《管理者如何进行沟通与激励》讲义.doc

TENDE 管理者如何进行沟通与激励讲义第一讲 沟通与激励的管理意义沟通与激励是管理实践中经常涉及的主题，本课程将带领大家进入这一领域，详细分析如何进行高效沟通和激励。接下来，我们先分析沟通和激励的管理意义。从管理本质分析对于管理者而言，在从事管理活动的过程中，所具备的管理技能和领导能力应该包括两方面的内容，也就是从管理的本质去考虑管理的实际工作。在这里，管理的本质指的是管理的规律，一言蔽之就是“管理之道借力也”，就是借助别人的力量，没有必要所有的事情都亲力亲为。作为管理者，应将注意力放在如何借助下属、上司的力量来实现管理目标。管理的本质如图1-1所示，主要分为两个部分。图1-1 管理的本质1.管理之道这主要分为两个部分： 决策过程：决定做什么，明确目标； 实现过程：如何去做，建立团队，通过借力达成目标。2.管理技能对于管理者而言，要达成目标，还必须具备如下技能： 沟通技能。作为管理者，当你有了好的想法的时候，就需要同上级或者下属进行沟通。让上级了解你的思路和想法，支持你；使下属理解你的想法，进而转化为行动去实现它。否则，即使你有好的想法，也不能够得到足够的资源去付诸实施。但是，在现实中，许多管理者因为缺乏良好的沟通技能，使得自己处于“孤岛”之中，得不到来自于组织的支持。所以说，从管理的角度而言，沟通是管理者应具备的重要技能。在管理学的研究中，一个好的管理者应当具备三种技能，如表1-1所示：表1-1管理者应具备的技能管理者应具备的技能技能说明专业技术能力完成工作的基本能力人际沟通能力表达自己想法和见解的能力分析决策能力设定目标、制定计划措施的能力【分析】对于管理者来说，在不同职位和不同的层级，这三种技能的比重有所不同。职位越高，分析与决策能力所占比重越大；职位越低，如基层骨干，更强调的是专业技术能力。而人际沟通能力从基层到高层都应当具备，任何一级管理者，只要处于企业的管理体系中就应当具备良好的交流沟通能力。 激励能力。一个好的思路和想法是否能够实现，能否充分借力，除了沟通外，还要通过你的激励艺术来促进。应当注意的是，采取激励措施应当是在完成本职工作的基础上进行的。因为，激励的概念就是指在你完成本职工作之上，能够更好地发挥你的能力。所以，管理者在对员工进行激励的时候应当区分两种情况： 员工的工作积极性不高，没有去完成他的职责，此时不是激励的问题，而是员工尚未达到岗位的基本要求。 员工已达到基本的岗位要求，但缺乏士气，此时应当进行激励。但是激励不完全局限于下属，也包括对上司、同僚的激励。对于管理者来说，当你有好的想法时，你要让别人接受，借别人之力完成，因此要有良好的沟通能力；如果你要别人更好地去接受，并且心甘情愿去做好它，还要有良好的激励能力。 考核能力 指导能力 授权能力 团队建设的能力在所有这些技能里面，从管理本质来说，管理者的沟通能力和激励能力是尤为重要的两点。 从管理者角色分析作为管理者，在履行职责的过程中，主要扮演的是两方面的角色，即管理作为和关系作为。“作为”一词源自于法律中的概念，用在此处的目的是为了说明管理者所作的事情分为这两大类。1.管理作为和关系作为的关系在实际的管理过程中，管理者的工作都是体现在管理作为和关系作为两个方面，这二者是无法截然分开的。因为管理作为最终也是通过管理者的关系，即人际作为来实现的，人际作为的过程也体现了管理作为的结果。这也是具有中国特色的，主要是因为在中国传统文化中，人和事往往是混杂在一起的。在西方国家，绝大多数事情是基于流程去完成的；而在中国，多数事情没有流程可循，都掺杂在非常复杂的人际关系中进行。管理者的角色如图1-2所示。图1-2 管理者的角色2.管理作为作为管理者，他的管理作为应该包括四个方面的内容： 搭班子。在中国的管理实践中，非常强调管理者对其所在班子的领导。无论哪一级领导都会存在一个为他而设的班子，公司总裁配备的有副总裁、助理等；部门经理配备的有副经理、部门助理等；车间主任也会有副主任和关键技术人员。这些都是为管理者搭建的班子，管理者完成任何一项工作，都离不开所在班子的支持。【案例】在日常的生活中，因为班子团结的问题，往往会影响到管理的绩效。