固定资产盘点制度与日常管理.doc

固定资产盘点制度与日常管理经常听到有朋友讲，工厂的固定资产不好管理，甚至很难理清，有的直接用“一团糟”来表述。固定资产价值一般很大，如果出现丢失损坏情况，上司追究责任，结果可想而知，作为员工自然明白其中的利害关系，很多人奉行明哲保身的原则，生怕责任落到自己身上，人人视而远之。记得前几天工厂盘点固定资产，有一部研发用的电路板雕刻机，由于长期不用，搁在生产部的一个角落里无人问津，后来发现研发部的盘点清单中没有它，而账务上却清楚的记录着他的存在，于是财务部要求研发主管找到这个固定资产，而研发主管却以设备已经停用而置之不理，他的回答是已不关他们部门的事了。那台设备的确已经停用，账面的原始价值是两万美元，记得是一个研发副总手下的一个红人搞坏的，据知情的同事说，花几千块修一下，还可以用，坏了以后就没有敢说，提出修理就等于暴露问题，研发部几十号人都在研发副总手下混，胆敢举报副总红人的后果，大家也很清楚，那个平时“笑里藏刀”的研发副总给同事“戴帽子”，“纠辫子”很在行，再说举报也没有奖励。研发的那个主管虽然是部门负责人，但同时也是老板红人，处罚他于情于理都说不通，此事也只能就此了结，俗话说在什么山上唱什么歌，这样文化氛围的企业，工作能做到查出问题就已经不错了，解决是永远没有时间表的。一下子说远了，对于企业的固定资产管理，前一篇文章已经讲过它的认定标准，但是确认固定资产只是资产管理的一项前期工作，由于固定资产价值很大，并且是企业重要的生产资料和物质资源，对于固定资产后续的维护与保养是一项长期重要的任务。主要分以下几个步骤进行：1.验收合格：登记入账的固定资产，财务上要求必须调试验收合格，只有达到可以使用状态的固定资产才能发挥生产效能，才能给企业创造价值。对于没有安装完成的固定设备，在财务的处理上也有相应的规定，那就是记入到“在建工程”项目，作为正式固定资产的一个过渡称谓。2.登记品名，规格：要对固定资产进行有效管理，固定资产必须有固定的名称，名称必须符合行业标准，简明，通俗易记，准确无误，比如空调，最好不要写成“制冷设备”甚至更另类的名称，以免造成识别上的问题。固定资产除名称以外，还应该有明确的规格，否则随着同类设备的增加，很可能增加上识别的难度，比如电脑的主机，显示器等就有其不同的规格。一方面财务会计在建立固定资产台账的时候必须登记固定资产名称，规格，另一方面，对于使用部门的固定资产，必须在醒目的位置上张贴固定资产标识，标签上注明与会计账务上相同的名称及规格。3.设立固定资产编码：在固定资产较多的企业的，由于品名，规格的相同或相似，对固定资产的日常管理，盘点，识别带来许多的不便。如果要解决这个问题，就要求企业建立固定资产编码，会计人员对于确认的每一项固定资产，都编制出一个唯一的固定资产编码，将这一个编码同时在会计固定资产台账和实物标签中体现出来。比如我们可以将资产分为办公设备，机器设备，生产设备，其他设备，例如以JQ20090101001来编排，此编码共设四级，第一级“JQ”代表：机器设备，第二级“2009”代表：年份，第三级“0101”代表：固定入账的日期，第四级代表当天日期中第几项入账的固定资产。这样下来我们就给每一项固定资产排列出了一个“身份证号码”，固定资产的醒目位置贴一张“固定资产身份证”即“标签”，上面有名称，规格，编码，而且这个“身份证号码”是终生的，唯一的。4.确定管辖制度：一般来讲，很多企业的固定资产实行“属地管辖”的原则，存放位置确定了固定资产的归属部门，这样的原则容易确定资产责任部门，落实资产直接责任人，会计人员在登记固定资产台账的时候，还必须注明资产的责任部门，责任人，存放位置，随着组织机构调整及人员的变动而更新。如果在固定资产管理中能做到责任到人，这样在防止丢失，推托保管责任，降低资产损耗风险方面有相当重要的作用。5.建立对固定资产设备移动，改装，报废的会计备案制：企业的信息必须是流通的，完全畅通的信息，才能够保持管理步骤上的协调一致。固定资产的移动，可能使固定资产的责任部门及责任人发生变动，这就要求使用部门应及时到财务部进行变更，以免出现责任的真空。在固定资产的改装与报废过程中，需要及时会同监督部门共同处理，特别是固定资产的报废，不仅仅是实物的丢弃或变卖，更重要的是会计人员必须将其进行账务报废处理，及时核销固定资产记录，以免在年终盘点中出现错误信息，无法查明的盘亏现象。6.安全保卫工作：固定资产由于价值较大，对其保卫工作显得很重要，这就要求门卫对出入的资产进行要求的检查，登记，对资产的外借，外移必须例行必要的手续和监督程序，7.年底定期盘点和平时不定期的抽查也是固定资产必要的保全措施之一。对于固定资产日常管理能做到上述几点的企业，盘点的工作量相对较小，只要会计人员将各部门所管辖的固定资产清单打印出来，分发到各部门实地核对便可，但这个办法有一个小缺点，就是对盘盈的固定很难反映，但是正常情况下，企业一般不存在无故多出来的固定资产。另一种情况，对于平时工作没有到位，固定资产没有注明标签，账务上没有确定存放位的企业，必须对全厂的固定资产进行全面盘点，不留死角，各部门归纳汇总以后，交到财务部核对，以确定固定的盘亏及盘盈情况，这个办法，对于财务人员的工作量是很大的，也很容易造成漏盘的现象。所以说，要想做好固定资产的管理工作，不能马虎大意，平时就须付出相当的时间及精力，只有平时多付出，才能增强资产的安全系数，但由于人类惰性的存在，这将是一个永恒的矛盾。