第八章-会展项目的现场管理.ppt

第8章第第八八章章 会展会展项目目现场管理管理第一第一节 会展会展项目目现场管理的意管理的意义第二第二节 会展会展项目目现场管理的原管理的原则与内容与内容第三第三节 现场管理的方法与措施管理的方法与措施第8章第一第一节 会展会展项目目现场管理的意管理的意义1 1、会展、会展现场l现场是执行或实施展示、展出各个环节的操作时段，地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包括其他相关涉及的场所，如运输拆卸场地等。l现场包括室内外场馆及其配套活动场所与设施，如会展场馆的门禁系统、馆区连接通道、贵宾接待室、开（闭）幕典礼及相关活动场所、休息场所、餐饮场所、卫生间、停车场等。l会会展展现场就就是是从从会会展展开开始始布布展展、开开幕幕、开开放放展展览、观众参众参观直到会展直到会展闭幕后撤展所涉及的幕后撤展所涉及的场地及地及环境境。2第8章2 2、会展、会展项目目现场管理管理l进场布布置置的的第第一一天天到到展展览结束束撤撤馆结束束的的这段段时间内内，展展览主主办方方对参参展展商商、搭搭建建商商、运运输商商等等各各类服服务商商在在内内的的各各实施施单位位在在现场按按原原有有计划划进行行有有序序的的协调、监督督和和管管理理，以以及及对参参展展商商、观众众在在现场所所发生生的的一一切需求所切需求所进行的行的协调服服务和管理和管理。l会会展展项目目的的现场管管理理就就是是会会议或或展展览主主办方方对会会展展活活动的的现场及周及周边环境境实施的施的总体管理体管理。3第8章3 3、现场管理的意管理的意义（1）保障会展项目的正常进行l从准准备阶段段的会场布置、展台搭建、展商报到，到开始开始阶段段的开幕式、观众和与会者的登记、现场服务、各类社会及专业活动，再到会展会展结束束阶段段的会场善后、会议文件整理及撤展管理。（2）取得最佳的会展活动效果l会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活影响整个会展活动的的品品质。l会展的圆满举办还离不开离不开会务服务公司、搭建商、运输商、餐饮公司、广告媒体等服务供应商的合作和支持。（3）体现会展管理的组织水平l管理对象不仅涉及会议代表、与会者、参展商、客户商和各类服务商，还包括各种各种设备物件、各物件、各项管理和服管理和服务细节。4第8章第二第二节 会展会展项目目现场管理的原管理的原则和内容和内容一、管理原则（一）基础性管理原则l会展项目管理涉涉及及多多项基基础性性工工作作：会议场所的布置、会议设备的管理、会议活动的组织、展览区域的划分、展台的设计布局、展品的登记管理、会议代表及展商的接待、现场环境的保洁、秩序管理、安全检查等。（二）综合性管理原l会展项目现场管理不但包括会会展展目目标效效益益管管理理，还包括会会展展资源源、人人力力配配置置、参参展展与与会会人人员的的组织协调、现场环境及文明的管理境及文明的管理。5第8章（三）群体性管理原则l会展项目的现场管理综合性强，内容多，必须依靠项目团队中每一位成员的合理分工及有效合作。l群群体体性性管管理理的的原原则就是要要求求重重视每每一一个个人人员、每每一个一个岗位，位，发挥每一个人的主每一个人的主观能能动性性。（四）动态性管理原则l由于会展项目所所处的的环境境是是复复杂而而不不断断变化化的的，会展现场管理和服务具有不确定性的特征。因此，应根根据据实际情情况况实行行动态管管理理，以以不不断断适适应变化化了的情况了的情况。6第8章二、二、会展会展现场管理的要求管理的要求l展会现场管理是对展会期间各种工作的计划和管理，现场服服务是是其其最最有有表表现力力的的环节，是是展展会会成成功与否的直接体功与否的直接体现。1、会展会展现场服服务的的基本要求基本要求l基本要求基本要求可可归纳为以下四点以下四点：一是以客以客户为中心中心；二是细节决定成决定成败；三是以真以真诚换取信任取信任；四是树立全程服立全程服务思想思想。7第8章(1)具备团队合作精神(2)精力充沛(3)自信进取(4)解决问题的能力强(3)坦诚相待、守时守信(1)热情周到、观察入微(2)以人为本、礼貌先行(4)专业扎实、表达得当2、会展服会展服务礼礼仪的基本的基本规范范3、会展服会展服务礼礼仪人人员的素的素质要求要求8第8章三、管理内容（一）合理（一）合理规划会展划会展场地地1、展览场地的规划l指对会展场地的平面划分，包括对展览展示区、登记与咨询区、接待和洽谈区、休息区、办公区、储存区参观路线、消防通道等的合理划分与布局。