常常会有这样的事情：两个很有才能的管理者，分别担任一个部门的正职和副职，如果两个人配合紧密地话，这个部门就发展的好，二人也会充分发挥一加一大于二的效用；假如二人不团结，那么他们的才能将会被内耗掉，反而会一加一小于二甚至为负数，能力都用在勾心斗角上，都针对人了，正事就耽误了。所以，如果班子不行的话，就会使得领导的管理绩效下降；而一套好的班子，将会缔造更为出色的绩效。在联想和方正集团的竞争中，方正的领导王选曾对联想健全和谐的领导班子十分羡慕，他说：“联想最大的优势就是柳传志选择了一个非常好的接班人，在权力的交接过程中，实现了平稳过渡。”柳传志在进行权力交接中，杨元庆和郭为这两位高层管理人员配合默契，顺利地完成了接班。反观方正集团，曾经发生了多次人事地震，总裁、董事长的离职，都给方正造成极大的损失。这充分表明了一个和谐的领导班子对于企业的重要性。在企业管理中，如何协调正职和副职的关系呢？要想协调正职和副职的关系，就要对二者进行约束，如果副手不能很好地配合负责人的工作，那么负责人就有权更换助手；而如果正职屡次更换助手时，决策层就会对其产生不信任，有可能将其调离该部门。有了这样的双重约束，正职和副职就会本着一个良好的意愿去合作，最终形成一套和谐、稳健的领导班子，大大提高管理绩效。 定方略。制定和了解是两回事，各级管理者都应该对整个企业的战略有充分的了解。高层了解战略是为了更好地制定战略；基层了解战略是为了更好地执行战略，所以战略对每一个管理者都有意义。基层管理者只有了解了详细的战略方针，执行起来才会胸有成竹，得心应手；如果不清楚企业的战略，基层人员将会处于一种盲目状态，这样他们的工作就会陷入被动的局面。方略的制定应当注意两方面的内容： 方略的制定对于不同的层级有不同的内容。高层管理者制定战略，中层制定规划，而基层制定计划。战略是通过规划支撑的，而规划又是通过计划来实现的。也就是说，从静态的角度来看，不同的层级制定不同的方略，企业的战略就是通过中长期规划来实现的，但这些规划都是通过短期的、每一件具体事项的计划实现的。可见，定方略是一个环环相扣的过程。 这种层级推进战略的过程也是对基层员工向中高层管理人员发展的培训过程。只有熟悉基础的计划制定方法和流程，才能慢慢培养出制定规划和战略的能力。从动态的角度来看，一个基层的管理者，从基层向高层发展，应该是从计划到规划再到战略制定这样一个不断磨练、不断积累经验的过程。也就是说，每一级管理者都应当具备这种定方略的能力。 建机制。这主要包括以下几方面的内容： 对于部门的管理者而言，要管理好部门的事务，就必须要有一套运行机制做支撑。这主要包括：权力的分配、决策的执行等过程。 整个公司或部门的激励机制，也就是说在现有的资源情况下，采取最佳的激励方式，使得下属能够得到更好的发展和更好的工作。 对于能够胜任工作的员工应当有一套完善的发展机制。 带队伍。队伍稳定了，部门或者公司的发展才会有持续性。松下幸之助说：“企业的发展最终还是要靠人来发展”。带好队伍主要包括两个方面： 整合好现有队伍，利用好资源。 注意培养队伍，吸收新鲜血液。【案例】日本的企业家和美国的企业家不同，他们不会插手企业具体的经营，他们主要做三件事情。第一，倡导企业的经营哲学，建立企业的经营哲学理念，把企业的经营理念，导入到每一级员工的脑子中去。管理学者戴明通过对大量日本企业的研究发现，这些企业最大的特点就是拥有独特的企业文化。第二，强调人的概念。在日本企业，人力资源部门的经理拥有很大的权力，远远超过其他职能部门。这是因为，人力资源部是直接受企业家控制的，该部门不仅要更合理地调配人力资源，而且还要为企业培养人才。第三，关系协调。日本企业很注重同各种机构和单位处理好关系，注重同各种社会关系的维持。3.关系作为正如图1-2所示，每个管理者在关系网络中都是枢纽，只要处在工作岗位上，承担一定的工作，就会形成一个以你为中心枢纽的关系网络。上面有上级；下面可能有下属（或者客户），即使在企业中，你所处的职位没有外部客户，那也会有内部客户，也就是你工作的对象，这也同样构成你的下属；同样，也会有左右的同僚。在这个过程里，你的关系作为主要包括三个方面： 如何有效地辅佐你的上司； 在工作中，如何有效地处理你的横向联系； 如何更有效地激励你的下属。第二讲 为什么不能有效沟通在了解了沟通和激励的管理意义后，我们来了解一下影响高效沟通的因素。