档案数字化背景下的西藏民族大学档案工作纪实_李丽.pdf

492023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新西藏民族大学档案管理中心成立于2013年1月，科级建制，归口图书馆管理，是学校档案资料的收集、保管、开发、利用中心，收藏有西藏公学、西藏民族大学（西藏民族学院）2个全宗档案，截至2020年12月底，馆藏纸质档案共计11036卷（盒），19730件；照片档案19041张，实物档案231件，电子档案共计255.62GB。一、强基固本，全面提升档案工作整体水平1.加强组织管理和制度建设，健全档案工作机制学校非常重视档案管理和归档工作，把档案工作列入学校整体发展规划以及学校各项管理制度中，加强了档案管理工作的组织保障，成立校领导分管档案工作领导小组，明确专职档案员工作制度，划定了档案工作建设阶段性任务、目标，采取了组织管理措施，为我校档案管理工作规范化、制度化建设提供组织保障。为加强学校档案管理工作，提高档案管理水平，发挥档案作用，学校2003年形成下发了档案管理办法，为学校档案事业各项工作的规范化管理提供明确指导，2015年出台关于印发加强和改进新形势下档案管理工作的实施意见的文件，分别从档案工作管理体制建设、档案资源体系建设和安全体系建设、档案工作服务层次、档案工作保障力度和档案宣传工作的推进等方面提出新形势下我校档案工作的实施方式。制度建设是档案工作的基础性工作。通过学习国家档案法规和相关制度，中心制定完善了档案“收、管、用”方面的规定和制度，按照党群、行政、教学、科研、规划建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像、实物等12类档案进行归档分类。这是学校进行档案管理工作的理论基础，也是档案归档工作所遵循的基本规章和制度依据。学校实行档案管理中心集中统一管理档案，专职档案员负责档案管理和业务指导，兼职档案员负责本部门日常形成的各类文件材料的收集、整理。业务部门立卷制度，由学校相关部门联合制定专职档案员和兼职档案员岗位职责和考核细则，形成了完善的校兼职档案员管理网络，使归档的完整性、准确性、系统性得以保证。由于各级、各部领导重视，制度保障有力，较好地完成了学校各门类档案的立卷归档任务。学校领导也非常重视档案工作的建设与档案事业的发展，多次为档案事业发展设置和增加专项经费。同时，按照档案馆建设标准和档案馆建筑设计规范的相关标准和规范，对档案馆库建设方案进行专题讨论和专家论证，最终确立档案馆库房建设方案并遵照执行。2015年前后进行档案数字化环境改造，对档案库房存储设备、工作设备、数字化设置设备等进行升级，替换掉一批不符合档案数字化、信息化发展的老化设备，2016年对档案管理中心库房进行气体消防系统部署，2017年批准专项经费用于档案数字化、信息化建设等。2.重视档案管理队伍建设，形成档案工作管理网络体系档案管理中心配备5名专职档案管理人员，其中主任1名、档案管理员4名。档案工作人员实行专业技术职务聘任，现有副研究馆员1名、馆员4名，档案学专业人员1名。根据工作需要，专职档案员多次参与高校档案学会和档案业务指导部门举行的各种培训和学习，同时，工作人员也通过网络培训等方式提升自己，以高质量的档案管理专业水平，积极热情地为档案利用者提供优质服务，从而进一步提升档案管理队伍的整体工作能力。档案数字化背景下的西藏民族大学档案工作纪实文/李丽摘要：随着大数据时代的来临，档案管理方式也从传统方式向数字化、信息化悄然发生着改变，档案数字化和信息化建设成为各级各类档案机构发展的必然趋势。档案数字化彻底改变了传统档案管理模式下档案信息的收集、处理和保存方式，使档案的内在活力和价值得到充分释放。在此背景下的高校档案工作实录变化，也能够从侧面反映出高校档案数字化建设的重要意义。西藏民族大学近些年的档案工作发展迅速，在陕西省教育厅档案工作检查评估中获评优秀等次，在档案馆库建设和档案信息化建设方面也多次受到陕西省档案界专家和西藏兄弟单位的赞誉。