高效会议管理培训-.pptx

高效的会议管理2024/5/22 周三1目录2一、会议的基本原则二、会议前的准备三、会议的常见实行方法四、会议后的跟进五、会议管理的流程固化2024/5/22 周三一、会议的基本原则3思考会议的必要性最大限度地减少会议是否能与其他会议合并1.是一定要召开的会议吗？2.不能由自己决定吗？3.没有更好的方式吗？1.不能减少参加者吗？2.不能减少会议频率、时间和资料吗？3.不能进行更为妥帖的运作吗？1.不能与其他会议一起召开吗？2.加入其他会议中就不是好的内容吗？三种思考2024/5/22 周三一、会议的基本原则4第一个原则第二个原则第三个原则明确召开会议的目的和预期目标。少开会，开短会。将时间定为1个小时，最多不超过1个半小时。将会议记录整理成一张纸。三个原则2024/5/22 周三一、会议的基本原则5第一条规定，严格遵守时间，最大限度地减少时间浪费。第二条规定，参加者为必要的合适人选和负责人，会议规模尽可能小。第三条规定，明确会议目的，不要转移到其他主题上。第四条规定，事先分发会议资料，在参加会议之前进行查阅。第五条规定，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。第六条规定，尽可能减少会议记录，仅记录决定了的主要事项。六个规定2024/5/22 周三一、会议的基本原则61.只在必要时才召开；2.事先已经筹划好了；3.拟定和分发了议程表；4.遵守时间；5.一切按部就班；6.请了最有经验、才能和必要的人出席；7.做出了结论和总结；8.记录所有决定和工作任务的负责人及完成时间，并明确跟进人。高效会议的八大特征2024/5/22 周三二、会议的准备7一、筹划会议二、明确会议目的和目标三、对会议事先进行公告四、会议主持者必须具备的条件五、选定参加者六、事先分发会议资料七、分配时间八、准备会场2024/5/22 周三二、会议的准备8 会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W1H这6条原则进行事先讨论。WhyWhatWhereWhenWho寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议How对如何得出符合议题的结论进行讨论5W1H2024/5/22 周三二、会议的准备91.筹划会议 为了召开高效的会议，首先应当进行彻底的会议准备（明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等）案例：13年5月30日，空调事业部召开了5月品质例会，转型升级总顾问陈建民、事业部总经理黎昕及品质管理部总监杨天刚等相关人员出席会议。会议按照以往的模式召开，对相关的内外部品质指标达成、质量异常情况进行了通报，但会议开始十几分钟后就提前结束了。原因是什么呢？主要有以下几点：一是为了通报而通报，重点放在数据指标方面，没有刨根问底，真实的反映出存在的 核心品质问题到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具体、不到位，没有明确的操作计划、责任人及完成时间等，无法真正落地。2024/5/22 周三二、会议的准备10会议主持者在举行会议的过程中应当检查的事项很多，主要有以下方面：确定好会议的目的、目标和类型了吗？确定好会议的议题、日期、时间了吗？确定好会议参加者了吗？准备好会场和各种备置用品了吗？准备好要分发的资料并发放到位了吗？会议顺利地进行了吗？得出令人满意的结论了吗？2024/5/22 周三二、会议的准备11会议参加者也有要准备的相关事项：充分确认会议目的和议题；以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商；对议题进行分析，讨论其中的问题是什么；寻求问题的解决对策和可行方案；在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动；完成自己需要准备的资料，如有必要，也复印一下其他人的资料。2024/5/22 周三二、会议的准备122.明确会议目的和目标 会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的和明确的目标，遵循目的的会议形式有：信息传达型问题解决型订立计划型利益调整型举例：最近转型升级小组相关人员发现，空调分厂每天召开的生产例会，会前很多未进行充分的准备，开会时要讨论的具体内容和要达成的目标都未明确，为了开会而开会，流于形式，这样的会议真正的价值又有多少？2024/5/22 周三二、会议的准备133.对会议事先进行公告 如果必须召开会议，就应当在1周之前，至少在1天之前预先通知，以便做好会议事项的准备工作。应当记入事前通知的项目：会议名称和目的、目标会议主题、讨论项目和会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开场所（地址、电话号码、示意图）主持者姓名参加者名单附加会议资料其他（参加者事前必须准备的资料）2024/5/22 周三二、会议的准备4.会议主持者必须具备的条件主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。不受欢迎的会议主持者有如下10种类型：准备不充分不能发挥自己的作用不具备领导能力不能进行时间控制趋炎附势会议进行方式生硬不能充分整理参加者的发言强调自己的意见或感情不能保持气氛不能得出结论142024/5/22 周三14二、会议的准备15 如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进行选择的条件：让具有决定权的人参加即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加让对会议主题存在强烈疑问的人参加让与会议主题有关的专家参加让能够正确表达自己意见的人参加5.