在管理者的实际工作中，管理作为和其生活中的行为是紧密相关的。生活中积累的有益经验也可以应用到管理行为中来。在接下来的内容介绍中，我们会借用很多生活情景来演绎管理情境中的沟通事例。沟通品质决定生命品质好的沟通技巧及说服力，可让你左右逢源，别人做不到的事，你也可以做到。因为沟通及说服能力，可让你建立良好的人际关系，让你获得更多的机会与资源，减少你犯错的机率和摸索的时间，得到更多人的支持协助与认可，增强你的影响力，自然你的成功时间也会大大地缩短。因此我们可以说：管理者生命的品质，取决于其沟通的品质。相反，许多人有明确的目标与计划，有好的观念与点子，有特殊的才华和能力，但就是因为缺乏良好的沟通能力和人际关系，而受到他人的排挤或误解，得不到需要的协助和资源，因而加倍延长了成功的时间或增加了在此过程中的种种不必要的挫折，甚而抱憾终身。在这里，生命的品质可以划分为两个方面： 工作品质，是指在工作过程中，有助于管理者完成管理任务的品质。 生活品质，是指同所处环境、同事和朋友等和谐相处的品质。要达到较高的生命品质，就需要管理者具备良好的沟通能力。否则，你的工作环境就是一个孤岛，既得不到上级的资源、下属的支持，也没有办法得到相关部门同事的支持，这样，管理者的工作就很难实现。如果没有好的沟通能力，在生活中就不会扮演好丈夫、儿子、父亲和朋友等等多重角色，这样的生命品质自然会大打折扣。为什么不能有效沟通在实际工作中，很多管理者不能很好地解决沟通问题，主要有以下几个原因：1.价值观与立场的误区在日常生活工作当中，经常遇到这样的问题，即对于同样的事情每个人的看法和处理方式都会有所不同。如图2-1所示，该图通过对于吃葡萄的不同设想形象地给出了因思维方式的不同带来的对问题的看法和处理方式的差异。图2-1 价值观和立场误区示意图【图解】有一百颗刚从树上摘下来的葡萄，有大有小，有饱满的，有不饱满的。假如只有你一个人来吃这一百颗葡萄，可以在一小时之内吃完。一个有趣的现象是，对于不同的人而言，吃葡萄的方式会有不同。有的会从最好的葡萄吃起，有的是从最差的葡萄吃起，也有好坏搭配的吃法，也有的随手摘着吃。这四种吃葡萄的人，分别体现了不同的生活态度。从最好的葡萄吃起的人是乐观主义者；从最差的葡萄吃起的人，是悲观主义者；好坏搭配吃的人就是现实主义者；而任意摘吃的人是浪漫主义者。这里主要分析两种人。一种是乐观主义者，他会从一百个葡萄里面挑选最好的一颗葡萄来吃，然后再在剩下的九十九颗葡萄里面挑选最好的，依次类推，一直吃到最后一颗时，他会觉得很开心，因为他吃的每一颗葡萄都是最好的。另一种是悲观主义者，他会从一百个葡萄里面挑一个既小又瘪又难看的葡萄吃掉，他所考虑的是，反正葡萄是自己的，可以慢慢省着吃，同理，直到吃完最后一颗，他都是挑选其中最差的一颗吃掉。吃完后，可想而知，他的心情不会好到哪里去，他会觉得自己很倒霉，每次吃到的都是最差的葡萄。从上图及图解中可知，其实葡萄没有变，只是吃葡萄的方式和思路的改变就导致了如此大的心理差异。同理，在管理工作中，我们也会面对如此的境况，对于同一个想法，由于沟通的方式和思路不同，可能得到的结果也会大相径庭。这就是沟通过程中管理者需要警惕的价值观与立场的误区。【案例】一位足球队教练为了向队员们说明喝酒对身体的危害，就想在一次例会上向全体队员做一个演示，来说明这个问题。演示是这样的，有两个透明的烧杯，分别在里面装满了清水和烧酒。此时教练夹起了一只蚯蚓，先放到清水里，蚯蚓自然在里面神气活现地扭动起来。队员们不明白教练的用意，都聚精会神地看着。然后教练又将这只蚯蚓从清水里夹出来放到了盛满烧酒的杯子里，可想而知，可怜的蚯蚓扭动了几下后就瘫软了，不动了。此时队员们都很惊异，诧异地看着教练，这时教练就解释道：我做这个演示的目的就是要告诉大家一个道理，有谁知道可以告诉大家。沉默了一会儿后，一位运动员举手了，大声地说道：“教练的目的就是要告诉大家一个既深刻又简单的道理，蚯蚓在清水里神气活现而在烧酒里就死掉，这说明了烧酒能杀虫。所以呢，要多喝酒，这样的话胃里就不会长虫。”教练一听这话，真是哭笑不得。其实，从他的本意出发，他是想劝运动员们不要半夜三更的去酗酒，因为酒对有机体的伤害是很大的，会对队员的身体造成伤害。然而他却得到了这样一个啼笑皆非的结果。