用友财务软件使用时的注意事项.doc

用友财务软件使用时的注意事项财会人员在会计工作中经常会使用到用友财务软件，本文将详细的介绍用财务软件使用时的注意事项。用友U8管理软件现在很广泛的应用，总结了一些体会，现整理了一些希望能和使用用友U8管理软件的会计朋友们交流。一、系统管理员和账套主管的区别1.概述：a.系统管理员：负责整个系统的维护工作。以系统管理员身份注册进入，便可以进行账套的管理(包括账套的建立、引入和输出)，以及操作员及其权限的设置。b.账套主管：负责所选账套的维护工作，以账套主管注册进入，可以进行账套信息的修改和所含年度帐的管理(包括年度帐的创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转)，以及操作员权限的设置。2.两者在系统管理界面可以操作的功能不同：(列表如下)a.系统管理员：建立账套b.账套主管：修改账套信息删除账套删除年度数据备份和恢复数据备份和恢复设置操作员赋权赋权新建年度帐清除异常任务结转上年数清除所有锁定清空年度数据3.某些功能是两者共有的，但在实际操作中存在一些差异1).赋权：系统管理员可以所有账套进行权限分配的工作账套主管只能对自己管辖的账套进行权限分配的工作2).数据备份和恢复：a备份权限：系统管理员可以对所有账套进行数据备份和恢复的工作账套主管只能对自己管辖的账套进行数据备份和恢复的工作b备份界面：系统管理员“账套”“引入”或“输出”账套主管“年度帐”“引入”或“输出”c备份的内容：系统管理员备份或恢复的是整个账套的数据账套主管备份或恢复的是某个年度的年度帐数据d备份的索引文件不同：系统管理员备份UFERPACT.LST账套主管备份UFERPYER.LS二、数据备份方法一：1.通过用友软件本身的账套输出功能：首先进入系统管理2.以系统管理员身份登录3.在“账套”菜单下选择输出4.软件自动进行压缩，最后选择备份目标注：以系统管理员身份登录是备份所选账套所有年度数据方法二：1、首先进入系统管理2、以会计主管身份登录，请选择相应的账套和年度3、在“年度账”菜单下选择输出4、软件自动进行压缩，最后选择备份目标注：以会计主管身份登录是备份登录账套和登录年度的数据方法三：(手工备份1.需备份文件：UFSYSTEM.MDB文件和ZTxxx目录2.数据存放路径：a.WINDOWS系统：盘符:WINDOWSSYSTEMUFSYSTEMb.WINNT系统：盘符:WINNTSYSTEM32UFSYSTEM注：备份时只需用鼠标选中文件或目录，点复制，到新目录后点粘贴即可。三、数据恢复方法一：(利用软件自带功能恢复备份数据)1、进入系统管理2、以系统管理员身份或会计主管身份注册系统管理3、在“账套”或“年度账”菜单下利用引入功能将原来的数据备份恢复注：是用“账套”菜单下引入还是用“年度账”菜单下引入取决于备份时的选择方法二：(针对备份方法三中的数据恢复)恢复数据实际上是备份三的反操作，先选中备份数据中想恢复的数据内容，点其复制至实际数据使用的目录。特别注意：如果由于意外情况，需重新安装软件，而此时只有用方法三备份的数据，且原使用数据中系统管理员有口令，此时恢复数据后进入账务会发现“实时错误19”的错误，主要原因是口令与新系统不相符，解决方法只要在重新安装软件完后，先进系统管理设置系统管理员口令后，重新启动计算机，再恢复数据备份即可。方法三：(用于意外情况没有急时备份时的恢复)1.在“运行”处执行REGEDIT进入注册表编辑器2.找到“HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREUFSOFT8.0ADMINBACKREGS”中用友软件自动备份的文件名UF*.TMP3.利用C:UFSFOT80APP目录下的JMP执行程序进行解压，形成UFDATA.MDB文件4.将解压后的数据库复制到实际数据路径即可注：由于软件不是实时备份，所以用此方法恢复数据有可能比当前实际做的凭证或单据要少四、总账工具用友软件最多可以建立999套完全独立的账套，利用总账工具功能可以将某个账套中已经设置好的基本信息复制到其他账套中去。如：部门信息、个人信息、客户、供应商等操作指南：(U8软件)1.点击“系统服务”“总账工具”2.点击“SQLSEVER”“参照”录入账套号(此处为已经设置好基本信息的账套)“确定”3.