选定参加者举例 公司召开会议时经常发生不需要参加的人参会、必须参会的相关人员未参会、没有决定权或不了解情况的人却代表参会，结果导致会上该决策的事项无人拍板，需事后再次沟通确认，导致会议效果大打折扣。2024/5/22 周三二、会议的准备166.事先分发会议资料 为了开成有效的会议，就应当事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料。让与会者事先做好充分的准备和了解，这样会上耽误的时间就会大大减少。同时参会者也能有的放矢，提出有建设性的意见和对策。2024/5/22 周三二、会议的准备187.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细节耽误会议整体的进度。举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时要开2小时，甚至3小时，主要原因有会议中有人跑题，不着边际的扯不相关的事，或有人钻牛角尖，限于某一个有分歧的议题不能自拔，或会议中争论、扯皮太多，主持人未能进行及时的制止和引导，导致会议时间远远超过既定时间。次数多了，员工就会“谈会色变”。2024/5/22 周三二、会议的准备198.准备会场 会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流，而且可以使参加者感到愉快、提高会议效率。为保证会议能准时开始，会议准备人员需提前30分钟到场准备，需将会议室门提前打开，准备好投影仪、电脑、音响等。举例 有次商用海外组织俄罗斯订单小组会议，会议召开时间已经到了，与会人员都已到位，组织人员才开始手忙脚乱的借投影仪，电脑。原本14：00开始的会议，实际14:15才开始，会议召开仅半小时，会前耽误15分钟。2024/5/22 周三20三、会议的常见实行方法一、推动会议的召开二、概括重要内容三、写成会议记录四、传达会议内容2024/5/22 周三三、会议的常见实行方法21一、推动会议的召开开始开始与会人员守时出席，主持人宣布会议议题及议程。扩展扩展通过图文并茂、头脑风暴、SWOT分析等，全面调动与会人员，就议题展开充分的讨论。达成达成共识共识经过充分沟通，达成会议的目的和目标，形成相关决议和工作任务。2024/5/22 周三三、会议的常见实行方法22一、推动会议的召开 彼得.德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。估计各提案获益率4征求反对意见51列举或图示各提案并讨论2用“足够多”时间检视困难所在1 1客观比较各提案优劣，避免意气之争3确认议事结果9组成或指定议案执行的监督单位101寻求与会者对各提案之认同7以中立角度检视正反意见1 6对提案做适当的修整与妥协82024/5/22 周三三、会议的常见实行方法23 会议主持者有必要在会议结束之前，对所有会议内容进行概括。这种确认工作是一个对双方之间是否存在误解及错误传达的事项进行确认的过程，同时也是一项对下次会议应当解决的议案进行确认的过程，因此不能草草了事。而且，再次强调一下今天的重要决定事项也是很重要的。会议记录须与会议目的有直接关系，必须能够回答如下问题：我们聚集在一起开会的目的是什么？我们达到目的了吗？下一步我们要做什么？二、概括重要内容2024/5/22 周三三、会议的常见实行方法24 在会议记录中，应当包括对会议内容摘要和结果进行整理的方面。并且，也应当包括有关哪些事交给谁、何时完成、如何进行反馈的内容。如果某项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，是公司的各级管理人员经常会犯的一个毛病。由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。三、写成会议记录2024/5/22 周三三、会议的常见实行方法25 不管会议内容记录、整理得有多好，如果不传达会议内容并付诸实施，反而只会成为私人文件。因此，利用系统将所记录的内容迅速传达给成员是非常重要的。这时，发挥作用的就是企业的内部信息传达系统。举例：奥克斯集团工作任务，工作沟通，腾讯通等传达方式四、传达会议内容2024/5/22 周三26四、会议后的跟进一、会后切实整理会场二、下达会议记录三、实行决定事项2024/5/22 周三27会后整理检查项目四、会议后的跟进一、会后切实整理会场 在使用会议室时，会后的会场整理也很重要。会后整理不是某个人要做的事，而应当由所有参加者协作完成。1.桌子和椅子恢复原状了吗？2.白板擦了吗？3.杯子和烟灰缸整理了吗？4.桌子上擦干净了吗？5.没有遗忘的东西吗？6.垃圾扔掉了吗？7.确认电源开关等关闭了吗？8.会议器材归还了吗？2024/5/22 周三28四、会议后的跟进 在会议记录中，应当包括对会议内容摘要和结果进行整理的方面。并且，也应当包括有关哪些事交给谁、何时完成、如何进行反馈的内容，形成工作任务清单。会议记录必须在会议结束后立即进行整理，最迟也要在第二天之前整理并分发给相关人员。二、下达会议记录2024/5/22 周三29 务必要记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议和工作任务都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。公司很多管理人员都没有事后跟踪这样的意识和习惯，导致很多工作无人跟进，往往不了了之，没有成果输出。四、会议后的跟进三、实行决定事项2024/5/22 周三30四、会议后的跟进成功会议管理模式成功的会议管理模式2024/5/22 周三四、会议后的跟进3100真正落实到位开会+不落实=0布置工作+不检查=0抓不落实的事+追究不落实的人=落实最后，请记住三个简单却很有意义的公式最后，请记住三个简单却很有意义的公式：2024/5/22 周三五、会议管理的流程固化322024/5/22 周三332024/5/22 周三