其实，对同一个问题的思考，结果的差异如此之大，是由于考虑的角度不同，根源就在于个人立场不同，都是从自身的角度去考虑的。【案例】一位老太太有两个儿子，大儿子卖伞，二儿子修鞋。常理推断，下雨天伞就好卖，而晴天摆摊修鞋的生意就要好些。但是无论天晴下雨，老太太都没有开心的时候，这是因为她非常爱她的两个儿子，希望他们两个的生活都能好起来。每当下雨的时候，他就会替二儿子担心：连下好几天雨了，他肯定都没法摆摊做生意了。好不容易天晴了，他又担心大儿子的伞卖不出去，整天都陷入到这种心急如焚的状态中，心情一直都不好。后来有人就告诉他，说你不要这样，应该换个角度想想。天晴的时候你应当为二儿子高兴，因为他摆摊修鞋的生意会好；而当下雨的时候，大儿子的伞会卖得好，你应当替他高兴。老太太试着这样改变自己，终于不再像以前那样不开心了，心情越来越好，因为无论天晴还是下雨都有让她开心的事情。所以说，对于同一个问题，考虑的角度不同，获得的感受就会不同。2.沟通理念模糊沟通理念模糊是思想上的问题。在沟通过程中，管理者都有自己的思想模式，并且总是自觉不自觉地以自己的思路去代替别人的思路。此时，就会不可避免地产生沟通的问题。3.沟通信息不对称沟通信息不对称是另一个影响沟通的因素。沟通信息的不对称将会导致信息传递和反馈的不及时，这样就可能导致信息的失真，就会出现信息传递量过大或过小。同样，信息传递的途径、媒介不一样，也会出现沟通的问题。4.沟通技能缺乏要想沟通中取得较好效果，管理者还需要掌握一定的沟通技能，技能的缺乏也会成为沟通的障碍。【案例】下属常常会听到上司对自己的指责。例如，上司会挑剔你的工作态度，但是作为管理者其实并不真正清楚下属的情况，犯了如下的错误：第一个错误就是在批评下属的时候轻易下结论；第二个错误是在教育和批评下属时，应当是针对事情，而不是针对人。其实管理者在犯这些错误的时候，大多数也是不自觉地，根源还是在于沟通技能的缺乏。沟通技能的缺乏会导致不好的沟通效果，没有良好的沟通效果就没有良好的人际关系，管理的绩效也就无从谈起了。第三讲 有效沟通建议一在沟通过程中，管理者应当掌握良好的沟通技能。这就首先要做到转变观念，接下来就是要培养沟通技能，再接下来的“如何有效沟通”的内容就是围绕沟通的理念和技能展开，为管理者提高沟通效率和效果提供六条建议：诚信宽容的沟通心态、培养有效倾听技能、双向互应交流沟通、语言体态有效配合、因人而异进行沟通、上下前后左右互通。其中，诚信宽容的沟通心态，是解决管理者的心态问题。第二至第六条建议，是帮助管理者解决管理和生活里面的沟通技能问题。诚信宽容的沟通心态沟通过程中最大的问题首先就是观念问题，表现在管理者的心态上，就是应当有一种诚信宽容的沟通心态。如图所示：图3-1 诚信宽容的沟通心态【图解】沟通的过程是一个互动的过程，首先要解决两个心态问题，即诚信和宽容，诚信代表着诚实、信用、诚恳、信任；宽容代表着承认和理解。1.诚信 诚信内容释义诚信所代表内容的释义是指诚实是一种品质、诚恳是一种态度、信用是一种关系，最终都落实到信任，信任才是整个沟通过程中最重要的平台。如果离开了信任，任何的沟通效能都不可能实现。例如，在下属向领导汇报前一天的工作时，如果领导的心里存在不信任，那么他就会犯嘀咕，就不太会相信下属所说的话；而下属如果不信任上司的话，他同样也会有疑问，如果告诉上司真实的想法，他会不会给我小鞋穿呢？这种不信任的状态如果持续下去，那么根本就没法发挥出管理者的沟通效能、人际效能、关系效能和管理效能，沟通绩效更无从谈起。 建立信任平台要解决诚信的问题，最关键的，就是要在沟通前就建立一种信任平台，有了信任，再沟通。这个平台不是单凭一两个人构建的，应该是整个部门或者公司全体人员共同构建，大家都要有共同搭建信任平台的观念和意识，这样才能慢慢地建立起信任平台，在这个平台上进行沟通的技能培养、运用，才会产生沟通的效能和管理效能。2.宽容 宽容的释义宽容的释义应当从两个方面来说明：承认和理解。每一个人在生活和成长的过程中，都会形成自己的心智模式（Mental Models），心智模式一旦形成，则很难去改变。在沟通过程中，对于原则性的问题，每个人都是进入自己心中的心智模式来解决的，这种心智模式是不可替代的，否则沟通就会有问题。