点击目的数据的注册按钮选择账套(需要复制其他账套基本信息的账套)“确定”4.双击需要复制的信息，系统提示“复制成功!”即可操作指南：(8.X软件)1.点击“系统服务”“总账工具”2.点击“数据源”处的“参照“选择数据源所在数据库文3.将文件类型改为“*.mdb”4.找到数据源所在账套的路径a.WINDOWS系统：盘符:WINDOWSSYSTEMUFSYSTEM账套号年度ufdata.mdbb.WINNT系统：盘符:WINNTSYSTEM32UFSYSTEM账套号年度ufdata.mdb5.点击“打开”点击“目的数据”注册图标，选择需要复制入信息的账套6.双击需要复制的信息，系统提示“复制成功!”即可注：1.存在分类的信息必须先复制分类，再复制档2.需要复制信息账套的编码方案必须与源账套(已经设置好基本信息的账套)的一致3.某账套若需要复制其他账套已经设置好的会计科目，在建立该账套的向导中必须将“按行业性质预置科目”左边的“对钩”单击去掉五、客户和供应商款项受控于总帐与受控于应收应付的区别1)期初余额录入的差别：总帐核算直接在总帐模块的期初余额录入界面双击录入明细数据应收应付核算在总帐模块的期初余额录入界面录入科目总数，在应收应付模块按照不同客户通过其他应收单录入明细数据。2)应收、应付款的增加：总帐核算若与采购或销售模块连用，在应收、应付模块通过发票制单生成凭证传入总帐;若没有与采购或销售模块连用，直接在总帐模块填制相关的凭证。应收、应付核算若与采购或销售模块连用，在应收、应付模块通过发票制单生成凭证传入总帐;若没有与采购或销售模块连用，直接在应收、应付模块录入发票，然后通过发票制单功能生成凭证传入总帐。3)应收、应付款的减少：总帐核算在总帐模块直接填制相关的凭证应收、应付核算A.在应收、应付模块录入收款单或付款单B.进行核销C.通过核销制单生成凭证传入总帐4)功能的区别：总帐核算只有一些辅助帐表，帐龄分析，往来两清等基本功能。应收、应付核算不仅包括以上功能还多了一些代付、预收、自动计提坏帐、红票对冲、应收冲应付等功能。5)查询界面的区别：总帐核算总帐主界面，辅助的下拉菜单进行查询应收、应付在应收、应付主界面的统计分析中进行查询6)帐龄分析的区别：控制在应收、应付核算所得到的帐龄分析较总帐核算而言相对精确。六、期末转帐期末转帐最常见的是关于损益的结转，分为表结法和帐结法，表结法是年底将5字打头的损益类科目结转到本年利润科目中去;帐结法是每个月的月末都将损益类科目的所有发生额结转至本年利润科目。大部分企业都可以利用软件的期间损益结转功能进行设置，但是如果本年利润科目做了辅助核算或者事业单位没有损益类科目而是每年将收入科目和支出科目转入结余就必须在每一个次末级科目下设置一个名为转出的末级科目。通过该转出科目将其余收入、支出科目的发生额通过相反方向转入本年利润或结余。在结转到下一会计年度之后，在期初余额录入界面通过清零功能清除明细的余额。七、总账发生错误的可能原因：1).凭证不能修改号码(通过手工编号来进行，同时避免整理凭证带来问题)2).录入凭证要求不能有XX科目(在凭证类别中加入了限制)3).出纳管理中没有科目(在科目设置中设置现金银行科目)4).做银行存款科目不提示支票登记薄功能(在设置选项中没有选择启用支票登记薄功能或没有在结算方式中票据管理未选择。)5).设置了操作员明细权限，但操作员仍可看其它科目的帐(没有在选项帐薄中选择明细帐查询控制到科目。6).银行对帐单录入与实际对帐单上方向相反，感到不方便(在银行对帐期初中将银行对帐单余额方向由借方改为贷方)7).科目已使用，修改科目辅助核算造成对帐不平(正确的修改辅助核算方法，科目一旦启用尽量不要修改辅助核算类型)8).月末结帐时报有凭证没有记帐，但未记帐凭证为做废凭证(做废凭证也须记帐)9).总帐核算进行帐龄分析时发现只分析了借方，明明这笔帐已经收回了(应收帐龄只分析借方，如不进行往来清理，就会出现这种已付款但帐龄分析时还将这笔帐算在内，同时提醒用户必须进行往来清理，否则在年终结转如选择按明细结转会将没有两清的明细全部转到下一年)10).结转到下一年后，在银行对帐中发现所有的对平的及未达的全转到新年度帐中了(必须在上年工作结束时将已对平的银行帐核销再结转，同时这样可以避免结转及新年度银行对帐出错，取消键为Calt+U。