审统计

电子

一月一次

采购催货单

信息系统
流转

立即

变更通知单

书面

1个工作日

订单确定或更改通知单

书面

1个工作日

采购收货通知单

信息系统流转

1个工作日

收货入库

信息系统流转

1个工作日

付款情况表

信息系统流转

立即