而在管理者的沟通实践中，经常会带着非常强烈的、主观的自我印象去解决问题，总觉得沟通中的问题通过自己的疏通就能解决，试图用自己的心智模式去代替对方的心智模式。此时对于原则性的问题他就会抵制，不可能做出让步；只有非原则性的问题，才有可能让步。这就需要管理者有较好的宽容心，要学会理解对方的立场和处境，勇于承认对方正确的见解和自己的过失。 一致性形成的过程就是差异性降低的过程对于沟通过程中原则性的问题，如果管理者仍以自己的心智模式来代替对方的心智模式，或者对方以他的方式来代替你的方式，就会产生沟通的问题，难以疏解。此时，管理者所犯的错误就在于对于沟通的本质不甚了解。其实，沟通的本质就是：达成一致性，降低差异性。无论是工作还是生活，沟通的目的就是要求同存异，尽量减少差异性。但是差异的存在是客观的，每个人都有自己的心智模式，这种由心智模式导致的沟通差异是无法抹掉的。对于原则性的问题，沟通的前提就是要承认这种差异性，在此基础上，彼此理解，找出双方的共同性，这样才能最大限度地发挥沟通的效能。在沟通过程中，人们常犯的错误就是以自我为中心，没有宽容的心态，对于沟通的差异性，往往采取抹掉或替代的方法，但这显然是不现实的。那么又如何形成一致性呢？其实，无论是生活还是工作，沟通就是一种很好的形成一致性的方式，一致性和差异性是此消彼长的，如果管理者很注重沟通，那么，你与沟通另一方的一致性就会慢慢形成，从而降低差异性。【案例】我以前做过一段时间的电台节目主持人，由于学的是心理学专业，所以领导想让我去主持婚恋心理学方面的内容。其实我在研究生阶段所学的是市场心理学，这两个完全是两码事，但是领导认为你既然是学心理学的，这方面的内容应该都懂。于是，我就又埋头苦学了一段时间的婚恋心理学，直到小有所成，可以帮助别人。经过一段时间的主持，对很多问题有了我自己的思考。其实生活里面，很多问题就是一个沟通的过程。就婚恋而言，无论是媒妁之言，还是自由恋爱，在走入婚姻的殿堂前，都要经过一个相识、相恋、相知、相爱和结婚的过程。其实，这种轨迹就是一条曲线，就像爬山一样，爬到山顶就到了曲线的顶峰，而后就走下坡路了。所以在节目中我一般建议听众，等到热恋的时候就去结婚，否则，等到热恋的劲头过去也就没有结婚的激情了。一个有趣的现象是，在双方认识以后，男女双方都会有意无意间将自己美好的一面展现给对方，隐藏起不好的一面。这就像孔雀开屏，前面很漂亮，而后面，屁股就占去二分之一的面积，很难看，孔雀开屏给观众展现的都是前面最漂亮的部分。而在两个人成家以后，这种差异还仍然存在，但是双方的心态却起了变化。男士会把精力更多的移到事业方面，而且结婚后，也不会像婚前那样考虑感情的事情，对待妻子也不像婚前那样关心。而女士在婚后的心态也会发生变化，结婚以后也不会像婚前那样有太多想法，行为也会发生变化，恋爱的时候，每次约会都精心打扮一番，婚后整天相处，也就不会太注意穿着打扮。这种变化都是在心态变化了以后出现的。这种矛盾双方很快就会发现，以前的有意无意表现的优点都已使双方习惯，突然表现出的差异性会给双方带来很大的心理落差，如果不好好解决就会造成更大的矛盾。造成这种现象的另一个原因是恋爱中双方都是浪漫为主，现实为辅，整天考虑的是鲜花和甜蜜；婚后却是现实为主，浪漫为辅，面对的是锅碗瓢盆、小孩的尿布等，如果不及时转换心态同样也会导致这样的矛盾。这种变化带来的不满意会使得夫妻双方都想去改造对方，按照自己的心智模式去改变对方。但是一个人的生活习惯和思维习惯是成年累月积累下来的，在漫长的改造岁月里，将会出现如下几种结果：第一种结果，将会使很多鸡毛蒜皮的小事严重化，导致二人不断地争吵和伤害，如果这种矛盾越来越深，则会落到劳燕分飞的境地。第二种结果，双方在改造的过程中，慢慢意识到用自己的心智模式去改变对方的不易，就开始睁只眼、闭只眼，最后双方在不断妥协的过程中，消除差异，达成一致。第三种结果，在改造的过程中，改造方反而为被改造者同化，最后反而发现双方越来越接近一致，慢慢把差异降至最低，和好如初。人们常说的夫妻有夫妻相，就是因为在天长日久的生活中，双方在思想、行为举止等方面越来越相近而形成的，即一致性形成的过程是差异性逐渐降低的过程。其实，婚姻的维持很大程度上是依靠夫妻双方的宽容和忍让，这样，婚姻带来的才是美满幸福。