会计信息化档案安全与维护问题及对策.doc

会计信息化档案安全与维护问题及对策笔者认为，会计信息化档案工作在当今社会，特别是信息网络化时代，一定要与时俱进、求真务实、解放思想、勇于创新，才能真正搞好会计信息化档案的建设。如何保证会计信息化档案的安全与完整，成为会计信息化工作的突出问题。第一，会计信息化的特征。一是无纸化与多元化。会计信息化要依靠信息技术来完成，则必须将所有的会计数据通过计算机技术进行处理和输出。在该过程中除了交易中使用的发票和合同等纸质档案，其它信息在进入计算机处理过程以后均存储在计算机内部的磁性存储介质中，在整个处理过程中没有纸质介质参与，同时这种无纸化的特点也导致了会计信息多元化。使会计信息已经不是简单的账务数据，还包含企业内部的各种管理参考信息、人事数据、企业运行趋势、决策分析等。二是智能性与开放性。会计信息化系统会自动根据会计数据的发展趋势和状态等信息进行智能分析并给出相应的参考意见。在会计数据表现出非正常趋势时还可以发出警报信息，同时，会计信息化系统是一个开放的系统，可以实现与其它管理系统的对接及整合，从而实现信息共享与互通，使多方面数据综合分析成为可能。随着计算机AI技术的不断提高，会计信息化系统的智能化将进一步加强，人工操作过程将进一步减少。同其它系统之间的联系也将更加紧密。三是高速性与准确性。会计信息系统是依赖计算机系统实现的，计算机对各种数据的处理具有高速性与准确性。在将会计工作人员从繁重的工作中解除出来的同时，会计信息化系统还能对会计数据进行分析，将其从数据状态转化为信息状态，使得会计信息化系统比传统的手工系统和电算化会计系统更加高效。第二，会计信息化档案管理中的问题。一是安全方面。在会计信息化环境下，许多会计档案资料已不仅仅是账表等的有限形式，还包含计算机通过对企业财务信息的分析和计算而得出的参考信息等。因此，保证会计信息档案的安全将是会计信息化工作中的首要问题。完整性问题。会计档案是连续的纸质档案，而会计信息化档案不仅包括会计工作的相关档案资料，还包含相关财务软件的运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此会计信息化档案的保管不仅要将数据保留，还要将其它相关的信息进行保存，这些方面的资料缺一不可。易篡改问题。会计档案在保管时必须保证其没有经过篡改，传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹，因此保留下来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹。泄密问题。会计信息化档案作为企业财务的重要数据关系到整个企业的经营活动，需要保证会计档案中的信息不被非法访问。计算机信息的特性，使得对会计信息档案的复制窃取变得更加容易且不易发现，同时，大部分会计软件都没有对存储在数据库中的数据进行加密，简单的复制数据库文件即可很轻易的获得会计信息化档案资料。计算机病毒问题。现代计算机技术的快速发展，导致计算机病毒日益猖獗。会计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的，当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能，而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权，直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此，随着计算机硬件和网络的发展，计算机病毒感染率正在日益提高，感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时，大量的专用病毒和间谍软件的出现也对会计信息化档案的安全造成极大的威胁。二是维护方面。会计信息化档案的维护要求其操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识，这使会计信息化档案的维护工作变得更为复杂和困难。存储介质。会计信息化档案主要是电子档案，对电子档案的保存需要使用一定的存储介质。对于存储介质的选择，不仅要考虑其购置价格，而且要考虑到存储介质的维护成本、可靠性、保管环境要求等多方面因素。计算机财务软件标准不统一。当前企业常用的会计软件之间没有统一的操作规程，从界面外观、操作菜单分布到数据存储方式及存储结构都不尽相同；各会计软件开发商之间没有统一的开发标准。因此，在对档案数据进行操作时很可能由于会计人员对不同版本的软件不够熟悉而导致人为性错误。同时，由于会计准则、会计制度的变化以及其它经济法规的出台，也会导致财务软件版本的不断变化。电子档案数据的日常处理。计算机数据不同于纸质档案的数据保管。通常的纸质档案在完成后只需要进行归档保存，而会计软件对会计数据多采用数据库存储。企业的财务人员一般只会使用相关的财务软件。而不懂得相关数据库的维护操作知识，这就会造成会计软件无法充分发挥自己的优势。使用会计软件的相关设备与环境。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在一定介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。所以会计信息化档案不仅包括了计算机中存储的会计资料和信息，还包括这些资料与信息的使用环境、还原方法、相关的数据库信息和会计软件及版本信息等。