会议要素-与会者.ppt

15W1H5W1H原则原则Why目标What议题When时间Who与会者Where会址How为了实现会议目标进行的会议保障相关工作第二章第二章 会议要素会议要素2与会者与会者34天地公司周工作例会天地公司周工作例会（1）会议时间：每周五下午17:0018:30（2）会议地点：行政会议室（3）会议内容：传达上级决议、检查上周工作、布置下周工 作、协调解决问题、经验信息交流（4）出席人员：各分机构经理/副经理、职能部门主管（5）列席人员：根据需要邀请的有关人员（6）会议主持：总经理（7）会议记录：总经办秘书（8）会议文件：周备忘、会议纪要、会议决议，其中会 议审议通过的会议决议、重要通知、规章制 度等文件（9）会议文件发布时间：会后周一（10）会议文件发放对象：根据需要发送与会人员、相关经 理或全体员工问题：本次会议有哪些人员参加，分别有何职责与会者包含哪些人与会者包含哪些人v会议召集人v会议主持人v会议出席人v会议列席人v会议记录人v会议工作人员5会议召集人会议召集人v本次会议的发起人vA 公司主办者 vB 协会等会员主办者：行业协会、专业或科学协会、教育协会、技术协会 vC 非营利性机构主办者v如：天地公司周工作例会召集人为总经理 浙江酒店协会年会召集人为协会管理委员会620122012中国酒店行业新领军峰会中国酒店行业新领军峰会v主办单位中国酒店行业协会中国旅游产业发展促进会中外旅游与酒店杂志v承办单位中国酒店业新领军峰会组委会海纳伟业（北京）酒店管理咨询有限公司v协办单位北京首都国际机场宾馆首都大酒店7大型会议设主办、承办、协办等机构大型会议设主办、承办、协办等机构v主办：会议主办者是一个对出资举行会议的组织的统称。会议的实际发起人。由他提供经费，选择具体办事人员，监管会议的进程，完成会议的进行。v承办：主办通过投标或指定等手段，选择会议具体“承办”方，向其提出主办方的要求以及“承办”方的利益所得。“承办”方负责会议各项工作具体实施。v协办：在会议较复杂的情况下，“承办”可选择一个到几个“协办”方，协助工作，成为在“承办”手下向其负责的二级组织。v支持：在相互有利的条件下，其他社会集团对该会议的物质或精神支持。如餐饮部门提供饮食，会议在广告上列出其名，为其做广告。820142014首届湖南游交会首届湖南游交会v今年以来，湖南省政府、长沙市政府出台了一系列政策重点扶持移动互联网产业。长沙高新区作为省、市重点支持的移动互联网产业聚集区，制定了移动互联网产业五年发展规划，提出到2020年，打造形成移动互联网企业过千家、从业人数逾5万人、产业规模达千亿元的移动互联网产业集群，把长沙高新区建设成为“国内领先、特色鲜明”的移动互联网应用服务产业园区。v【主办单位】长沙高新园区v【承办单位】长沙市和展文化传播有限公司、湖南金诚信通信股份有限公司920132013宣城文房四宝文化研讨会宣城文房四宝文化研讨会会议目的：为展示和挖掘中国文房四宝之乡深厚的历史文化底蕴，提升文化旅游产业发展水平，扩大我市对外宣传，提升我市的美誉度与知名度，积极推进皖南国际文化旅游示范区建设。主办单位：安徽省人民政府承办单位：宣城市人民政府、安徽省旅游局协办单位：宣城安美会议服务公司1011主持人主持人 v主持人是会议过程中的主持者和引导者，也可能是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。12A A 当然主持人当然主持人v是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。第11届全国人民代表大会委员长 吴邦国第12届全国人民代表大会委员长 张德江13B B 临时的主持人临时的主持人v比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。14会议主持人的具体职责：会议主持人的具体职责：v1.宣布开会和闭会v2.负责介绍或报告会议情况v3.按照预定的计划控制和调节会议的进程v4.允诺与会人员发言和及时阻止超时的、违反规范的发言v5.维护会场的秩序并执行会议纪律v6.选定会议记录人员和验证会议记录的准确性v7.督促会议决议和决定的执行15会议出席人会议出席人会议出席人员是被正式邀请或者被正式要求参加会议，并具有在相应的会议上发言、参加讨论、行使表决权的人员v1会议出席人员的确定v2会议出席人的基本权利发言、动议、提案权和参加讨论的权利会议表决权选举权v3会议出席人的主要义务按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作 16会议出席人邀请的原则会议出席人邀请的原则v对实现会议目标有潜在贡献的人v能够因参与会议而获得好处的人 v与会者人数不宜太多 v(1)会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。v(2)在定好的会议时间内，与会者人数一多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。v(3)与会者人数一多，沟通将趋于困难。17天地公司对于会议出席人管理上的改变天地公司对于会议出席人管理上的改变 天地实业公司生产部经理，经常通过召开会议来解决问题和处理工作，同时他自已又必须参加很多上司主持召开的会议。