一致性形成过程就是差异性降低的过程，不仅反映在生活和工作里面，也同样反映在国家事务的处理当中，只有不断地求同存异、协商沟通才能更好地维持国家安全和祖国的统一。3.正确理解沟通内涵要能达到诚信宽容的沟通心态，形成一致性并降低差异性，管理者还必须正确理解沟通的内涵，将其应用到沟通的实践当中，图3-2有助于管理者理解沟通的内涵。图3-2 沟通的内涵【图解】图中，同情心和同理心是沟通过程中形成一致性、降低差异性的关键。在中国，特别重要的是同情心，即要有共同的心理体验；同理心指的是在思考问题的时候，要在认知层面和情感层面对问题的看法趋向于一致。在拥有这两心以后就可以运用不同的思考方式来达到沟通的目的。 达成一致的思考方式因为每个人所处的环境、自身所具备的知识经验和所处的层级不同，因此获取信息的量和考虑问题的角度不同，考虑问题的层次也会不一样，因此管理者在沟通过程中应当学会不同的思考方式。 作为下属，要学会升位思考，能够站在上级的角度去思考问题。例如：在军队里，军长和团长考虑问题的层次肯定就不一样，如果在战略转移中，军长命令团长带领本团士兵断后，负责抵抗围追的敌人，直到大部队撤离为止。团长可能就会从本团士兵的生死角度去考虑，去向军长请求，保住本团的部分兵力，也能留下几个种子；然后军长的考虑可能是，为了保障其他十个团的兵力和总部的安全转移，必须要牺牲这个团来断后堵住敌人。对于团长而言，军长从全局考虑的决策，他肯定是想不通和难于接受的。做下属的，只有站在上级的角度升位思考，才可能去理解上司的决策，明白他的意图，从而更好地去执行。 对于上司，应当能够降位思考，站在下属的角度去考虑问题，这样才能明白下属的想法和自己的决策为什么不能够顺畅执行，从而才有助于解决问题。 沟通的双方要做到换位思考，一般情况下这种思考方式包含了升位思考和降位思考，在与同僚和平行级别的同事沟通过程中，更多的会用到这种思考方式。【案例】一天，一家三口中，爸爸正忙着赶一个方案，此时四岁的小儿子手中拿个风筝赶过来说到：“爸爸，风筝坏了，帮我修一下吧！”爸爸就头也不抬地说道：“去，找你妈妈，我正忙呢。”在这位爸爸的观念里，修风筝只是一件再小不过的事情，不能因为这件事耽误了写方案这样重要的事情。如果这样的事情连续发生几次以后，可想而知，这对父子的亲情就会越来越淡。因为在儿童的世界里，把那个风筝修好在那天可能就是他最重要的事情，却被爸爸粗暴地拒绝了。这样的事情连续发生几次后，对儿子幼小的心灵就会造成伤害，以后再有什么事情他就不会去找爸爸解决了，有什么想法也不会去找爸爸沟通了，父子关系也就慢慢疏远了。这个案例告诉管理者，沟通过程的换位思考是何等重要，当下属有事情同你沟通时，一定要有耐心，避免粗暴地拒绝下属的请求。否则，你会发现，在单位里，你会越来越被孤立和疏远，没办法与人沟通了。其实在沟通的过程中，很多问题就源于你的思考模式。不同层级的管理者要针对具体情况，做到升位思考、降位思考或者换位思考，否则就根本没办法去具备同理心和同情心，沟通的效能就会大打折扣，沟通的效能降低了，生活绩效和管理绩效也会随之降低。第四讲 有效沟通建议二培养有效倾听技能沟通的目的就是要达成一致性与降低差异性。因此，在沟通的过程中，管理者就一定要弄清楚对方的真实意思，将对方的想法和自己的想法比较，看看差异在哪里，然后再进行沟通的决策。这就需要管理者有好的倾听技能。1.倾听技能的层次性倾听技能包括三个层次，分别是： 第一层次是指单纯的听，做一个听众。 第二层次是包括倾听在内的一个综合感觉，就是调动全身的器官去感受，不能单靠耳朵去听，这又包含两层意思： 听明白大概的意思。 获得综合的感官性的感受。 第三个层次就是一定要用体验的方式去听，用心去体验对方的真实想法和做法，从而才能真正弄明白对方的意思，这是最关键的倾听技能。所谓体验就是用自己的内心感受到对方的意思。言为心声，一般人说出来的话能够代表他的心理反应，但是在很多情况下，由于人是处在一定的社会规范里，所以往往说出来的话，就会是内在心声再加上社会规范的制约后，综合产生的，并不真实代表他的心理活动和想法，这就必须要靠倾听者用心去体验。【案例】在现实的生活中，由于环境的差异常常会造成习惯用语上的差异。中国人的话和西方人的话相比就含糊的多，同样的问题，回答却是大相径庭。