关键词：大数据时代；数字化、信息化基金项目：2019年度西藏自治区教育科学“十三五”规划项目“西藏高校档案数字化质量管控体系研究”（项目编号：XZJKY19409）。作者简介：李丽（1988），女，汉族，河南镇平人，硕士研究生，馆员，研究方向：高校档案管理。502023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新为进一步做好文件材料收集、归档工作，推动各二级归档部门重视和支持档案工作，学校明确主管校长分管档案工作，各二级单位和职能部门主要负责人为部门档案工作的第一负责人，同时，每个单位指定专人作为本单位的兼职档案员，专门负责本单位的文件归档和整理工作。档案管理中心定期面向全校专、兼职档案工作人员，开展系统性的业务培训。除此以外，档案管理中心利用网络解答、现场指导和电话远程解释的方式帮助兼职档案员完成档案收集整理工作，切实提高了兼职档案员档案意识和业务水平，确定并巩固档案管理的三级网络体系，并逐步实现了档案工作的标准化、规范化，最大限度地发挥了档案的作用。3.持续推进档案规范化建设，严格执行各项管理制度首先，推进全校档案收集、整理规范化。学校根据档案业务建设和文件整理的相关规范和规则，在2014年以后生成的档案实行按“件”整理，按照文件的内在联系科学组卷，简明扼要地拟写案卷题名，准确划分保管期限，规范填写案卷封面、案卷目录和归档文件目录，保证案卷组卷科学、合理，文件装订美观结实。同时，学校制定实施了规范的档案归档收集制度，明确了档案材料的分类标准和整理规范，并且在收集、整理过程中严格执行。目前，业务立卷部门基本能够依据计划在每年7月底按时完成纸质档案移交任务。其次，库房管理安全责任制度完善。为保证实体档案的安全性，图书馆设定了档案管理中心安全领导小组，定期对库房进行安全检查。定期要求各科室认真检查所辖范围各种电气设备是否正常运转，线路、插排是否老化、消防通道有无存放物品、周边有无杂物等情况，发现问题及时报告，立即整改。针对档案库房温湿度需求，购置温湿度监控设备，定时记录和监控库房温湿度，当温湿度超标时自动报警，并派专人负责及时处理。坚持定期检查档案实体安全，定期投放防虫药物并做好防虫、防鼠换药记录。要求库房管理员树立档案实体安全意识，严格遵守安全保密制度，工作人员对档案内容不讨论、不外带，对于密级文件配备涉密电脑进行分类录入，涉密档案不上网、上网档案不涉密，对涉密和非涉密档案分开存放，确保档案的电子安全和物理安全管理没有疏漏。最后，档案利用流程规范化。为优化档案实体利用流程，保证档案利用过程的便捷性和安全性，档案管理中心依据档案查借阅制度，严格履行档案保密制度，对档案利用进行严格审核，借出、移进档案实时登记。4.加快档案信息化建设步伐，逐步实现档案信息化管理档案资源数字化是信息时代的必然要求，档案数字化对档案工作的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用，也是档案信息化建设的基础性工作。档案信息化建设的首要条件是硬件设备设施建设，学校前期进行数字化建设环境改造，为档案部门配备基础的计算机、复印机、打印机、扫描仪、照相机等硬件设备设施；后期为适应数字化、信息化的管理需求，购置“南大之星”档案管理软件，利用档案管理软件对综合档案进行分级管理，建设馆藏档案资源的目录数据库，实现案卷级和文件级目录的机读检索，后期通过申请专项资金开展馆藏档案的数字化工作。2019年7月，完成全部馆藏档案的数字化工作，共计144302条记录，140万余页，档案全文实现OCR识别功能，全文检索效果良好。自2020年起，学校每年投入专项经费用于新增档案的数字化加工，完成建校以来的学生学籍档案数字化工作任务。实现档案管理系统和OA办公系统的无缝对接，确保电子文件与纸质文件同步形成、同步整理和同步归档，推动电子文件归档工作得到全面落实，提升了信息化条件下纸电同步归档的工作效率，实现了档案资源的信息化管理与利用。二、攻坚克难，协同发展档案事业发展新机遇1.持续推进人员队伍建设，努力提升档案工作人员的业务水平和专业素养由于学校人才引进的指标偏向教学科研一线，所以，档案管理人员的引进指标少，专业队伍人员得不到及时补充，人员队伍存在专业结构不合理现象，现有专职档案人员缺乏档案学专业背景，不利于相关业务的开展。