2、会议场所的布置l包括与会登记区的布置、会场内座位的布局、主席台的布置、同声传译室的布置、视听设备监控室的布置、新闻采访拍摄区的布置、贵宾室的布置等。l合理布置会合理布置会场主要考主要考虑两大因素两大因素：一是会会议类型型二是会会议规模模9第8章（二）展区和展位的划分（二）展区和展位的划分1、划分原则（1）按）按专业题材划分展区材划分展区l不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率。（2）力）力图提高会展档次提高会展档次l展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象；而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。（3）方便）方便观众参众参观l给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在观众心目中的地位。10第8章（4）提高展出效果）提高展出效果l展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响。因此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚。（5）便于会展）便于会展现场管理和管理和现场服服务l展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、展品的进馆和出馆。划划分分好好展展区区和和展展位位以以后后，要要制制作作会会展展展展位位平平面面图，并并在在图中中标明明各各展展区区展展位位的的具具体体位位置置、展展馆各各出出入入口口、楼楼梯梯以以及及现场服服务点点等等，使使人人一一目目了了然。如然。如图8-1所示。所示。11第8章展位平面展位平面图12第8章2、应注意的问题（1）注意）注意统筹兼筹兼顾l最大限度地兼顾办展机构、参展商、观众以及社会服务商各方面的利益和便利性。（2）因地制宜）因地制宜l要充分考虑到展馆的场地条件，因地制宜设立合理的展位数量，提高使用率，尽量使所有的展位都面向观众。（3）避免遮挡展馆的服务设施l不能遮挡消防栓、赌塞消防和安全通道、遮挡配电箱等。（4）适）适应参参观人流的人流的规律律l一般来说，参观人流的形成和流动都一定的特点和规律。（5）合理安排展）合理安排展览的功能服的功能服务区域区域l安排一些如登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等功能服务区域。13第8章（三）会展空（三）会展空间布布设的人本化的人本化1、人本化是最好的布展艺术l会展功能是人人组织物、物、陈列物列物，物招引人、服物招引人、服务人的整人的整体活体活动。l会展的时效性是指会展空间设计受特定时间的制约，表现为三维空间和时间的交集，构成“时空空”交融的多交融的多维空空间。如图8-2所示。l会展空间的布设还必须充分 考考虑贯彻人本化理人本化理念，念，讲究究 人本化人本化艺术。8-214第8章2、人本化对布展的要求l会展空会展空间导向向设计必须有效考虑四个方面要求四个方面要求：空空间尺度、空尺度、空间时序、空序、空间动线、空、空间的无障碍的无障碍导向向设计。l在会展空会展空间实际布布设中，主要有以下内容要求中，主要有以下内容要求：（1）展）展览空空间的人本化布的人本化布设一是会展空间设计需要做到人性化二是会展空间设计要以最有效的空间位置展示展品三是要保证展示环境空间的安全性（2）回）回忆空空间的人本化布的人本化布设l为了保证良好的会议效果和给与会者营造一个舒适的参会空间，会场空间的布设要贯彻人本理念，讲究科学性、合理性和艺术性。15第8章（四）加（四）加强施工施工现场检查l在会场布置、展览布展期间，从事会议设计、展台设计搭建的企搭建的企业成分复成分复杂，因此，整个会展活动期间，会展中心或主办方都需要有需要有专人人负责值班班、巡视，做好施工现场的监控和管理，保证施工安全，若发现事故“苗头”要及时阻止、排除。l展台搭建施工管理展台搭建施工管理具体内容内容如图8-3所示。16第8章17第8章（五）（五）观众登众登记和参和参观指南指南1、观众登记（1）观众登众登记途径途径网上预登记与现场登记结合，现场登记采用分类登记方式。观众登记表是观众登记的重要信息记载手段。（2）观众登众登记的注意事的注意事项专人负责观众登记工作，督促观众提交完整的客户资料。18第8章2、参观指南l参观指南是会展编印的、用来指引观众参观的一种小手册。