比方说，在外国的环境里，你夸奖一个人时他会回答“谢谢”；在中国人的环境里面，当你夸奖一个人时，他会回答说“哪里哪里”。如果在中国的环境里，你夸奖一个中国人的时候，他如果连续回答几个“谢谢”，你可能就会认为这个人太狂妄了，这就是思维方式的不同造成的。其实，在外国人说“谢谢”的过程中，他们确实是真心接受的；而中国人说“哪里哪里”是一种谦虚的表现，其实心里是很滋润的，此时他的所言并非是心声。在与中国员工交往时，常常会有这种情况，这就需要管理者去体验，透过现象认识本质，体验对方真实的心意。如果不能够体会对方的真实想法，那你做出来的行为反应就会有差错，沟通的效能就有问题。但是对于管理者而言，经常不能够做到分层次的去倾听，很难达到用心去体验。这是因为，在沟通的过程中，可能随时有事情干扰，这种干扰可能你并没有意识到，而且有些就是管理者自身的错误。比如：用自己所看到的去代替所听到的内容，犯了这样的错误就很难达到正确倾听了。2.有效倾听的技能有效倾听的技能包含很多方面，不同的技能应用在不同的环境和不同的沟通对象，如图41所示，具体包含以下几个方面：图41 有效倾听技能图 理解对方想说什么，要想清楚对方真实的想法，就应当透过语言深究其内在的深意。 弄清楚对方说话的本意。 要思考对方讲述内容的内在意义，因为中国人的思维习惯不像西方人那样直来直去，应当深入了解对方所述内容的深意。 站在对方的立场去倾听。这就要求管理者站在对方的立场考虑问题，进入谈话的情境中去进行，就是当对方在说这个话的时候，要考虑他所处的情境和立场。所谓情境，不完全是所在的地点，还有沟通的氛围，以及谈话者的职务背景等。当管理者站在这个角度去倾听时，你就会发现，在不同的地方对方说出来的话的含义是不太一样的。只有站在对方的立场去倾听，才能弄清楚对方的深意。 最好是听完后再发表意见。中国人都喜欢由表及里，由浅入深地表述自己的想法，此时就要求管理者在倾听的时候，不能在对方刚开始说话时就发表自己的意见，其实，这时对方的表述重点还没有谈到。否则的话，对方的意思你可能只是一知半解，你所发表的意见也就可能以偏概全，容易左右下属后面的谈话思路，本来一个很好的建议可能就被扼杀了。所以说，作为管理者，要忌讳犯这样的错误，更多的时候应当是多听少说，当对方表达完自己的见解后，再表明你的意见。 使用目光接触。心理学认为，当人们表达自己的意见时，是综合各种体态语言来表达的，而人们在接受信息时，语言信息可能只占到1220，大量的信息都包含在讲话者的体态、动作和表情里，而体态里面最重要的就是眼睛，管理者应当娴熟使用目光接触来体会对方讲话的意思。沟通是一个双向互动的过程，不完全是单向的语言表达，要想充分理解对方语言的深意还应当学会同对方的眼神交流。在眼神交流的过程中，管理者应当注意，一般情况下，眼神应当聚焦在对方的大小三角区域。所谓大三角区域是指由额头和双肩构成的三角区域，而小三角区域是指由两眉和下巴组成的倒三角区域。在用眼神交流过程中，如果超出这一区域，就会使对方分心，如果眼神太偏上，对方就会觉得头上是否有什么东西；而如果超过两肩以外的区域，对方可能又会觉得后面有人；太向下会让对方觉得自己的领带是否没打好等等。所以，眼神的交流一般不要超出大三角区域，一般应当集中在小三角区域。但是，也不能老是盯着看，而应当用眼神相碰即可，接触时间一般为0.3到0.5秒为佳。根据美国的心理学家研究表明，如果两个人的眼神相碰超过二十秒，将可能会迸发火花，异性之间就是爱情的火花，而同性之间，特别是男性之间将会是愤怒的火花。当然异性之间，如果是陌生人的话，可能不到二十秒女方就会迸发出愤怒的火花。 在倾听的过程中，除了眼神的交流外，还应当在适当的时候点头默许，这表示你能读懂对方的真实意思，在同他消除差异，形成一致性，这会给对方很大的鼓励。 同样，恰当的面部表情也能给对方传递积极的信号，利于顺畅沟通。 当然，不要在对方谈话的过程中不断做动作，你的任何举手投足的动作都会使对方分心。并且给对方的情绪以相应的配合，如果对方很悲痛，你就应当是庄重的表情；如果对方很热烈、高兴的时候，你也应当表现出喜悦的表情，这样才能有利于降低双方的差异性。 最后，在沟通的过程中，还应当通过提问、复述或者做笔记等方式来增加记忆量。 