随着信息化建设的推进，档案管理中心亟须能承担档案信息化工作的计算机专业、档案学专业人员，针对学校档案专业人员紧缺、队伍结构不合理的情况，学校通过几个途径不断推进档案人员队伍建设：（1）通过加强在职继续教育培训、督促脱岗培训学习、推进学历素养提升等多个途径提升档案工作人员的专业素养。（2）拓展兼职档案员队伍，加强专职档案员对兼职档案员的业务指导，通过构建专、兼职档案员队伍，扩大档案管理网络。（3）进一步引导档案人员提高政治站位，自觉服从服务政治大局，注重各项能力的建设和提升，保持档案队伍良好的服务态度和工作作风，始终坚持为档案利用者提供主动、热心、周到的服务。2.重视档案利用需求，着力优化档案数字化服务方式档案工作实际是一项服务型工作，收集、保存档案的主要目的是提供方便、快捷的利用。为了更好提升档案资源的利用过程、规范利用流程，学校制定完善了西藏民族大学档案查阅制度和保密制度，确定档案利用服务登记制度，并在此基础上积极开展档案信息咨询及利512023年 第2期 兰台内外科学管理实践创新用服务，充分发挥档案资源的作用，服务校内各职能部门教职工、校友以及持介绍证明的校外相关人员。在“6.9国际档案日”前后，中心开展了多种形式的档案宣传教育活动，让更多的师生了解档案资源，也提升了学校各部门归档资源的积极性和主动性，同时充分发挥兼职档案员的辅助宣传作用，多批次对兼职档案员进行档案收集和利用方式的培训，通过现场示范、网络指导和电话答疑的方式解决各相关单位档案归档和利用过程中的各种问题，助力学校的教学和科研工作。中心有针对性地收集脱贫攻坚、疫情防控、“二十大”等专题档案，对专题档案数据和信息进行整合加工，主动对学校宣传部门、疫情防控部门进行推送和业务指导，同时不断创新档案工作方法，优化档案数字化服务方式，探索灵活多样的档案利用方法，切实发挥档案的价值，满足利用者的档案需求。3.创新档案信息服务方式，开发拓展档案资源的宣传、教育工作档案管理各项工作需要有充足的运行经费做支撑，如档案管理人员的继续教育经费支出、每年增量档案的数字化建设经费支出、编研开发等新业务均需要大量经费的支持，但是学校用于档案管理的经费仅能支持传统服务，无法满足开拓新服务的需求。针对档案管理工作正常运行经费短缺的情况，档案管理中心积极挖掘开发馆藏资源，充分利用已有馆藏资源，通过举办线上、线下展览，制作青春纪念册、校友纪念品，积极开展档案专题展览或知识竞赛等宣传教育工作。还创新档案信息服务方式，利用“6.9国际档案日”等宣传契机，开展了档案主题照片展、“真人档案馆”讲座等活动，开发拓展档案资源的宣传教育工作。同时，依据现有成果，积极拓展高校档案社会化服务，宣传档案工作取得的成绩，及时推介档案专题成果和档案宣传教育，提高社会对档案工作的认知度和认可度，提升全校师生和校友的档案意识和档案素养。4.加快档案数字化建设，稳步推进档案资源信息化建设力度档案管理工作专业技术性很强，学校档案工作基础薄弱，档案管理诸多方面不甚规范、合理，业务流程亟须优化，需要专业素质强大、业务水平熟练的专家型人才进行实地指导。信息化建设是推进档案资源服务利用的基础性工作，档案管理中心持续加大档案资源的信息化建设力度，上线独立的档案管理中心网站，利用网络发布档案管理中心工作制度、利用服务范围和流程，及时更新中心动态；积极推进声像、基建图纸等特殊资源的数字化建设程度，稳步推进整体档案资源的信息化建设力度。结语综上所述，档案工作是一项基础性、持续性、长久性的工作，是一项功在当代、利在千秋的事业。西藏民族大学档案管理中心以档案数字化为契机，按照习近平总书记对档案工作的重要指示精神，结合学校整体信息化建设规划的目标和任务，进一步提升档案的信息化建设水平，提升数字赋能效果，拓展为师生服务的宽度，不断推动学校档案事业高质量发展。参考文献：1西藏民族大学档案信息网档案管理中心简介EBOL.2022-12-12.https:/ 挖掘特色资源服务立德树人西藏民族大学图书馆十年发展成就EB/OL.2022-12-10.https:/