主要向会展的专业观众、媒体记者以及参展的嘉宾发放，以便他们方便参观。l参参观指南内容包括五大方面指南内容包括五大方面：一是会展的基本内容；一是会展的基本内容；二是二是会展的会展的简短介短介绍；三是三是展区和展位划分与安排；展区和展位划分与安排；四是四是相关相关图表；表；五是五是相关活相关活动安排安排。19第8章（六）加（六）加强人流物流的疏人流物流的疏导l会展活动进展期间，是人流、物流异常密集的时期，容易引发各种矛盾和冲突。l首先，会展在短时间内聚集了来自四面八方的人流，所以，会展主办方需要制定相关的人流管理和疏导计划，加强现场秩序的控制，安排人群有秩序地登记、参观和购买。l其次，展览现场的物流管理工作十分繁琐，涉及了展览所需物品的包装、运输、装卸、搬运等众多工作，需要规划专门的运输通道并进行引导。l另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场的交通工具、停车场及线路的规划等。20第8章掌握掌握现场观众流众流动的的规律律（1 1）展）展馆关关键区位形成的区位形成的观众流众流l比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。（2 2）跟随）跟随观众众流流l羊群效应明显。也就是无意识的、无目的人会随着有目的人流动。（3 3）好奇）好奇适适应之后的之后的观众众流流l据观察，一般观众都是进入展厅之后，随意走一段之后，才看展品。（4 4）本能）本能所形成的所形成的观众众流流l人们进入大厅之后，大多数人会自然向左转，然后按顺时针方向走。21第8章（七）保（七）保证安全清安全清场撤撤场l一般情况下，许多参展商在会展最后一天下午一两钟就开始进行撤展了，如果这个阶段管理不善，很容易造成混乱。l一般在此之前召召开开撤撤展展会会议，将撤撤展展的相关计划划和方案通知各方及各展位负责人，统一一协调撤撤展展工作的展开工作的展开。l在会展结束后，要做好善后工作，如有序疏散与会人员、整理会议资料、检查设施设备、归还租赁物品、清理会场等，使会展活动圆满完成。22第8章撤展期撤展期间的主要的主要现场管理工作管理工作 工作项目工作标准具体描述拆除展台安全操作、恢复场地原貌对于标准摊位或由参展商委托施工的展台，由指定搭建商负责拆除；特装修展台则由参展商负责。参展商退还展具协助参展商顺利退还展具协调各方面的关系，帮助参展商及时将所租用的展具退还场馆的相关服务部门或指定搭建商处理展品协助参展商妥善处理展品展会结束后，参展商处理展品的常用方法有出售、赠送、回运或销毁，必要时主办单位应提供协助展品出馆管理严格执行出门证管理制度参展商向主办单位申请出门证，场馆保安人员检查放行展场清洁安全管理加强安全和消防保卫工作定时巡逻，及时消除各种安全隐患撤展管理撤展管理23第8章【案例分析案例分析】：u德国德国科隆国科隆国际家用家用电器博器博览会的会的服服务清清单 收收集集两两三三张所所在在地地展展会会参参观指指南南等等现场管管理理资料料，评析析其不足及其理其不足及其理论依据依据。24第8章第三第三节 现场管理的方法和措施管理的方法和措施l会展现场是最终检验会展项目前期筹备工作如何的场地和场馆。因此，会展项目现场成为项目各相关部门和相关任务高度交织和共同协作的特殊空间。一、管理方法（一）责任到岗l成立成立现场管理管理专门组织，责任到任到岗、责任到人任到人。l一般而言，现场管理管理组设六个小六个小组：物物业组、施工管、施工管理理组、设备设施施组、展具服、展具服务组、商、商务服服务组和储运运组。如图8-4所示。25第8章26第8章（二）标准化管理l标准化管理就是按照标准和制度进行现场管理，使管管理理程程序序标准准化化、管管理理方方法法标准准化化、管管理理效效果果标准化准化，以及考核方法考核方法标准化准化。l在会展项目现场管理中，主要表现在施施工工操操作作标准准化化、展展品品设备管管理理标准准化化、会会议和和展展览服服务流流程程标准化、展准化、展览环境境标准化准化等。27第8章（三）检查与考核l为了确保会展项目顺利达到预期目标，需要对各项计划的执行结果进行检查与考核。l检查结果与计划比对后，有偏差时要查明造成差距的原因，以改进管理工作，提高管理效果。（四）目视管理l目视管理是生产管理的重要手段之一，是利利用用形形象象直直观而而又又色色彩彩适适宜宜的的各各种种视觉感感知知信信息息来进行行现场活活动的的组织和管理和管理。l目视管理，也叫可可视化化管管理理，它是一种以公开化和视觉显示为特征的管理方式。