他感觉整天忙于各种会议，无暇处理业务，造成工作上的被动，为此下决心改进会议。过去，他每召集一次会议，不管会议内容是什么，总是要求下属所有的负责人来开会。结果，会议规模很大。每位参加者为了表示对会议重视，大都至少提出一个问题，而多数问题，都与会议议题无关，这就难免使会议时间拖得很长。究竟怎样确定与会人员的范围才合理呢？经过认真分析研究，他找到了一个两全其美的办法。这就是：会前，先分发一份会议须知单，内容大都为：某月某日某点，在某会议室，讨论某问题，已邀请有关领导同志参加讨论，如你认为需要了解有关情况或愿参加讨论，届时出席。未到会者，我们将于会后立即送上会议讨论纪要，供你参考并提出意见。过去每次会议都要十多人参加，并且时间很长。而现在只有少数几个人参加，再加一个记录的秘书，用一个小时左右就会把会开完了，而且也没有人敢怠慢。案例：第六届中国国际会展年会案例：第六届中国国际会展年会v参会人员：v1.中央及地方城市会议展览节庆旅游行业主管领导；v2.中外会议展览节庆旅游行业协会组织负责人；v3.中外知名会议展览节庆专家、学者；v4.国内主要展览会、大型会议、大型节庆主办单位负责人；v5.中外会展场馆、会议中心、会议酒店、会议度假区负责人；v6.跨国会展企业代表及出国展览组展商负责人；v7.会展院校领导、教师及科研人员；v8.设计搭建、展品运输、展示器材、会务服务、会议商旅、节庆演出、节庆用品、大型活动策划、广告制作等相关服务企业负责人；v9.中外新闻媒体记者；18政府领导行业领导行业专家相关单位媒体记者19部分特殊出席人部分特殊出席人v1国际与会者。应努力为国际与会者参加会议提供方便，如在会议通知中说明签证的细节、翻译、饮食服务等。v2行为障碍者。需要比其他与会者提供更多的针对性帮助，如盲人与会者特殊的会议简介、上下电梯的帮助等，乘坐轮椅与会者需要坡道及其他类型方面的设施，听障与会者需要手语帮助等。v3老年与会者。需要特别考虑到老年人的一些特殊要求，如紧急医疗保障、使用不同以往的视听设备以适应老年人的视力、听力的要求等。v4女性与会者。需要注意她们在某些需求上与男性与会者不同，如住宿酒店的房间增加女性用品如乳液、洗发用品、化装镜及女性楼层，在停车设备方面加强车场灯光与安全设施。请分别找出会议中哪些责任属于主持请分别找出会议中哪些责任属于主持人哪些属于出席人员人哪些属于出席人员v主持人v出席人员20(1)营造和谐气氛(2)积极发表自己的见解(3)尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况(4)依据提供的资料准备论证的材料(5)根据个人的观点研究问题(6)保持中立态度21会议列席人会议列席人v1会议列席人的权利参与本单位有关问题的讨论发言的权利会议临时赋予的其他权利v2会议列席人的义务遵守会议规则礼貌发言及解答相关询问保守会议机密22公证员列席彩票开奖现场公证员列席彩票开奖现场23会议记录人会议记录人v承担会议议事、讨论发言记录的人员v职责：提前介入会议，了解会议的议题和出席会议的人员，为记录工作做好准备必须如实记录会议内容，而不能根据自己的理解决定记录内容的取舍在会议结束时，应主动向大会主席提交会议记录，供其审核。会议记录和纪要的区别会议记录和纪要的区别1.性质上：会议纪要是法定行政公文；会议记录是机关、单位内部用于记录会议发言的事务文书2.内容上：会议纪要是经过整理加工的会议上达成一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上要做到有言必录3.形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一格式，多是各单位自定4.发分形式上：会议纪要按公文程序发，但没有主送和抄送机关；会议记录仅作为内部资料保存，绝不公开发布5.在提炼加工程度上有区别，会议记录，无论详细记录还是摘要记录，都是原始记载，参加会议的人怎么说就怎么记，既不能遗漏重要内容，更不能添枝加叶；会议纪要则是在记录的基础上，通过执笔人的分析综合后，摘其要点，舍其芜杂，按一定的逻辑顺序，编排加工而成。记录不是文章。只能做文章的原始材料；纪要则是经过抽象思维，加工制作之后形成的文章。2425会议工作人员会议工作人员v承担会议筹备工作、会议资料准备工作和会间事务性工作26天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下：会议通知致：各部门经理，发总经理秘书沈君。定于12月16日（星期三）下午1:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之间打电话告知秘书初萌。电话：5142639827初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有此主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。小组讨论：列出以下会议的与会者小组讨论：列出以下会议的与会者v1.本班要举行一次“重学风，树新风”主题班会v2.学院酒店协会要举办一次表彰大会v3.校学生会要举办一次换届大会v4.金华职业技术学院要举办大型校庆活动，活动由开幕式、学校发展战略研讨会、校友座谈会几部分组成。28