对于不清楚的地方应当提问，提问有两种方式，一个是开放式提问，便于更多地了解信息；另一种是封闭式提问，让对方选择性地回答问题，便于明确内容。具体方式的选择取决于你想获得怎样的信息。 复述是一个好习惯，特别是当你向上级汇报工作的时候，对于一些核心内容应当简要归纳，向对方复述，这样可以最大限度地避免信息的遗漏和失真。 做笔记的习惯有助于管理者延长记忆时间和扩大记忆量，特别是对于重要会议的内容，做好笔记可以在任何时候帮助你回忆当时的会议内容。其实，这几种方式归纳起来就是眼到、嘴到、耳到、手到、心到，通过这种综合性的方式可以获得更多的信息，也才能更好地从中甄别出真实和有用的信息，更好地把握对方的真实意思和需求。第五讲 有效沟通建议三和建议四双向互应交流沟通1.沟通语言模式双向互应的交流沟通模式主要指的是沟通过程中的语言模式，管理者工作当中的语言，从语言模式上来说包含了三种模式和五种类型，分别是： P(Parent)模式，又称父母模式，就是用父母式的交谈语言进行沟通，对应两种沟通类型： 第一种类型是指家长式作风的权威式的语言，语言都是控制命令的口吻，这种称为家长式沟通类型。 第二种类型是长辈对孩子的教诲和关怀式的语言，称为关怀教诲式沟通类型。 A(Adult)模式，又称成人模式，就是在对话的过程中都是理性的、逻辑的和礼貌性的语言，这种语言体现的是平等和更具逻辑性。对应于此模式，就是逻辑化的沟通类型。 C(Child)模式，又称儿童模式，就是用儿童式的交流语言进行沟通。对应于此模式，有两种沟通类型： 由于小孩的特性就是弱小，所以语言中表现的更多是需要关怀和宠爱的语气，表现的比较天真可爱，这就是需要关怀的类型。 小孩的另一特性就是比较任性和易于冲动，语言中表现的更多是情绪化的情感，这就是任性、冲动的沟通类型。2.语言模式的匹配对应于语言的三种模式和五种类型，在沟通的过程中，管理者就应当注意各种语言沟通类型的匹配，这样才能保证沟通的顺利进行。如果语言模式不匹配，则会出现话不投机半句多的情况，导致话题中断。如下图所示，分别表明了不同沟通模式下对应的语言类型。 互应性沟通模式该模式的沟通过程如图42所示。图42 互应性沟通模式【图解】在图42的左边，是一个用A模式语言进行沟通的过程，对应的语言模式也相对理性、礼貌和有逻辑性，双方的对话都是A对A模式，模式匹配，双方的心情都不错，则沟通可以顺利进入下一轮。在图的右边，是PC模式的沟通类型。在下属和主管之间的沟通中，下属是以C模式和主管沟通，而主管也对应以P模式，即下属是一种需要关怀的口气，而主管对应以关怀和教诲的方式，这种PC沟通的模式体现的是一种长幼关系，也是一种能使沟通进入下一轮的模式。这种互应性的沟通模式是一种平行沟通模式，适应于上下级关系或者长幼辈关系的沟通过程，有利于沟通的顺利进行。 交叉性沟通模式在沟通的过程中，常常出现的问题就是交叉式的语言模式过多，这种交叉模式的沟通过程如图43所示。图43 交叉性沟通模式【图解】在图43中，左边的沟通模式图反映的是，下属以A模式和上司沟通，询问主管这个月是否有他的奖金，如果主管以A模式的语言应答，例如：“我到财务部看过了，这个月有你的奖金，没问题，好好干。”那么就是一个模式匹配的回答，但是主管却以P模式直接训了回来：“这个月任务都没完成，还谈什么奖金。”此时，沟通就会中断，下属要么和主管争吵起来，要么就会在私下里嘀咕，心里既不痛快也不服气，这种矛盾主要源于主管的语言模式不对。中间的沟通模式图反映了主管采取A模式和下属沟通，要求下属加班，作为下属无论能否加班，如果以A模式的语言加以应对，也会是一个愉快的沟通，例如：“行，没问题。”或者“经理，今天不行，刚好和朋友约好吃饭，人家在等着，要不您找小李看看他有空没，如果不行，我们再说，好不好？”，而下属却采用了C模式加以应对，带着明显的冲动和情绪化的语气，“我还有事呢，你也太奇怪了，为啥每次加班都找我。”双方的心里都不痛快了，沟通自然中断，而且下属在主管的心里也留下了不好的印象。右边的沟通模式图反映的是同事之间的沟通问题，在合作过程中，由于出了问题，于是双方开始埋怨，教训对方，甲说：“这事你怎么这么不负责任，你得重新做！”乙就回应道：“你少来指手画脚！你把你自己的事管好就是了！”这种情况下，沟通必然中断，除非在沟通之