28第8章现场观众控制的方法众控制的方法l(1)根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、展馆的条件来设计、布局、标志引导。l(2)通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。l(3)通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展台的布局等。l(4)通过指示标记控制。场地示意图、路标、彩道、绳索等。29第8章二、管理措施（一）开展“6S”管理l“6S”管理是现代企业行之有效的现场管管理理理念和方法法，“6S”是是指指整整理理（Seiri）、整整顿（Seiton）、清清扫（Seiso）、清清洁（Seiketsu）、素素养养（Shitsuke）和安安全全（Safety）六六项内容。l“6S”前五项起源于日本，其日语罗马拼音均以“S”开头，简称“5S”。我国企业引入这一管理模式时，加上“安全（Safety）”成为“6S”。l推推行行“6S”活活动的的作作用用：“现场管管理理规范范化化、日日常常工工作作部部署署化化、物物品品摆放放标识化化、展展区区管管理理整整洁化化、人人员素养整素养整齐化、安全管理常化、安全管理常态化化”。30第8章31第8章1、整理l是指对会展现场的人、事、物进行分析，按照有关要求区分有必要和不必要的、合理的和不合理的，将将会会展展现场不需要和不合理的不需要和不合理的人、事、物及物及时处理理。l目目的的：腾出出空空间，使使其其活活用用，防防止止误用用，从从而而塑塑造造清清爽爽的会展的会展现场。2、整顿l在整理基础上，根据会展现场的布置和有关规定，科学合理地确定现场所需人、设备、物品物料，使其依依规定位置定位置摆放、放、设岗，使物放置整，使物放置整齐并加以并加以标示示。l目目的的：使使会会展展现场一一目目了了然然，呈呈现整整齐的的现场环境境，消除消除寻找人和物的找人和物的时间，消除消除过多的多的积压物品物品。32第8章3、清扫l是对会展现场的设备、场地、展台、物品等进行行维护和清和清洁打打扫，保持场馆干净、设备正常、环境亮丽。l目的目的：稳定会展品定会展品质，减少减少伤害和不害和不满意。意。4、清洁l就是将将整整理理、整整顿、清清扫进行行到到底底，通过清洁，是现场保持良好的环境和秩序，并始终使场馆环境处于最佳状态。l目的目的：维持上面持上面3S3S的的成果成果。33第8章5、素养l就是努努力力提提高高会会展展现场全全体体人人员的的素素质，使每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养积极主动的工作精神，这是开展是开展“6S”活活动的核心和精髓的核心和精髓。l目目的的：培培养养有有好好习惯，遵遵守守规则的的员工工，营造造团队精精神。神。6、安全l是指要时刻刻保保持持安安全全第第一一的的观念念，重视全员的安全教育，制定各项安全管理制度和防范措施，严格执行安全技术规程、规范、标准，防范防范于未然于未然。l目目的的：建建立立起起安安全全生生产的的环境境，所所有有的的工工作作应建建立立在在安全的前提下。安全的前提下。34第8章“6S”管理精髓管理精髓（1）全）全员参与参与l董事长一线员工，所有部门：生产、技术、行管、财务、后勤；（2）全）全过程程l全产品研发终止的生命周期；人人保持改善保持管理活动。（3）全）全效率效率l综合效率，挑战工作极限。l“6S”只有只有起点没有起点没有终点点。35第8章（二）巡视检查l巡巡视检查对象象主要包括：会会议及展及展览设备、公共服、公共服务设施、会展施、会展环境及境及现场控制控制等。l会展巡会展巡视检查工作一般分为日常巡日常巡视、定点巡、定点巡视、突、突击加加强型巡型巡视。1、日常巡视l按照制定的巡视路线，每天以一定的频率进行常规巡视。2、定点巡视l是根据每次会展的性质、规模确定重点巡视部位，加强对这些重点区域的巡视和检查的频率和力度。3、突击加强型巡视l是在不同的时段，对某些安全隐患进行突击检查，以杜绝任何不安全的因素。36第8章（三）宏观监控l由于会展现场人员流动大、环境复杂，安全隐患较多，需需要要对会会展展现场进行行全全局局性性、全全天天候候的的宏宏观监控控。l会展中心可以利用先进的计算机网络技术建设区域性的安安保保监控控系系统，实现信息共享及会展活动安保工作的智智能能化化管管理理，从而对会展现场的人流、物流、现场环境状况以及会展项目的整体进展进行密切的监控和管理。37第8章【案例】印象刘三姐的现场布景【案例】CPD的观众登记【案例分析】第二届“中国地交会”展布设计【案例分析】“亚洲会展之都”的会展标准化38